In een Vereniging van Eigenaars (VvE) draait het besluitvormingsproces vaak rondom de vergadering. Een goed georganiseerd agenda- en besluitvormingsproces is essentieel om de belangen van alle eigenaren en gebruikers van het appartementsgebouw behoorlijk te kunnen behartigen. Het inbrengen en behandelen van agendapunten is daarbij een kernaspect. In dit artikel wordt ingegaan op de juridische en praktische regels rondom het inbrengen van agendapunten in een VvE-vergadering, met een focus op de procedure, de mogelijkheid tot aanvullende agenda’s, en de rol van gebruikers en huurders. Op basis van de relevante wetgeving en juridische voorstellen, zoals te vinden in de bronnen, wordt een overzicht gegeven van de actuele situatie en mogelijke toekomstige ontwikkelingen.
Inleiding
De VvE-vergadering is het centrale orgaan waarin besluiten worden genomen over het gebruik, beheer en onderhoud van appartementsgebouwen. Voor een vergadering is het opstellen van een agenda een verplichte voorbereidende stap. De agenda bepaalt welke onderwerpen aan de orde komen en wie de voorstellen zijn. Maar hoe verloopt het proces van het inbrengen van agendapunten precies? Welke regels gelden hierbij, en wat is de rol van gebruikers, zoals huurders, in dit proces? In dit artikel worden deze vragen beantwoord aan de hand van de huidige praktijk en voorstellen uit de Werkgroep WMANL.
De voorbereiding van de agenda
Juridische basis
Volgens de Gemeentewet en de daaraan gekoppelde regelgeving geldt dat de agenda voor een VvE-vergadering vooraf moet worden vastgesteld. In artikel 11 van de relevante regelgeving staat dat het presidium van de VvE de voorlopige agenda vaststelt voordat de schriftelijke oproep tot de vergadering wordt verzonden. Dit betekent dat de agenda op het moment van de oproep tot de vergadering al een bepaalde inhoud moet hebben.
Inhoud van de agenda
De agenda moet duidelijk zijn en de onderwerpen die aan de orde komen moeten vooraf bekend zijn bij de deelnemers aan de vergadering. Dit is belangrijk om te waarborgen dat alle eigenaren en gebruikers voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden op de discussie en eventueel voorstellen in te dienen. De agenda’s en voorstellen worden meestal gelijktijdig met de schriftelijke oproep aan de leden van de VvE verzonden.
Aanvullende agenda’s
In spoedeisende gevallen is het mogelijk om een aanvullende agenda vast te stellen. Dit wordt beschreven in artikel 11, tweede lid van de regelgeving. Volgens deze tekst mag de voorzitter van de VvE binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. De aanvullende agenda en de daarop vermelde voorstellen moeten dan uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden worden gezonden.
Het inbrengen van aanvullende agendapunten is dus mogelijk, maar mag niet zonder reden. Het is bedoeld voor situaties waarin spoed vereist is. Bijvoorbeeld bij een onvoorziene situatie die directe aandacht nodig heeft, zoals een lek in een gemeenschappelijk gebouwd deel of een problematisch onderhoudsprobleem dat niet kan wachten tot de volgende geplande vergadering.
Bijstellen van de agenda
Bij aanvang van de vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Hierbij kan de raad, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen aan de agenda toevoegen of verwijderen. Dit betekent dat de agenda niet strikt vastligt op het moment van de oproep, maar nog kan worden aangepast aan de situatie die zich tijdens de vergadering voordoet. Echter, het is belangrijk dat aanvullende onderwerpen ook tijdig zijn ingebracht zodat de betrokken partijen zich daarop kunnen voorbereiden.
Ter inzage leggen van stukken
Voor de goede voorbereiding van de agenda is het wenselijk dat alle benodigde stukken ter inzage worden gelegd. Artikel 13 van de regelgeving bepaalt dat stukken die ter toelichting van agenda-onderwerpen dienen, gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor iedereen op het gemeentehuis ter inzage worden gelegd. Dit geldt voor zover deze stukken volgens de Wet openbaarheid van bestuur openbaar zijn.
Daarnaast moet de voorzitter van de VvE in de openbare kennisgeving melding maken van de ter inzagelegging. Als na de oproep extra stukken worden gelegd, dient dit ook aan de leden van de VvE te worden medegedeeld. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig inzicht krijgen in de inhoud van de agenda en de daarbij behorende documentatie.
Openbare kennisgeving
De openbare kennisgeving is een belangrijk instrument om de agenda en het doel van de vergadering bekend te maken. De vergadering wordt aangekondigd in een door de burgemeester en wethouders aangewezen nieuws- of huis-aan-huisblad. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van gemeentelijke publicatieborden en, indien mogelijk, via de internetpagina van de gemeente.
De openbare kennisgeving dient minimaal de volgende informatie te bevatten:
- De datum, aanvangstijd en locatie van de vergadering;
- De voorlopige agenda.
Dit zorgt ervoor dat zowel eigenaren als gebruikers van het appartementsgebouw op de hoogte worden gehouden van de inhoud en de doeleinden van de vergadering.
Rol van gebruikers en huurders
Juridische voorstellen
De participatie van gebruikers, waaronder huurders, in een VvE is onderwerp van meerdere wijzigingsvoorstellen. De Werkgroep WMANL stelt voor dat gebruikers rechtswege worden gebonden aan de regels van het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement. Ook latere besluiten van de vergadering, die gaan over het gebruik, beheer en onderhoud van het appartementsgebouw, zouden onder deze regels moeten vallen.
Daarnaast stelt de Werkgroep WMANL voor dat gebruikers toegang hebben tot de vergadering en het adviesrecht inzake gebruik, beheer en onderhoud. Dit betekent dat gebruikers niet alleen informeel kunnen meedenken, maar ook formeel een rol kunnen spelen in het besluitvormingsproces. Hun advies dient door de vergadering te worden besproken.
Verantwoordelijkheden en rechten
Hoewel gebruikers meer rechten krijgen, zoals toegang tot de vergadering en het recht op schriftelijk advies, komen er ook plichten bij. Denk bijvoorbeeld aan een verbod op wijzigingen aan de buitenzijde van het gehuurde zonder toestemming van de vergadering, of aangepaste regels voor medewerking aan renovatieprojecten. Ook het wijzigen van servicekosten zou moeten worden gereguleerd zodat zowel huurders als eigenaars betrokken worden.
Participatie in besluitvorming
Een belangrijk voorstel van de Werkgroep WMANL is dat een eigenaar die een volmacht heeft verleend, zelf ook toegang tot de vergadering behoudt. Dit betekent dat de eigenaar, zelfs als hij een volmacht heeft uitgevaardigd, niet volledig buiten de vergadering staat en eventueel zelf kan meebeslissen of inzichten kan geven.
Daarnaast stelt de Werkgroep voor dat gebruikers, waaronder huurders, net als eigenaars het recht hebben om een beroep op de rechter te doen voor een verzoek om vervangende machtiging. Dit is een belangrijke juridische ontwikkeling die de rechtspositie van gebruikers versterkt.
Volmachtgever en steminstructies
Algemene volmacht
In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van de zogenaamde "algemene volmacht". Dit betekent dat de volmachtnemer bevoegd is om in naam van de eigenaar te stemmen over alle onderwerpen die aan de orde komen tijdens de vergadering. De algemene volmacht is in de meeste gevallen voldoende, en wordt vaak verleend via een vooraf opgestelde volmacht.
Stemcommissie en schriftelijke stemmen
Een punt dat vaak ter discussie komt, is de rol van de stemcommissie. Volgens een voorbeeld in bron 1, is het mogelijk om steminstructies in te brengen. In dergelijke gevallen kan de volmachtnemer aangeven of hij voor, tegen of blanco wil stemmen op elk agendapunt. Deze stemmen worden dan door de stemcommissie geteld. Dit betekent dat de gevolmachtigde in dit geval geen eigen keuze heeft, maar slechts volgens de instructies van de eigenaar moet handelen.
Een controversieel aspect is het feit dat, indien geen steminstructie is gegeven, wordt aangenomen dat de volmachtgever met alle voorstellen instemt. Dit wordt omschreven als "de hele zaak zit vooraf al dichtgetimmerd". Dit oogt niet democratisch, en het is een punt dat in de praktijk vaak ter discussie komt. De rol van een gemachtigde lijkt in dergelijke gevallen tot bijna nul te worden teruggebracht.
Andere vormen van volmacht
Naast de algemene volmacht zijn er ook andere vormen van volmacht, zoals de doelvolmacht en de volmacht met steminstructie. De doelvolmacht is beperkt tot een specifiek onderwerp of besluit. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een incidenteel onderwerp op de agenda staat dat afzonderlijk wordt behandeld. In dat geval kan de ALV (Algemene Vergadering van Eigenaren) beslissen dat een incidentele uitzondering wordt gemaakt.
De volmacht met steminstructie is een vorm waarbij de stem van de volmachtnemer wordt beperkt tot wat de eigenaar heeft aangegeven. Dit is handig in gevallen waarin de eigenaar geen vertrouwen heeft in de gevolmachtigde of waarin het onderwerp van de vergadering van groot belang is. Echter, deze vorm van volmacht moet wel vooraf worden bepaald in de volmachtakte.
Conclusie
Het inbrengen en behandelen van agendapunten in een VvE-vergadering is een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces. De agenda moet duidelijk en vooraf worden vastgesteld, en alle benodigde stukken moeten ter inzage worden gelegd. Het is mogelijk om aanvullende agenda’s in te brengen, maar dit moet binnen de juridische kaders gebeuren en is bedoeld voor spoedige situaties.
Gebruikers, zoals huurders, krijgen steeds meer rechten en verantwoordelijkheden in de VvE. Zij mogen bijvoorbeeld toegang krijgen tot de vergadering en kunnen schriftelijk advies geven over onderwerpen die van belang zijn voor het gebruik, beheer en onderhoud van het appartementsgebouw. Deze ontwikkeling maakt deel uit van de voorstellen van de Werkgroep WMANL en is gericht op een meer participatieve aanpak.
De rol van een volmachtnemer is belangrijk, maar moet met zorg worden bepaald. In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van de algemene volmacht, maar er zijn ook andere vormen van volmacht die in bepaalde gevallen gunstig kunnen zijn. Het is essentieel dat de steminstructies duidelijk zijn, en dat eigenaren bewust kiezen voor de juiste vorm van volmacht.
In de komende jaren is te verwachten dat de rol van gebruikers en de procedures rondom agendapunten verder worden uitgewerkt en gereglementeerd. Dit is een positieve ontwikkeling die bijdraagt aan een eerlijkere en transparantere besluitvorming in VvE’s.