Inleiding
De inrichting van een veilige en gezonde thuiswerkplek is van groot belang, zowel voor de welzijn van de werknemer als voor de naleving van wettelijke verplichtingen door de werkgever. Sinds de opkomst van flexibele werkvormen, zoals het werken vanuit huis, zijn de eisen en verantwoordelijkheden voor werkgevers gestegen. De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) stelt dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en gezondheid van werknemers, ook bij het werken vanuit huis. Daarnaast zijn er specifieke regelingen zoals de Werkkostenregeling (WKR) en de Energie-investeringsaftrek (EIA) die werkgevers kunnen gebruiken om werknemers te ondersteunen bij het inrichten van hun thuiswerkplek.
Dit artikel biedt een gedetailleerde overzicht van de juridische, technische en praktische aspecten van het inrichten van een thuiswerkplek, met een nadruk op de verantwoordelijkheden van de werkgever. Het doel is om werkgevers een duidelijk en juridisch gesteund kader te bieden om de inrichting van een thuiswerkplek professioneel en verantwoord aan te gaan.
Juridische Verantwoordelijkheden van de Werkgever
1. Verplichtingen volgens de Arbowet
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) stelt dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers, ook bij het werken vanuit huis. Dit betekent dat werkgevers moeten zorgen voor een werkomgeving die voldoet aan de vereisten van de Arbowet en aan het Arbeidsomstandighedenbesluit. De Arbowet bevat een open norm die stelt dat de thuiswerkplek "ergonomisch ingericht" moet zijn, voor zover redelijkerwijs kan worden geëist. Deze norm is niet nader uitgewerkt in de wet, wat betekent dat werkgevers een actieve rol moeten spelen in het informeren en ondersteunen van werknemers bij de inrichting van hun thuiswerkplek.
De werkgever is verplicht om aanwijzingen te geven over de juiste inrichting van een thuiswerkplek. Dit kan gerealiseerd worden via handleidingen, checklists en training. Bovendien moet de werkgever ervoor zorgen dat arbovoorzieningen beschikbaar zijn voor de thuiswerkplek. Denk hierbij aan een bureau, bureaustoel en monitor. In bepaalde gevallen kan de werkgever deze middelen ook in bruikleen of via vergoeding aanbieden.
2. Regeling inrichting thuiswerkplek
Een concreet voorbeeld van de juridische regelgeving is de regeling inrichting thuiswerkplek van de gemeente Landsmeer. Deze regeling is geldig vanaf 27 mei 2020 en legt duidelijke richtlijnen vast voor zowel de werkgever als de medewerker. Een belangrijk aspect van deze regeling is dat de werkgever een handleiding moet opstellen die medewerkers informeert over de juiste inrichting van hun thuiswerkplek. De medewerker is vervolgens zelf verantwoordelijk voor het toepassen van deze richtlijnen, maar de werkgever moet doorlopende aandacht blijven besteden aan de juiste inrichting van de thuiswerkplek.
Bij het controleren van de thuiswerkplek kan de medewerker zelf een checklist gebruiken of, bij wens, een externe ergonoom inschakelen. Het advies van deze ergonoom gaat naar de medewerker en wordt niet gedeeld met de werkgever. Dit biedt de medewerker een zekere mate van privacy, maar het houdt ook in dat de werkgever minder directe controle heeft over de einduitkomst.
Praktische Richtlijnen voor het Inrichten van een Thuiswerkplek
1. Algemene Aanbevelingen
Hoewel de wet geen specifieke technische eisen stelt, zijn er wel algemene richtlijnen die werkgevers kunnen volgen om hun medewerkers te helpen bij het inrichten van een verantwoorde thuiswerkplek. Deze richtlijnen zijn vaak gebaseerd op ervaring en huidige best practices binnen de ergonomie.
Een belangrijke richtlijn is dat de thuiswerkplek zo moet zijn ingericht dat de werknemer net zo fijn kan werken als op het kantoor. Dit betekent dat er aandacht moet zijn voor de volgende aspecten:
- Kies een goede thuiswerkplek: De werkplek moet rustig zijn en zoveel mogelijk afgelegen van mogelijke afleidingen. Een aparte werkkamer is de ideale oplossing, maar als dat niet mogelijk is, kan een specifieke hoek van een kamer worden ingericht als vaste werkplek.
- Lichtinval: Over het algemeen geldt: hoe meer daglicht, hoe beter. Goede verlichting verbetert concentratie en vermindert de kans op visuele vermoeidheid.
- Bureau: Het bureau moet de juiste hoogte hebben en geschikt zijn voor de lichaamsbouw van de werknemer. Het bureau moet zodanig worden neergezet dat de werknemer in een natuurlijke houding kan zitten.
- Bureaustoel: De bureaustoel moet ergonomisch zijn en de werknemer moet deze goed kunnen instellen. De stoel moet ondersteuning bieden aan de rug, schouders en heupen.
- Werkmateriaal: Werkmateriaal moet zodanig worden ingeschakeld dat het gemakkelijk bereikbaar is en niet leidt tot onnodige bewegingen of spanning.
- Oprijming: De werkplek moet regelmatig worden opgeruimd om overlast en afleiding te voorkomen.
2. Organisatorische Aanbevelingen
Als er meerdere mensen in een huishouden werken vanuit huis, is het belangrijk dat ze een gezamenlijke strategie ontwikkelen voor het gebruik van de beschikbare ruimte. Elke persoon moet een eigen werkplek hebben om ongestoord te kunnen werken. Daarnaast kan een specifieke ruimte worden aangewezen als plek voor telefonie, zodat collega’s niet gestoord worden.
3. Technische Aanbevelingen
Er zijn ook een aantal technische aspecten die een rol spelen bij de inrichting van een thuiswerkplek. De volgende punten zijn van belang:
- Monitorhoogte: De monitor moet op ooghoogte worden geplaatst om rug- en nekklachten te voorkomen.
- Toetsenbord en muis: Deze moeten zo worden geplaatst dat de handen in een natuurlijke positie kunnen zijn. De armhoeken moeten ongeveer 90 graden zijn.
- Telefoon en headset: Als de werknemer veel telefonie uitvoert, is het verstandig om een headset te gebruiken om spanning in de nek en schouders te voorkomen.
- Liftbare bureaus: In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een liftbaar bureau te gebruiken, zodat de werknemer kan afwisselen tussen zitten en staan.
Financiële Ondersteuning en Belastingvoordeel
1. Werkkostenregeling (WKR)
De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om bepaalde kosten voor werknemers onbelast te vergoeden. Denk hierbij aan de aanschaf van een ergonomische bureaustoel, een goed bureau of andere kantoorbenodigdheden. Binnen de WKR mogen werkgevers tot 1,92% van de totale loonsom onbelast vergoeden. Dit is een ideale manier om werknemers te helpen bij het inrichten van een thuiswerkplek.
De middelen die binnen de WKR worden vergoed, komen niet ten laste van de vrije ruimte van de werkgever. Dit betekent dat deze vergoedingen fiscaal gunstig zijn en kunnen bijdragen aan een verantwoorde inrichting van de thuiswerkplek.
2. Energie-investeringsaftrek (EIA)
Werkgevers die investeren in duurzame werkplekken kunnen ook gebruik maken van de Energie-investeringsaftrek (EIA). Deze regeling biedt een aantrekkelijk belastingvoordeel voor energiebesparende investeringen, zoals energiezuinige laptops, verlichting of klimaatbeheersingssystemen. Tot 45,5% van de investeringskosten is aftrekbaar van de winst, wat een flinke besparing kan opleveren.
De EIA-regeling is vooral van toepassing op ondernemers die investeren in energiebesparende maatregelen. Werkgevers kunnen deze regeling dus ook gebruiken om hun verantwoordelijke benadering van duurzaamheid te ondersteunen.
De Rol van de Werkgever in het Ondersteunen van Thuiswerkers
1. Ondersteunende Maatregelen
Werkgevers kunnen op meerdere manieren ondersteunen bij het inrichten van een thuiswerkplek. Een belangrijke maatregel is het opstellen van een handleiding die medewerkers informeert over de juiste inrichting van hun werkplek. Deze handleiding kan onder andere aandacht besteden aan de volgende punten:
- De keuze van een geschikte werkplek
- De juiste hoogte en instelling van het bureau en de stoel
- De verlichting en de lichtinval
- De organisatie van werkmateriaal
- De oprijming van de werkplek
Daarnaast kan de werkgever een checklist aanbieden die medewerkers kunnen gebruiken om hun werkplek zelf te controleren. Deze checklist kan onder andere aandacht besteden aan de volgende aspecten:
- De hoogte van het bureau en de stoel
- De afstand van het oog tot de monitor
- De instelling van toetsenbord en muis
- De verlichting
- De oprijming van de werkplek
2. Externe Hulp
Indien nodig, kan een medewerker kiezen om een externe ergonoom in te schakelen om zijn of haar werkplek te controleren. De werkgever kan hierbij de medewerker helpen door contactgegevens van een ergonoom aan te reiken. Het advies van de ergonoom gaat naar de medewerker en wordt niet gedeeld met de werkgever. Dit biedt de medewerker een zekere mate van privacy en vertrouwen, maar het houdt ook in dat de werkgever minder directe controle heeft over de einduitkomst.
3. Onderhoud van de Thuiswerkplek
De werkgever is verantwoordelijk voor het inrichten van een veilige en gezonde werkplek, maar de medewerker is verantwoordelijk voor het onderhoud van deze werkplek. Dit betekent dat de medewerker regelmatig moet controleren of de werkplek nog steeds voldoet aan de eisen. Als er wijzigingen optreden, zoals een nieuwe computer of een andere monitor, kan het nodig zijn om de inrichting van de werkplek opnieuw te beoordelen.
Thuiswerkplek Vergoeding versus Thuiswerkvergoeding
1. Thuiswerkplek Vergoeding
De term "thuiswerkplek vergoeding" verwijst naar een vergoeding die een werkgever kan betalen voor de kosten die een werknemer maakt bij het inrichten van zijn of haar thuiswerkplek. Deze vergoeding kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het aankopen van een bureau, een bureaustoel of andere benodigdheden voor het thuiswerken. Deze vergoeding is specifiek bedoeld om de medewerker te helpen bij het opzetten en onderhouden van een werkplek thuis.
2. Thuiswerkvergoeding
Een "thuiswerkvergoeding" is een vergoeding die een werkgever betaalt voor de kosten die een werknemer maakt wanneer hij of zij thuisonderhoudt. Deze vergoeding kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor internet- en telefoonkosten, energieverbruik of andere kosten die ontstaan door het werken vanuit huis. Deze vergoeding is geen verplichte uitgave van de werkgever, maar in sommige gevallen kan het gunstig zijn om deze vergoeding aan te bieden om medewerkers te ondersteunen bij het thuisonderhoud.
De Belangrijkheid van Communicatie
1. Handleidingen en Training
Een van de belangrijkste taken van de werkgever is het opstellen van handleidingen en het organiseren van training voor medewerkers. Deze handleidingen moeten duidelijk en begrijpelijk zijn, en moeten aandacht besteden aan de volgende aspecten:
- De keuze van een geschikte werkplek
- De juiste hoogte en instelling van het bureau en de stoel
- De verlichting en de lichtinval
- De organisatie van werkmateriaal
- De oprijming van de werkplek
De handleidingen kunnen worden opgesteld in samenwerking met een externe ergonoom of interne expert. Het is belangrijk dat de handleidingen regelmatig worden bijgewerkt, zodat ze altijd up-to-date zijn en aan de behoeften van de medewerkers voldoen.
2. Checklists
Naast handleidingen kan een werkgever ook checklists aanbieden die medewerkers kunnen gebruiken om hun werkplek zelf te controleren. Deze checklists kunnen onder andere aandacht besteden aan de volgende aspecten:
- De hoogte van het bureau en de stoel
- De afstand van het oog tot de monitor
- De instelling van toetsenbord en muis
- De verlichting
- De oprijming van de werkplek
De checklists kunnen worden gebruikt om regelmatig te controleren of de werkplek nog steeds voldoet aan de eisen. Dit kan helpen om eventuele problemen op tijd op te sporen en op te lossen.
Conclusie
Het inrichten van een thuiswerkplek is een belangrijke taak voor zowel de werkgever als de medewerker. De werkgever is verantwoordelijk voor het stellen van een veilige en gezonde werkomgeving, ook bij het werken vanuit huis. Dit betekent dat de werkgever moet zorgen voor een werkomgeving die voldoet aan de vereisten van de Arbowet en aan het Arbeidsomstandighedenbesluit. Bovendien moet de werkgever ervoor zorgen dat arbovoorzieningen beschikbaar zijn voor de thuiswerkplek.
De medewerker is verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van zijn of haar thuiswerkplek. Dit betekent dat de medewerker moet controleren of de werkplek nog steeds voldoet aan de eisen. Indien nodig, kan de medewerker een externe ergonoom inschakelen om de werkplek te controleren.
Werkgevers kunnen ondersteuning bieden via handleidingen, checklists en vergoedingen. Deze ondersteuning kan helpen om medewerkers te begeleiden bij het inrichten van hun thuiswerkplek. Bovendien kunnen werkgevers gebruik maken van regelingen zoals de Werkkostenregeling (WKR) en de Energie-investeringsaftrek (EIA) om hun verantwoordelijke benadering van duurzaamheid te ondersteunen.
Door een verantwoordelijke en juridisch gesteunde aanpak te hanteren, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat hun medewerkers een veilige en gezonde werkomgeving hebben, ook bij het werken vanuit huis. Dit draagt bij aan een betere werkomgeving, een hogere productiviteit en een lagere afwezigheid.