Inleiding
De inrichting van de BTW-aangifte in Exact Online is van essentieel belang voor bedrijven die willen voldoen aan de fiscale eisen in Nederland en binnen de Europese Unie. Met Exact Online als administratieplatform, is het mogelijk om de BTW-aangifte op een systematische en efficiënte manier te beheren. De beschikbare bronnen tonen duidelijk hoe bedrijven hun administratie kunnen instellen, hoe BTW-codes en landen worden gekoppeld, en hoe rapporten worden gebruikt om inzicht te krijgen in de BTW-bedragen. Deze gids bevat stapsgewijze instructies, aandachtspunten bij de inrichting en toelichting op belangrijke functies binnen Exact Online die specifiek gericht zijn op de OSS-regeling (One Stop Shop). Het doel is om de lezer een overzicht te geven van de manier waarop de BTW-aangifte in Exact Online correct en efficiënt kan worden opgezet.
Het inrichten van de BTW-aangifte in Exact Online
Het instellen van BTW-codes
Een correcte inrichting van BTW-codes is de eerste en belangrijkste stap in het opzetten van een werkende BTW-aangifte in Exact Online. In het Financieel gedeelte van Exact Online dient een BTW-code te worden aangemaakt met een code, omschrijving en percentage. Daarnaast dient te worden aangegeven of het percentage inclusief of exclusief is. De rekening voor af te dragen en te vorderen BTW kan ook worden ingevuld. Het koppelen van aangiftevakken is essentieel, omdat dit ervoor zorgt dat de bedragen op de BTW-aangifte correct worden weergegeven.
De koppeling van BTW-codes met landen is van groot belang, met name in het kader van de OSS-regeling. Hierbij kan in het menu Beheer > Stamgegevens > Belastingen > BTW codes een land aan een BTW-code worden toegewezen. Dit maakt het mogelijk om binnen de EU-leveringen apart in kaart te brengen. De OSS-regeling vereist dat bedrijven de BTW-codes van de landen waarin zij leveren, correct worden toegekend.
Het instellen van betalingscondities
Betalingscondities kunnen worden aangemaakt om te bepalen binnen welke termijn facturen betaald moeten worden. Bovendien is het mogelijk om kortingsvoorwaarden te koppelen aan betalingscondities, bijvoorbeeld een korting van 2% indien de factuur binnen drie dagen wordt betaald. Het instellen van deze voorwaarden helpt bij het beheren van cashflow en het verminderen van administratieve fouten.
Het instellen van artikelen
Artikelen kunnen op twee manieren worden aangemaakt: met of zonder voorraadbeheer. Voor elke artikel is het belangrijk om de kostprijs, verkoopprijs en de bijbehorende BTW-code correct in te vullen. Daarnaast kan een hoofdleverancier worden aangegeven, evenals eventuele inkoopprijzen. De eigenschappen van artikelen kunnen worden aangepast om aan te geven of het artikel wordt gebruikt voor verkoop, inkoop of als voorraadartikel. Deze gegevens zijn van belang voor het correcte weergeven van BTW-bedragen in administratieve processen.
Het instellen van betalingscondities
Betalingscondities kunnen worden aangemaakt om te bepalen binnen welke termijn facturen betaald moeten worden. Bovendien is het mogelijk om kortingsvoorwaarden te koppelen aan betalingscondities, bijvoorbeeld een korting van 2% indien de factuur binnen drie dagen wordt betaald. Het instellen van deze voorwaarden helpt bij het beheren van cashflow en het verminderen van administratieve fouten.
Het afsluiten van periodes
Het afsluiten van periodes is belangrijk om administratieve fouten te voorkomen. In Exact Online kan dit worden gedaan via het menu Algemeen > Administratie inrichting > Stamgegevens > Financieel - Periode-datumtabel. Hier kunnen de periodes van het oude kwartaal worden afgesloten, waardoor het niet mogelijk meer is om per ongeluk boekingen uit te voeren in een eerdere periode. Dit is belangrijk bij het maken van een BTW-aangifte, omdat boekingen in de aangifte niet meer kunnen worden aangepast of heropend.
Het verwerken van boekingen
Om de BTW-aangifte via Exact Online te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk om boekingen correct te verwerken. Dit gebeurt via het menu Financieel > Boekingen - Boekingen verwerken. Zodra boekingen zijn verwerkt, kunnen zij niet meer worden aangepast, tenzij de instelling Toestaan: Heropenen: Boekingen is ingeschakeld. Dit is een belangrijk aspect bij het maken van een BTW-aangifte, omdat verwerkte boekingen vastliggen voor de aangifte.
De OSS-regeling en de inrichting van Exact Online
Wat is de OSS-regeling?
De OSS-regeling, ook wel bekend als de One Stop Shop-regeling, is een elektronisch belastingsysteem dat sinds 1 juli 2021 in werking is. Deze regeling maakt het mogelijk voor bedrijven om belastingaangiften op één plek in te dienen in plaats van per EU-land apart. Dit is van groot belang voor bedrijven die leveren in meerdere EU-landen en zo kunnen profiteren van de vereenvoudigde administratie.
Het instellen van de OSS-regeling in Exact Online
Om de OSS-regeling in Exact Online in te richten, zijn er een aantal stappen nodig. Ten eerste dient er voor elk EU-land waarin wordt geleverd, een BTW-code en een grootboekrekening aanwezig te zijn. Deze instellingen worden via het menu Beheer > Stamgegevens > Belastingen > BTW codes gedaan. Daarna kan voor elke BTW-code een OSS-land worden toegewezen, wat ervoor zorgt dat de BTW-bedragen per land apart worden bijgehouden.
Het bekijken van OSS-bedragen
Om een overzicht te krijgen van de BTW-bedragen en de bijbehorende OSS-bedragen, kan het OSS-rapport worden gebruikt. Dit rapport is te vinden via het menu Financieel > Belastingen > Overzichten > OSS-rapport. Het OSS-rapport geeft een duidelijk overzicht van de leveringen per land en de bijbehorende BTW-bedragen. Dit is essentieel bij het indienen van de OSS-aangifte bij de Belastingdienst.
Automatische administratie via Shopify-koppeling
Voor bedrijven die hun webshop via Shopify beheren, is het mogelijk om Exact Online met Shopify te koppelen. Deze koppeling maakt het mogelijk om gegevens zoals omzet, klanten en artikelen automatisch tussen de systemen te synchroniseren. Hierdoor wordt de administratie OSS-proof gemaakt, wat betekent dat de BTW-instellingen automatisch voldoen aan de OSS-vereisten. Deze koppeling wordt via een tool van Combidesk uitgevoerd en is tijdens een proefperiode van 30 dagen gratis beschikbaar.
De verlegde BTW in Exact Online
Het verwerken van verlegde BTW
Wanneer BTW verlegd wordt, is het belangrijk om dit administratief correct vast te leggen. Exact Online Boekhouden stelt hiervoor een eenvoudige oplossing ter beschikking. Met deze software kan een factuur worden opgesteld waarop de verlegde BTW is verwerkt. Het BTW-nummer van de klant wordt automatisch op de factuur gezet, waardoor de factuur voldoet aan de fiscale eisen. Bovendien wordt het verlegde BTW-bedrag direct in de boekhouding verwerkt, waardoor er geen extra handmatige werkzaamheden zijn nodig.
Controle en correctie van boekingen
Het controleren van boekingsregels
Om administratieve fouten te voorkomen, is het mogelijk om boekingsregels te controleren. Dit kan via het menu Financieel > Boekingen » Alle opties » Overzichten - Periode-datumcontrole. Hier kan worden gecontroleerd of boekingsregels binnen de juiste periode zijn ingevoerd. Indien dat niet het geval is, kunnen deze regels worden aangepast. Deze controle is belangrijk om ervoor te zorgen dat de BTW-aangifte correct is en dat er geen fouten in de administratie voorkomen.
Het verwerken van correcties
Wanneer fouten worden gemaakt in de BTW-aangifte, is het noodzakelijk om deze fouten te corrigeren. Dit kan via een correctieboeking worden gedaan. Deze correctieboeking wordt vervolgens verwerkt in de administratie en kan worden gebruikt om een suppletieformulier aan te vragen bij de Belastingdienst. Bij het aanvragen van een suppletieformulier is het belangrijk om contact op te nemen met de Belastingdienst om ervoor te zorgen dat de correcties correct worden verwerkt.
Conclusie
De inrichting van de BTW-aangifte in Exact Online vereist een nauwkeurige opzet van BTW-codes, betalingscondities, artikelen en periode-instellingen. Bovendien is het belangrijk om rekening te houden met de OSS-regeling, die vanaf 1 juli 2021 in werking is. Door de juiste stappen te volgen, zoals het instellen van BTW-codes per land, het gebruik van het OSS-rapport en het correct verwerken van boekingen, is het mogelijk om de BTW-aangifte efficiënt en foutloos te maken. Voor bedrijven die hun webshop via Shopify beheren, biedt de koppeling met Exact Online een extra faciliteit om de administratie te automatiseren en OSS-proof te maken. Exact Online Boekhouden ondersteunt bovendien het verwerken van verlegde BTW, wat essentieel is voor bedrijven die leveringen doen binnen de EU. Aanvullende controles en correcties zijn ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de administratie foutloos is en voldoet aan de fiscale eisen.