In de huidige digitale tijd speelt het inrichten van applicaties een essentiële rol bij het optimaliseren van processen in de openbare sector. Zowel voor het efficiënt werken van medewerkers als voor het efficiënt en transparant communiceren met burgers is een goed ingerichte applicatie van groot belang. In dit artikel wordt ingegaan op de manieren waarop applicaties worden ingericht, de rol van verschillende actoren in het proces, en de uitdagingen die erbij horen. Bovendien worden praktijkvoorbeelden besproken, zoals het inrichten van sjablonen, het aanpassen van systemen aan de Omgevingswet, en het gebruik van intelligente formulieren. Het doel is om een duidelijk overzicht te geven van wat er op dit moment gebeurt in de openbare sector rondom het inrichten van digitale applicaties.
Inrichten van sjablonen in zaaksystemen
Het inrichten van sjablonen is een cruciale activiteit bij het instellen van een zaaksysteem. Sjablonen worden gebruikt om standaardproceduren en documentatie voor verschillende zaaktypen in te richten. Een goed ingerichte set sjablonen zorgt ervoor dat medewerkers tijd besparen en consistente documentatie kunnen leveren. Dit is vooral belangrijk in het kader van het zaakgericht werken, waarbij het systeem centraal staat in het uitvoeren van taken.
In de praktijk blijkt het inrichten van sjablonen echter vaak lastig om te realiseren. Zoals uit een casus in gemeente Geertruidenberg blijkt, is het vaak nodig om de deadlines voor het inrichten van sjablonen aan te passen. In dat geval was het oorspronkelijke doel om per 1 december 2020 live te gaan met het systeem, maar door het grote aantal sjablonen dat nog moest worden geleverd en gecontroleerd, moest de deadline verlegd worden. Hieruit blijkt dat het inrichten van sjablonen niet alleen een technische klus is, maar ook een logistieke en communicatieve uitdaging.
Een belangrijk aspect bij het inrichten van sjablonen is het betrekken van key-users. Deze gebruikers spelen een essentiële rol bij het bepalen van wat er in de sjablonen moet komen en hoe deze in de praktijk gebruikt worden. Het betrekken van deze gebruikers tijdens het inrichtingsproces zorgt ervoor dat het eindresultaat beter aansluit bij de dagelijkse werkwijzen en behoeften van de medewerkers.
De rol van de functioneel beheerder bij veranderende processen
Een andere aspect van het inrichten van applicaties is de rol van de functioneel beheerder, met name in het kader van veranderende processen zoals die ontstaan bij de implementatie van de Omgevingswet. De Omgevingswet brengt een aantal veranderingen met zich mee voor de organisatie en de werkwijze van medewerkers. Deze veranderingen moeten niet alleen in het proces verwerkt worden, maar ook in de technologie die wordt gebruikt. Een functioneel beheerder speelt hierin een belangrijke rol, aangezien hij of zij zorgt voor het koppelen van de nieuwe processen aan de applicatiefunctionaliteiten.
Een functioneel beheerder is niet alleen verantwoordelijk voor het introduceren van nieuwe functionaliteiten, maar ook voor het begeleiden van gebruikers bij het aannemen van deze veranderingen. In dat kader is het belangrijk dat de functioneel beheerder goed op de hoogte is van de inhoudelijke veranderingen die de Omgevingswet met zich brengt. Dit betekent dat de functioneel beheerder niet alleen moet weten hoe de applicatie werkt, maar ook wat de veranderingen op de werkvloer inhoudt. Zo kan hij of zij ervoor zorgen dat de applicatie niet alleen technisch klopt, maar ook functioneel bijdraagt aan een soepele overgang.
In dit verband is het belangrijk om van te voren af te stemmen met projectleiders en lijnmanagers over de rol van de functioneel beheerder. Deze afstemming helpt om verwachtingen en verantwoordelijkheden duidelijk te maken, zodat er geen verwarring ontstaat tijdens de implementatie. Een functioneel beheerder die inhoudelijk sterk is en goed begrijpt wat de veranderingen inhouden, kan een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van de transitie.
Het inrichten van intelligente formulieren
Een specifieke vorm van applicatie-inrichting is het ontwerpen en beheren van intelligente formulieren. Deze formulieren zijn niet alleen technisch ingewikkelder dan klassieke invulformulieren, maar bieden ook meer functies die het invullen en beheren van formulieren vergemakkelijken. FormDesk is een voorbeeld van een systeem dat gebruikt wordt voor het ontwerpen en beheren van intelligente formulieren.
Intelligente formulieren kunnen bijvoorbeeld beveiligd worden via e-Herkenning of via wachtwoorden. Ook is het mogelijk om formulieren tussentijds op te slaan, waardoor gebruikers later verder kunnen invullen. Daarnaast kunnen formulieren worden afgestemd op de behoeften van zowel de invuller als de ontvanger, wat het proces efficiënter maakt.
De voordelen van intelligente formulieren zijn vooral zichtbaar in situaties waarin formulieren vaak worden ingevuld en waarbij er veel interactie nodig is tussen de invuller en de ontvanger. In de openbare sector wordt dit vaak gebruikt voor aanvraagformulieren, registratieformulieren en enquêteformulieren. Het gebruik van intelligente formulieren helpt om het proces van invullen en beheren van formulieren te automatiseren en te structureren.
Het ontwikkelen van een HIOR
Het inrichten van applicaties is niet alleen beperkt tot het maken van sjablonen of het beheren van formulieren. Ook het ontwikkelen van een Handboek Inrichting Openbare Ruimte (HIOR) valt binnen deze context. Het HIOR is een instrument dat richtlijnen bevat voor de inrichting van de openbare ruimte. Het is ontworpen om het besluitvormingsproces en de uitvoering van projecten in de openbare ruimte te structureren.
Een online HIOR biedt extra voordelen vergeleken met een traditioneel papirale handboek. Zo is het makkelijker om specifieke richtlijnen te zoeken en deze te koppelen aan projecten op kaart. Daarnaast kan het HIOR ook gebruikt worden voor toetsing en communicatie rondom projecten. Het ontwikkelen van een HIOR in nauwe samenwerking met de organisatie zorgt ervoor dat het eindresultaat beter aansluit bij de werkwijzen en doelen van de organisatie.
Het ontwikkelen van een HIOR is een iteratief proces dat vaak meerdere keren wordt aangepast om te zorgen dat het uiteindelijk eindresultaat optimaal is. Het is belangrijk dat de inhoud van het HIOR duidelijk is en dat het toegankelijk is voor alle betrokkenen. Een goed ingericht HIOR helpt bij het creëren van een toekomstbestendige openbare ruimte.
De keuze van een zaaksysteem
Het inrichten van een applicatie is vaak verbonden met het kiezen van het juiste zaaksysteem. Dit is een belangrijke beslissing, omdat het zaaksysteem de basis vormt voor het zaakgericht werken. Er zijn verschillende opties beschikbaar, waaronder systemen die speciaal voor een organisatie worden ontwikkeld en systemen die standaard zijn, maar wel aangepast kunnen worden aan de behoeften van de organisatie.
Bij het kiezen van een zaaksysteem is het belangrijk om rekening te houden met de aard van de zaken die worden behandeld, de organisatiestructuur, en de doelen van de organisatie. Ook is het belangrijk om te denken aan de eindgebruikers, die met het systeem moeten werken. Het systeem moet niet alleen technisch goed zijn, maar ook gebruikersvriendelijk en duidelijk. De medewerkers en het management moeten goed met het systeem kunnen werken en de noodzaak ervan moeten begrijpen.
Het inrichten van een zaaksysteem begint met het maken van zorgvuldige keuzes. Deze keuzes bepalen hoe het systeem eruitziet en hoe het gebruikt wordt. Het is daarom belangrijk om de keuze van het systeem goed te bepalen en te onderbouwen.
Conclusie
Het inrichten van digitale applicaties is een complex proces dat meerdere aspecten omvat. Het inrichten van sjablonen, het aanpassen van applicaties aan veranderende processen, het ontwikkelen van intelligente formulieren, en het ontwikkelen van een HIOR zijn allemaal onderdelen van dit proces. Elke activiteit vereist zorgvuldig plannen, het betrekken van relevante partijen, en het aansluiten op de behoeften en werkwijzen van de organisatie.
Het inrichten van applicaties is niet alleen een technische klus, maar ook een logistieke en communicatieve uitdaging. Het is belangrijk om rekening te houden met de tijd, de middelen, en de verwachtingen van alle betrokkenen. Een goed ingerichte applicatie helpt bij het optimaliseren van processen, het verbeteren van de communicatie, en het creëren van een toekomstbestendige openbare sector.
Het inrichten van applicaties is daarom een essentiële activiteit in de huidige digitale tijd. Het vraagt om een multidisciplinaire aanpak, waarbij technische, functionele, en inhoudelijke aspecten allemaal een rol spelen. Door zorgvuldig te werken en de juiste keuzes te maken, is het mogelijk om applicaties in te richten die optimaal functioneren en waardevol zijn voor de organisatie en de gebruikers.