De coronapandemie heeft de werkwijze in kantoren wereldwijd grondig veranderd. Werkgevers en werknemers zijn nu op zoek naar een balans tussen fysieke en virtuele werkplekken, en dit heeft directe gevolgen voor de inrichting van kantoorruimtes. Naarmate de crisis geleidelijk aan achter de rug lijkt te gaan, ontstaat er een nieuwe visie op het werken: hybride werken, flexibiliteit, comfort en veiligheid staan centraal. In dit artikel worden de belangrijkste trends en aanbevelingen voor het inrichten van een corona-proof werkplek besproken, met een focus op zowel de fysieke ruimte als de technische en hygiënische aspecten.
Inleiding
De coronacrisis heeft niet alleen de manier waarop we werken, maar ook de manier waarop we werkenruimtes inrichten, fundamenteel veranderd. Werken op kantoor is niet meer automatisch een dagelijkse routine, maar een bewuste keuze. Werknemers en werkgevers stellen nu andere eisen aan hun werkplek, zoals flexibiliteit, veiligheid en gezondheid. Dit heeft geleid tot de opkomst van hybride werken, waarbij werknemers een mix van thuis- en kantoorwerk kiezen, afhankelijk van de taak en het project. Deze veranderingen hebben directe gevolgen voor de fysieke inrichting van kantoren, inclusief de benodigde technologie, ventilatie, en ruimtelijke opdeling.
Volgens experts is het kantoor na corona niet langer alleen een werkplek, maar eerder een clubhuis waar mensen elkaar ontmoeten, brainstormen, klanten ontvangen of vergaderen. Werken in groepen is belangrijk voor samenwerking en creativiteit, maar moet wel veilig en comfortabel zijn. Daarnaast is er een verhoogde aandacht voor hygiëne, luchtverversing en het verminderen van contacten tussen medewerkers.
Hybride werken en het nieuwe kantoor
De functie van het kantoor verandert
De functie van het kantoor verandert van een centrale werkomgeving naar een flexibele ruimte die gecombineerd wordt met thuiswerken. In plaats van vaste werkplekken voor iedereen, zien we steeds vaker een kantoor dat bedoeld is voor samenwerking, vergaderen en sociale interactie. Werken op kantoor is niet meer automatisch nodig, maar wordt een keuze die medewerkers maken op basis van de taak of de behoefte aan fysiek contact.
Rianne Appel-Meulenbroek, universitair hoofddocent Bedrijfsvastgoed en Werkomgevingen aan de TU Eindhoven, benadrukt dat de coronacrisis heeft geleid tot andere patronen in het werken. In haar woorden: “Een werkgever die het recht op (gedeeltelijk) thuiswerken afwijst, wordt niet meer gepikt.” Werkgevers moeten dus rekening houden met de wensen van hun medewerkers, en dit heeft gevolgen voor de inrichting van het kantoor.
Het kantoor als clubhuis
De vergelijking van het kantoor met een clubhuis benadrukt het feit dat het kantoor niet langer alleen bedoeld is voor individueel werken. In plaats daarvan wordt het een ruimte waar mensen elkaar ontmoeten, samenwerken en creatieve brainstormen houden. De focus ligt op interactie en samenwerking, wat gevolgen heeft voor de inrichting van ruimtes. Er zijn minder individuele werkplekken en meer ruimtes voor groepen, zoals informele lounges en vergaderruimtes die geschikt zijn voor zowel fysieke als virtuele vergaderingen.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat het kantoor als clubhuis gezien moet worden. In hun woorden: “De functie en daarmee de inrichting van het kantoor zal na corona blijvend veranderen. Niet meer de vaste werkplek voor iedereen maar een ontmoetingsplaats waar gedaan wordt wat thuis niet kan, zoals brainstormen met collega’s, ontvangen van klanten of flexibel vergaderen.”
Het belang van ruimtelijke flexibiliteit
Een belangrijk aspect van het nieuwe kantoor is de ruimtelijke flexibiliteit. Werkplekken kunnen worden aangepast aan de behoefte van de dag, en modulair meubilair speelt hier een grote rol. Flexibele scheidingswanden en beweegbare meubels maken het mogelijk om ruimtes snel en efficiënt om te vormen. Dit is vooral handig in kantoren waarin het aantal aanwezige medewerkers varieert, afhankelijk van de projecten of de dag.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat werkplekken in kleinere clusters kunnen worden ingericht, met modulair meubilair dat naar behoefte kan worden aangepast. Daarnaast zijn er comfortabele zitjes voor één-op-één-ontmoetingen en belcellen voor videogesprekken. Dit maakt de kantoorruimte geschikt voor zowel fysieke als virtuele samenwerking.
Hygiëne en ventilatie
Hygiëne als blijvende prioriteit
Een van de belangrijkste leringen uit de coronacrisis is dat hygiëne een blijvende aandachtspunt moet blijven in het kantoor. Het naleven van afstandsregels, het gebruik van handdesinfectoren en de reiniging van oppervlakken zijn essentieel voor het voorkomen van de verspreiding van ziekteverwekkers. Daarnaast zijn markeringen op de vloer en in de ruimtes belangrijk om werknemers te begeleiden in hun bewegingen door het kantoor.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat hygiëne en markeringen om voldoende afstand te kunnen houden blijvende aandachtspunten zijn bij het coronaproof inrichten. Dit betekent dat kantoorruimtes zorgvuldig worden ingericht om aan te sluiten bij deze hygiëne-eisen.
Ventilatie en luchtkwaliteit
Natuurlijk zijn hygiëne en afstand belangrijk, maar even belangrijk is de luchtkwaliteit in het kantoor. Een goed functionerend ventilatiesysteem is essentieel om verontreinigde lucht af te voeren en verse lucht aan te voeren. Tijdens de coronacrisis is gebleken dat een verhoogde ventilatiecapaciteit nodig is om het aantal ziekteverwekkers in de lucht te minimaliseren.
Totaalkantoorinrichting stelt dat een verhoging van het ventilatievoud van het installatiesysteem nodig kan zijn. Met de inrichting van het kantoor kunnen ze ook de ventilatiecapaciteit van het klimaatbeheersingssysteem controleren en adviseren over aanpassingen.
Technologie en digitale samenwerking
Ruimtes voor videovergaderingen
Een ander belangrijk aspect van het inrichten van een corona-proof kantoor is het aanpassen van ruimtes voor digitale samenwerking. Werknemers werken vaak niet meer op hetzelfde moment in het kantoor, waardoor het nodig is om ruimtes te voorzien die geschikt zijn voor videovergaderingen. Dit geldt zowel voor kleine vergaderruimtes als voor vergaderruimtes waarin een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel virtueel meedoet.
Josi Oberstadt, sales manager Teams bij KPN, benadrukt dat er een grote behoefte is aan ruimtes die geschikt zijn voor videovergaderingen. Veel kantoorpanden hebben op dit moment alleen grote vergaderruimtes, kantoortuinen en kleine kamers, maar niets tussenin. Voor goed overleg in teams waarvan een deel op kantoor en een deel thuis zit, zijn dergelijke faciliteiten broodnodig.
Technische voorzieningen
Natuurlijk is digitale samenwerking niet alleen afhankelijk van ruimtes, maar ook van de technische voorzieningen. Een goed functionerend datacommunicatiesysteem, kwaliteitsvolle camera’s en microfoons, en een betrouwbare verlichting zijn essentieel voor het voeren van videovergaderingen. Ook is een goed klimaatbeheersingssysteem belangrijk, niet alleen voor de luchtkwaliteit, maar ook voor het comfort van de gebruikers.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat ze alle benodigde technische voorzieningen verzorgen, waaronder klimaatbeheersing, datacommunicatie en verlichting. Dit maakt het mogelijk om het kantoor volledig coronaproof in te richten, zowel qua hygiëne als qua technologie.
Werkplekken en meubilair
Modulair meubilair
Modulair meubilair speelt een grote rol in de inrichting van een corona-proof kantoor. Door meubels aan te passen aan de behoefte van de dag, kunnen kantoren flexibel worden gebruikt. Dit is vooral handig in kantoren waarin het aantal aanwezige medewerkers varieert, afhankelijk van de projecten of de dag.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat modulair meubilair een essentieel onderdeel is van een corona-proof inrichting. Werkplekken kunnen worden aangepast aan de behoefte van de dag, en flexibele scheidingswanden maken het mogelijk om ruimtes snel en efficiënt om te vormen.
Comfortabele zitjes en belcellen
Naast modulair meubilair is het ook belangrijk om comfortabele zitjes te voorzien voor één-op-één-ontmoetingen. Ook belcellen voor videogesprekken zijn essentieel, omdat ze ervoor zorgen dat werknemers privacy kunnen hebben tijdens virtuele vergaderingen. Deze ruimtes moeten zorgvuldig worden ingericht om zowel comfort als akoestiek te waarborgen.
Het thuiskantoor als uitbreiding van het werken
Faciliteren van het hybride werken
Hoewel het kantoor een centrale rol speelt in het hybride werken, is het thuiskantoor ook een belangrijke uitbreiding van de werkomgeving. Werknemers die vaak thuis werken hebben behoefte aan een geschikte werkomgeving, en dit heeft gevolgen voor de keuze van meubilair en technologie. Het thuiskantoor moet net zo gericht zijn op comfort, hygiëne en technologie als het kantoor.
Totaalkantoorinrichting benadrukt dat ze ook meubilair kunnen leveren voor thuiskantoren, zodat het hybride werken optimaal gefaciliteerd kan worden. Dit maakt het mogelijk om hetzelfde comfort en veiligheid te bieden, of het nu op kantoor of thuis is.
Conclusie
De coronacrisis heeft de manier waarop we werken grondig veranderd, en deze veranderingen blijven zich ook na de crisis voordoen. Het kantoor is niet meer een vaste plek voor iedereen, maar een flexibele ruimte die gecombineerd wordt met thuiswerken. Werken in groepen is nog steeds belangrijk voor samenwerking en creativiteit, maar moet wel veilig, hygiënisch en comfortabel zijn. Daarnaast is er een verhoogde aandacht voor de luchtkwaliteit, ventilatie en technische voorzieningen.
Hygiëne, ventilatie en flexibiliteit zijn essentiële onderdelen van een corona-proof kantoor. Door modulair meubilair, ruimtelijke flexibiliteit en moderne technologie te combineren, kan een kantoor worden ingericht dat zowel veilig als functioneel is. Daarnaast is het thuiskantoor een belangrijke uitbreiding van de werkomgeving, en moet dit ook worden gefaciliteerd met geschikt meubilair en technologie.
De toekomstige werkplek is hybride, flexibel en veilig. Het kantoor is een clubhuis, waarbij samenwerking en creativiteit centraal staan. Door deze trends in ogenschouw te nemen, kan een kantoor worden ingericht dat past bij de wensen van medewerkers en werkgevers.