Inleiding
In een Vereniging van Eigenaren (VvE) spelen vergaderingen en stemmen een centrale rol bij de besluitvorming. Aangezien VvE-leden soms niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn bij een vergadering, is het mogelijk om schriftelijk stemmen via een gemachtigde. Dit artikel geeft een overzicht van de juridische en praktische aspecten van schriftelijk stemmen binnen een VvE. Op basis van discussies en informatie uit openbare bronnen, worden de mogelijkheden, beperkingen en praktijkuitvoering van schriftelijk stemmen nader belicht.
Schriftelijk stemmen houdt in dat een VvE-lid een ander persoon (de gevolmachtigde) bevoegt om op zijn of haar naam te stemmen tijdens een vergadering. Dit kan zonder of met een steminstructie gebeuren, wat het stemgedrag van de gevolmachtigde beïnvloedt. In dit artikel worden zowel de juridische achtergronden van volmachtgeving als de praktische uitwerking ervan besproken.
Juridische basis van schriftelijk stemmen in een VvE
Algemene volmacht en de rol van de gevolmachtigde
In het kader van een VvE-vergadering is een algemene volmacht meestal voldoende om schriftelijk te stemmen. Deze vorm van volmacht geeft de gevolmachtigde de bevoegdheid om in naam van de volmachtgever te stemmen, maar zonder dat er specifieke instructies aan zijn verbonden. De gevolmachtigde heeft dan de vrijheid om op eigen inzicht te stemmen, afhankelijk van de discussies en argumenten die tijdens de vergadering aan de orde komen.
Een volmacht kan in het algemeen worden ingetrokken, tenzij het gaat om een onherroepelijke volmacht. Dit laatste is echter niet de standaard in de praktijk van VvE-vergaderingen en wordt over het algemeen afgeraden vanwege het risico op conflicten.
Steminstructies en het juridische kader
Een volmacht met steminstructie is een specifieke vorm van volmacht waarin de volmachtgever zijn of haar voorkeuren aangeeft per agendapunt. De gevolmachtigde dient deze instructies dan op te volgen. In de praktijk is deze vorm van volmacht echter controversieel. Zoals uit de bronnen blijkt, wordt er gesteld dat steminstructies in een democratische context niet thuis horen. De reglementen van een VvE kunnen aangeven dat steminstructies geen juridische betekenis hebben. Dit wil zeggen dat het opstellen van een steminstructie vrijwillig is, maar dat het niet verplicht is om deze op te volgen.
In het modelreglement van de VvE is meestal enkel sprake van een algemene volmacht, zonder verplichte vermelding van eventuele steminstructies. Dit betekent dat het gebruik van steminstructies niet verplicht is, maar dat het in enkele gevallen mogelijk is, mits het vooraf in het splitsingsreglement is opgenomen. Het splitsingsreglement is leidend boven het modelreglement, dus in het geval van afwijkingen is het splitsingsreglement bepalend.
De rol van stemcommissies
In enkele VvE's bestaat er een stemcommissie die verantwoordelijk is voor het tellen van stemmen. Als een volmachtgever een schriftelijke steminstructie heeft ingebracht, wordt deze in de meeste gevallen door de stemcommissie geteld. In dat geval heeft de gevolmachtigde weinig tot geen invloed op de stemming, omdat de instructies al vooraf zijn ingebracht. Dit kan leiden tot een situatie waarin de vergadering zelf vrijwel irrelevant wordt, omdat de uitslagen al zijn vastgelegd.
Juridische opmerkingen over het gebruik van steminstructies
Uit de discussies blijkt dat er sterke meningen zijn over de toepassing van steminstructies. Sommige partijen stellen dat steminstructies niet passen in een democratisch proces, waarbij de gevolmachtigde de vrijheid moet hebben om op eigen inzicht te stemmen. Anderen menen dat steminstructies in bepaalde gevallen nuttig kunnen zijn, met name als het om een enkel, duidelijk voorstel gaat dat vooraf in de agenda is aangekondigd. In dat geval kan een volmacht met steminstructie dienen als een tijdsbesparende maatregel.
Praktijkuitvoering van schriftelijk stemmen in een VvE
Machtigingen en het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement van een VvE bepaalt of en hoe schriftelijk stemmen kan worden uitgevoerd. In veel gevallen staat het gebruik van schriftelijke stemmen expliciet in het splitsingsreglement. Bijvoorbeeld, het splitsingsreglement kan bepalen dat de gevolmachtigde niet het bestuur mag zijn of dat de gevolmachtigde niet mag stemmen op bepaalde punten. In dat geval is het belangrijk dat het splitsingsreglement duidelijk is en dat het regelgevend is voor het stemproces.
Als het splitsingsreglement geen specifieke regels bevat over schriftelijk stemmen, dan geldt het modelreglement als uitgangspunt. Het modelreglement is standaard van toepassing, tenzij het splitsingsreglement afwijkt. In dat geval is het splitsingsreglement leidend.
Blanco stemmen en stemonthoudingen
Het is mogelijk om blanco te stemmen, wat betekent dat een lid zich onthoudt van het uitbrengen van een stem. Blanco stemmen tellen niet mee in de stemming, maar wel in de bepaling van het quorum. Dit is belangrijk, omdat het quorum bepaalt of een vergadering geldig is. In sommige gevallen kan een VvE-jaarvergadering ongeldig zijn als het quorum niet is bereikt, zelfs als er blanco stemmen zijn geweest.
In het kader van schriftelijk stemmen is het belangrijk om aan te geven of het om een voorkeur gaat (voor of tegen) of om een blanco stem. In dat geval dient de gevolmachtigde deze instructie op te volgen, als het splitsingsreglement dat vereist.
Digitaal stemmen: een juridisch en praktisch vraagstuk
Tot 1 februari 2023 was het mogelijk voor VvE's om digitaal te vergaderen, dankzij de tijdelijke wet covid-19 justitie en veiligheid. Sindsdien wordt er gewerkt aan een wetswijziging die de mogelijkheid tot digitale vergaderingen in de toekomst mogelijk maakt. Totdat deze wetswijziging is aangenomen, is het bij veel VvE's niet mogelijk om digitaal te vergaderen, tenzij dit expliciet in het splitsingsreglement is opgenomen.
Als digitaal stemmen niet mogelijk is, dan is het noodzakelijk om schriftelijk stemmen te gebruiken. Dit betekent dat de gevolmachtigde op een fysieke vergadering moet aanwezig zijn, tenzij het splitsingsreglement andere regels bepaalt.
Praktische voorbeelden van schriftelijk stemmen
In de praktijk kan schriftelijk stemmen op verschillende manieren worden uitgevoerd. In veel gevallen wordt een standaardvolmachtformulier gebruikt, waarin de volmachtgever aangeeft of hij of zij voor, tegen of blanco stemt op elk agendapunt. Dit formulier wordt vervolgens ingeleverd bij de voorzitter of secretaris van de VvE.
In sommige gevallen wordt een volmacht gegeven zonder steminstructie, wat betekent dat de gevolmachtigde vrij is om te stemmen. In dat geval is het belangrijk dat de gevolmachtigde goed op de hoogte is van de inhoud van de agenda en de discussies die tijdens de vergadering plaatsvinden.
De rol van de gevolmachtigde
Juridische bevoegdheid en verantwoordelijkheid
De gevolmachtigde is de enige persoon die mag stemmen namens de volmachtgever. Dit betekent dat niemand anders, zoals de voorzitter of de stemcommissie, deze uiteindelijke keuze mag nemen. In de praktijk is het belangrijk dat de gevolmachtigde zich goed voorbereid op de vergadering, omdat hij of zij verantwoordelijk is voor het stemgedrag.
In het geval van een volmacht met steminstructie is de gevolmachtigde verplicht om deze instructies op te volgen. In de praktijk kan dit echter problemen opleveren, omdat de stemming tijdens een vergadering soms verandert ten gevolge van discussies of nieuwe argumenten. In dat geval kan het zijn dat de gevolmachtigde niet volledig voldoet aan de instructies, omdat hij of zij andere overwegingen heeft.
De invloed van steminstructies op de vergadering
De gebruik van steminstructies kan de rol van de gevolmachtigde beperken tot het invullen van een formulier, zonder dat er daadwerkelijke discussies of overleg plaatsvinden. Dit kan leiden tot een situatie waarin de vergadering zelf vrijwel irrelevant wordt, omdat de uitslagen al zijn vastgelegd.
Uit de bronnen blijkt dat dit een probleem kan zijn, omdat het de democratische processen in een VvE kan ondermijnen. In dat geval is het belangrijk dat de gevolmachtigde voldoende vrijheid heeft om te stemmen, zodat de vergadering nog steeds een rol speelt in het besluitvormingsproces.
Conclusie
Schriftelijk stemmen in een VvE is een belangrijk aspect van de democratische besluitvorming. Het is mogelijk om schriftelijk stemmen via een gevolmachtigde, waarbij het splitsingsreglement en het modelreglement een rol spelen in de juridische en praktische uitwerking. Een algemene volmacht is meestal voldoende, maar het gebruik van steminstructies is controversieel en kan de rol van de vergadering ondermijnen.
Het is belangrijk dat VvE-leden zich bewust zijn van de regels rondom schriftelijk stemmen, omdat dit bepaalt hoe ze hun stem kunnen uitoefenen. Daarnaast is het belangrijk dat het splitsingsreglement duidelijk is, zodat er geen verwarring ontstaat over de mogelijkheden en beperkingen van schriftelijk stemmen.
Tot slot is het duidelijk dat schriftelijk stemmen een essentieel onderdeel is van de VvE-structuur. Het biedt VvE-leden die niet persoonlijk kunnen deelnemen de mogelijkheid om toch bij te dragen aan het besluitvormingsproces. Dit is van groot belang voor de democratie binnen een VvE.