In een Vereniging van Eigenaren (VvE) is de ledenvergadering traditioneel het centrale orgaan waarin besluiten worden genomen over belangrijke onderwerpen. Echter, er zijn situaties waarin besluiten buiten de vergadering genomen worden, bijvoorbeeld in geval van noodherstellingen of bij schriftelijke instemming van alle leden. Deze situaties zijn van groot praktisch belang, zowel voor de leden van een VvE als voor besturen en beheerders. In dit artikel wordt ingegaan op de juridische en praktische kanten van besluiten buiten de vergadering, met aandacht voor de rol van het bestuur, de vereisten voor schriftelijke instemming en de impact van de tijdelijke wetten in de context van de coronapandemie.
Inleiding
De VvE is een juridische organisatie die bestaat uit meerdere appartementen- of woningeigenaren, en die verantwoordelijk is voor de beheer en onderhoud van gemeenschappelijke delen van de woningbouwcorporatie. Besluitvorming in een VvE gebeurt meestal in de vergadering. Echter, in bepaalde gevallen kan het nodig zijn of mogelijk om besluiten buiten de vergadering te nemen. Dit kan het geval zijn bij noodherstellingen, bij schriftelijke instemming van alle leden (unanimiteit), of bij het gebruik van digitale vergadermethoden.
De praktijk in VvE’s is gevarieerd, en de wetgeving stelt duidelijke eisen aan de juistheid van besluiten. Het is daarom belangrijk dat zowel leden, besturen als beheerders goed begrijpen wat de mogelijkheden en beperkingen zijn bij het nemen van besluiten buiten de vergadering.
De rol van de vergadering in de VvE
De vergadering als hoogste orgaan
De ledenvergadering is het hoogste orgaan in een VvE. Volgens de meeste statuten en reglementen is het de vergadering die besluiten neemt over alle belangrijke kwesties die niet standaard zijn geregeld in de wet of in de statuten. Dit betreft bijvoorbeeld de aanstelling van een beheerder, wijzigingen in het statuut of grote investeringen in het gebouw. Het bestuur heeft in deze gevallen een uitvoerende rol: het voert uit wat de vergadering heeft besloten.
Beperkingen van het bestuur
Het bestuur mag geen besluiten nemen die behoren tot de bevoegdheid van de vergadering. Dit is duidelijk gesteld in meerdere reglementen, zoals MR 1992. Het bestuur kan enkel besluiten nemen die zijn voorzien in de statuten of die expliciet zijn toegestaan in de reglementen. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan voor het bestuur om een beheerdercontract op te zeggen zonder toestemming van de vergadering. Zelfs als het bestuur een contract zou willen vervangen, moet dit via een officiële vergadering gebeuren.
Besluiten buiten de vergadering
Unanimiteit als alternatief
Een besluit buiten de vergadering is enkel mogelijk als alle leden schriftelijk instemmen met het voorgestelde. Dit wordt unanimiteit genoemd. Dit is een zeer strikte eis, aangezien het betekent dat alle leden van de VvE met het besluit moeten zijn akkoord gegaan. In de praktijk is het lastig om unanimiteit te verkrijgen, aangezien het vaak moeilijk is om alle leden te bereiken en overtuigen.
Unanimiteit is echter een geldige manier om een besluit te nemen, en wordt vaak gebruikt voor kleinere kwesties waarbij snelheid belangrijk is. Bijvoorbeeld bij het aanpassen van een klein deel van het statuut of bij het aanstellen van een tijdelijke beheerder. Het voordeel van unanimiteit is dat het snel kan worden bereikt en dat het geen fysieke vergadering vereist. Het nadeel is dat het vaak moeilijk is om alle leden te bereiken en te overtuigen.
Digitale vergadering
De tijdelijke wetten tijdens de coronapandemie hebben geleid tot de invoering van digitale vergadermethoden. Deze wetten zijn op 16 maart 2020 ingevoerd en zijn meerdere malen verlengd. Momenteel is het mogelijk om vergaderingen te houden zonder fysieke bijeenkomst. Dit maakt het mogelijk om besluiten te nemen zonder dat alle leden persoonlijk aanwezig hoeven te zijn.
Digitale vergaderingen kunnen via e-mail, online platforms of via de post plaatsvinden. De belangrijkste vereisten zijn dat alle leden worden geïnformeerd over het agendapunt en dat ieder lid de mogelijkheid heeft om een stem uit te brengen. De uitkomst van de stemming moet tijdens de vergadering bekend worden gemaakt, zodat de leden weten hoe het besluit is genomen.
Noodherstellingen en tijdelijke besluiten
In bepaalde gevallen is het nodig om snel besluiten te nemen, bijvoorbeeld bij noodherstellingen van het gebouw. In dergelijke gevallen kan het bestuur tijdelijke besluiten nemen, mits het niet om een kwestie gaat die strikt voorbehouden is aan de vergadering. Deze besluiten moeten echter later worden bekrachtigd door de vergadering. Dit is belangrijk om te voorkomen dat het bestuur zich buiten de wet begeeft.
Praktijkuitdagingen bij besluiten buiten de vergadering
Moeilijkheden met het bereiken van leden
Een van de grootste uitdagingen bij besluiten buiten de vergadering is het bereiken van alle leden. In veel VvE’s is het moeilijk om voldoende leden te activeren voor een vergadering, en dit probleem wordt verergerd als besluiten moeten worden genomen via schriftelijke instemming of digitale vergadering. Het is belangrijk dat het bestuur en de beheerder een actieve communicatiestrategie hanteren, bijvoorbeeld via e-mail, post of via digitale platforms.
Conflict en juridische onzekerheid
Conflict kan ontstaan wanneer leden niet akkoord gaan met een besluit dat buiten de vergadering is genomen. In sommige gevallen kan dit leiden tot juridische onzekerheid, bijvoorbeeld als een beheerder wordt aangesteld zonder dat dit via een officiële ALV is gebeurd. In dergelijke gevallen kan het bestuur worden aangerekend voor het niet naleven van de reglementen.
Een dergelijke situatie is bijvoorbeeld beschreven in een casus waarin een nieuwe beheerder werd aangesteld zonder officiële ALV. De huidige beheerder verwijste naar artikel 41.3 van MR 1992, terwijl de nieuwe beheerder pleitte voor artikel 39.2. Het bestuur had geen juridische basis om de overstap rechtvaardig te maken, wat leidde tot juridische onzekerheid en eventueel een conflict tussen de partijen.
De impact van de tijdelijke wet Covid-19
Verlenging en praktische toepassing
De tijdelijke wet Covid-19 is meerdere malen verlengd en is momenteel nog van toepassing. Deze wet maakt het mogelijk om vergaderingen te houden zonder fysieke bijeenkomst. Dit is een belangrijke aanpassing in de besluitvorming in VvE’s, aangezien het mogelijk maakt om besluiten te nemen zonder dat leden persoonlijk aanwezig hoeven te zijn.
De wet heeft geleid tot een toename van digitale vergadermethoden. Deze methoden zijn bijzonder nuttig in situaties waarin het niet mogelijk is om een fysieke vergadering te houden, bijvoorbeeld bij noodherstellingen of bij een lage deelname. Het is belangrijk dat het bestuur en de beheerder ervoor zorgen dat deze methoden correct worden toegepast, zodat de besluiten juridisch geldig zijn.
Juridische en praktische consequenties
De toepassing van digitale vergadermethoden heeft ook juridische en praktische consequenties. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat alle leden op dezelfde manier worden geïnformeerd over het agendapunt en dat ieder lid de mogelijkheid heeft om een stem uit te brengen. De uitkomst van de stemming moet tijdens de vergadering bekend worden gemaakt, zodat de leden weten hoe het besluit is genomen.
Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de digitale vergadermethoden correct worden gebruikt. Dit betreft bijvoorbeeld het gebruik van verificatiemethoden om ervoor te zorgen dat de leden echt zijn en dat de stemming correct wordt uitgevoerd. Het is ook belangrijk dat de digitale vergadermethoden duidelijk worden geregistreerd, zodat er later geen juridische problemen ontstaan.
Conclusie
In een VvE is de vergadering het centrale orgaan waarin besluiten worden genomen. Echter, er zijn situaties waarin besluiten buiten de vergadering genomen moeten worden, bijvoorbeeld bij noodherstellingen of bij schriftelijke instemming van alle leden. Deze situaties vereisen een goede kennis van de wetgeving en een actieve communicatiestrategie tussen het bestuur, de beheerder en de leden.
De toepassing van digitale vergadermethoden heeft geleid tot nieuwe mogelijkheden voor besluitvorming in VvE’s. Echter, het is belangrijk dat deze methoden correct worden gebruikt, zodat de besluiten juridisch geldig zijn. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de leden goed worden geïnformeerd en dat ze de mogelijkheid hebben om hun mening te geven.
De praktijk in VvE’s is gevarieerd, en het is belangrijk dat zowel leden, besturen als beheerders goed begrijpen wat de mogelijkheden en beperkingen zijn bij het nemen van besluiten buiten de vergadering. Dit helpt om conflicten te voorkomen en om juridische onzekerheid te vermijden.