Inleiding
Het in dienst nemen van nieuwe of terugkerende medewerkers is een cruciaal proces binnen elke organisatie, omdat het een directe invloed heeft op de prestatie, tevredenheid en duurzame integratie van personeel. Het proces moet zowel efficiënt als volledig zijn, zodat zowel de nieuwe medewerker als de organisatie vanuit het begin op een gestructureerde manier kunnen opereren. De bronnen tonen aan dat het AFAS-systeem, in het bijzonder via de functionaliteit "Onboarden" in Profit, een geïntegreerde oplossing biedt voor het automatiseren en stroomlijnen van dit proces. Deze oplossing is ontworpen om het in dienst nemen van medewerkers te standaardiseren, te vereenvoudigen en te versnellen, terwijl tegelijkertijd aandacht wordt besteed aan de specifieke behoeften per functie en persoon. Het doel is om een naadloos overgangsproces te creëren dat zowel de beheerders als de nieuwe medewerkers ondersteunt. De bronnen geven aan dat dit proces wordt gesteund door duidelijke workflows, afzonderlijke draaiboektaken voor aanvullende gegevens, en een gestandaardiseerde inrichting via profielen. De functionaliteit is beschikbaar vanaf Profit 6 en wordt geleverd met standaard workflows en templates, zodat organisaties de overstap kunnen maken van eerdere systemen zoals 'Indienst' en 'Herindienst'. Het proces is ontworpen om zowel de algemene als de functie-specifieke vereisten te integreren, met name door het gebruik van specifieke draaiboektaken die kunnen worden gekoppeld aan functies of aan de algemene onboardingsprofielen. Daarnaast worden er automatische stappen geactiveerd bij de indiensttreding, zoals het regelen van een laptop of het starten van de proeftijd. De bronnen benadrukken de noodzaak van het aanpassen van bestaande inrichtingen, het instellen van autorisaties en het gebruik van een gecoördineerde aanpak via workshops. Deze aanpak zorgt ervoor dat organisaties met een gestandaardiseerde aanpak kunnen werken, terwijl tegelijkertijd de flexibiliteit voor aanpassing aan de eigen organisatiebehoeften behouden blijft.
De rol van standaardisatie en profielen in het AFAS-onboardingsproces
Het succes van een efficiënt en consistente inwijding van nieuwe medewerkers is sterk afhankelijk van de mate van standaardisatie van het proces. De bronnen tonen duidelijk aan dat het AFAS-onboardingsproces gebaseerd is op het gebruik van vooraf gedefinieerde profielen en workflows die de structuur en stroomlijn van het proces vastleggen. Deze profielen vormen het fundament van het gehele systeem en zijn geïntegreerd in het AFAS-systeem via de functionaliteit "Onboarden" in de versie Profit 6. Elke organisatie kan haar eigen onboardingsprofielen aanmaken, waarin de stappen van het proces worden vastgelegd. Deze profielen zijn gebaseerd op bestaande profielen uit de eerdere systemen, zoals 'Indienst', 'Herindienst' en 'Uitdienst', wat een gestage overstap mogelijk maakt. Het doel van deze aanpak is om de complexiteit van het proces te verminderen en ervoor te zorgen dat iedere nieuwe medewerker op dezelfde manier wordt benaderd, ongeacht het personeelslid dat het proces uitvoert. De profielen zijn gedefinieerd op basis van het type medewerker, wat betekent dat de stappen van het proces worden vastgelegd op basis van of het om een nieuw persoon, een oude medewerker of een terugkerende medewerker gaat. Dit zorgt ervoor dat het proces transparant en herhaalbaar is. Daarnaast zijn er standaard vier workflows beschikbaar die door AFAS meegeleverd worden. Deze workflows vormen de basis voor het instellen van de eigen procedures. Elk van deze workflows definieert een unieke stroom van taken, van het begin van het proces tot en met de voltooiing van de inwijding. De keuze uit deze workflows geeft organisaties de flexibiliteit om een aanpak te kiezen die het beste aansluit bij hun interne processen. De bronnen benadrukken dat organisaties in staat zijn zijn om deze standaard workflows te kopiëren en aan te passen aan hun specifieke eisen. Het is belangrijk op te merken dat de veldcontexten binnen deze profielen van essentieel belang zijn. De juiste koppeling van veldcontexten is nodig om ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden vastgelegd en geïntegreerd in het systeem. De inrichting van deze veldcontexten moet zorgvuldig gebeuren, waarbij eventueel bestaande veldcontexten kunnen worden gebruikt of aangepast. Daarnaast worden er aanvullende instellingen mogelijk gemaakt, zoals het toevoegen van toelichtingen, vrije velden en een aangepaste indeling van de pagina's. Dit zorgt ervoor dat de gebruikerservaring wordt afgestemd op de wensen van de organisatie, zonder dat de kernfunctionaliteit of de logische volgorde van het proces wordt aangetast. De standaardopmaak die AFAS meelevert, kan worden aangepast, maar moet altijd een logische volgorde hebben en mag geen verplichte velden missen. Deze mate van standaardisatie en aanpasbaarheid zorgt ervoor dat organisaties niet alleen efficiënt kunnen werken, maar ook voldoen aan interne en externe eisen ten aanzien van gegevensbeveiliging en -integriteit.
Automatisering van taken en stromen via draaiboektaken en workflows
Een centrale functie binnen het AFAS-onboardingsproces is het gebruik van draaiboektaken, die als de bouwstenen van de gestandaardiseerde workflows fungeren. Deze taken zijn de concrete stappen binnen het proces die worden uitgevoerd door het systeem of door medewerkers binnen de organisatie. De bronnen geven duidelijk aan dat er twee soorten draaiboektaken zijn die worden gebruikt: het algemene draaiboek voor aanvullende gegevens van de sollicitant en het specifieke draaiboek voor de functie. Het algemene draaiboek wordt gebruikt om algemene gegevens en documenten van elke sollicitant te vragen, zoals persoonsgegevens, identiteitsbewijzen en opleidingen. Deze gegevens worden daarna opgeslagen in het systeem zodra de sollicitant ze heeft ingevuld en de beoordelaar ze heeft goedgekeurd. Dit voorkomt dubbele registratie en zorgt voor een consistente basis van gegevens. Voor elke functie kunnen er daarnaast specifieke eisen worden vastgelegd via een functie-afhankelijk draaiboek. Bijvoorbeeld, voor een chauffeur moet een rijbewijs worden ingediend, en voor een verpleegkundige moet een BIG-registratie worden overhandigd. Deze functie-specifieke taken worden gekoppeld aan de functie bij de werkgever, wat zorgt voor een gerichte en gerichte aanvraag. Deze aanpak is efficiënter dan het gebruik van één algemene taak voor alle functies, omdat het het risico op fouten en vertragingen vermindert. De workflows die worden gebruikt voor het proces zijn gebaseerd op deze draaiboektaken. De bronnen geven aan dat er standaard vier workflows beschikbaar zijn die door AFAS meegeleverd worden. Deze workflows vormen een gestandaardiseerde basis voor het inwijdingsproces, en kunnen worden aangepast of gekozen op basis van de specifieke behoeften van de organisatie. Het proces begint met een matching-fase, waarbij wordt bepaald of het om een nieuw persoon, een oude medewerker of een terugkerende medewerker gaat. Vervolgens wordt het proces gestart met het vragen om aanvullende gegevens via het draaiboek. Nadat deze zijn ingediend en goedgekeurd, wordt de arbeidsovereenkomst gegenereerd en digitaal ondertekend. Dit proces is zowel efficiënt als veilig, omdat alle stappen worden vastgelegd en geregistreerd binnen het systeem. De bronnen benadrukken ook dat het proces niet alleen beperkt blijft tot het begin van het dienstverband. Zodra de eerste werkdag van de medewerker in zicht komt, worden er automatisch stappen geactiveerd via het draaiboek "Indienst". Denk hierbij aan het regelen van een werkloos of het starten van de proeftijd. Deze automatisering zorgt ervoor dat belangrijke taken niet worden over het hoofd gezien en dat de organisatie altijd in controle blijft. De stromen zijn dus niet alleen gericht op de aanvankelijke inwijding, maar ook op de volgende stappen in het leven van de medewerker. De koppeling tussen de workflows en de draaiboektaken zorgt voor een gestroomlijnd en doorlopend proces dat zowel de beheerders als de medewerkers ondersteunt.
Overgang van oude systemen naar het nieuwe AFAS-onboardingsysteem
De overstap van bestaande inrichtingen naar het nieuwe AFAS-onboardingsysteem is een cruciaal onderdeel van het implementatieproces. De bronnen tonen duidelijk aan dat organisaties die eerder gebruikmaakten van de functionaliteiten 'Indienst' en 'Herindienst' nu kunnen overstappen op het geheel nieuwe systeem "Onboarden" in Profit 6. Deze overstap is niet alleen mogelijk, maar wordt ook sterk aanbevolen vanwege de verbeterde functionaliteit en de eenvoud van het systeem. De bronnen benadrukken dat het proces van overgang op het nieuwe systeem niet als een doorbraak moet worden gezien, maar als een gestructureerde en ondersteunde overgang. Om deze overgang vlot te laten verlopen, biedt AFAS een driedaagse workshop aan, waarin klanten worden begeleid door twee consultants. Deze workshop is gericht op het omzetten van de huidige inrichting van de oude systemen naar het nieuwe systeem. De nadruk ligt op het doornemen van de onderdelen van 'Indienst' en het omzetten ervan naar het nieuwe 'Onboarden'-systeem. Deze aanpak is gestructureerd en gericht op de specifieke behoeften van de organisatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat klanten zorgeloos kunnen overstappen op de nieuwe functionaliteit, terwijl ze tegelijkertijd hun eigen proces kunnen blijven beheren. De klant is zelf aan de knoppen tijdens de sessies, wat zorgt voor een hoge mate van controle en inzicht. De voorbereiding voor deze workshop is cruciaal en vereist dat de klant kennis heeft van haar huidige inrichting en processen binnen de organisatie. Daarnaast is toegang tot de eigen AFAS-omgeving nodig om de werkzaamheden uit te voeren. De workshop is bedoeld voor maximaal vier andere organisaties tegelijk, wat zorgt voor een gestructureerde en gerichte aanpak. Na de workshop zijn klanten klaar om te werken met de nieuwe functionaliteit. De bronnen geven aan dat de bestaande workflow "Sollicitatie (-44)" moet worden aangepast wanneer met het nieuwe systeem wordt gewerkt. Dit houdt in dat oude voorwaarden kunnen worden verwijderd en nieuwe acties worden toegevoegd, wat de werkzaamheden vereenvoudigt en moderniseert. De overgang is dus niet alleen technisch, maar ook operationeel en organisatorisch. De organisatie moet zich bewust zijn van de noodzaak om de oude inrichting te analyseren, de nieuwe functionaliteit te leren en de overstap stap voor stap uit te voeren. Door gebruik te maken van de workshop en de ondersteuning van AFAS, is de kans op storingen of fouten tijdens de overstap aanzienlijk verkleind. De combinatie van voorbereiding, ondersteuning en een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat de organisatie na de overgang een efficiënter en betrouwbaarder systeem heeft.
Beheer van rechten, toegang en beveiliging in het nieuwe systeem
De veiligheid en de beheersing van toegang tot gevoelige personeelsgegevens zijn essentiële aspecten van elk digitale systeem, en het AFAS-onboardingsysteem is daar geen uitzondering op. De bronnen geven duidelijk aan dat het beheer van rechten en toegang centraal is in het werken met het nieuwe systeem. Om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot bepaalde functionaliteiten, moeten er specifieke stappen worden ondernomen. De bronnen benadrukken dat de nieuwe functionaliteit "Onboarden" moet worden geautoriseerd, vooral wanneer organisaties niet met de standaard autorisatierollen van AFAS werken. Dit houdt in dat de beheerder van het systeem zelf moet bepalen wie welke acties mag uitvoeren binnen het onboardingsproces. Dit kan variëren van het inzien van gegevens tot het goedkeuren van documenten of het activeren van taken. Daarnaast moeten ook de autorisatiefilters op de sollicitatie en de sollicitant worden ingesteld. Deze filters bepalen welke gegevens en taken zichtbaar zijn voor welke gebruikers op basis van hun rol. Deze maatregel zorgt ervoor dat gevoelige gegevens alleen worden gezien of gewijzigd door de juiste personen. De organisatie moet dus zorgvuldig bepalen welke rollen en rechten nodig zijn binnen het proces. Deze beheren van rechten en toegang is niet alleen een kwestie van veiligheid, maar ook van naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De bronnen tonen aan dat het systeem ontworpen is om deze eisen te voldoen door middel van een gestructureerde en gedefinieerde toegang tot informatie. Het gebruik van standaardprofielen en workflows helpt ook om de kans op fouten of onbedoelde toegang tot gegevens te verminderen. Daarnaast is het belangrijk op te merken dat de inrichting van het systeem in de praktijk kan worden getoetst voordat het volledig wordt ingevoerd. De bronnen geven aan dat organisaties een pilotgroep kunnen selecteren om toegang tot de nieuwe functionaliteit te geven. Deze aanpak maakt het mogelijk om eventuele fouten of ongemakken vóór de volledige overgang op te sporen en op te lossen. De pilotgroep werkt naast het oude systeem, wat zorgt voor een gestage overstap zonder dat de werking van de organisatie wordt beïnvloed. Dit is een cruciale stap in het veilig en gestructureerd implementeren van het nieuwe systeem. Door de juiste maatregelen te nemen op het gebied van rechten, toegang en beveiliging, is er zekerheid dat het proces niet alleen efficiënt verloopt, maar ook voldoet aan alle veiligheids- en privacy-eisen.
Conclusie
Het AFAS-onboardingsysteem, beschikbaar vanaf Profit 6, biedt een geïntegreerde, gestandaardiseerde en geautomatiseerde oplossing voor het in dienst nemen van nieuwe en terugkerende medewerkers. De kern van het systeem ligt in het gebruik van gestandaardiseerde profielen en workflows, die zorgen voor consistentie en efficiëntie. De vier standaardworkflows die door AFAS worden meegeleverd, vormen een solide basis die kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke organisatie. Het gebruik van afzonderlijke draaiboektaken voor algemene en functie-specifieke gegevens zorgt voor een gerichte en nauwkeurige aanvraag van informatie, van persoonsgegevens tot specifieke documenten zoals een rijbewijs of een BIG-registratie. De integratie van automatische stappen na de indiensttreding, zoals het regelen van een werkloos of het starten van de proeftijd, vermindert het risico op fouten en vertragingen. De overstap van de oude systemen naar het nieuwe systeem is gestructureerd en wordt ondersteund door gerichte workshops die zowel kennis overdragen als de praktische implementatie ondersteunen. De nadruk ligt op een gestaag en veilig overgangsproces, waarbij organisaties zelf de leiding hebben. Het beheer van rechten, toegang en beveiliging is centraal, met name het instellen van autorisaties en filters, wat zorgt voor een veilige en gecontroleerde werking. Samenvattend biedt het AFAS-onboardingsysteem een robuust en veilig kader voor het in dienst nemen van personeel, met een focus op efficiëntie, consistentie en naleving van beveiligings-eisen.