Inleiding
In de organisatie van een vereniging van eigenaren (VvE) speelt de vergadering van eigenaars een centrale rol in het nemen van besluiten over het beheer en de financiering van een woningcorporatie. Een cruciale functie binnen deze vergadering is die van de voorzitter van de algemene vergadering (ALV), die de vergadering leidt en de procedure waarborgt. De wettelijke en reglementaire regels rond deze functie zijn in veel gevallen duidelijk, maar een specifieke situatie — een VvE met slechts één bestuurslid — leidt tot juridische en praktijkgerelateerde verwarring. De bronnen geven aan dat er een juridisch onderscheid wordt gemaakt tussen de rol van voorzitter van het bestuur en de rol van voorzitter van de vergadering. De kern van de discussie draait om de vraag of een bestuurder in een VvE met één lid tegelijkertijd voorzitter van de vergadering mag zijn, of dat dit juridisch verboden is vanwege het gebrek aan onafhankelijkheid en risico op conflicten van belangen. Deze kwestie is van groot belang voor (potentiële) eigenaren, beheerders, en professionelen in het vastgoed en woningcorporatiebeleid, omdat het rechtstreeks invloed heeft op de transparantie van besluitvorming en de wettelijkheid van besluiten. Dit artikel analyseert op basis van de beschikbare bronnen de wettelijke grondslag, de praktijkuitvoering en de juridische discussie rond deze vraag, met name in het kader van een enkelvoudig bestuur.
Juridische grondslag en statutaire regeling
De wettelijke grondslag voor de organisatie van een VvE is het Burgerlijk Wetboek (BW), met name het gedeelte over de splitsingswetgeving. De wettelijkheid van het bestuur is afhankelijk van de statuten van de VvE, die zijn vastgelegd in het splitsingsreglement. Dit reglement bepaalt onder andere het aantal leden van het bestuur, de rolverdeling binnen het bestuur en de bevoegdheden van de leden. Volgens bron [2] is het wettelijk uitgangspunt dat het bestuur uit één persoon bestaat, tenzij de statuten een ander aantal voorschrijven. Dit betekent dat een VvE met één bestuurslid juridisch toegestaan is, zolang het reglement dat toestaat. De bron geeft aan dat dit uitgangspunt geldt voor de meeste model(splitsings)reglementen, waaronder die van 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017. In deze reglementen wordt het aantal bestuurders niet beperkt tot meer dan één, maar wel met het accent op een oneven aantal, wat aantoont dat er rekening wordt gehouden met besluitvormingsmoeilijkheden bij gelijk aantal leden. De wettelijke basis voor het bestuur is dus niet expliciet afhankelijk van het aantal leden, maar wordt bepaald door de statuten.
Binnen deze structuur is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de functie van voorzitter van het bestuur en die van voorzitter van de algemene vergadering (ALV). Bron [2] benoemt uitdrukkelijk dat een voorzitter van de vergadering niet hetzelfde is als een voorzitter van het bestuur. De term “voorzitter van de VvE” is dus juridisch incorrect. Er is geen algemeen bestuur dat de hele VvE leidt. Slechts twee rollen zijn erkend: de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de vergadering. De rol van voorzitter van de vergadering is in beginsel onafhankelijk van het bestuur en dient te waarborgen dat de vergadering op een rechtmatige en transparante manier verloopt. De wettelijke basis voor deze onafhankelijkheid wordt ondersteund door de beginselen van democratische besluitvorming en de noodzaak tot onafhankelijk toezicht.
Bron [3] bevestigt dit juridische onderscheid en stelt expliciet dat wanneer het bestuur slechts uit één lid bestaat, dit lid niet tegelijkertijd voorzitter van de ALV mag zijn. Dit is niet willekeurig, maar gebaseerd op een wettelijk doel: het voorkomen van conflicten van belangen en het waarborgen van de onafhankelijkheid van besluitvorming. Indien de enige bestuurder ook voorzitter van de vergadering is, kan er sprake zijn van een situatie waarin hij of zij zichzelf beoordeelt, besluiten voor zichzelf neemt en zichzelf toewijst. Dit leidt tot een gebrek aan objectiviteit, wat juridisch problematisch is. De wetgever heeft dit expliciet verboden omdat het risico op misstanden, zoals misleidende informatie, oneigenlijke besluiten en misstanden met betrekking tot beheer en financiering, aanzienlijk groter wordt.
De rol van de voorzitter van de vergadering en de praktijk in een enkelvoudig bestuur
De rol van de voorzitter van de algemene vergadering (ALV) is niet beperkt tot het leiding geven aan een vergadering. Volgens bron [3] is de voorzitter van de vergadering verantwoordelijk voor het waarborgen van een correcte vergaderprocedure, het opstellen van de agenda, het in de gaten houden van tijd, en het notuleren van de besprekingen. Deze verantwoordelijkheid is belangrijk omdat het proces van besluitvorming in een VvE op grond van het Burgerlijk Wetboek en het splitsingsreglement moet voldoen aan wettelijke eisen. Zonder een onafhankelijke voorzitter is het moeilijk om te garanderen dat alle leden gelijk zijn aan de orde en dat er geen dwingelande of druk uitgeoefend wordt.
In gevallen waar het bestuur uit één lid bestaat, is er geen interne balans beschikbaar. Volgens bron [3] is het dan onwenselijk dat deze persoon tegelijkertijd voorzitter van de ALV is. Dit is een veiligheidsmaatregel die is ingevoerd om de waarde van democratische besluitvorming te behouden. De praktijk toont aan dat dit soort situaties vaak leiden tot vertrouwensverlies, aanklachten van oneerlijkheid en juridische geschillen. Een voorbeeld hiervan wordt in bron [1] besproken, waar een bestuurder die tegelijk beheerder was, ook als dagvoorzitter van de ALV fungeerde. Deze situatie leidde tot kritiek, omdat de persoon die het bestuur leidt ook verantwoordelijk is voor het beheer en daarmee financieel betrokken was bij de besprekingen. Deze combinatie van rollen kan leiden tot misstanden zoals het doorgeven van onjuiste informatie, het ontkennen van een fout van de beheerder, of het afwijzen van een verzoek tot controle van de rekeningen.
De rol van een dagvoorzitter wordt in de bronnen niet als officieel orgaan beschouwd, maar als een tijdelijke oplossing bij afwezigheid van de vaste voorzitter. Bron [1] stelt duidelijk dat de voorzitter van de vergadering (VvdV) een formele benoeming is, terwijl een dagvoorzitter slechts tijdelijk is en geen officiële functie heeft binnen het reglement. De dagvoorzitter dient dus alleen te fungeren wanneer er geen VvdV is. De rol van een dagvoorzitter is dus geen vervanging van de VvdV, maar een noodoplossing in geval van afwezigheid. De bronnen benadrukken dat de verantwoordelijkheid voor de leiding van een vergadering niet automatisch bij het bestuur ligt, zelfs niet bij de voorzitter van het bestuur. De verantwoordelijkheid ligt bij de voorzitter van de ALV, onafhankelijk van zijn rol binnen het bestuur.
In de praktijk is het dus belangrijk dat de VvE zorgt voor een duidelijke regeling over wie de voorzitter van de vergadering is. Indien er geen formele voorzitter is, kan de vergadering zelf een voorzitter kiezen, zoals in bron [1] wordt aangegeven. Deze keuze moet echter altijd op een democratische manier plaatsvinden, met een stemrecht voor elke deelnemer. De rol van voorzitter is dus geen functie die automatisch kan worden toebedeeld aan een bestuurder, zelfs niet met de goedkeuring van de andere leden. Het is wettelijk verboden en wordt als juridisch risico beschouwd.
Juridische discussie en uitspraken van de kantonrechter
De discussie rond de rol van de voorzitter van de ALV in een VvE met één bestuurslid is grotendeels gevoed door een uitspraak van een kantonrechter uit 2016, die in bron [1] wordt genoemd. De uitspraak, punt 5.9 van een besluit, is geïnterpreteerd als een indicatie dat het mogelijk is dat een bestuurder in een VvE met slechts één lid tegelijkertijd voorzitter van de ALV mag zijn. Deze uitspraak heeft ophef veroorzaakt, omdat ze in tegenspraak lijkt met de algemene juridische richtlijn dat een bestuurder niet tegelijk voorzitter van de vergadering mag zijn.
Bron [1] stelt dat de kantonrechter in punt 5.9 van zijn uitspraak benadrukt dat het mogelijk is dat een dergelijke situatie wettelijk toegestaan is. De uitspraak is echter niet expliciet in het geheel van de uitspraak geanalyseerd. Het is dus onduidelijk of de rechter daadwerkelijk een voorkeur of goedkeuring heeft gegeven aan deze praktijk. De bron wijst erop dat de kantonrechter niet heeft bepaald dat het toegestaan is, maar slechts heeft geopperd dat het mogelijk is. Dit verschil in woordkeuze is belangrijk: “mogelijk” betekent niet dat het wettelijk toegestaan is, maar dat er geen duidelijke wettelijke verboden is. Toch leidt dit tot verwarring in de praktijk, omdat beheerders en eigenaren de uitspraak kunnen uitleggen als een soort “groene kaart” voor het combineren van rollen.
Eén niet-bevestigd rapport suggereert dat de uitspraak in punt 5.9 misschien in het verlengde van een specifieke zaak werd gegeven, waarbij er geen andere keuze was dan dat de bestuurder zelf voorzitter werd, omdat niemand anders wilde meedoen. In dergelijke gevallen is de rol van de voorzitter van de ALV dan tijdelijk noodzakelijk, maar niet wettelijk verantwoord. De bron stelt dat de praktijk van het benoemen van een dagvoorzitter, zoals in bron [1] wordt beschreven, geen juridische verboden is. Toch is de rol van een dagvoorzitter geen vervanging voor een wettelijk benoemde voorzitter. De rol van een dagvoorzitter is dus een noodoplossing, geen regel.
De juridische discussie draait dus om het verschil tussen mogelijkheid en toestaan. De wettelijkheid van een actie is niet afhankelijk van een uitspraak in een enkele zaak, maar van het algemene rechtssysteem. De wettelijke grondslag is duidelijk: een bestuurder mag niet tegelijk voorzitter van de ALV zijn, tenzij er een specifieke uitzondering in het reglement of de wet is opgenomen. Zonder dergelijke uitzondering is de combinatie van rollen juridisch problematisch, ongeacht welke uitspraak er is gedaan.
Risico’s van conflicten van belangen en gevolgen voor de geldigheid van besluiten
Een belangrijk juridisch risico van het combineren van rollen in een VvE met één bestuurslid is het ontstaan van een conflict van belangen. Wanneer de enige bestuurder tegelijk voorzitter van de ALV is, kan hij of zij zelf zijn of haar eigen besluiten beoordelen, de agenda bepalen, de besprekingen leiden en de besluiten vastleggen. Dit leidt tot een gebrek aan objectiviteit en vertrouwensverlies binnen de vereniging. De wetgever heeft dit risico bewust geïntroduceerd door het verbod op het tegelijkertijd uit oefening van deze rollen in een enkelvoudig bestuur.
Bron [1] benoemt expliciet dat een dergelijke situatie leidt tot het risico van een geschil, vooral wanneer de bestuurder ook de beheerder is. In dat geval kan er sprake zijn van misstanden zoals het uitvoeren van onnodige renovaties, het negeren van een vereiste WA-verzekering, of het misleiden van de ALV over de werkelijke kosten van het beheer. Deze handelingen kunnen leiden tot financiële schade voor de VvE en kunnen juridisch aantoonbaar zijn. In een dergelijk geval zou de geldigheid van een besluit in twijfel kunnen worden getrokken, omdat het niet is genomen onder de vereiste voorwaarden van onafhankelijkheid en transparantie.
De geldigheid van besluiten in een VvE is afhankelijk van het voldoen aan de vereisten van de wet, het reglement en het Burgerlijk Wetboek. Als er sprake is van een gebrek aan onafhankelijkheid van de voorzitter van de ALV, kan een besluit die door een dergelijke persoon is genomen, als nietig worden verklaard. Dit is een ernstige gevolg voor de VvE, omdat het betekent dat besluiten herzien of herhaald hoeven te worden, wat tijd en geld kost. Daarnaast kan de voorzitter van de ALV persoonlijk aansprakelijk zijn voor schade die is veroorzaakt door oneigenlijke handelingen.
De praktijk toont aan dat dit soort gevallen vaak leiden tot klachten bij de Kamer van Koophandel, de Consumentenbond of de gerechten. De Kamer van Koophandel is bevoegd om een VvE te controleren op naleving van de wettelijke vereisten, inclusief de vereiste onafhankelijkheid van de voorzitter van de ALV. Als er sprake is van een duidelijk gebrek aan onafhankelijkheid, kan de Kamer handmatig ingrijpen en een opstel opgelegd krijgen. Dit kan tot gevolg hebben dat de hele vergadering niet geldig is, of dat het bestuur opnieuw moet worden samengesteld.
Praktische oplossingen en aanbevelingen voor VvE’s met één bestuurslid
Ondanks de juridische en praktijkgerelateerde problemen die ontstaan bij het combineren van rollen in een VvE met één bestuurslid, zijn er praktische oplossingen beschikbaar om de wettelijke vereisten te voldoen en de transparantie van de besluitvorming te waarborgen. De eerste stap is het zorgen voor een duidelijke regeling in het splitsingsreglement of het bestuurdersreglement, waarin wordt aangegeven wie de voorzitter van de ALV is. Deze persoon dient geen lid van het bestuur te zijn, tenzij er expliciet een uitzondering is gemaakt.
Indien er geen vaste voorzitter is, kan de vergadering zelf een voorzitter kiezen. Deze keuze moet op een democratische manier plaatsvinden, met een stemrecht voor elke deelnemer. De voorzitter dient de vergadering te leiden, de agenda te volgen, de discussies te begeleiden en de besprekingen te notuleren. Deze rol is cruciaal voor het waarborgen van de orde en de rechtmatigheid van de besluiten.
Een alternatief is het benoemen van een dagvoorzitter bij afwezigheid van de vaste voorzitter. Deze rol is tijdelijk en is bedoeld om de vergadering te leiden wanneer de vaste voorzitter afwezig is. De dagvoorzitter dient geen bevoegdheden te hebben die boven de vergaderingsvoorzitter uitgaan. De rol van een dagvoorzitter is dus geen vervanging van de officiële voorzitter, maar een noodmaatregel.
Bovendien is het belangrijk dat de VvE regelmatig de rol van voorzitter herziet. Er moet worden gekeken of de huidige voorzitter nog in staat is om zijn taak goed te vervullen. Als er sprake is van een conflict van belangen, een gebrek aan ervaring of een vertrouwensverlies, dient een nieuwe voorzitter gekozen te worden.
Conclusie
De beschikbare bronnen tonen duidelijk aan dat de combinatie van de rollen van bestuurder en voorzitter van de ALV in een VvE met één bestuurslid juridisch problematisch is en wordt afgeraden vanwege het risico op conflicten van belangen en het gebrek aan onafhankelijkheid. Hoewel een kantonrechter in 2016 heeft geopperd dat dit mogelijk is, is er geen wettelijk grondslag voor en is de praktijk duidelijk in tegenstrijd met de beginselen van democratische en onafhankelijke besluitvorming. De rol van de voorzitter van de ALV is niet automatisch verbonden aan het bestuur, en de voorzitter dient een onafhankelijk lid van de VvE te zijn. De praktijk van het benoemen van een dagvoorzitter is geen oplossing voor het gebrek aan een vaste voorzitter, maar een noodmaatregel bij afwezigheid. De veiligste weg is om in het splitsingsreglement of het bestuurdersreglement duidelijk te stellen wie de voorzitter van de ALV is, en deze rol altijd te ontkoppelen van het bestuur. Dit waarborgt de wettelijkheid van besluiten, voorkomt juridische geschillen en bevordert het vertrouwen van de leden in de organisatie van de VvE.