De structuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) speelt een centrale rol in de duurzame beheersing van gemeubileerde gebouwen. Bij het splitsen van een bestaande VvE in een hoofdvereniging en een of meer ondersplitsingen, verandert niet alleen de juridische structuur, maar ook de verantwoordelijkheden, financiële verdeling en het besluitvormingsproces. De beschikbare bronnen geven een duidelijk beeld van de juridische en administratieve vereisten die gelden bij zulke procedures, met name op het vlak van reglementen, verdeelsleutels, en de vereiste procedurele stappen voor besluitvorming. Deze analyse, gebaseerd uitsluitend op de geleverde bronnen, richt zich op de juridische grondslag van splitsingen, de financiële verantwoording via verdeelsleutels, de procedurele vereisten voor stembesluiten en de rechterlijke bevoegdheid bij vordering op achterstallige bijdragen.
Juridische grondslag van splitsingsreglementen en het belang van het modelreglement
De rechtsgrondslag voor een splitsing van een VvE is grotendeels gebaseerd op het gebruik van een modelreglement, een gestandaardiseerde reeks bepalingen die door de notaris als basis dient voor de opstelling van de splitsingsakte. De bronnen geven aan dat er in totaal zes modelreglementen zijn uitgegegeven door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, met de meest recente uitgave uit 2017. De oudere uitgaven uit 1953, 1973, 1983 en 1992 zijn nog steeds van toepassing, met name voor oudere gebouwen. Het gebruik van deze modelreglementen is van cruciaal belang, omdat zij de structuur van de splitsingsakte bepalen en de rechten en plichten van de eigenaren bepalen.
Eén van de belangrijkste bronnen voor juridische zekerheid is het Splitsingsreglement 1962, dat expliciet wordt genoemd in bron 2. Dit reglement vormt de juridische basis voor een VvE die in 1963 is opgericht. Hoewel de term "statuten" niet expliciet wordt gebruikt, is het in de notariële splitsingsakte van 1963 ingecorporeerd, en erkent de rechter dit als juridisch volwaardig. Dit betekent dat een VvE die is opgericht op basis van het modelreglement 1962, ook wettelijk gevestigd is en rechtspersoonlijkheid heeft, zoals vereist onder artikel 5:112 lid 1 sub e van het Burgerlijk Wetboek (BW).
Verder wordt in bron 2 benadrukt dat het niet voldoet om alleen te verwijzen naar een modelreglement, zoals het modelreglement 1962, maar dat er duidelijke aanpassingen in de splitsingsakte moeten zijn ingebouwd. Zo is in de zaak die door het Hof te Den Haag is beoordeeld, gebleken dat een verwijzing naar het modelreglement 1962 met aanpassingen voldoet aan de wettelijke eisen, mits deze aanpassingen in de splitsingsakte zijn vastgelegd. Dit geeft aan dat een reglement dat is gebaseerd op een modelreglement, maar met aanpassingen, wettelijk geldig is, mits deze duidelijk zijn.
Het gebruik van modelreglementen is niet alleen juridisch verantwoord, maar ook praktisch handig. Zo zijn er in de praktijk enkele uitzonderingen op het standaard gebruik, zoals het Splitsingsreglement 1960 van L.W.A. Duynstee uit Den Haag, dat het onderhoud van de dragende balkonconstructie toewijst aan het privédeel van de eigenaar. Een ander voorbeeld is het Splitsingsreglement 1975 van O.G. Schut, dat expliciet de term “Service-Flatgebouw” gebruikt. Deze uitzonderingen tonen aan dat er ruimte is voor aanpassingen, maar dat deze altijd duidelijk in de splitsingsakte moeten zijn opgenomen.
Financiële verantwoording: verdeelsleutels en aansprakelijkheid
Een centrale factor bij een splitsing is de verdeling van kosten, aansprakelijkheid en inkomsten tussen de eigenaren. De bronnen geven duidelijk aan dat de verdelingsmogelijkheden zijn gebaseerd op het modelreglement dat is gekozen. Zo worden oudere splitsingsaktes vaak gebaseerd op een verdeling volgens het breukdeel van de gemeenschappelijke delen (voorbeeld A). Dit houdt in dat elk eigenaar een aandeel heeft in het gemeenschappelijk bezit, en de kosten daarop evenredig zijn.
Vanaf het modelreglement 1992 worden vaak twee verdeelsleutels gebruikt: één op basis van het breukdeel van de gemeenschappelijke delen (voorbeeld A) en één op basis van gelijke delen (voorbeeld C). Dit betekent dat de kosten en aansprakelijkheid niet altijd evenredig zijn met het bezit, maar ook op basis van een gelijke verdeling kunnen worden vastgesteld. Dit kan bijdragen aan een eerlijker kostenverdeling, vooral wanneer de waarde van de appartementen sterk verschilt.
Het meest gedetailleerde beeld van verdeling wordt gegeven in het Splitsingsreglement 2017, waarin duidelijk is opgenomen hoe de kosten en aansprakelijkheid worden verdeeld. Zo is in de zaak van "het Hooghe Oord" in Vaals vastgelegd dat de eigenaren van de appartementen (winkels) indexnummers 2, 3 en 4 elk vijfentachtig-vijfentwintighonderdste van het aandeel hebben, terwijl de eigenaar van het appartement (service-station) indexnummer 1 een aandeel van tweehonderdvijfenzestig-vijfentwintighonderdste heeft. Dit wijst erop dat de verdeling van de kosten en aansprakelijkheid niet altijd evenredig is met het aantal appartementen of de oppervlakte, maar op basis van een specifieke verdeling die in het reglement is vastgelegd.
Deze verdeelsleutel is van groot belang, omdat de eigenaren tegenover derden aansprakelijk zijn voor de gemeenschappelijke kosten, lasten en schulden. Dit geldt tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in het reglement, zoals in artikel 19 van het Splitsingsreglement. Dit betekent dat iedere eigenaar, ongeacht het eigenaarschap, verantwoordelijk is voor het volledige bedrag van de gemeenschappelijke lasten, tenzij het reglement anders bepaalt.
Procedurele vereisten voor besluitvorming in de VvE
De procedurele vereisten voor het nemen van besluiten binnen een VvE zijn cruciaal voor juridische zekerheid en het voorkomen van geschillen. De bronnen geven aan dat bij een splitsing in een hoofdvereniging en ondersplitsingen, er specifieke regels gelden voor de stemgedraging van het bestuur van de hoofdvereniging tijdens de vergadering van de hoofdvereniging.
Volgens de reglementen uit 2006 (artikel 47.3) en 2017 (artikel 51.3) moet het bestuur van elke ondersplitsing al vóór de vergadering van de hoofdvereniging besluiten nemen over de manier waarop het in de vergadering van de hoofdvereniging zal stemmen. Dit is bedoeld om onduidelijkheid te voorkomen over het uiteindelijke besluit, en om te voorkomen dat het bestuur op basis van eigen inzicht stemt. Deze vereiste is van toepassing op iedere ondersplitsing, en de praktijk is daarom vaak dat hetzelfde voorstel op de agenda komt en dat er met stemformulieren wordt gestemd.
Deze methode biedt meerdere voordelen. Ten eerste voorkomt het dat er ongeautoriseerde discussies of stemmen plaatsvinden tijdens de algemene vergadering van de hoofdvereniging, wat de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces kan verbeteren. Ten tweede maakt het het mogelijk om de besluitvorming eenvoudig te controleren, bijvoorbeeld door de kascommissie. De gebruikte stemformulieren vormen een duidelijke documentatie van het besluit, wat essentieel is bij een eventuele juridische uitleg of geschil.
Deze procedure is ook van toepassing op besluiten die betrekking hebben op financiële uitgaven. Zo moeten de leden van de VvE besluiten nemen over financiële uitgaven, en dit moet worden vastgelegd in de notulen. Ook het toezicht op nakoming van besluiten, het toezicht op financiële uitgaven en het toezicht op dagelijks onderhoud en leefregels zijn verantwoordelijkheden van het bestuur.
Rechterlijke bevoegdheid bij vordering op achterstallige bijdragen
Eén van de meest cruciale rechten van een VvE is het recht om achterstallige bijdragen in te vorderen via de rechtbank. De bronnen geven duidelijk aan dat dit recht gebaseerd is op de wetgeving in de artikelen 25 (MR 1973), 28 (MR 1983 en 1992), 40 (MR 2006) en 42 (MR 2017). Deze artikelen stellen duidelijk dat de oude en nieuwe eigenaar jegens de VvE hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle bijdragen die verschuldigd zijn, met inbegrip van voorschotten, definitieve bijdragen en extra (voorschot-)bijdragen die in het lopende of vorige boekjaar opeisbaar zijn geworden.
Dit betekent dat een VvE op elk moment kan vorderen op een eigenaar die een bijdrage niet heeft betaald, mits de vordering binnen de geldende termijn ligt. De termijn voor het indienen van een vordering is echter beperkt. Als de VvE op het einde van het boekjaar (bijvoorbeeld 31 december) een vordering wil doen, moet deze vordering binnen het volgende boekjaar zijn ingediend. Als de VvE de zaak later indient, of als de rechter de zitting uitstelt tot het volgende boekjaar, kan de VvE het oudste boekjaar niet meer vorderen.
Dit betekent dat de VvE tijdig moet handelen. Als een eigenaar zijn bijdrage niet meer betaalt, moet de VvE binnen het boekjaar actie ondernemen om een uitspraak te verkrijgen. Als dit niet gebeurt, kunnen de achterstallige bedragen worden omgezet in een schuld die overgedragen moet worden aan de overige leden, conform de wettelijke bepalingen.
Deze regel geldt ook voor andere schulden, zoals die van leveranciers of verzekeraars. Als een VvE nog geld verschuldigd is aan een aannemer of verzekeraar, moet dit als een schuld van de VvE worden aangemerkt. Evenzo moet een energiebesparingslening, die wordt afgesloten om het gebouw duurzamer te maken, als een schuld worden aangemerkt in de balans van de VvE.
Conclusie
De beschikbare bronnen geven een duidelijk beeld van de juridische, financiële en procedurele vereisten bij het splitsen van een VvE in een hoofdvereniging en ondersplitsingen. De rechtsgrondslag is gebaseerd op modelreglementen, met name het Splitsingsreglement 1962, dat de juridische geldigheid van de VvE bepaalt, mits duidelijke aanpassingen zijn vastgelegd in de splitsingsakte. Financieel zijn de kosten en aansprakelijkheid gebaseerd op verdeelsleutels, waarbij verschillende modellen worden gebruikt, van verdeling op basis van het breukdeel tot gelijke verdeling. Deze verdeling is cruciaal voor de rechtvaardigheid en duurzaamheid van de VvE.
De procedurele vereisten zijn eveneens duidelijk gedefinieerd. Het vereist dat het bestuur van elke ondersplitsing al vóór de vergadering van de hoofdvereniging beslist over zijn stemgedrag, en dat er gebruik wordt gemaakt van stemformulieren om transparantie en controle te garanderen. Deze stappen zijn essentieel om onduidelijkheid te voorkomen en om een degelijk besluitvormingsproces te waarborgen.
Ten slotte is het recht op vordering op achterstallige bijdragen beperkt door de termijn van het boekjaar. De VvE moet binnen het geldende boekjaar actie ondernemen om een uitspraak te verkrijgen, omdat een vertraging tot gevolg kan hebben dat het oudste boekjaar niet meer kan worden ingeclaimd. Deze regels zijn cruciaal voor het financieel beheer en de duurzaamheid van de VvE.