Inleiding
Exact Online biedt ondernemers en accountants een uitgebreid platform om hun financiële administratie te beheren. Hoewel het systeem veel automatisering en flexibiliteit biedt, zijn er momenten waarop het nodig is om een administratie opnieuw in te richten. Dit kan het geval zijn bij het starten van een nieuwe activiteit binnen een bedrijf, het veranderen van de administratieve structuur of het verwerken van foutieve gegevens. Het opnieuw inrichten van een administratie in Exact Online vereist een methodische aanpak en een goed begrip van de beschikbare tools en opties.
In dit artikel bespreken we de mogelijkheden voor het opnieuw inrichten van een administratie in Exact Online, inclusief het gebruik van standaardinrichtingen, het kopiëren van stamgegevens uit bestaande administraties en het importeren van gegevens via XML of CSV-bestanden. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de rol van de accountant bij het koppelen van sjablonen en het gebruik van de uitnodigingsfunctionaliteit voor samenwerking tussen accountant en klant.
Administratie opnieuw inrichten via standaardinrichtingen
Een van de eenvoudigste manieren om een administratie opnieuw in te richten is het gebruik van standaardinrichtingen. Exact Online biedt drie standaardopties: een commercieel bedrijf, een vereniging en een template zonder BTW. Deze opties zijn ontworpen om het administratieve kader snel en accuraat in te richten, afhankelijk van de juridische vorm en de activiteiten van het bedrijf.
Bij het kiezen voor een standaardinrichting worden automatisch relevante stamgegevens zoals grootboekrekeningen, BTW-codes, betalingscondities en dagboeken opgezet. Deze standaardinrichting is vooral geschikt voor bedrijven die nog geen bestaande administratie hebben of die volledig opnieuw willen beginnen.
Een belangrijk voordeel van standaardinrichtingen is dat het de administratie meteen klaar maakt voor het starten van boekhoudkundige activiteiten. Het vermijdt de mogelijkheid van fouten die kunnen ontstaan bij een manueel inrichtingsproces. Bovendien is het een efficiënte manier om een administratie inrichting te starten, vooral voor kleinere bedrijven of start-ups die snel operationeel willen worden.
Standaardinrichting: Commercieel bedrijf
Voor bedrijven die handel drijven of diensten leveren, is de standaardinrichting "Commercieel bedrijf" de meest relevante keuze. Deze inrichting bevat standaard rekeningen voor omzet, kosten, vaste activa en andere relevante grootboekrekeningen. Daarnaast zijn BTW-codes correct ingedeeld, zodat het boekhoudkundig proces voldoet aan de fiscale eisen.
Het kiezen voor deze optie betekent dat de administratie automatisch is voorzien van de benodigde dagboeken, zoals een verkoopdagboek en een kasdagboek. Deze dagboeken zijn essentieel voor het correct boeken van verkooptransacties en het afwikkelen van kasstroomactiviteiten.
Standaardinrichting: Vereniging
Voor verenigingen of non-profitorganisaties is de standaardinrichting "Vereniging" geschikt. Deze inrichting bevat een eenvoudiger rekeningschema, aangepast aan de specifieke juridische en fiscale vereisten van verenigingen. Het bevat bijvoorbeeld geen standaard BTW-codes, omdat verenigingen meestal niet verkooptransacties afhandelen die onder het btw-stelsel vallen.
De inrichting voor verenigingen is ook gericht op kostenanalyse, waardoor het mogelijk is om uitgaven te volgen per afdeling of project. Deze functionaliteit is belangrijk voor verenigingen die subsidies ontvangen of die verantwoording moeten afleggen voor hun uitgaven.
Standaardinrichting: Template zonder BTW
De derde standaardinrichting is "Template zonder BTW". Deze optie is ideaal voor bedrijven die niet onder de btw-wet vallen of voor bedrijven die alleen interne transacties afhandelen. Het rekeningschema is eenvoudiger en bevat geen BTW-codes of verkoopdagboeken. Deze inrichting is vooral geschikt voor start-ups of bedrijven die nog geen omzetboekingen doen.
Kopiëren van stamgegevens uit bestaande administraties
Neben het gebruik van standaardinrichtingen, biedt Exact Online ook de mogelijkheid om stamgegevens uit een bestaande administratie te kopiëren naar een nieuwe administratie. Deze optie is handig wanneer een bedrijf meerdere administraties onder één licentie wil voeren of wanneer er een administratieve aanpassing nodig is, zoals het splitsen van een bedrijf in meerdere activiteiten.
Het kopiëren van stamgegevens is via het Panel- of Tab-menu uit te voeren. In het kopiërenproces worden gegevens zoals grootboekrekeningen, relaties, betalingscondities en dagboeken automatisch overgenomen naar de nieuwe administratie. Dit zorgt voor een consistente administratieve structuur en vermindert het risico op foutieve invoer.
Het kopiëren van stamgegevens kan echter enkele beperkingen hebben. Tijdens het kopiëren is de nieuwe administratie tijdelijk onbeschikbaar, wat invloed kan hebben op de dagelijkse administratieve taken. Het is daarom aan te raden om het proces op een rustige werkdag te plannen.
Importeren van gegevens via XML of CSV-bestanden
Voor bedrijven die reeds een externe administratie of een ander boekhoudkundig systeem gebruiken, biedt Exact Online de mogelijkheid om gegevens via XML of CSV-bestanden te importeren. Deze optie is vooral geschikt voor bedrijven met complexe administratieve behoeften of voor diegenen die grote hoeveelheden gegevens moeten verwerken.
Importeren via XML of CSV vereist echter dat het externe bestand aan bepaalde voorwaarden voldoet. Deze voorwaarden zijn beschikbaar in het helpdocument van Exact Online, bijvoorbeeld het document "Ik wil grootboekrekeningen importeren". Het is daarom belangrijk om zorgvuldig te controleren of het bestand correct is opgemaakt en of alle benodigde velden zijn ingevuld.
Deze methode is vooral geschikt voor bedrijven die al een uitgebreid rekeningschema of grootboekrekeningen in Excel of een ander bestandsformaat beschikbaar hebben. Het importeren bespaat tijd en vermijdt mogelijke invoerfouten bij een manueel inrichtingsproces.
Het koppelen van een bestaande template
Als een bedrijf samenwerkt met een accountant of gebruikmaakt van accountancy-tools in Exact Online, is het mogelijk om een bestaande template administratie te koppelen. Deze optie is ideaal wanneer de accountant reeds sjablonen heeft gemaakt die afgestemd zijn op de specifieke behoeften van het bedrijf.
Het koppelen van een template verloopt via het Nieuw-knopmenu. Na het invullen van de gegevens van de nieuwe administratie start de wizard en toont beschikbare templates. Als de accountant sjablonen heeft aangemaakt, worden deze bovenaan de lijst geplaatst. De overige templates zijn standaard beschikbaar via Exact Online.
Het koppelen van een template heeft als voordeel dat het de administratie direct klaar maakt voor gebruik. Het bevat al de benodigde stamgegevens en structuur, zodat het bedrijf direct kan starten met het boekhoudkundig proces. Bovendien zorgt het voor consistente administratieve inrichting, wat belangrijk is bij samenwerking met een accountant.
De rol van de accountant in het koppelen van sjablonen
Accountanten spelen een cruciale rol in het koppelen van sjablonen in Exact Online. Ze kunnen specifieke templates aanmaken die afgestemd zijn op de juridische vorm en de activiteiten van het bedrijf. Deze templates zijn dan beschikbaar voor koppeling bij het aanmaken van een nieuwe administratie.
Het koppelen van een template is een efficiënte manier om de administratie inrichting te starten. Het voorkomt het manueel invoeren van stamgegevens en zorgt voor een administratieve structuur die voldoet aan de fiscale en juridische vereisten. Bovendien zorgt het voor consistente inrichting, wat belangrijk is bij het indienen van fiscale aangiften en het voeren van jaarrekening.
De uitnodigingsfunctionaliteit voor samenwerking tussen accountant en klant
Exact Online biedt ook een uitnodigingsfunctionaliteit waarmee bedrijven samenwerken met hun accountant. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om klanten uit te nodigen voor samenwerking in Exact Online. Dit kan via een persoonlijk bericht of via een standaard uitnodigingsmail.
De uitnodigingsfunctionaliteit is erg nuttig voor accountants die meerdere klanten beheren. Het maakt het mogelijk om klanten snel en efficiënt aan te sluiten in Exact Online en samen te werken in het cloudplatform. Dit zorgt voor transparantie en snellere communicatie tussen accountant en klant, wat leidt tot een efficiënter administratieproces.
De uitnodigingsfunctionaliteit is ook geschikt voor bedrijven die een proefabonnement willen aanvragen. Na activering van het abonnement is de bedrijfsadministratie direct gekoppeld aan de accountant, zodat het administratieve proces direct kan starten.
Conclusie
Het opnieuw inrichten van een administratie in Exact Online is een essentieel proces dat aandacht verdient. Of het nu gaat om het gebruik van standaardinrichtingen, het kopiëren van stamgegevens uit bestaande administraties of het importeren van gegevens via XML of CSV-bestanden, elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen. Het kiezen voor de juiste methode hangt af van de specifieke behoeften van het bedrijf en de administratieve situatie.
Het koppelen van een bestaande template of het gebruik van standaardinrichtingen is ideaal voor bedrijven die snel operationeel willen zijn. Voor bedrijven met complexe administratieve behoeften is het importeren van gegevens via XML of CSV een betere optie. De uitnodigingsfunctionaliteit biedt daarnaast een efficiënte manier om samen te werken met een accountant, wat van groot belang is bij het indienen van fiscale aangiften en het voeren van jaarrekening.
Het opnieuw inrichten van een administratie in Exact Online is dus niet alleen een technische uitdaging, maar ook een strategische keuze. Het kiezen voor de juiste inrichting zorgt voor een efficiënter administratieve proces en een snellere start van de boekhoudkundige activiteiten.