Inleiding
AFAS is een veelgebruikt ERP-systeem in de Nederlandse markt, waarmee organisaties hun bedrijfsprocessen efficiënter en transparanter kunnen beheren. Voor wie AFAS voor het eerst inricht, kan dit proces echter complex lijken. Het inrichten van AFAS vereist niet alleen technische kennis, maar ook een goed begrip van bedrijfsprocessen en gebruikersbehoeften. Gelukkig zijn er binnen de AFAS-community tal van ervaringen en aanbevolen procedures verzameld die nieuwe beheerders kunnen gebruiken om het inrichtingsproces te verbeteren.
In dit artikel worden de belangrijkste stappen en aanbevelingen uitgebreid besproken, op basis van praktijkervaringen van AFAS-beheerders en -gebruikers. De focus ligt op het inrichten van AFAS voor het eerst, inclusief technische, functionele en gebruikersgerichte overwegingen. De inhoud is opgebouwd rondom concrete voorbeelden en tips die in de praktijk zijn getest en getoetst.
Belang van een goed doordachte inrichting
Start met de basis
Een fundamenteel advies van ervaren beheerders is om bij het inrichten van AFAS terug te gaan naar de basis. Dit betekent het goed begrijpen van de structuur van de modules die gebruikt worden, zoals Profit en SB, en hoe deze aansluiten op de bedrijfsprocessen. Volgens Caroline Gerritsen (Libra Revalidatie & Audiologie) is het verstandig om bij het zoeken naar een oplossing direct terug te keren naar de basisfuncties van het systeem. Deze aanpak voorkomt dat je tijd verspilt op niet-relevante oplossingen en helpt je om de juiste instellingen sneller te vinden.
Testomgeving gebruiken
Een andere belangrijke aanbeveling is het gebruik van de testomgeving. Deze omgeving biedt de mogelijkheid om functionaliteiten uit te testen zonder dat er risico loopt op verlies of storingen in de productieomgeving. Ellen Gubbels (Libra Revalidatie & Audiologie) benadrukt dat het testen van functies en instellingen in de testomgeving essentieel is voor een geslaagde implementatie. Hierdoor kunnen eventuele problemen op voorhand worden opgespoord en opgelost.
Key users betrekken
Het betrekken van key users is een essentieel onderdeel van het inrichten van AFAS. Key users zijn de gebruikers die intensief met het systeem werken en vaak het meest vertrouwd zijn met de dagelijkse processen. Zij kunnen helpen bij het identificeren van aanpassingen en optimalisaties die het systeem efficiënter maken. Zowel Hennie Beuving (OVB Noordwest) als Tammo Cnossen (Cnossen administratieve dienstverlening en consultancy) benadrukken de waarde van het samenwerken met key users. Door sessies in te plannen waarin key users het systeem doorlopen, ontdek je veel verbeterpunten en quick wins.
Technische inrichting: Aanbevolen procedures
Aanmaken van testgebruikers
Bij het inrichten van AFAS is het verstandig om testgebruikers aan te maken. Deze gebruikers worden gebruikt om instellingen en workflows te testen zonder dat er risico loopt op storingen in de productieomgeving. Een aantal AFAS-beheerders benadrukt het nut van testgebruikers. Zo zegt Robert Lenior (Waterdrinker Aalsmeer) dat het aanmaken van een test-gebruiker of test-medewerker handig is om autorisaties en andere instellingen te testen. Dit voorkomt dat je telkens terug moet naar een gebruiker met het probleem om testen uit te voeren.
Autorisaties inrichten per groep
Een aanbevolen methode voor het beheren van autorisaties is het inrichten van rechten per groep in plaats van per persoon. Dit maakt het beheer van toegangsrechten overzichtelijker en efficiënter. Ilse Jager (Santeon) stelt bijvoorbeeld dat autorisaties bij voorkeur per groep moeten worden ingesteld. Dit voorkomt dat je voor iedere gebruiker afzonderlijk rechten moet instellen en helpt bij het beheren van grote gebruikersgroepen.
Workflow optimaliseren
Workflows moeten zo simpel mogelijk worden ingesteld. Rik van Reeuwijk (Lagarde) benadrukt dat workflows niet te complex mogen worden en dat het belangrijk is om ervoor te zorgen dat gebruikers nog steeds met elkaar kunnen communiceren. Het is niet de bedoeling dat workflows volledig automatisch worden, maar dat ze gebruikers ondersteunen bij hun werkzaamheden. Dit maakt het systeem gebruiksvriendelijker en voorkomt dat gebruikers zich afgesloten voelen van de rest van de organisatie.
InSite als startpagina
InSite is een krachtige tool binnen AFAS om informatie en processen te centraliseren. Een aantal beheerders stelt voor om InSite te gebruiken als de startpagina van de browser. Dit maakt het toegankelijker voor medewerkers en zorgt ervoor dat ze direct het overzicht krijgen van relevante processen en documenten. Anoniem ingestuurde tips benadrukken het voordeel van het aanmaken van een makkelijke domeinnaam die doorverwijst naar InSite, wat het gebruik van het platform aantrekkelijker maakt.
Functionaliteit en optimalisatie
Bouwen van analyses en rapporten
Het aanleren van het bouwen van analyses en rapporten is een waardevolle vaardigheid voor AFAS-beheerders. Mariëlle Vissers (Rijnboutt) benadrukt dat het bouwen van analyses niet alleen leuk is, maar ook een grote bijdrage kan leveren aan de organisatie. Door analyses te bouwen, kun je meer inzicht krijgen in de data die beschikbaar is en dit inzetten om beslissingen te ondersteunen. Dit is vooral nuttig bij het beheren van grote datasets of bij het analyseren van trends.
Roadmap opstellen
Het opstellen van een roadmap is essentieel bij het inrichten van AFAS. Janine Jansen (BrabantZorg) stelt dat het samen met het managementteam een roadmap opstellen handig is voor het beheren van functioneel beheer. Deze roadmap wordt opgesteld op basis van wensen van gebruikers, inspiratie uit gebruikersbijeenkomsten en de AFAS-roadmap. Dit zorgt ervoor dat de implementatie gericht en doordacht wordt en dat er acties worden genomen op basis van concrete doelen.
Informatie centraal plaatsen
Het centraal plaatsen van informatie is een andere aanbevolen procedure. Joost van Deelen (Rühl Haegens Molenaar Venray) stelt voor om een AFAS-pagina aan te maken waarop gebruikers direct kunnen doorklikken naar relevante documenten, zoals de KnowledgeBase. Dit helpt gebruikers om snel het juiste informatie te vinden en voorkomt dat ze onnodig tijd verliezen bij het zoeken naar oplossingen.
Gebruikerservaring en communicatie
Gebruikers feedback vragen
Een belangrijke factor bij het inrichten van AFAS is de gebruikerservaring. Gebruikers kijken vaak met een andere blik naar het systeem dan beheerders en kunnen dus belangrijke inzichten bieden. Jorrit Keus (Pluryn) en Yvonne Moors (Koninklijke Mosa) benadrukken het belang van het vragen van feedback aan gebruikers. Door bijvoorbeeld workflows door te sturen en feedback te vragen, kun je het systeem aanpassen aan de behoeften van de gebruikers en zo de gebruikerservaring verbeteren.
Wandelingen en gesprekken
Wandelgangengesprekken zijn een andere aanbevolen methode om de gebruikerservaring te verbeteren. Hennie Beuving (OVB Noordwest) stelt voor om wandelingen en gesprekken met collega's te organiseren. Hierdoor krijg je een beter begrip van wat de organisatie nodig heeft en kun je het systeem aanpassen aan de werkelijke gebruikersbehoeften. Dit is vooral nuttig bij het inrichten van AFAS, omdat het je helpt om te begrijpen hoe gebruikers het systeem gebruiken en welke optimalisaties mogelijk zijn.
Veelgestelde vragen document
Het aanmaken van een document met veelgestelde vragen is een handige manier om gebruikers te ondersteunen. Connexxion benadrukt dat het opstellen van zo’n document medewerkers helpt bij het zelfstandig oplossen van problemen. Dit bespaart veel tijd en vermindert het aantal vragen dat beheerders dagelijks moeten beantwoorden. Bovendien helpt het om kennis binnen de organisatie te delen en te verankeren.
Conclusie
Het inrichten van AFAS voor het eerst vereist een doordachte aanpak, zowel op technisch, functioneel als gebruikersniveau. Door gebruik te maken van de testomgeving, het betrekken van key users, het aanmaken van testgebruikers en het optimaliseren van workflows, kun je ervoor zorgen dat het systeem goed aansluit op de behoeften van de organisatie. Bovendien is het belangrijk om de gebruikerservaring te verbeteren door feedback te vragen en wandelingen te maken. Een goed gecommuniceerd en doordacht inrichtingsproces leidt tot een succesvolle implementatie van AFAS en helpt bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Het inrichten van AFAS is geen eindstation, maar een continu proces van optimalisatie en verbetering. Door kennis op te bouwen, samen te werken met gebruikers en het systeem regelmatig te beheren, kun je ervoor zorgen dat AFAS optimaal wordt ingezet en het bedrijf steeds beter ondersteunt. Met de juiste inrichting en aanpak kan AFAS een krachtige partner worden in de digitale transformatie van een organisatie.