Een strategische aanpak voor het inrichten van een SharePoint-omgeving

Inleiding

Het inrichten van een SharePoint-omgeving is een complexe, doch essentiële taak voor organisaties die hun digitale werkomgeving willen optimaliseren. SharePoint biedt krachtige tools voor samenwerking, documentbeheer en informatie-organisatie. Echter, zonder een goed doordachte implementatie en inrichting kan het potentieel van SharePoint niet volledig worden benut. In dit artikel bespreken we een aantal kernaspecten bij het opzetten van een SharePoint-omgeving, inclusief toegangscontrole, veiligheid, integratie, toegankelijkheid en het ontwerpen van een visueel aantrekkelijke intranet-omgeving die aansluit bij de organisatiestrategie en cultuur.

We zullen kijken naar zowel de technische als de operationele overwegingen bij het inrichten van SharePoint, aangevuld met praktische voorbeelden van organisaties die succesvol zijn met SharePoint. Daarnaast wordt de rol van CORA-gebaseerde blauwdrukken voor woningcorporaties besproken, evenals de mogelijkheden voor een gebruiksvriendelijke en toegankelijke SharePoint-omgeving.

De basis van SharePoint-inrichting: structuur en toegangscontrole

Een gestandaardiseerde aanpak

Bij het inrichten van een SharePoint-omgeving is het belangrijk om te beginnen met een gestandaardiseerde aanpak. Omdat de structuur van SharePoint-omgevingen varieert per organisatie, per afdeling en per regio, is het essentieel dat de inrichting gericht is op de specifieke behoeften van de organisatie. Hierbij spelen vragen als “Wie heeft toegang tot welke bestanden?” en “Waar worden bestanden opgeslagen?” een centrale rol. Een goed georganiseerde structuur maakt informatie makkelijker vindbaar en zorgt voor efficiëntere samenwerking.

OfficeGrip benadrukt bijvoorbeeld de waarde van een gestandaardiseerde SharePoint-implementatie, waarbij het traject wordt gestructureerd in duidelijke fasen. Hierbij is het belangrijk dat medewerkers op de hoogte worden gehouden van de planning en de stappen die worden genomen. Dit ondersteunt de implementatie en zorgt voor een gladde overgang.

Inventarisatie en functioneel ontwerp

Voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie is een inventarisatie van de huidige situatie binnen de organisatie essentieel. Hierbij worden afdelingen, gebruikers en de manier waarop informatie gedeeld wordt geanalyseerd. Deze informatie vormt de basis voor het functioneel ontwerp van de SharePoint-omgeving. OfficeGrip adviseert bijvoorbeeld om een inventarisatieformulier in te vullen, wat ervoor zorgt dat de SharePoint-oplossing volledig aansluit bij de behoeften van de organisatie.

Toegangscontrole en veiligheid

Veiligheid is een kernaspect bij SharePoint-implementaties. Toegangscontrole en versleuteling van gegevens worden gebruikt om ervoor te zorgen dat informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Hierbij wordt een robuuste beveiligingsstructuur opgebouwd die zowel data in rust als data in beweging beveiligt. Een goed beveiligde SharePoint-omgeving is essentieel voor het vertrouwen van medewerkers en partners en zorgt ervoor dat gevoelige informatie op de juiste manier wordt behandeld.

Hybride werken en integratie met bestaande systemen

Naadloze integratie

Een van de krachtige functies van SharePoint is de mogelijkheid om naadloos te integreren met bestaande systemen en processen. Door gebruik te maken van geavanceerde integratiefuncties kunnen gegevens en applicaties effectief met elkaar samenwerken, wat de workflow van de organisatie versnelt en het risico op dubbele invoer of fouten vermindert. Deze integratie is essentieel voor organisaties die hun digitale infrastructuur willen uitbreiden en optimaal willen werken met bestaande oplossingen.

OfficeGrip benadrukt de waarde van een SharePoint-oplossing die specifiek is afgestemd op de behoeften van de organisatie. Door processen te stroomlijnen en informatie sneller toegankelijk te maken, wordt de productiviteit verder versterkt. Dit is vooral relevant in omgevingen waar hybride werken de norm is geworden.

Hybride werken

SharePoint ondersteunt hybride werken, wat betekent dat medewerkers efficiënt kunnen werken vanuit diverse locaties, zonder concessies te doen aan functionaliteit of beveiliging. Dit is een belangrijke voordelen voor organisaties die hun werkomgeving willen aanpassen aan de huidige werkwijze. Door SharePoint als centraal platform te gebruiken, kunnen teams zowel op kantoor als op afstand veilig en productief samenwerken.

Het opzetten van een SharePoint Home-site

Een centrale startpunt

De SharePoint Home-site is een belangrijk onderdeel van de structuur van een SharePoint-omgeving. Aangezien er slechts één Home-site per Tenant kan worden aangemaakt, is het belangrijk om deze juist op te zetten. De Home-site wordt op basis van een communicatie-site ingericht en dient als het startpunt voor andere SharePoint-sites en inhoud.

Een belangrijke overweging bij de implementatie van een Home-site is om te vermijden dat de standaard rootsite wordt verwijderd. Dit kan leiden tot het verlies van essentiële gegevens en functies. In plaats daarvan wordt de "Site Swap"-functie gebruikt via PowerShell of via de SharePoint Admin Center, wat ervoor zorgt dat de Home-site correct wordt ingesteld zonder schade aan de bestaande structuur.

Nieuws en samenwerking

De Home-site speelt een centrale rol in het delen van nieuws en informatie binnen een organisatie. Nieuws uit andere SharePoint-sites kan automatisch worden weergegeven op de Home-site, zolang deze als "organisatie-nieuws" is gelabeld. Daarnaast is de Home-site ook een platform waar collega's kunnen worden gescoord en waar kennis binnen de organisatie ontdekt kan worden. Dit maakt de Home-site tot een essentieel instrument voor communicatie en samenwerking.

CORA-blauwdrukken voor woningcorporaties

Een CORA-gestuurde SharePoint-structuur

Voor woningcorporaties die werken volgens het CORA-systeem is een specifieke blauwdruk ontwikkeld om SharePoint-omgevingen op te zetten. Deze blauwdruk is gebaseerd op CORA-richtlijnen en biedt een herkenbare structuur die aansluit bij de bestaande CORA-gebaseerde applicaties. Hierdoor kunnen medewerkers zich sneller oriënteren binnen de nieuwe SharePoint-omgeving.

Een van de voordelen van deze CORA-blauwdruk is dat de basis van de digitale werkomgeving al voor 80% is ingericht. Dit zorgt voor een snellere implementatie en minder administratieve inspanningen. Bovendien wordt een autorisatiematrix opgenomen, waardoor rechten en functies binnen SharePoint direct aansluiten op de CORA-structuur. Hierdoor blijft de CORA-blauwdruk toonaangevend in de woningcorporatie-sector.

Het ontwerpen van een visueel aantrekkelijke SharePoint-omgeving

Merkbeleving en intranet

Een SharePoint-intranet hoeft niet saai en functioneel alleen te zijn. Tal van organisaties tonen aan dat SharePoint ook gebruikt kan worden om een visueel aantrekkelijke, interactieve en gebruiksvriendelijke omgeving te creëren die aansluit bij de organisatiecultuur en huisstijl. Een goed voorbeeld hiervan is Tony’s Chocolonely, die een intranet heeft ingericht dat qua design sterk aansluit bij hun merkbeleving. Custom iconen, bedrijfskleuren en zelfs emoji’s en GIFjes zijn gebruikt om een unieke intranet-omgeving te creëren.

Uitbreiding naar een organisatiebreed intranet

Organisaties zoals WPP Media tonen aan dat SharePoint niet beperkt hoeft te zijn tot een enkele People Hub, maar uitgebreid kan worden tot een organisatiebreed intranet. In hun geval is het intranet uitgebreid naar hubs voor Insights, Finance en Wellbeing. Deze hubstructuur zorgt voor een duidelijke navigatie en een logische indeling van inhoud. De visuele aanpak, met onder andere gradients en een custom font, maakt het platform herkenbaar en aantrekkelijk voor gebruikers.

Van documenten naar content

Het intranet van Budget Thuis toont aan dat het gebruik van SharePoint niet alleen gericht moet zijn op documentbeheer, maar ook op het creëren van actuele en toegankelijke content. In hun geval is een mappenstructuur verlaten voor een visueel aantrekkelijke homepagina met branded content. Daarnaast zijn de communicatiestromen in kaart gebracht, waardoor content op de juiste plek binnen de SharePoint-omgeving kan worden geplaatst.

Toegankelijkheid en toegankelijke thema’s

Alt-teksten en toegankelijke afbeeldingen

Toegankelijkheid is een essentieel aspect bij het ontwerpen van een SharePoint-omgeving. Voor mensen met een beperking is het belangrijk dat inhoud goed leesbaar is en dat afbeeldingen adequaat zijn geïdentificeerd. SharePoint ondersteunt het toevoegen van alt-teksten aan afbeeldingen, zoals het logo van de site. Hierbij kan een omschrijving worden opgegeven die SharePoint gebruikt om een alt-tekst in HTML te genereren.

Kleurcontrast en thema’s

Een andere toegankelijkheidsaspect is het gebruik van kleur en contrast. Voor mensen met verminderd gezichtsvermogen is het essentieel dat er voldoende contrast is tussen tekst en achtergrond. Daarnaast is de keuze van kleuren belangrijk voor mensen met kleurenblindheid. SharePoint biedt ingebouwde thema’s die hier rekening mee houden. Hiermee kunnen organisaties een toegankelijke kleurstijl kiezen die zowel visueel aantrekkelijk is als toegankelijk voor alle gebruikers.

Standaard thema’s

SharePoint bevat een reeks standaardthema’s die kunnen worden gebruikt om een visuele stijl te kiezen die past bij de organisatiecultuur. Deze thema’s omvatten kleurkeuzes, lettertypen en pagina-indelingen. Het gebruik van een standaard thema zorgt niet alleen voor een professioneel uiterlijk, maar ook voor een consistente en toegankelijke omgeving.

Conclusie

Het inrichten van een SharePoint-omgeving vereist een strategische aanpak die rekening houdt met structuur, toegangscontrole, integratie, veiligheid, toegankelijkheid en visuele presentatie. Door een gestandaardiseerde aanpak te volgen en de behoeften van de organisatie voorop te stellen, kan SharePoint worden ingezet als een krachtig platform voor samenwerking en communicatie.

Bij de implementatie is het belangrijk om niet alleen de technische aspecten in kaart te brengen, maar ook de operationele en culturele aspecten. De CORA-blauwdruk biedt bijvoorbeeld een gestructureerde aanpak voor woningcorporaties, terwijl de mogelijkheden van SharePoint als een visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk intranet laten zien dat SharePoint niet alleen een functioneel, maar ook een visueel uitdrukkend platform kan zijn.

Tot slot is toegankelijkheid een essentieel onderdeel van iedere SharePoint-omgeving. Door aandacht te besteden aan alt-teksten, kleurcontrast en toegankelijke thema’s kan SharePoint worden gebruikt door alle gebruikers, ongeacht hun vermogens of beperkingen.