Inleiding
In een tijd waarin organisaties steeds sneller en efficiënter moeten werken, is het inrichten van beheer en regieprocessen een essentieel onderdeil van succesvolle organisatievoering. Zowel in het facilitaire management als in het informatiemanagement blijkt het 9-vlaksmodel een waardevolle aanpak te vormen voor het structureren van processen en het verbeteren van samenwerking binnen en tussen afdelingen. Dit model helpt bij het in kaart brengen van verantwoordelijkheden, het definiëren van strategische en operationele niveaus, en het optimaliseren van regiemodellen.
In dit artikel wordt het 9-vlaksmodel uitgelegd aan de hand van praktijkvoorbeelden uit faciliteitsmanagement en informatiemanagement. Hierbij worden concrete stappen en aanpakken belicht die organisaties kunnen volgen om hun regie en beheerprocessen te optimaliseren. Het artikel richt zich vooral op de toepassing van het 9-vlaksmodel in het kader van het FM Regie Framework van Hospitality Group en het informatiemanagementprogramma van Prisma in samenwerking met Mobilee.
Het 9-vlaksmodel als analysetool
Het 9-vlaksmodel is een gerelateerd kader dat gebruikt wordt om complexe processen in kaart te brengen en te analyseren. Het model verdeelt het beheer- en regieproces in drie domeinen (klant, regie, dienstverlening) en drie niveaus (strategisch, tactisch, operationeel). Samen vormen deze drie bij drie combinaties negen vlakken, die elk een specifieke functie of verantwoordelijkheid representeren.
Deze indeling helpt organisaties om te begrijpen hoe verantwoordelijkheden worden verdeeld, hoe processen worden georganiseerd, en hoe het wisselen van informatie en taken plaatsvindt. Het model is niet alleen een analysetool, maar ook een framework voor verbetering: door het model te gebruiken, kunnen organisaties inzicht krijgen in hun huidige toestand en doelgerichte stappen zetten richting verbetering.
In het kader van faciliteitsmanagement, zoals ontwikkeld door Hospitality Group, wordt het 9-vlaksmodel gebruikt om regiemodellen te analyseren en te optimaliseren. In het kader van informatiemanagement bij Prisma, wordt het model gebruikt om het informatielandschap in kaart te brengen en verbeterpunten te identificeren.
Het FM Regie Framework en het 9-vlaksmodel
Hospitality Group heeft een specifiek regiemodel ontwikkeld voor facilitaire organisaties, genaamd het FM Regie Framework. Dit model is gebaseerd op het 9-vlaksmodel en biedt een gestructureerde aanpak voor het inrichten en optimaliseren van regiemodellen. Het model onderzoekt drie domeinen (klant, regie, dienstverlening) en drie niveaus (strategisch, tactisch, operationeel), wat leidt tot negen vlakken van analyse.
Binnen het FM Regie Framework zijn er vierentien specifieke regierollen geïdentificeerd die binnen facilitaire organisaties voorkomen. Deze rollen omvatten verantwoordelijkheden zoals inkoop, contractmanagement, finance & control, strategic sourcing en risk management. Het model helpt bij het ontwerpen van een bestuursmodel, het formuleren van regieuitgangspunten, het uitkristalliseren van rollen en het invullen van stappen die nodig zijn voor de uitvoering.
De Regie Regatta Game
Om het FM Regie Framework toe te passen op een interactieve en educatieve manier, heeft Hospitality Group de Regie Regatta Game ontwikkeld. Dit spel biedt facilitaire professionals een praktische manier om kennis te maken met regierollen en te leren hoe regiemodellen kunnen worden verbeterd. Het spel is ontworpen om spelers te laten ervaren hoe succesvol hun regiemodel kan worden wanneer regieprocessen zijn gestructureerd.
De Regie Regatta Game duurt tussen twee en vier uur en kan worden gespeeld met acht tot achttien deelnemers. Het spel start met een uitleg van het FM Regie Framework, gevolgd door het spelen van het spel op basis van herkenbare cases. Door het spel te spelen, leren de deelnemers van en met elkaar hoe zij regiemodellen kunnen inrichten om klant- en leveranciersmanagement te verbeteren.
Het spel is bedoeld als een ondersteunend hulpmiddel voor organisaties dat op zoek zijn naar een frisse kijk op het inrichten van hun regiemodel, een verbeterprogramma wil lanceren of grote veranderingen in de manier van werken of het sourcen van activiteiten heeft doorgevoerd.
Informatiemanagement en het 9-vlaksmodel
Informatiemanagement is een ander domein waar het 9-vlaksmodel wordt ingezet, zoals is getoond in de samenwerking tussen Prisma en Mobilee. Hierbij is het model gebruikt om het informatielandschap en de processen van Prisma te analyseren en verbeterpunten te identificeren.
Mobilee heeft een onderzoek uitgevoerd en concrete adviezen opgesteld, die zijn gekoppeld aan de bevindingen. De negen thema’s van het 9-vlaksmodel zijn gebruikt als een soort 'kapstok' om de adviezen in een logische en chronologische volgorde te presenteren.
Programma voor informatiemanagement
Op basis van het advies is een programmatische aanpak ontwikkeld. Prisma heeft een kernteam gevormd, bestaande uit medewerkers en experts van Mobilee, die de acties uit het programmaplan hebben uitgevoerd. De acties zijn geclusterd in vier hoofdonderwerpen:
- Portfoliomanagement: Creëren van overzicht in projectinitiatieven en opstarten van een portfolioproces.
- Procesmanagement: Inventariseren en beschrijven van processen en benoemen van proceseigenaren en -teams.
- Architectuur: In kaart brengen van het applicatielandschap om een doelarchitectuur te kunnen vaststellen.
- Informatievoorziening: Opstarten van een technisch dataproject, regelen van bemesting en het ontwikkelen van dashboards.
De aanpak volgt het principe van 'think big, start small, act fast'. Dit betekent dat het programma in kleine stappen wordt uitgevoerd, afhankelijk van het tempo en de volwassenheid van Prisma. Deze aanpak zorgt voor een gestructureerd en beheersbaar programma dat stap voor stap voortgang boekt.
Concreet advies en uitvoering
Enkele van de concrete adviezen die zijn geformuleerd en uitgevoerd zijn:
- Benoem een informatiemanager: Deze persoon neemt het voorgestelde programma op en zorgt voor de uitvoering.
- Werken onder architectuur: Het ontwikkelen van competenties op het gebied van architectuur is essentieel voor een gestructureerde aanpak.
- Benoem proceseigenaren: Deze personen zijn verantwoordelijk voor het beheren en optimaliseren van processen.
- Vermindering van ICT-capaciteit: Het verbeteren van de ICT-infrastructuur en informatievoorziening is van belang voor een efficiënte organisatie.
Het programma is op maat gemaakt voor Prisma en is afgestemd op de behoeften en mogelijkheden van de organisatie. Door middel van een gestructureerde aanpak is het mogelijk geweest om verbeteringen door te voeren die leiden tot een beter informatiemanagement en een verbeterde organisatievoering.
Praktijkvoorbeelden en toepassing
Zowel in faciliteitsmanagement als in informatiemanagement is het 9-vlaksmodel een waardevolle tool geweest voor het analyseren en verbeteren van beheer- en regieprocessen. In het kader van Hospitality Group en het FM Regie Framework is het model gebruikt om regiemodellen te optimaliseren, terwijl Mobilee en Prisma het model hebben ingezet om informatiemanagement te verbeteren.
Deze voorbeelden tonen aan dat het 9-vlaksmodel niet alleen een analysetool is, maar ook een kader voor verbetering. Het model helpt bij het in kaart brengen van verantwoordelijkheden, het identificeren van verbeterpunten en het ontwerpen van doelgerichte acties.
Faciliteitsmanagement: Hospitality Group
Hospitality Group heeft het FM Regie Framework ontwikkeld om facilitaire managers te ondersteunen bij het inrichten, herontwerpen en verbeteren van hun regiemodel. Het model is gebaseerd op het 9-vlaksmodel en biedt concrete handvatten voor organisaties om hun regiemodel te optimaliseren. Het model helpt bij het identificeren van regierollen, het ontwerpen van een bestuursmodel en het formuleren van regieuitgangspunten.
Door het FM Regie Framework te gebruiken, kunnen organisaties inzicht krijgen in hun huidige toestand en doelgerichte stappen zetten richting verbetering. Het model is vooral gericht op het verbeteren van klant- en leveranciersmanagement en het creëren van een gestructureerd regiemodel.
Informatiemanagement: Prisma en Mobilee
In het kader van informatiemanagement heeft Mobilee een programma ontwikkeld voor Prisma dat is gebaseerd op het 9-vlaksmodel. Het programma is gericht op het analyseren van het informatielandschap en het verbeteren van informatiemanagement. De negen thema’s van het 9-vlaksmodel zijn gebruikt als een kapstok om de adviezen in een logische en chronologische volgorde te presenteren.
Het programma heeft geleid tot concrete verbeteringen in portfoliomanagement, procesmanagement, architectuur en informatievoorziening. Door middel van een gestructureerde aanpak is het mogelijk geweest om verbeteringen door te voeren die leiden tot een beter informatiemanagement en een verbeterde organisatievoering.
Conclusie
Het 9-vlaksmodel is een waardevolle tool voor het inrichten en optimaliseren van beheer- en regieprocessen. Zowel in faciliteitsmanagement als in informatiemanagement is het model gebruikt om verantwoordelijkheden in kaart te brengen, verbeterpunten te identificeren en doelgerichte acties te ontwerpen. Het model helpt bij het analyseren van complexe processen en het ontwerpen van een gestructureerde aanpak die leidt tot verbetering.
In het kader van Hospitality Group en het FM Regie Framework is het 9-vlaksmodel gebruikt om regiemodellen te optimaliseren, terwijl Mobilee en Prisma het model hebben ingezet om informatiemanagement te verbeteren. Deze voorbeelden tonen aan dat het 9-vlaksmodel niet alleen een analysetool is, maar ook een kader voor verbetering. Het model helpt bij het in kaart brengen van verantwoordelijkheden, het identificeren van verbeterpunten en het ontwerpen van doelgerichte acties.
Door middel van een gestructureerde aanpak is het mogelijk geweest om verbeteringen door te voeren die leiden tot een beter beheer en regie en een verbeterde organisatievoering. Het 9-vlaksmodel is dus een waardevolle aanpak voor organisaties die op zoek zijn naar een frisse kijk op hun beheer- en regieprocessen.