Inleiding
In een Vereniging van Eigenaars (VvE) wordt besloten over onderhoud, financiële kwesties en eventuele wijzigingen in het gemeenschappelijke domein. Deze besluiten vallen onder de zittingen van de Algemene Ledenvergadering (ALV), waarbij eigenaars van appartementen hun stemmen uitoefenen. Het stemmechanisme binnen een VvE is strikt gereguleerd en hangt af van het modelreglement dat in de splitsingsakte is opgenomen of eventuele daarvan afwijkende bepalingen. Binnen dit kader spelen zowel het quorum als de benodigde meerderheid een cruciale rol bij de geldigheid van besluiten.
Deze artikelen biedt een gedetailleerd overzicht van de juridische en praktische aspecten van stemmen en vooraankondiging in een VvE. Het artikel richt zich voornamelijk op de wijze waarop besluiten in een ALV worden genomen, de rol van het quorum en de benodigde meerderheid, en de invloed van het splitsingsreglement op deze processen. Ook worden praktische voorbeelden en toepassingsgebieden behandeld, waarbij aandacht wordt besteed aan zowel kleine als grotere VvE’s.
Quorum en meerderheid in ALV-besluiten
Quorum: de minimale opkomst
Het quorum is het minimum aantal stemmen dat aanwezig moet zijn op een ALV om tot een geldig besluit te kunnen komen. Het quorum hangt af van het modelreglement dat geldt voor de VvE. Zoals blijkt uit de gegevens uit bron [1], zijn er verschillende modelreglementen in gebruik, zoals het modelreglement 1973 (MR73), modelreglement 1983 (MR83), modelreglement 1992 (MR92) en de modelreglementen 2006 en 2017. Elk van deze reglementen bepaalt een ander quorum.
Bij MR73, MR83 en MR92 geldt een quorum van 50% van de stemmen. Dit betekent dat bij een ALV waarop 100 stemmen kunnen worden uitgebracht, er minstens 50 stemmen aanwezig moeten zijn om tot een besluit te kunnen komen. In tegenstelling tot MR73, MR83 en MR92, geldt bij MR2006 en MR2017 geen quorum. Dit betekent dat ook bij een lage opkomst, bijvoorbeeld slechts 30 van de 100 stemmen, een besluit kan worden genomen.
Gekwalificeerde meerderheid
Naast het quorum is ook de benodigde meerderheid belangrijk voor de geldigheid van een besluit. Bij een volstrekte meerderheid is sprake van meer dan de helft van de aanwezige stemmen. Bijvoorbeeld: bij een aanwezige opkomst van 50 stemmen is een meerderheid van minstens 26 stemmen nodig.
Bij een gekwalificeerde meerderheid is, naast het quorum, ook een hogere drempel voor de voorkeurstemmen vereist. Dit kan bijvoorbeeld 2/3 of 3/4 van de aanwezige stemmen zijn. Zoals uit bron [1] blijkt, is het bijvoorbeeld mogelijk dat bij een aanwezige opkomst van 67 stemmen, minstens 45 of 51 stemmen ‘voor’ moeten zijn om tot een geldig besluit te komen.
Het is belangrijk om te weten dat de splitsingsakte in veel gevallen afwijkt van de standaardregels in het modelreglement. Als de splitsingsakte een ander quorum of een andere meerderheid bepaalt, geldt deze bepaling boven het modelreglement uit. Dit maakt het essentieel dat VvE's hun splitsingsakte goed kennen.
Stemverhoudingen en stemrecht
Het stemrecht per eigenaar
Het aantal stemmen dat een eigenaar heeft, is vastgelegd in de splitsingsakte of het splitsingsreglement. Deze bepalingen kunnen sterk variëren. De meest voorkomende situatie is dat het aantal stemmen evenredig is met het aantal appartementen of de grootte van de woningen. Een eigenaar met een groter appartement kan bijvoorbeeld meer stemmen hebben dan iemand met een kleinere woning.
Een andere mogelijkheid is een gelijk verdeelde stemverdeling, waarbij elk appartement één stem telt. Dit is vaak het geval in kleinere VvE's of bij nieuwbouwwoningen waar de woningen vrijwel gelijk zijn qua grootte.
De stemverdeling heeft ook directe gevolgen voor de bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten. Eigenaars met meer stemmen moeten vaak ook een hogere bijdrage betalen, aangezien het aantal stemmen meestal evenredig is met de grootte van de woning.
Districtenstelsel
Als in de splitsingsakte niets is opgenomen over de stemverdeling, geldt het districtenstelsel. Dit betekent dat stemmen per ondersplitsing worden geteld, en het totaal aantal stemmen in de hoofdsplitsing wordt bepaald door de som van de stemmen per district. Dit is bijzonder relevant bij complexen die bestaan uit meerdere onder-VvE's.
Een voorbeeld: een onder-VvE kan 10 stemmen uitbrengen in de hoofd-VvE. Als 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ is, dan telt de hele ondersplitsing als 10 ‘voor’-stemmen in de hoofdsplitsing. De tegenstemmen worden dan niet meegenomen. Dit systeem maakt het mogelijk dat een enkele ondersplitsing een besluit beïnvloedt, ongeacht de mening van individuele eigenaren.
Praktijkaspecten van stemming in een VvE
Onthouding en ongeldige stemmen
Een eigenaar kan kiezen om zich te onthouden van stemmen, wat betekent dat de stem niet ‘voor’ of ‘tegen’ wordt uitgebracht. Ook zijn er gevallen waarin een stem ongeldig wordt verklaard, bijvoorbeeld als het stemformulier niet correct is ingevuld of als de volmacht onvolledig is.
Volgens bron [1] geldt dat blanco stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen niet meetellen in het totaal aantal uitgebrachte stemmen. Wel tellen deze stemmen mee voor de bepaling van het quorum. Dit betekent dat onthouding of ongeldige stemmen de opkomst kunnen verhogen, maar niet de einduitkomst van de stemming beïnvloeden.
Schriftelijke stemming
In sommige gevallen is het mogelijk om schriftelijk te stemmen, wat handig kan zijn bij kleine VvE’s of bij besluiten die snel genomen moeten worden. Bij schriftelijke stemming gelden echter strengere regels. Bijvoorbeeld: alle eigenaren moeten akkoord gaan met het besluit. Dit betekent dat schriftelijke stemming minder gebruikelijk is dan stemming tijdens een vergadering, maar een waardevolle optie is in situaties waarbij een snelle beslissing nodig is.
Notulen en verantwoordelijkheid
Na elke ALV worden notulen gemaakt, die een overzicht geven van de besproken punten, besluiten en eventuele acties. De notulen worden vaak vergezeld van een actielijst, waarin duidelijk is vermeld welke acties openstaan en wie er verantwoordelijk voor is. Deze notulen worden doorgestuurd naar de leden, vaak binnen twee weken na de vergadering, en worden op de eerstvolgende ALV vastgesteld.
De notulen worden doorgaans ondertekend door de voorzitter van de ALV en, afhankelijk van het splitsingsreglement, ook door het bestuur. Dit betekent dat de notulen een juridische waarde hebben en kunnen worden gebruikt als bewijsmateriaal bij eventuele geschillen.
Wijzigingen en vooraankondiging van ALV
Voorbereiding van een wijziging
Als er sprake is van een wijziging in de splitsingsakte, zoals bijvoorbeeld een verandering in het gemeenschappelijke domein of in de regels voor het beheer van de gemeenschappelijke ruimtes, dient een ALV te worden bijeengeroepen. Bij deze vergadering wordt een besluit genomen over de wijziging.
Volgens bron [3], is het mogelijk om een wijziging te doen op basis van unanimiteit of bij minimaal vier vijfde van de stemmen, waarbij het bestuur de medewerking moet verlenen. In het geval van een enkele eigenaar die alle appartementsrechten bezit, is het desondanks verplicht om een ALV bijeenge te roepen om de wijziging te bespreken en te besluiten.
Het is praktisch om de notulen van de vergadering direct in de zelfde vergadering vast te stellen. Dit versnelt het proces en maakt het eenvoudiger om de wijziging te documenteren. De ondertekende notulen kunnen vervolgens aan de akte van wijziging worden gehecht.
Toepassing in de praktijk: Voorbeelden
Voorbeeld 1: ALV met gekwalificeerde meerderheid
Tijdens een ALV in een VvE met MR2017 kunnen 100 stemmen worden uitgebracht. Aangezien het quorum bij MR2017 niet geldt, is het mogelijk om een besluit te nemen bij een opkomst van bijvoorbeeld 40 stemmen. Van deze 40 stemmen moet minstens 2/3 of 3/4 ‘voor’ zijn om tot een geldig besluit te komen. Dit betekent dat bij een opkomst van 40 stemmen, minstens 27 of 30 stemmen ‘voor’ moeten zijn.
Voorbeeld 2: Districtenstelsel in een complex
In een complex met meerdere ondersplitsingen is het districtenstelsel van toepassing. Een ondersplitsing heeft 10 stemmen. Op de ALV van de hoofd-VvE stemmen 80% van de stemmen in deze ondersplitsing ‘voor’. Dit betekent dat de gehele ondersplitsing als 10 ‘voor’-stemmen telt in de hoofdsplitsing. De 20% tegenstemmen worden niet meegenomen.
De rol van het splitsingsreglement
Het splitsingsreglement is het belangrijkste document dat de regels voor stemming en besluitvorming in een VvE bepaalt. Het reglement kan vrij van de standaardregels in de modelreglementen afwijken. Dit maakt het essentieel dat VvE’s hun splitsingsreglement goed kennen en begrijpen.
Het splitsingsreglement bepaalt niet alleen het aantal stemmen per eigenaar, maar ook de wijze van stemming, de rol van het bestuur, en de procedure voor wijzigingen. Als het splitsingsreglement niet duidelijk is of niet beschikbaar is, kunnen dit leiden tot juridische onzekerheid of geschillen.
Conclusie
De stemming in een Vereniging van Eigenaars is een complex proces dat bepaald wordt door zowel juridische regels als praktische afspraken in het splitsingsreglement. Het quorum, de benodigde meerderheid, en de stemverdeling zijn cruciale elementen bij het nemen van besluiten in een ALV. De praktijkvariaties, zoals het districtenstelsel en schriftelijke stemming, tonen aan dat het stemmingproces in de VvE kan worden afgestemd op de specifieke omstandigheden van het complex.
Het is belangrijk dat VvE’s goed op de hoogte zijn van de regels in hun splitsingsreglement, omdat dit bepaalt hoe besluiten worden genomen en welke stemmen meetellen. Een duidelijk begrip van het stemmechanisme helpt bij het voorkomen van geschillen en zorgt voor een efficiënter functioneren van de VvE.