Inleiding
Het inrichten van een standaardadministratie in Unit4 is een essentieel proces voor bedrijven die gebruik maken van het Multivers Online platform voor hun boekhouding en financiële administratie. Een goed ingerichte administratie zorgt voor betrouwbaar boekwerk, efficiënte financiële processen en conformiteit met wettelijke vereisten. Aan de hand van de beschikbare bronnen is in dit artikel een overzicht gegeven van de belangrijkste stappen en aandachtspunten bij het instellen van de standaardadministratie in Unit4. Het artikel richt zich op zowel de technische implementatie van de koppeling met externe systemen zoals Simplicate, als de aanvullende configuraties die nodig zijn voor e-facturatie via het UBL-formaat. De nadruk ligt op klare, gestructureerde uitleg van de relevante stappen, aangevuld met praktische toepassingen en aanbevelingen uit de brondocumenten.
De basisstappen bij het inrichten van de standaardadministratie in Unit4
Bij het instellen van een standaardadministratie in Unit4 Multivers Online zijn een aantal fundamentele stappen essentieel. Deze stappen gaan zowel over het technische inrichten van de koppelingen met externe systemen als het opzetten van de interne administratieve parameters binnen Unit4 zelf.
Koppeling met externe systemen: de rol van Combidesk en Simplicate
De koppeling tussen Simplicate en Unit4 Multivers Online via Combidesk speelt een centrale rol in het inrichten van een standaardadministratie. Deze koppeling maakt het mogelijk om gegevens zoals facturen, debiteuren en betalingen automatisch te synchroniseren tussen de twee systemen. Tijdens de installatie worden meerdere instellingen doorgevraagd die essentieel zijn voor een correcte werking van de koppeling. Deze instellingen omvatten:
- Groeperen van orderregels: Hier wordt bepaald of orderregels automatisch moeten worden gegroepeerd per btw-code en grootboekrekening. Dit helpt bij het vereenvoudigen van het boekhoudkundig proces en voorkomt fouten.
- Selectie van administratie en dagboek: Het kiezen van de correcte administratie en het bijbehorende dagboek is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat facturen worden geboekt op de juiste plek binnen Unit4.
- Standdaargrootboekrekening: In geval van ontbrekende grootboekrekening in het bronsysteem (Simplicate), wordt een standaardgrootboekrekening gekozen in Unit4 om de administratie te ondersteunen.
- Btw-code mapping: Hier wordt aangegeven hoe de btw-codes in Unit4 moeten worden toegewezen aan de btw-codes uit het bronsysteem. Dit is belangrijk voor de juiste belastingverwerking.
- Kostenplaats mapping: Kostenplaatsen zijn verplicht in Unit4 en moeten per administratie in het bronsysteem worden toegewezen. Voor deze instelling is het noodzakelijk om in Unit4 een kostenplaats aan te maken per rekeningschema.
Na het instellen van deze parameters wordt de koppeling geïnstalleerd door op de knop Installeer koppeling te klikken. Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de inlog in Simplicate wordt automatisch gebruikt om een account aan te maken bij Combidesk. Dit maakt het mogelijk om de koppeling te beheren via het Combidesk-dashboard.
Synchronisatieprocessen en datastromen
Zodra de koppeling is geïnstalleerd, start het automatische synchronisatieproces. Deze synchronisatie vindt iedere 20 minuten plaats en betreft drie kernstromen:
- Facturen uit Simplicate naar Unit4
- Debiteuren en wijzigingen op debiteuren uit Simplicate naar Unit4
- Betaalregistraties uit Unit4 naar Simplicate
Het synchronisatieproces controleert of er wijzigingen zijn in deze drie datastromen. Zo zijn er nieuwe facturen in Simplicate of zijn er aanpassingen in de klantgegevens, dan wordt deze data automatisch overgezet naar Unit4. Evenzo wordt een betaling die in Unit4 is gemarkeerd als betaald, teruggekoppeld naar Simplicate.
Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de export van bestaande facturen uit Simplicate naar Unit4 alleen mogelijk is tijdens de eerste installatie. Dit betekent dat facturen die al eerder zijn verwerkt in Simplicate, pas in Unit4 zichtbaar worden nadat deze daar zijn verwerkt. Daarom is het belangrijk om voor de installatie zorgvuldig te overwegen of er facturen zijn die direct geëxporteerd moeten worden.
De rol van administratie-instellingen in Unit4
Naast de koppelingen en synchronisatieprocessen is het inrichten van de standaardadministratie in Unit4 ook afhankelijk van interne instellingen binnen het systeem. Een aantal van deze instellingen zijn:
- Kostenplaatsen: Kostenplaatsen zijn verplicht in Unit4 en moeten vooraf worden aangemaakt. Ze zijn essentieel voor het boekhoudkundig bijhouden van activiteiten en voor het maken van verdelingen.
- Dagboeken: Het selecteren van het juiste dagboek is van essentieel belang voor het correct boeken van facturen. Afhankelijk van het type activiteit of klant, kan per administratie een ander dagboek worden gekozen.
- Betalingscondities: Voor betalingen is het mogelijk om standaardbetalingscondities in te stellen. Ook kan er een mapping gemaakt worden tussen betalingscondities in het bronsysteem en die in Unit4.
- Grootboekrekeningen: Het kiezen van de standaardgrootboekrekening is essentieel bij het boeken van facturen waarbij de grootboekrekening in het bronsysteem ontbreekt. Deze instelling zorgt voor continuïteit in het boekhoudkundig proces.
E-facturatie en UBL-facturen in Unit4
Naast de standaardadministratie speelt e-facturatie een steeds grotere rol in de financiële administratie van bedrijven. Het genereren en versturen van UBL-facturen in Unit4 is een belangrijk onderdeel van het inrichten van de standaardadministratie.
Structured Output en de UBL-transformatie
Het genereren van UBL-facturen gebeurt via de module Structured Output in Unit4. Hierin wordt een manipulatiestambestand aangemaakt met een UBL 2.1-transformatie. Daarnaast wordt een gegevensweergavecode gekozen die verkoopfacturen ophaalt uit Unit4 Financials of de module Billing.
Het tabblad toewijzingen wordt vervolgens gebruikt om de UBL-file op te bouwen. Dit is een complexe klus, omdat het gegenereerde bestand aan specifieke standaarden moet voldoen om valide te zijn. Hiervoor zijn de officiële specificaties van het Peppol-platform van essentieel belang.
Afwijkende specificaties per land zijn een belangrijk aandachtspunt. In Nederland gelden bijvoorbeeld andere specificaties dan in België. Bij het programmeren van het manipulatiestambestand moet rekening worden gehouden met de specificaties van de eigen organisatie, zoals de herkenning op basis van het Kamer van Koophandelnummer of het Organisatie-identificatienummer.
Mogelijkheden bij het programmeren van UBL-facturen
Er zijn meerdere technische mogelijkheden bij het programmeren van UBL-facturen in Unit4:
- Vaste waarden programmeren: Hiermee kunnen standaardwaarden worden gebruikt voor specifieke velden.
- Waardetekens omdraaien: Dit helpt om bedragen correct weer te geven in het bestand.
- Directe koppelingen leggen met gegevensweergave: Hierbij wordt bijvoorbeeld de factuurdatum of het extern factuurnummer gebruikt.
- Functies programmeren: Dit maakt het mogelijk om velden flexibel te vullen, afhankelijk van de inhoud van de factuur.
Het is aan te raden om deze functies zorgvuldig te testen met verschillende soorten facturen, zoals facturen met één regel, meerdere regels en creditfacturen. Dit helpt om eventuele fouten te detecteren voordat de facturen op het Peppol-netwerk worden geplaatst.
Aanbevelingen en praktische stappen
Een aantal aanbevelingen uit de bronnen zijn relevant bij het inrichten van de standaardadministratie en het genereren van UBL-facturen:
- Geplande taken voor het versturen van UBL-facturen: Het is verstandig om een geplande taak in te richten die alleen facturen verzendt die nog niet eerder zijn aangeleverd. Dit voorkomt herhaalde verstuurproces en zorgt voor efficiëntie.
- Nieuwste versie van Unit4 gebruiken: Het genereren van UBL-facturen werkt het beste in de Continuous Release-versie van Unit4. Deze versie bevat extra validatiemogelijkheden die het bestand al af- of goedkeuren voordat het op het Peppol-netwerk wordt geplaatst.
- Automatisch genereren van UBL’s: Dit wordt ondersteund vanaf Continuous Release 2021 Q4. Hierbij is het belangrijk om de module Billing correct in te richten.
- Contract afsluiten met een serviceprovider: Het versturen van UBL-facturen is niet voldoende. Daarnaast is het noodzakelijk om een contract te sluiten met een serviceprovider voor het plaatsen van de facturen op het Peppol-netwerk.
Conclusie
Het inrichten van de standaardadministratie in Unit4 Multivers Online is een essentieel proces dat betrekking heeft op zowel de koppeling met externe systemen als de interne configuratie binnen Unit4. Aan de hand van de beschikbare bronnen is duidelijk geworden dat een aantal kernstappen centraal staan in dit proces, waaronder het groeperen van orderregels, de mapping van btw-codes en grootboekrekeningen, en het instellen van standaardbetalingscondities. Daarnaast is het correcte beheren van de administratie afhankelijk van het kiezen van het juiste dagboek, het aanmaken van kostenplaatsen en het synchroniseren van debiteuren- en betalingsgegevens.
Het instellen van e-facturatie via UBL-facturen speelt een steeds grotere rol in de standaardadministratie. Hierbij is het essentieel dat het manipulatiestambestand correct is geprogrammeerd en dat de UBL-facturen aan de Peppol-standaarden voldoen. Het aanbevelen van het gebruik van de Continuous Release-versie van Unit4 en het inrichten van geplande taken voor het verzenden van UBL-facturen is belangrijk voor efficiëntie en conformiteit.
In samenvattend kader kan gesteld worden dat een goed ingerichte standaardadministratie in Unit4 niet alleen een essentieel onderdeel is van de financiële administratie, maar ook bijdraagt aan de efficiëntie, conformiteit en professionaliteit van een organisatie.