Het inrichten van een intranet is een essentieel onderdeel van de digitale werkomgeving van een organisatie. Het dient als centraal platform voor communicatie, samenwerking en toegang tot informatie. SharePoint, een product van Microsoft, biedt sinds enige tijd een moderne interface en verbeterde functionaliteiten waardoor het steeds vaker wordt overwogen als platform voor een intranet. In dit artikel worden de mogelijkheden van SharePoint als intranet besproken, inclusief de voordelen, beperkingen, en praktische voorbeelden van implementatie. Het artikel richt zich op zowel organisaties die al gebruik maken van Office 365, als die die overwegen om over te stappen naar een digitale werkomgeving in de cloud.
Inleiding
SharePoint begon in 2001 als een documentmanagementsysteem en is in de jaren daarna sterk geëvolueerd. Tot voor enkele jaren was SharePoint vaak gebruikt als statisch intranet of als opslagplaats voor documenten. De interface was echter vaak beschouwd als ingewikkeld en de gebruikerservaring moest verbeteren. In 2019 werd echter duidelijk dat SharePoint Online sterk was verbeterd. De moderne interface maakt het makkelijker om een intranet in te richten en te beheren. Tegenwoordig is SharePoint een veelvoorkomende keuze voor bedrijven die al gebruik maken van Office 365 of overwegen om over te stappen naar Microsoft’s cloudoplossingen.
De vraag of SharePoint een goede keuze is voor een intranet, hangt af van de doelstellingen van de organisatie, de wensen van gebruikers, en de mate van aansluiting op de huidige en toekomstige digitale strategie. In dit artikel worden de voordelen en beperkingen van SharePoint als intranet besproken, met aandacht voor zowel de technische mogelijkheden, de gebruikerservaring, en praktische voorbeelden van bedrijven die SharePoint succesvol hebben ingezet.
SharePoint intranet: wanneer is het een goede keuze?
Er zijn meerdere situaties waarin SharePoint een geschikte keuze kan zijn voor het inrichten van een intranet. Deze situaties zijn gebaseerd op de huidige IT-omgeving van de organisatie, de wensen van medewerkers, en de doelen van het intranet.
1. Organisatie al gekozen voor Office 365
Als een organisatie al gekozen heeft voor Office 365, dan is SharePoint een logische keuze. SharePoint is immers onderdeel van de Microsoft 365-omgeving en integreert eenvoudig met andere Microsoft-tools zoals Teams, Outlook, OneDrive en OneNote. Deze integratie zorgt voor een consistente en gestructureerde digitale werkomgeving waarin medewerkers snel toegang hebben tot informatie en kunnen samenwerken.
2. Overgang naar Office 365
Organisaties die op het punt staan om over te stappen naar Office 365 kunnen SharePoint Online inzetten als startpunt voor hun digitale werkplek. Aangezien SharePoint in de cloud wordt aangeboden, is het makkelijker in te richten en te beheren dan de klassieke on-premise versies. De overstap naar SharePoint Online is technisch gezien relatief eenvoudig, maar vereist wel strategisch plannen en voorbereiding om zowel technisch als gebruikersgericht te voldoen aan de wensen van de organisatie.
3. Gebruik van een oude SharePoint-versie
Organisaties die nog op een oude versie van SharePoint zitten (zoals 2010 of 2013) kunnen profiteren van de moderne functionaliteiten die beschikbaar zijn in SharePoint Online. De nieuwe interface is gebruikersvriendelijker en biedt meer opties voor personalisatie en communicatie. Het is aan te raden om in dit geval over te stappen naar SharePoint Online om van deze voordelen te profiteren.
4. Startpunt voor digitale werkplek
SharePoint is ideaal als het intranet dient als startpunt voor een digitale werkplek. Het platform biedt een centraal overzicht van relevante informatie, communicatiekanalen, en tools voor samenwerking. De moderne interface maakt het mogelijk om het intranet op te bouwen als een visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk portaal.
Technische mogelijkheden en beperkingen
SharePoint biedt een reeks technische mogelijkhien die het geschikt maken voor het inrichten van een intranet. Deze mogelijkheden omvatten zowel standaardfuncties als opties voor aanvullende ontwikkelingen.
Standaardfuncties
De standaardfuncties van SharePoint Online zijn vrij uitgebreid en voldoen in veel gevallen aan de basiswensen van een intranet. Medewerkers kunnen via SharePoint toegang krijgen tot nieuwsberichten, documenten, communicatiekanalen en tools voor samenwerking. De gebruikersinterface is afgestemd op mobiele apparaten en browsers, waardoor het intranet vanuit verschillende toegangspunten bereikbaar is.
Webparts en personalisatie
Een belangrijk aspect van SharePoint intranet is de mogelijkheid om het platform te personaliseren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van webparts, die specifieke functies of content kunnen tonen op een pagina. Voorbeelden van webparts zijn een verjaardagslijst, een gepersonaliseerd welkomstbericht of een zoekbalk. Deze webparts maken het mogelijk om het intranet volledig op maat in te richten, afhankelijk van de behoeften en wensen van de organisatie.
Maatwerk en integratie
Hoewel de standaardfuncties van SharePoint al veel mogelijkheden bieden, zijn er situaties waarin maatwerk nodig is. Dit is het geval als de organisatie specifieke functionaliteiten wil, zoals koppelingen met databases, aangepaste weergaves van nieuws, of een complete huisstijl die doorvoerbaar is in SharePoint. In dergelijke gevallen is het aan te raden om rekening te houden met maatwerk.
Er zijn ook alternatieven voor maatwerk, zoals het gebruik van externe aanbieders die zelfgemaakte webparts integreren in SharePoint. Deze aanbieders bieden een soort "schil" over Office 365, waardoor het intranet uit ziet als een op maat gemaakte oplossing. Voorbeelden van dergelijke aanbieders zijn Debble Workplace en Valo intranet. Het gebruik van deze alternatieven vereist echter aandacht voor de extra kosten voor implementatie en licenties bovenop de standaard Office 365-licenties.
Praktische voorbeelden van SharePoint intranet
Er zijn diverse voorbeelden van organisaties die SharePoint succesvol gebruiken als intranet. Deze voorbeelden tonen aan hoe SharePoint niet alleen functioneel kan zijn, maar ook visueel aantrekkelijk en afgestemd op de cultuur en wensen van de organisatie.
1. WPP Media: groeiend intranet met hubstructuur
Bij WPP Media is het intranet opgebouwd als een organisatiebreed platform. Het begon met een People Hub, gecentreerd rond HR-informatie, en is uitgegroeid tot een intranet met meerdere hubs zoals Insights, Finance en Wellbeing. Deze hubs zijn ondergebracht in een SharePoint hubsite-structuur, waarbij nieuws vanuit de onderliggende sites wordt gesynchroniseerd naar de centrale homepage. Dit zorgt voor een overzichtelijke en gestructureerde opzet van informatie.
2. Tony’s Chocolonely: intranet met merkbeleving
Tony’s Chocolonely wilde een intranet dat authentiek is en aansluit op hun merkbeleving. Hierbij is aandacht besteed aan het gebruik van een eigen font, custom iconen, en opvallende bedrijfskleuren. Het resultaat is een intranet dat niet voelt als standaard SharePoint, maar als een visueel aantrekkelijke en merkgerichte platform. Interactieve elementen zoals emoji’s en GIFjes zijn gebruikt om de sfeer van de organisatie te reflecteren.
3. Budget Thuis: van mappenstructuur naar visueel intranet
Budget Thuis had eerst een intranet waarin informatie verstopt zat in mappen en documenten. Het nieuwe intranet is visueel aantrekkelijker en biedt een overzichtelijke homepagina met branded content en herkenbare visuals. De communicatiestromen zijn in kaart gebracht en geplaatst op het platform, waardoor medewerkers sneller toegang hebben tot relevante informatie.
Uitdagingen en overwegingen
Hoewel SharePoint een veelbelovende keuze is voor het inrichten van een intranet, zijn er ook uitdagingen en overwegingen die worden genoemd in de bronnen.
1. Technische complexiteit
Hoewel de standaardfuncties van SharePoint Online eenvoudiger zijn dan in eerdere versies, blijft het platform technisch complex. Het inrichten van een intranet vereist kennis van SharePoint en eventueel ook van webparts, integraties en maatwerk. Voor organisaties zonder inhouse expertise kan dit een uitdaging zijn.
2. Gebruikerservaring
De ervaring van medewerkers met SharePoint kan sterk variëren. In de verleden zijn er veel negatieve associaties geweest, zoals "ingewikkeld", "lelijk", of "tijdrovend". Het is daarom belangrijk om aandacht te besteden aan gebruikerservaring en adoptie bij de implementatie van SharePoint als intranet. Het inrichten van een gebruiksvriendelijk en visueel aantrekkelijk intranet is hier cruciaal.
3. Koppeling met externe systemen
De koppeling van SharePoint met externe systemen is maatwerk. Hoewel dit vaak mogelijk is, vereist het extra werk en kosten. Organisaties moeten dus goed bepalen welke systemen met SharePoint worden gekoppeld en of dit technisch haalbaar is binnen hun budget.
Conclusie
Het inrichten van een intranet met SharePoint is een realistische keuze voor veel organisaties, zeker voor diegenen die al gebruik maken van Office 365 of overwegen om over te stappen naar Microsoft’s cloudoplossingen. SharePoint biedt een moderne interface, uitgebreide functionaliteiten, en de mogelijkheid om het platform volledig op maat in te richten. Met het gebruik van webparts, personalisatie en eventueel maatwerk kan een intranet worden gecreëerd die aansluit op de behoeften van de organisatie.
De voorbeelden van organisaties zoals WPP Media, Tony’s Chocolonely en Budget Thuis tonen aan dat SharePoint niet alleen functioneel, maar ook visueel aantrekkelijk kan zijn. Het intranet kan een centraal platform worden voor communicatie, samenwerking en toegang tot informatie, afgestemd op de cultuur en wensen van de organisatie.
Toch zijn er ook uitdagingen, zoals de technische complexiteit, de gebruikerservaring, en de koppeling met externe systemen. Het is daarom belangrijk om goed te plannen, aandacht te besteden aan gebruikersadoptie, en eventueel externe expertise in te zetten bij de implementatie.
In samenvatting is SharePoint een waardevolle keuze voor het inrichten van een intranet, mits het wordt benaderd met een strategische, gebruikersgerichte en technisch gesolvate aanpak.