De jaarvergadering van de VvE tijdens de coronacrisis: rechtsgrondslagen, uitstelopties en digitale vergadering

Inleiding

De coronacrisis heeft aanzienlijke gevolgen gehad voor de organisatie van maatschappelijke en juridische processen in Nederland, met name voor de jaarlijkse vergadering van de Vereniging van Eigenaren (VvE). Deze vergadering, een wettelijk verplichte bijeenkomst binnen de VvE, is essentieel voor het vaststellen van het jaarverslag, de balans, het exploitatieoverzicht en de begroting voor het lopende jaar. Het doel van dit artikel is een uitgebreid overzicht te geven van de juridische en operationele ontwikkelingen rond de VvE-jaarvergadering tijdens de coronatijd. De informatie is gebaseerd uitsluitend op de beschikbare bronnen, waarin de juridische grondslagen, mogelijke uitstelopties van de vergaderdatum, en de mogelijkheid tot digitaal vergaderen centraal staan. Het artikel verduidelijkt de rechtspositie van VvE’s die gedwongen waren om de vergadering uit te stellen of digitaal af te wikkelen vanwege maatregelen tegen het coronavirus, en geeft inzicht in de wettelijke vereisten en voorwaarden die daarbij gelden.

Juridische verplichting tot jaarvergadering

De wettelijke verplichting voor een VvE om jaarlijks te vergaderen is grondslag van de organisatorische structuur van de vereniging. In alle splitsingsakten is vastgelegd dat de leden minimaal één keer per jaar moeten vergaderen. Deze vergadering is niet alleen een formeel proces, maar vormt ook het hart van het bestuur van de VvE, omdat er belangrijke besluiten worden genomen over de financiële situatie, het beleid en de toekomst van het pand. De voornaamste doelstellingen van de jaarvergadering zijn het goedkeuren van het jaarverslag, de balans en het exploitatieoverzicht, evenals het goedkeuren van de begroting voor het volgende boekjaar.

De wettelijke termijn voor het houden van de jaarvergadering is in de meeste reglementen vastgelegd als binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Voor VvE’s met een kalenderjaar als boekjaar betekent dit dat de vergadering uiterlijk in het tweede halfjaar van het jaar moet plaatsvinden. Sommige reglementen zijn nog strict en vereisen een specifieke maand voor de vergadering. Deze termijnen zijn wettelijk bindend, maar zijn in de praktijk bijzonder lastig te handhaven als er belemmeringen zijn voor fysieke vergaderingen. De wet stelt geen sancties op bij overschrijding van deze termijn, wat betekent dat er geen juridische gevolgen zijn indien de vergadering te laat plaatsvindt, tenzij een besluit wordt genomen zonder voldoende aanwezigheid of instemming. In dat geval is het besluit vernietigbaar.

Invloed van de coronamaatregelen op fysieke vergaderingen

Tijdens de coronacrisis zijn er strenge maatregelen van kracht gesteld door de Rijksoverheid om verspreiding van het virus te beperken. Deze maatregelen hebben ook gevolgen voor de organisatie van samenkomsten, waaronder de jaarvergaderingen van VvE’s. Vanaf maart 2020 zijn bijeenkomsten op grond van de publiekshalve maatregelen verboden, met uitzondering van bepaalde noodzakelijke of wettelijk verplichte vergaderingen. De meeste VvE’s zijn daardoor gedwongen geweest om hun jaarvergaderingen te annuleren of uit te stellen. In sommige gevallen zijn de vergaderingen tot en met 1 juni 2020 geannuleerd, zoals aangegeven door beheerders zoals Gooi & Eemland. Deze maatregel gold ook voor kleinere groepen, zelfs wanneer minder dan 100 personen betrokken waren.

De verplichting tot vergadering blijft bestaan, maar de uitvoering ervan is bijzonder belemmerd door de afstandseisen van 1,5 meter. Dit maakt fysieke vergaderingen bijna onmogelijk, tenzij er specifieke voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. De wet stelt echter een uitzondering voor samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van organisaties, evenals voor wettelijk verplichte vergaderingen zoals die van VvE’s. Deze uitzondering is echter beperkt tot maximaal 100 deelnemers en vereist dat de afstand van 1,5 meter wordt aangehouden. Toch blijft de praktische uitvoerbaarheid van een dergelijke vergadering in de praktijk zeer gering wegens de beperking van het aantal aanwezigen en de complexiteit van de organisatie.

Mogelijkheden tot uitstel van de vergaderdatum

Omdat de juridische termijn voor de jaarvergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar ligt, kan een uitstel van de vergadering worden overwogen indien er belemmeringen zijn voor een fysieke vergadering. In de meeste reglementen is een dergelijke termijn vastgelegd, maar er is vaak geen sanctie gekoppeld aan het overschrijden van deze termijn. Toch is het belangrijk dat de vergadering op een tijdige manier plaatsvindt, teneinde de transparantie en het vertrouwen in het bestuur te behouden.

Eén mogelijke oplossing is het uitstellen van de vergadering via een besluit van de vereniging zelf. Deze optie is echter geblokkeerd door de noodzaak van een voldoende aantal leden op het fysieke moment. Zonder aanwezigheid van voldoende leden is het niet mogelijk om een geldig besluit over een uitstel te nemen. Daarom heeft de regering via de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de zogenaamde "Spoedwet") een uitzonderingsregeling ingevoerd. Deze wet stelt het bestuur of de voorzitter van de VvE in staat om de bestaande termijn van zes maanden te verlengen met een extra zes maanden. Dit besluit is geldig zonder dat een uitgebreide stemmingsprocedure nodig is, wat een cruciale oplossing biedt voor VvE’s die in de problemen komen door de coronamaatregelen.

Deze wettelijke verlenging is een tijdelijke oplossing die is ingevoerd vanwege de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis. De regering erkent dat de huidige omstandigheden de uitvoering van de jaarvergadering op de gebruikelijke manier ernstig belemmeren. Het doel van deze regeling is om de rechtszekerheid van VvE’s te behalen, zodat zij hun wettelijke verplichtingen kunnen nakomen, ook als er geen fysieke vergadering mogelijk is. Het is belangrijk op te merken dat dit enkel geldt voor de periode van de coronacrisis en niet voor latere jaren. De wettelijke regeling is dan ook beperkt tot de periode waarin de noodtoestand van kracht is.

Digitale vergadering als juridisch geldige optie

Een belangrijke ontwikkeling tijdens de coronacrisis is de invoering van de mogelijkheid tot digitale of online vergadering van de VvE. Deze optie is mogelijk gemaakt door de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, die een uitzonderingsregeling bevat voor de uitvoering van wettelijk verplichte vergaderingen. Deze regeling stelt VvE’s in staat om vergaderingen digitaal te organiseren, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

De belangrijkste voorwaarden voor een geldige digitale vergadering zijn: - Leden moeten ten minste 72 uur vóór de vergadering de mogelijkheid hebben om vragen in te dienen over de onderwerpen die in de agenda zijn opgenomen. - De gestelde vragen moeten tijdens de vergadering worden beantwoord, of uiterlijk direct daarna. - De antwoorden moeten zichtbaar zijn voor alle leden, bijvoorbeeld via de website van de VvE of per e-mail. - Het bestuur moet zorgen voor een veilige en toegankelijke digitale omgeving waarin leden vragen kunnen stellen en de bespreking kunnen volgen.

Deze voorwaarden zijn bedoeld om te waarborgen dat de deelnemers voldoende inzicht hebben in de inhoud van de vergadering en dat het recht op een eerlijke en transparante besluitvorming wordt gerespecteerd. De digitale vergadering is juridisch gelijkwaardig aan een fysieke vergadering, mits aan deze voorwaarden is voldaan. Dit betekent dat besluiten die tijdens een dergelijke vergadering worden genomen, geldig zijn, mits het quorum wordt gehaald en de stemmingsprocedure correct is uitgevoerd.

Rechtsgrondslag en juridische zekerheid

De juridische grondslag voor zowel het uitstellen als het digitaal vergaderen is de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, die is goedgekeurd om tijdelijke oplossingen te bieden voor maatschappelijke en bestuurlijke processen die in het diepste van de crisis in gevaar dreigden te komen. Deze wet is bedoeld om de rechtszekerheid te behalen in situaties waar de reguliere wetgeving niet meer kan worden toegepast vanwege buitengewone omstandigheden.

Deze wet stelt het bestuur of de voorzitter van de VvE in staat om de termijn voor de jaarvergadering te verlengen met maximaal zes maanden. Dit is belangrijk omdat het bestuur niet afhankelijk is van een stemvergadering van de leden om dit besluit te nemen. Dit zorgt voor snelle besluitvaardiging in een kritieke situatie. Bovendien is de wet expliciet gericht op het behalen van de rechtszekerheid, omdat het uitstel wettelijk is geregeld en niet op basis van een interne besluitvorming die mogelijk in twijfel kan worden getrokken.

Even belangrijk is dat de wet ook een uitzondering bevat voor het digitaal vergaderen. Deze is niet automatisch geldig, maar vereist dat bepaalde voorwaarden worden nageleefd. De wet stelt niet expliciet vast dat een digitale vergadering geldig is, maar stelt wel dat het mogelijk is, mits aan de voorwaarden is voldaan. De juridische zekerheid van een dergelijke vergadering is dus afhankelijk van de naleving van deze voorwaarden.

Praktische toepassing en organisatie van de vergadering

Voor VvE’s die kiezen voor een digitale vergadering, is een zorgvuldige voorbereiding essentieel. Het bestuur moet zorgen voor een betrouwbare en toegankelijke digitale vergaderplatform, zoals Microsoft Teams, Zoom of een vergelijkbaar systeem. De uitnodiging moet duidelijk aangeven dat de vergadering digitaal plaatsvindt en welke stappen nodig zijn om deel te nemen. Het is belangrijk dat leden vóór de vergadering kunnen controleren of het platform werkt en dat ze vragen kunnen stellen via een digitaal systeem.

Het bestuur moet ook zorgen voor een duidelijke besturing van de vergadering. Dit betekent dat er een voorzitter is die de orde van de dag beheert en de tijd vastlegt. Het is ook essentieel dat de stemmingen correct worden bijgehouden en dat de notulen na afloop worden opgeslagen en beschikbaar worden gesteld. De notulen moeten de besproken onderwerpen, de besluiten en de stemuitslagen bevatten, zodat de leden kunnen controleren of hun stemmen zijn meegerekend.

Voor VvE’s die kiezen voor een uitstel van de vergadering, is het belangrijk dat er een duidelijk besluit wordt genomen en dat dit wordt vastgelegd in de notulen. De datum van de nieuwe vergadering moet zoveel mogelijk vóór het einde van het nieuwe boekjaar worden vastgelegd, om te voorkomen dat er vertraging ontstaat in de financiële administratie. Het is ook belangrijk om de leden op de hoogte te houden van het besluit tot uitstel, zodat er geen misverstand ontstaat over de planning.

Toekomstige ontwikkelingen en duurzaamheid van oplossingen

Hoewel de tijdelijke wet COVID-19 is afgesloten, blijft de vraag bestaan of de mogelijkheid tot digitaal vergaderen ook na de crisis zal blijven bestaan. De ervaring met digitale vergaderingen heeft aangetoond dat deze een efficiënte manier zijn om de besluitvorming te vergemakkelijken, vooral voor leden die moeite hebben met fysieke deelname. Het is daarom aannemelijk dat de wetgever de mogelijkheid tot digitaal vergaderen zal behouden, mogelijk met aanpassingen aan de huidige voorwaarden.

Een voorbeeld hiervan is het jaarlijkse Congres voor VvE-managers, dat in 2021 digitaal werd georganiseerd. Dit evenement toonde aan dat het mogelijk is om op grote schaal onderwerpen te bespreken, zoals duurzaamheid, brandveiligheid en de relatie tussen beheerder en VvE-bestuur. Het feit dat het congres digitaal werd georganiseerd, toont aan dat de digitale vorm van vergaderen niet alleen een noodmaatregel is, maar ook een duurzame oplossing kan zijn voor toekomstige jaren.

Conclusie

De jaarvergadering van de VvE is een cruciaal onderdeel van het bestuur van een vereniging van eigenaren. Tijdens de coronacrisis zijn er aanzienlijke uitdagingen ontstaan voor de uitvoering van deze vergadering, vooral vanwege de verboden op fysieke bijeenkomsten. De wettelijke verplichting tot vergadering is echter niet verdwenen. De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid heeft een oplossing geboden door zowel het uitstellen van de vergadering als het mogelijk maken van een digitale vergadering. Deze oplossingen zijn gebaseerd op een wettelijk kader dat de rechtszekerheid van de VvE’s behoudt. De voorwaarden voor een geldige vergadering, zowel digitaal als met uitstel, zijn duidelijk gedefinieerd. De ervaring met de digitale vergadering toont aan dat deze vorm van samenwerking duurzaam en effectief kan zijn. Hoewel de noodtoestand is afgesloten, is het aannemelijk dat de mogelijkheid tot digitaal vergaderen ook na de crisis zal blijven bestaan, met name omdat het de deelname vergroot en de efficiëntie van het bestuur verhoogt.