De financiële en operationele situatie van het Agentschap BPR in het boekjaar 2001 wordt gedomineerd door uitgebreide investeringen in overheidsinformatievoorziening, herstructurering van dienstverlening en een sterke focus op professionalisering van het personeel. De jaarrekening van het Agentschap BPR uit 2001 toont een complex beeld van financiële activiteiten, waarbij aandacht is besteed aan de financiering van overheidsprojecten, de waarde van activa, de afwikkeling van vorderingen en het beheersen van kosten. De belangrijkste financiële kengetallen, de structuur van uitgaven en de beheersing van risico’s worden in dit artikel op basis van de beschikbare bronnen geanalyseerd. De gegevens tonen een aanzienlijke stijging van uitgaven in bepaalde domeinen, een verlaging van de waarde van bepaalde voorraden en een aantoonbare groei in het aantal personeelsleden, met name in het ambtenarenpersoneel.
Financiële overzichtsgegevens en resultaten
De financiële toestand van het Agentschap BPR in het boekjaar 2001 wordt gedeeltelijk bepaald door de ontwikkeling van de hoofdposten in de balans en de winst- en verliesrekening. De totale lasten bedroegen in 2001 € 74.877.000 (in duizenden), wat een aanzienlijke stijging betekent ten opzichte van het voorgaande jaar, waarin de lasten bedroegen € 148.593.000. Het saldo van baten en lasten bedroeg in 2001 – € 2.768.000, wat duidt op een verlies in het boekjaar. De geformuleerde grondslagen voor de financiële verantwoording zijn in overeenstemming met het voorgaande jaar gebleven en zijn gebaseerd op de gebruikelijke boekhoudkundige beginselen. Activiteiten en passieve posten zijn in grote mate tegen de nominale waarde opgenomen, met uitzondering van materiële vaste activa, die gewaardeerd worden tegen de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs, verminderd met afschrijvingen. Deze afschrijvingen zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarden.
De financiële resultaten worden beïnvloed door de activiteiten in diverse domeinen, zoals de informatieverstrekking, de ontwikkeling van digitale diensten en de financiering van overheidsprojecten. Het saldo van baten en lasten is in 2001 negatief, wat wijst op een verlies van € 2.768.000. Dit verlies wordt gedeeltelijk gecompensatie door de inkomsten uit activiteiten en de herstructurering van bepaalde kostenposten. De balanspositie toont dat de financiële positie van het Agentschap BPR in 2001 gevoelig is voor de uitgaven in de sectoren overheidsinformatievoorziening en organisatie van de rijksdienst, waar de uitgaven aanzienlijk stegen. Het geheel van de financiële posten wordt beheerst op basis van duidelijke boekhoudkundige beginselen, met name de waarde van activa en de toepassing van afschrijvingen volgens de levensduur.
Uitgavenanalyse en begrotingsontwikkeling
De uitgaven van het Agentschap BPR in 2001 zijn sterk gericht op overheidsinformatievoorziening, de ontwikkeling van digitale diensten en de financiering van overheidsprojecten. De oorspronkelijk vastgestelde begroting voor het artikelonderdeel „Specifieke uitgaven overheidsinformatievoorziening en organisatie van de rijksdienst” bedroeg € 16.823.000 in 2001, maar de werkelijke uitgaven bedroegen € 46.486.000, wat een aanzienlijke overschrijding van de oorspronkelijke begroting is. Deze overschrijding is in 2000 nog groter geweest, met een werkelijke uitgave van € 12.402.000 tegenover een oorspronkelijke begroting van slechts € 16.823.000. De verhouding tussen de oorspronkelijke en werkelijke uitgaven toont een duidelijk patroon van financiële uitbreiding in dit domein.
Bij de bijdragen aan het agentschap BPR zijn de uitgaven in 2001 beduidend lager dan in 2000, met een werkelijke uitgave van € 2.807.000 tegenover een oorspronkelijke begroting van € 3.770.000. De uitgaven voor het agentschap CAS bedroegen in 2001 € 4.834.000, tegenover een oorspronkelijke begroting van € 4.804.000. Deze dichtstbijzijnde overeenkomst tussen begroting en werkelijke uitgaven wijst op een betere financieringsbeheersing in dit domein.
Een ander belangrijk onderdeel van de uitgaven is de campagne gericht op het bevorderen van het gebruik van elektronisch kiezen op afstand. Voor deze campagne was een budget van circa € 635.000 beschikbaar, met uitgaven in 2001 in het bedrag van € 270.000. De campagne werd uitgevoerd in januari en februari 2002 en omvatte het uitbrengen van een folder, het ontwikkelen van radio- en televisiespots, het opzetten van een internetsite met database en deelname aan bijeenkomsten voor uitvoerende ambtenaren. De financiële ontwikkeling van deze campagne toont dat de uitgaven in 2001 lager waren dan gepland, wat wijst op een doordacht beheer van de financiering.
Activiteiten en balanspositie van activa
De balanspositie van het Agentschap BPR in 2001 toont een duidelijke verlaging van de waarde van bepaalde activa, met name in de sectoren voorraden en vorderingen. De voorraden logistiek, inclusief kleding, uitrusting, wapens en munitie, werden in 2001 gewaardeerd op € 5.106.000, tegenover € 6.978.000 in 2000. Deze daling is vooral te verklaren door een onderzoek in het midden en einde van 2001, dat heeft aangetoond dat voor circa € 159.000 aan incourante goederen is afgevoerd en uit de administratie is verwijderd. Daarnaast bleek dat voor een bedrag van ca. € 800.000 aan voorraden, met name onderdelen van de Walther P5, geen incourant is te bestempelen, omdat zij een lage omloopsnelheid hebben maar nog steeds bruikbaar zijn.
De vorderingen zijn in 2001 gestegen van € 13.220.000 in 2000 tot € 13.877.000. Deze toename is grotendeels te verklaren uit een stijging van de debiteuren, die in 2001 bedroegen € 3.831.000, tegenover € 3.124.000 in 2000. De debiteuren zijn voornamelijk gerelateerd aan leveringen van kleding, wapens en munitie aan de dienst Logistiek. Er is een voorziening voor incourant van € 100.000 in mindering gebracht op de debiteuren, en er is een voorziening gevormd voor alle posten die ouder zijn dan 120 dagen. De voorschotten aan personeel zijn gedaald van € 1.189.000 in 2000 tot € 890.000 in 2001. De vooruitbetaalde kosten zijn in 2001 gestegen van € 2.439.000 tot € 2.529.000.
De onderhanden werkposten zijn in 2001 aanzienlijk lager dan in 2000, vooral omdat de financieringsmethode voor bepaalde projecten nog niet vaststond. In 2001 zijn kosten voor het project Toekomst Tweede Fase en het project CBO in oprichting geactiveerd, voor een bedrag van € 1.883.000. Uiteindelijk is gebleken dat deze activiteiten niet langer als activum in de balans hoeefden te worden opgenomen, met als gevolg dat dit bedrag ten laste van het resultaat van het boekjaar 2001 kwam.
Personnel en personeelskosten
Het personeel van het Agentschap BPR is in 2001 aanzienlijk uitgebreid. De gemiddelde bezetting van ambtelijk personeel steeg van 91,6 in 2000 tot 93,8 in 2001. De gemiddelde salariskosten zijn gestegen van € 54.000 tot € 62.000 per persoon. De kosten voor ambtelijk personeel zijn in 2001 gestegen van € 4.608.000 in de oorspronkelijke begroting tot € 5.788.000 werkelijk. In 2000 bedroegen de werkelijke kosten € 5.076.000. Deze stijging is grotendeels te verklaren uit de groei van het personeelsbestand en de verhoging van de salariskosten.
Voor overig personeel zijn de kosten in 2001 gestegen van € 172.000 in de oorspronkelijke begroting tot € 449.000 werkelijk. In 2000 bedroegen de werkelijke kosten € 293.000. Deze stijging is in overeenstemming met de algemene groei van het personeelsbestand. De kosten voor materieel zijn in 2001 aanzienlijk gestegen van € 2.203.000 in de oorspronkelijke begroting tot € 3.901.000 werkelijk, wat wijst op een uitgebreid gebruik van materieel voor de uitvoering van projecten.
Risico’s en financieringsbeheersing
Het Agentschap BPR heeft een duidelijk risicobeheersysteem in werking, met name voor de financiële risico’s die kunnen ontstaan bij projecten met een te hoge kosten. Voor in bewerking zijnde projecten wordt in geval van een voorcalculatieoverschrijding een onderzoeksteam ingesteld door de manager bedrijfsprocessen. Dit team analyseert de oorzaken van de overschrijding en stelt op basis van de realisatiecijfers en nog te verrichten werkzaamheden een berekening op van het te verwachten verlies. Voor dit verlies wordt dan een voorziening gevormd, die in mindering wordt gebracht op de waarde van het onderhanden werk.
De debiteuren worden individueel beoordeeld op het risico van oninbaarheid. Het uitgangspunt voor de bepaling van een voorziening is dat het verschil tussen het nominale bedrag en de voorziening naar redelijke verwachting het daadwerkelijk te ontvangen bedrag benadert. In 2001 is er een voorziening gevormd voor debiteuren die ouder zijn dan 120 dagen. Deze maatregel is doordacht en gericht op het beperken van verliesrisico’s.
Belangrijke projecten en financieringsplannen
Het Agentschap BPR heeft in 2001 belangrijke projecten opgevangen, met name in de sector overheidsinformatievoorziening. Voor KOA was binnen de begroting van het Agentschap BPR een bedrag van € 3.1 miljoen beschikbaar, dat volledig is uitgegeven. Dit toont een sterke financieringsbeheersing en een hoge mate van financieringsnoodzaak voor deze projecten. De uitgaven voor het project CBO en het project Toekomst Tweede Fase zijn in 2001 geactiveerd, maar in 2002 is gebleken dat deze activiteiten niet langer als activum in de balans hoeefden te worden opgenomen, wat leidde tot een belasting van het resultaat van het boekjaar 2001.
Het project ActiEV is in 2001 gestart met als doel de bewaking van de voortgang van de ongeveer 150 actiepunten die voortkomen uit de kabinetsstandpunten Vuurwerkramp en Cafébrand Volendam. In oktober 2001 is een voortgangsrapportage Vuurwerkramp aan de Tweede Kamer gestuurd, en in december 2001 is een Algemeen Overleg georganiseerd met de Vaste Kamercommissie voor BZK. Uit het verslag blijkt dat het merendeel van de actiepunten die in 2001 moesten worden afgerond, ook daadwerkelijk zijn afgerond. Dit toont een hoge mate van uitvoeringskracht en planning.
Conclusie
De financiële en operationele situatie van het Agentschap BPR in 2001 wordt gekenmerkt door een sterke groei van uitgaven in bepaalde domeinen, met name in de sector overheidsinformatievoorziening. De uitgaven voor het artikelonderdeel „Specifieke uitgaven overheidsinformatievoorziening en organisatie van de rijksdienst” zijn aanzienlijk gestegen, terwijl de werkelijke uitgaven in 2001 verre liepen boven de oorspronkelijke begroting. De financiële positie is in 2001 in evenwicht gehouden door een doordacht risicobeheersysteem en een doortrace van kosten. De balanspositie toont een duidelijke verlaging van voorraden, vooral door het afvoeren van incourante goederen, en een stijging van vorderingen. De personeelskosten zijn aanzienlijk gestegen, vooral voor ambtelijk personeel en materieel. De financieringsplannen zijn in grote mate geïntegreerd in het jaarverslag, en de risico’s zijn doordacht beheerst. De financiële en operationele resultaten tonen een hoge mate van uitvoeringskracht en planning.