In de regel is het besluitvormingsorgaan van een Vereniging van Eigenaren (VvE) de vergadering van de eigenaars. Deze vergadering is van essentieel belang voor de besluitvorming op het gebied van financiën, groot onderhoud en wijzigingen van de akte van splitsing. Echter, in praktijk blijkt dat niet altijd genoeg eigenaars fysiek aanwezig zijn om besluiten te nemen. Dit heeft geleid tot de opkomst van schriftelijke vergaderingen, waarbij besluiten worden genomen op basis van schriftelijke stemmen of via een fictieve vergadering. Deze praktijk brengt zowel kansen als risico’s met zich mee. In dit artikel bespreken we de juridische, praktische en logistieke aspecten van schriftelijke vergaderingen binnen de VvE, inclusief de mogelijkheid om fictieve vergaderingen toe te passen.
Inleiding
De VvE-vergadering is juridisch gezien het hoogste orgaan van de vereniging. Volgens artikel 5:125 van het Burgerlijk Wetboek (BW) komen aan de vergadering alle bevoegdheden toe die niet door de wet of de akte van splitsing aan andere organen zijn opgedragen. De vergadering neemt besluiten over het beleid en het dagelijks bestuur voert deze uit. Een jaarlijks of bijzondere ledenvergadering is verplicht, waarbij belangrijke onderwerpen worden besproken en besluiten worden genomen.
In de praktijk blijkt echter dat het organiseren van deze vergaderingen logistisch en financieel complex kan zijn. Veel VvE's worstelen met een lage deelname van eigenaars, wat het stellen van besluiten lastig maakt. Dit heeft geleid tot de opkomst van schriftelijke vergaderingen, waarbij de eigenaars op voorhand hun mening kunnen geven. In sommige gevallen wordt zelfs gebruikgemaakt van een zogenaamde fictieve vergadering, waarbij eigenaars worden geacht aanwezig te zijn zonder dat ze fysiek op de locatie verschijnen.
In dit artikel bespreken we de juridische basis, de praktijk, de voordelen en de risico’s van schriftelijke vergaderingen in de VvE, met aandacht voor de rol van het bestuur, het Huishoudelijk Reglement (HR) en de mogelijkheid tot fictieve vergaderingen.
Juridische basis van de VvE-vergadering
De VvE-vergadering is bevoegd tot het nemen van besluiten over belangrijke onderwerpen, zoals financiële kwesties, groot onderhoud en eventuele wijzigingen van de akte van splitsing. De bevoegdheden van de vergadering worden geregeld in artikel 5:125 BW, die stelt dat de VvE-vergadering alle bevoegdheden binnen de VvE heeft, tenzij deze zijn opgedragen aan andere organen zoals het bestuur of commissarissen.
Het bestuur is verplicht om jaarlijks een ledenvergadering uit te schrijven, meestal binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Deze ledenvergadering wordt ook wel de "jaarvergadering" genoemd. Bijzondere ledenvergaderingen kunnen worden uitgeschreven bij bijzondere omstandigheden, zoals het aanstellen of ontslag van bestuurders of de voorgestelde wijziging van de akte van splitsing. Ook leden kunnen, mits zij minimaal 10% van de stemmen kunnen uitbrengen, het bestuur verzoeken om een bijzondere vergadering.
De oproeping tot een vergadering moet voldoen aan bepaalde formaliteiten. De oproep moet op tijd worden gedaan, de agenda moet vooraf worden gecommuniceerd, en de leden moeten voldoende informatie ontvangen om een goed besluit te nemen. Bij een schriftelijke vergadering kan deze procedure worden aangepast, zolang de juridische vereisten zijn behouden.
De praktijk van schriftelijke vergaderingen
Een schriftelijke vergadering is een alternatieve vorm van de reguliere ledenvergadering, waarbij de eigenaars hun stemming niet fysiek op een vergaderlocatie doen, maar schriftelijk of via digitaal middel. Deze vorm van vergadering wordt vaak gebruikt wanneer het verwacht wordt dat de deelname laag is. De voordelen hiervan zijn duidelijk: minder logistieke en financiële kosten, grotere deelname van eigenaars en snellere besluitvorming.
De procedure van een schriftelijke vergadering houdt doorgaans in dat de eigenaars worden geïnformeerd over de agenda en worden uitgenodigd om hun stemming via brief of e-mail te doen. De stemming kan worden uitgevoerd op vooraf bepaalde data, en het bestuur telt de stemmen in. Vervolgens worden de besluiten genomen op basis van de meeste stemmen, tenzij de splitsingsakte of het HR een hogere meerderheid vereist.
Een belangrijk aspect bij schriftelijke vergaderingen is de vorming van een quorum. Het quorum is het minimale aantal stemmen dat moet zijn aanwezig om een vergadering rechtsgeldig te maken. Bij schriftelijke vergaderingen kan het quorum op voorhand worden bepaald en kan worden afgevraagd hoeveel eigenaars hun stem willen uiten. Dit vermindert het risico op een mislukte vergadering.
De fictieve vergadering
Een fictieve vergadering is een vorm van schriftelijke vergadering, waarbij eigenaars worden geacht aanwezig te zijn en hun stem uit te brengen, zonder dat ze fysiek op een vergaderlocatie verschijnen. Deze methode is in bepaalde VvE's gebruikelijk om de kosten te beperken en om het proces van besluitvorming efficiënter te maken. De fictieve vergadering wordt vaak toegepast bij de eerste vergadering van het jaar, waarbij het verwacht wordt dat de deelname laag is.
De procedure van een fictieve vergadering houdt doorgaans in dat het bestuur een eerste vergadering uitroept, waarbij de eigenaars op voorhand worden geïnformeerd dat hun aanwezigheid niet nodig is. De eigenaars ontvangen de agenda en kunnen hun stemming schriftelijk of via een digitale methode doen. De beheerder of een bestuurslid is aanwezig om de volmachten te ontvangen en de stemming te registreren.
De fictieve vergadering moet wel worden aangehouden binnen de juridische kaders. Het gebruik van deze methode kan worden opgenomen in het HR of het Huishoudelijk-Huishoudelijk Reglement (HHR), zodat het jaarlijks opnieuw kan worden vastgesteld. Dit vermindert het risico op juridische twijfels en zorgt voor juridische zekerheid.
Een voorbeeld van de toepassing van fictieve vergaderingen is te vinden in een VvE die gebruikmaakt van de fictieve vergadermethode sinds 2016. Deze VvE heeft een voorstel gedaan om de fictieve vergaderprocedure in het HR op te nemen. Hierbij wordt aangegeven dat de VvE binnen zes maanden na sluiting van het boekjaar een jaarvergadering moet houden. Omdat de artikelen 37.5, 38.5 en 45.2 van de MR een quorum bepalen, wordt voorgesteld om een alternatieve procedure te hanteren. Deze procedure zorgt ervoor dat de eerste vergadering op een kleine locatie wordt gehouden, waardoor de kosten worden beperkt en het praktische organiseren van de vergadering eenvoudiger wordt.
Voordelen en risico’s van schriftelijke en fictieve vergaderingen
Voordelen
Kostenbesparing: Het organiseren van een fysieke vergadering vraagt vaak kosten voor zaalhuur, beheerdersuren en administratie. Bij schriftelijke of fictieve vergaderingen zijn deze kosten vaak niet nodig of worden drastisch verlaagd.
Grotere deelname: Eigenaars die fysiek niet kunnen deelnemen, kunnen via schriftelijke stemmen nog steeds hun mening geven. Dit zorgt voor een bredere betrokkenheid en een democratischere besluitvorming.
Efficiëntie: Schriftelijke vergaderingen besparen tijd, omdat er geen rekening hoeft te worden gehouden met de logistiek van een vergaderlocatie of het coördineren van aanwezigheden. De besluitvorming kan sneller en doelgerichter verlopen.
Juridische zekerheid: Middels het HR of HHR kan de procedure van schriftelijke of fictieve vergaderingen worden vastgelegd, waardoor juridische twijfels worden vermeden.
Risico’s
Minder transparantie: Een schriftelijke of fictieve vergadering kan leiden tot minder transparantie in de besluitvorming. Eigenaars die fysiek niet aanwezig zijn, kunnen minder gemakkelijk vragen stellen of hun mening uiten.
Risico op oneerlijkheid: Het kan voorkomen dat een klein aantal eigenaars de besluitvorming beïnvloedt, terwijl de meeste eigenaars niet actief betrokken zijn. Dit kan leiden tot een oneerlijke representatie van de stemmen.
Juridische twijfels: Niet in alle gevallen is het gebruik van schriftelijke of fictieve vergaderingen juridisch volledig duidelijk. Het is belangrijk om vooraf te controleren of deze methode voldoet aan de eisen van de splitsingsakte en de MR.
Problemen met notulen: Bij schriftelijke vergaderingen kan het lastiger zijn om een duidelijk en volledig verslag te maken van de besproken onderwerpen en genomen besluiten. Dit kan leiden tot onduidelijkheid bij de uitvoering van de besluiten.
Organiseren van een schriftelijke of fictieve vergadering
Het organiseren van een schriftelijke of fictieve vergadering vereist een goed doordachte planning en uitvoering. Hieronder zijn enkele stappen die kunnen worden ondernomen:
Voorbereiding en communicatie: Het bestuur dient de agenda van de vergadering goed vooraf te communiceren aan alle eigenaars. Dit kan via brief, e-mail of een digitaal platform. De agenda dient duidelijk te zijn en de eigenaars moeten weten welke besluiten op de agenda staan.
Oproeping: De oproeping tot de vergadering moet conform de juridische vereisten zijn. Bij een fictieve vergadering kan de oproeping bevatten dat fysieke aanwezigheid niet nodig is. Het is belangrijk om dit duidelijk te formuleren, zodat er geen twijfels zijn over de juridische geldigheid.
Stemprocedure: De eigenaars kunnen hun stemming doen via brief, e-mail of een digitale methode. Het bestuur of de beheerder dient deze stemmen te registreren en te tellen. Het is belangrijk om een duidelijke procedure vast te leggen, zodat alle stemmen op een eerlijke manier worden geteld.
Notulen en documentatie: Na afloop van de vergadering dient een notulenverslag op te stellen. Dit verslag dient te bevatte de agenda, de besproken onderwerpen en de genomen besluiten. Het verslag dient als officieel verslag van de vergadering en is belangrijk voor de opvolging van de besluiten.
Uitvoering van besluiten: De genomen besluiten moeten worden uitgevoerd door het bestuur of de beheerder. Het is belangrijk om te controleren of alle besluiten correct worden uitgevoerd en of er eventuele problemen zijn.
Invloed van het Huishoudelijk Reglement (HR)
Het HR speelt een cruciale rol bij het organiseren van schriftelijke of fictieve vergaderingen. Het HR bevat regels voor de vergadering, zoals de procedure voor het stellen van agenda’s, de oproeping tot een vergadering en de regels voor het stellen van besluiten. Het HR kan ook bepalen of schriftelijke of fictieve vergaderingen toegestaan zijn.
In sommige VvE’s is het HR expliciet aangepast om schriftelijke of fictieve vergaderingen mogelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de eerste vergadering van het jaar, waarbij het verwacht wordt dat de deelname laag is. Het HR kan ook bepalen dat de eerste vergadering op een kleine locatie wordt gehouden, waardoor de kosten worden beperkt en het praktische organiseren van de vergadering eenvoudiger wordt.
Het HR kan ook regels bevatten over het stellen van besluiten op basis van schriftelijke stemmen. Bijvoorbeeld kan het HR bepalen dat bij een schriftelijke vergadering een bepaalde meerderheid van stemmen nodig is om een besluit te nemen. Deze regels zorgen voor juridische zekerheid en voorkomen twijfels over de geldigheid van de besluiten.
Conclusie
Schriftelijke en fictieve vergaderingen zijn een waardevolle optie voor VvE’s die willen besparen op logistieke en financiële kosten, en tegelijkertijd willen waarborgen dat besluiten snel en efficiënt kunnen worden genomen. Deze vormen van vergaderingen kunnen worden gebruikt bij zowel jaarvergaderingen als bijzondere ledenvergaderingen. Het is echter belangrijk om vooraf te controleren of deze methode juridisch toegestaan is en of de procedure conform de eisen van de splitsingsakte en het HR is.
De organisatie van een schriftelijke of fictieve vergadering vereist een goed doordachte planning en uitvoering. Het is belangrijk om de agenda goed te communiceren, de oproeping correct te formuleren en de stemprocedure duidelijk vast te leggen. Daarnaast dient er een notulenverslag op te stellen en moeten de besluiten op een doelgerichte manier worden uitgevoerd.
Het HR speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de procedure voor schriftelijke of fictieve vergaderingen. Het HR kan regels bevatten over het stellen van agenda’s, het stellen van besluiten en de uitvoering van de besluiten. Het HR kan ook expliciet aangeven of schriftelijke of fictieve vergaderingen toegestaan zijn.
In het kader van het organiseren van schriftelijke of fictieve vergaderingen is het belangrijk om rekening te houden met zowel juridische als praktische aspecten. Het is verstandig om vooraf advies in te winnen bij een advocaat of een ervaren beheerder, om te zorgen dat de procedure voldoet aan alle juridische eisen.