De functie en verantwoordelijkheden van de voorzitter van de VvE bij het opstappen

Inleiding

In de Nederlandse woningeigendomswetgeving speelt de vereniging van eigenaren (VvE) een centrale rol bij het beheer en reguleren van appartementswoningen. Deze vereniging wordt geleid door een bestuur, waarin de functie van voorzitter van belang is. De voorzitter kan zowel functie hebben binnen het bestuur als tijdens de vergaderingen van de VvE. In de praktijk kan de functie echter vaak verward worden, wat leidt tot verwarring over rechten, plichten en verantwoordelijkheden.

De laatste tijd is er een toegenomen aandacht voor het opstappen van een voltallig bestuur van een VvE, zoals gebeurd is in de seniorenresidentie Frankenstate in Bergen. Hierbij zijn niet alleen juridische aspecten centraal, maar ook het gedrag, communicatie en eventuele geschillen tussen eigenaren. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de rol van de voorzitter van de VvE, met inzicht in de juridische regels, praktische uitvoering en de context van het opstappen van het bestuur. Op basis van de beschikbare bronnen worden relevante gegevens gecombineerd om een duidelijk beeld te geven van de functie van voorzitter en de juridische consequenties bij het opstappen.

De functie van de voorzitter van de VvE

De functie van voorzitter van de VvE is in Nederland een veelvoorkomende term, maar in juridisch opzicht is dit een niet-bestaande functie volgens het appartementsrecht. De wet kent slechts twee soorten voorzitters: de voorzitter van de vergadering en de voorzitter van het bestuur. Deze functies zijn op zich los van elkaar, maar in de praktijk wordt vaak dezelfde persoon benoemd tot zowel voorzitter van het bestuur als voorzitter van de vergadering.

1. Voorzitter van de vergadering

De voorzitter van de vergadering heeft de belangrijkste rol tijdens de ledenvergaderingen van de VvE. Zijn of haar taak is om de vergadering op orde en gestructureerd te houden. Dit betekent onder meer:

Het leiden van de discussies volgens de agenda.
Het bepalen wie het woord krijgt.
Het handhaven van de orde.
Het beoordelen van stemmingen en het vaststellen van de uitslag.
Het vervangen van het bestuur bij belet of ontstentenis.

De benoeming van deze functie gebeurt door de vergadering zelf, en deze functie kan op elke vergadering gewijzigd worden. Het is dus mogelijk dat op elke vergadering een andere persoon benoemd wordt tot voorzitter van de vergadering. In de praktijk echter wordt er vaak gekozen voor een vaste voorzitter die gedurende meerdere vergaderingen in functie blijft.

2. Voorzitter van het bestuur

De voorzitter van het bestuur is een functie binnen het dagelijks bestuur van de VvE. Deze persoon leidt het bestuur en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van besluiten van de vergadering. De voorzitter van het bestuur is echter niet gelijk aan de voorzitter van de vergadering. Zij kunnen zelfs verschillende personen zijn. Dit is belangrijk om te weten, want het betekent dat de voorzitter van het bestuur niet automatisch ook de leiding heeft over de vergadering.

In sommige gevallen is het accountmanager van een externe beheerder die de vergadering leidt, zoals vermeld in bron [5]. Dit komt vooral voor bij VvE’s die hun beheer aan een externe partij hebben overgedragen.

3. Verwarring in de praktijk

Omdat de functie van voorzitter van de VvE niet juridisch gedefinieerd is, ontstaat er vaak verwarring in de praktijk. In sommige gevallen wordt de functienaam veranderd om verwarring te voorkomen. Bron [4] adviseert bijvoorbeeld dat een persoon die in functie is als voorzitter van de vergadering, zijn of haar functienaam zou kunnen aanpassen, bijvoorbeeld naar voorzitter van de vergadering van eigenaars. Dit maakt het duidelijk dat het gaat om een functie tijdens de vergadering en niet om de leiding van het bestuur.

Het opstappen van een voltallig bestuur

Een van de recente gebeurtenissen die aandacht hebben gekregen, is het opstappen van een voltallig bestuur van een VvE. Dit is gebeurd bijvoorbeeld in de seniorenresidentie Frankenstate in Bergen, zoals beschreven in bron [2]. Hierbij is het voltallige bestuur van de VvE met onmiddellijke ingang opgestapt. De oorzaak lag in de sfeer die ontstaan was tussen eigenaren, waarbij sprake was van haatdragend gedrag en respectloos contact van een groep eigenaren. Dit heeft geleid tot een sfeer van chaos en een onmogelijke werksfeer voor het bestuur.

De demissionaire bestuurders zullen de lopende zaken afhandelen en mogelijk een buitengewone ledenvergadering voorbereiden. Hierbij wordt aandacht besteed aan het zoeken naar professionele bestuurders, met kennis op het gebied van financiën, techniek en organisatie. Ook wordt benadrukt dat affiniteit met Bergen en kennis van de bijzondere situatie in de seniorenresidentie een voorwaarde is.

1. Juridische aspecten van het opstappen

Het opstappen van een voltallig bestuur heeft juridische gevolgen. Omdat de VvE een wettelijke organisatie is, moet het bestuur altijd minimaal bestaan uit drie personen. In de praktijk betekent dit dat het opstappen van een voltallig bestuur leidt tot automatische ontslag van alle bestuursleden. Er is dan geen wettelijke verplichting om het bestuur binnen een bepaalde termijn te herstellen. Wel is er een verplichting om zaken af te handelen tot een nieuw bestuur is benoemd.

In de situatie van Frankenstate is het bestuur demissionair, wat betekent dat zij hun functies opzeggen, maar nog wachten met het officieel opstappen tot zaken zijn afgehandeld. In sommige gevallen kan het bestuur ook volledig opstappen, wat direct leidt tot de benoeming van een tijdelijk bestuur of het inzetten van een externe beheerder.

2. De rol van de VvE in crisissituaties

Een voltallig bestuur dat opstapt, kan gevolgen hebben voor de functie van de VvE. In crisissituaties is het belangrijk dat er duidelijke communicatie is en dat de VvE haar taken blijft uitvoeren. In de situatie van Frankenstate is er sprake van een ernstige sfeerprobleem, waarbij een deel van de eigenaren zich niet respectvol behandeld voelt.

Bron [2] benadrukt dat het bestuur niet in staat is geweest om de zogenaamde ‘ontevreden kikkers’ op een vreedzame manier te overtuigen. Hierdoor is de bestuursfunctie bijna ziekmakend geweest. Dit wijst op de belangrijke rol van communicatie en medewerking binnen een VvE. Wanneer dit ontbreekt, kan het leiden tot een ongestuurd bestuur en een moeilijk functionerende organisatie.

3. Mogelijke oplossingen

Om de situatie te verbeteren, wordt aangeraden om professionele bestuurders in te zetten. Deze personen moeten geschikt zijn op het gebied van financiële beheer, technische kennis en organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat zij affiniteit hebben met de regio en met de situatie in de seniorenresidentie. In sommige gevallen kan het ook nuttig zijn om een extern beheerbedrijf in te zetten, zoals vermeld in bron [2].

De sfeerproblematiek in de VvE

De sfeer binnen een VvE is een belangrijk onderwerp. In de situatie van Frankenstate is het duidelijk dat de sfeer zo slecht was dat de bestuurders hebben besloten om op te stappen. De beschikbare gegevens tonen aan dat er sprake was van haatdragend gedrag, respectloos contact en een ongestuurd bestuur.

1. Oorzaak van de sfeerproblematiek

Volgens bron [2] was het gedrag van een klein groepje eigenaren respectloos en haatdragend. Dit heeft geleid tot een ongestuurde werksfeer, waarin het bestuur niet langer kon functioneren. In dit soort situaties is het belangrijk dat er structurele regels zijn om conflicten te voorkomen of op te lossen.

2. De rol van conflictoplossing

In de VvE zijn er bepaalde regels voor het oplossen van conflicten. Deze regels zijn vaak vastgelegd in het modelreglement of in de statuten van de VvE. In de praktijk is het echter vaak zo dat deze regels niet volledig worden uitgevoerd, waardoor conflicten zich voortzetten.

Een voorbeeld van een maatregel die kan worden genomen bij conflicten, is de ontzegging van het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes. Deze maatregel is echter zeer streng en mag alleen worden genomen als alle andere opties zijn uitgeput. In de praktijk is dit vaak het geval bij ernstige overtredingen.

3. Stappenplan voor de ontzegging van het gebruik

Als een eigenaar wordt betrokken bij een overtreding, moet de VvE een aantal stappen zetten voordat de ontzegging van het gebruik kan worden ingezet. Bron [6] geeft een overzicht van deze stappen:

Waarschuwing: De eerste stap is om de eigenaar een waarschuwing te geven. Deze waarschuwing moet gebaseerd zijn op een besluit van de vergadering, en niet door het bestuur. De eigenaar moet eerst gehoord worden en op een behoorlijke manier worden opgeroepen voor de vergadering.
Oproeping: De oproeping moet per aangetekende brief worden gedaan, met een termijn van 14 of 15 dagen, afhankelijk van het modelreglement. De eigenaar mag zich tijdens de vergadering laten vertegenwoordigen of laten bijstaan door een raadsman.
Besluit van de vergadering: Alleen als de waarschuwing niet heeft gewerkt, kan er een besluit genomen worden om de ontzegging van het gebruik in te voeren. Dit besluit moet door de vergadering worden genomen, en het moet duidelijk zijn dat de overtreding ernstig is.
Uitvoering: Zodra het besluit is genomen, kan de ontzegging van het gebruik worden ingezet. Dit betekent dat de eigenaar geen toegang meer heeft tot de gemeenschappelijke ruimtes van de VvE.

De rol van externe beheerders

In sommige gevallen is het nuttig om een externe beheerder in te zetten bij het besturen van de VvE. Dit is vooral het geval wanneer de VvE in een gespannen situatie verkeert, zoals in de seniorenresidentie Frankenstate. Een externe beheerder kan helpen bij het professioneel beheer van de VvE, en kan ook bijdragen aan het verbeteren van de communicatie tussen eigenaren.

Bron [5] benadrukt dat in sommige gevallen de accountmanager van een externe beheerder de vergadering kan leiden. Dit is een praktische oplossing, omdat de accountmanager vaak goed op de hoogte is van de situatie en kan helpen bij het oplossen van conflicten.

1. Voordelen van een externe beheerder

Professionele beheer: Een externe beheerder brengt vaak kennis en ervaring met zich mee.
Objectieve houding: Een externe beheerder is vaak objectiever dan een eigenaar die in het bestuur zit.
Snelle beslissingen: Een externe beheerder kan vaak sneller beslissingen nemen dan een bestuur dat in een gespannen sfeer werkt.

2. Nadelen van een externe beheerder

Kosten: Het inzetten van een externe beheerder kan kostbaar zijn.
Minder controle: Een externe beheerder heeft minder controle over de situatie dan een eigenaar.
Vertrouwen: Het inzetten van een externe beheerder kan leiden tot twijfel over de transparantie en de doelgerichtheid van de VvE.

Conclusie

De functie van voorzitter van de VvE is in de praktijk vaak verward met twee verschillende functies: voorzitter van de vergadering en voorzitter van het bestuur. In juridisch opzicht zijn deze functies los van elkaar, en het is belangrijk om dit onderscheid te maken. Het opstappen van een voltallig bestuur, zoals gebeurd is in de seniorenresidentie Frankenstate, leidt tot een aantal juridische en praktische gevolgen. In dit soort situaties is het belangrijk dat er duidelijke communicatie is en dat de VvE haar taken blijft uitvoeren.

Een sfeerproblematiek binnen een VvE kan leiden tot een onmogelijke werksfeer en moet worden aangepakt via structurele regels en conflictoplossing. In sommige gevallen is het nuttig om een professionele beheerder in te zetten, om het beheer van de VvE te verbeteren en de communicatie tussen eigenaren te verbeteren.

In de praktijk is het belangrijk dat de functies binnen de VvE duidelijk worden gedefinieerd, en dat de voorzitter van de vergadering zijn of haar taak goed uitvoert. Ook moet het bestuur zorgvuldig worden benoemd, zodat er een stabiel en professioneel bestuur kan worden gevormd.