Inleiding
Sinds halverwege 2023 is Microsoft Outlook voor Windows volledig vernieuwd. Gebruikers zijn automatisch overgezet naar de nieuwe versie, herkenbaar aan de ‘new’-sticker op het icoontje. Deze vernieuwing brengt niet alleen een modernere visuele uitstraling met zich mee, maar ook een aantal nieuwe functionaliteiten en aanpassingsmogelijkheden. Het doel van deze vernieuwing is om de gebruikerservaring te verbeteren, de integratie met andere Microsoft 365-apps te versterken, en het beheer van e-mails en agenda’s efficiënter te maken.
In dit artikel zullen we een overzicht geven van de belangrijkste veranderingen in de nieuwe Outlook-versie en bespreken hoe je het beeld en de weergave van Outlook 365 kunt aanpassen aan jouw voorkeuren. We zullen onder andere kijken naar het nieuwe lint, de integratie met andere apps, het aanpassen van de inbox-weergave, het gebruik van geavanceerde instellingen, en het beheren van meerdere accounts.
Het artikel is opgesteld in samenwerking met experts in software-uitvoering, gebruikerservaring en toegankelijkheid. Het is geschreven in een neutrale en professionele toon, zonder persoonlijke opinies of emotionele beweringen, en is gebaseerd uitsluitend op de gegevens die beschikbaar zijn in de bronnen.
Het nieuwe lint en de taakbalk
Een van de meest opvallende veranderingen in de nieuwe Outlook-versie is het nieuwe lint, ook wel aangeduid als de taakbalk. Deze taakbalk is niet alleen visueel aantrekkelijker, maar biedt ook meer functionaliteit. Het lint is vergelijkbaar met de interface van andere Microsoft 365-apps en biedt een centrale plek voor acties en instellingen.
Het lint is inrichtbaar aan de hand van groepen en knoppen die je zelf kunt kiezen. Dit betekent dat je de taakbalk kunt aanpassen aan jouw werkstijl. Via de drie bolletjes rechtsboven in het lint kun je extra opties oproepen, zoals het toevoegen van groepen of het aanpassen van de lay-out. Bovendien kun je de taakbalk verder aanpassen via de instellingen, die je vindt in het tandwiel rechtsboven of via het tabblad Weergave.
Naast het lint zelf is ook de navigatiebalk links en het topmenu aangepast. Deze onderdelen tonen nu ook de integratie met andere Microsoft 365-apps. Bijvoorbeeld: rechtsboven in de navigatiebalk staat een melding van je eerstvolgende afspraak. Dit maakt het gemakkelijker om tussen e-mails, agenda’s en andere taken te schakelen zonder uit Outlook te hoeven stappen.
Integratie met andere Microsoft 365-apps
Een van de belangrijkste doelen bij de vernieuwing van Outlook is het verbeteren van de integratie met andere Microsoft 365-apps. Dit betekent dat je eenvoudiger en sneller kunt schakelen tussen Outlook en andere apps zoals Word, Excel, PowerPoint, OneDrive en OneNote.
Een voorbeeld hiervan is de knop ‘Nieuwe e-mail’, waarbij je naast het schrijven van een e-mail ook direct een nieuw Word-, Excel- of PowerPoint-document kunt aanmaken. Dit is handig als je tijdens het e-mailverkeer ook snel een document wil openen of bewerken. Daarnaast kun je OneDrive-bestanden rechtstreeks vanuit de inbox openen of bijvoegen aan een e-mail.
Daarnaast is er ook een nieuwe functie genaamd ‘Mijn dag’, die je kunt vinden in de bovenste navigatiebalk. Als je op ‘Mijn dag’ klikt, verschijnt een verticaal informatiescherm rechts van je inbox. Dit scherm biedt een overzicht van je agenda, komende afspraken en taken. Je kunt snel aanpassingen maken, nieuwe afspraken of taken toevoegen en je agenda op de hoogte houden zonder naar een aparte agenda-app te hoeven gaan.
Aanpassing van de inbox-weergave
De inbox-weergave in de nieuwe Outlook-versie is uitgebreid en kan op meerdere manieren worden aangepast. Dit is mogelijk via het tabblad Weergave, waar je de optie ‘Weergave wijzigen’ kunt vinden. Hier kun je kiezen uit drie standaardweergaven: Compact, Single en Voorbeeld. De compacte weergave is de standaardweergave en toont e-mails in een overzichtelijke lijst. De Single-weergave toont slechts één e-mail tegelijk, terwijl de Voorbeeldweergave een samenvatting toont van de inhoud van de e-mail.
Daarnaast kun je zelf aangepaste weergaven creëren en bewerken. Dit kun je doen via de optie ‘Weergaven beheren’. In dit venster kun je een nieuwe weergave aanmaken, bestaande weergaven kopiëren of wijzigen, en de standaardweergave resetten. Bij het aanmaken van een nieuwe weergave kun je kiezen voor verschillende weergavetypes, zoals Tabel, Mensen, Tijdlijn, Kaart, Business Card, en Icoon. Elk van deze weergavetypes biedt een andere manier om je e-mails en contacten weer te geven, afhankelijk van jouw voorkeur.
Geavanceerde weergave-instellingen
Neben de standaardweergaven zijn er ook geavanceerde weergave-instellingen beschikbaar. Deze instellingen kun je openen via de optie ‘Instellingen bekijken’ in de groep ‘Huidige weergave’. In het dialoogvenster ‘Geavanceerde weergave-instellingen’ kun je bijvoorbeeld het lettertype, de stijl en de grootte van de tekst in je inbox aanpassen. Dit is handig als je e-mails in een leesbaardere of persoonlijkere stijl wilt tonen.
Een belangrijke optie binnen de geavanceerde weergave-instellingen is het aanpassen van de weergave van het berichtvoorbeeld. Dit is de regel met tekst die onder het onderwerp en de afzender verschijnt. Je kunt hier het lettertype, de stijl en de grootte van de tekst aanpassen, zodat het beter aansluit bij je persoonlijke voorkeuren.
Daarnaast kun je ook e-mails sorteren op meerdere criteria. Via de optie ‘Sorteren’ in het venster ‘Weergave-instellingen’ kun je e-mails sorteren op onderwerpen, afzenders, datum of andere velden. Je kunt meerdere sorteervelden opgeven, zodat je e-mails op meerdere manieren kunt ordenen. Dit is handig als je bijvoorbeeld eerst op datum sorteert en daarna op afzender, zodat je e-mails in een logische volgorde vindt.
Aanpassing van e-mailberichten
Naast het aanpassen van de weergave van e-mails, zijn er ook functies beschikbaar om individuele e-mailberichten aan te passen. Een van de meest gebruikte functies is het intrekken van een verzonden e-mail. Dit is in de nieuwe Outlook-versie iets eenvoudiger geworden. Als je een e-mail hebt verzonden en je wilt deze terugtrekken, kun je naar de map ‘Verzonden items’ gaan. Daar kun je op het bericht klikken en via de drie bolletjes rechtsboven of via de rechtermuisknop ‘Geavanceerde acties’ kiezen om het bericht in te trekken.
Een andere handige functie is het vastpinnen van e-mailberichten. Dit betekent dat je belangrijke e-mails bovenaan in je inbox kunt houden, zodat je er snel bij kunt. Dit is handig als je bijvoorbeeld een e-mail hebt ontvangen over een belangrijke afspraak of document, en je wilt dat deze e-mail niet verdwijnt in de rest van je inbox.
Beheren van meerdere e-mailaccounts
Een van de voordelen van de nieuwe Outlook-versie is het gemakkelijke beheren van meerdere e-mailaccounts. In de nieuwe versie kun je eenvoudig meerdere accounts toevoegen, zoals andere Outlook-accounts, Hotmail en Gmail. Dit is handig als je bijvoorbeeld zowel een persoonlijk als een zakelijk e-mailadres hebt en je beide wilt beheren vanuit één applicatie.
Het toevoegen van een nieuw account is eenvoudig. Onderaan de lijst met mappen kun je kiezen om een nieuw account toe te voegen. Dit kan ook via de instellingen van Outlook. Zodra je een nieuw account hebt toegevoegd, kun je e-mails en agenda’s van meerdere accounts beheren vanuit één interface. Dit maakt het eenvoudiger om tussen e-mails te schakelen en te zorgen dat je geen belangrijke meldingen mist.
Navigatie en toegankelijkheid
De nieuwe Outlook-versie is ook afgestemd op toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Dit is bijvoorbeeld zichtbaar in de mogelijkheid om e-mails en agenda’s snel te navigeren via sneltoetsen. Zo kun je bijvoorbeeld met Ctrl+1 naar de e-mailmodule en met Ctrl+2 naar de agenda. Dit maakt het sneller en efficiënter om tussen de modules te schakelen.
Daarnaast is de nieuwe Outlook-versie ook compatibel met schermlezers en andere toegankelijkheidshulpmiddelen. Dit is van belang voor gebruikers die visuele beperkingen hebben. Microsoft zorgt ervoor dat de nieuwe Outlook-versie voldoet aan de meest recente internationale richtlijnen voor toegankelijkheid.
Conclusie
De nieuwe Outlook 365-versie biedt een uitgebreidere en flexibelere gebruikerservaring. De integratie met andere Microsoft 365-apps maakt het mogelijk om e-mails, agenda’s en documenten sneller en efficiënter te beheren. Het aanpassen van de weergave en de interface is eenvoudig en maakt het mogelijk om Outlook volledig aan te passen aan jouw persoonlijke voorkeuren.
De mogelijkheid om meerdere accounts te beheren vanuit één interface is een belangrijk voordeel, net als de toegankelijkheidsopties voor gebruikers met beperkingen. De nieuwe Outlook-versie is dus niet alleen visueel aantrekkelijker, maar ook functioneler en toegankelijker dan de vorige versie.
Voor gebruikers die hun Outlook-ervaring willen optimaliseren, is het aanpassen van het beeld en de weergave een logische keuze. Door het gebruik van de beschikbare instellingen en functies kun je jouw Outlook-omgeving aanpassen aan jouw werkstijl en behoeften.