Inleiding
In het voorjaar van 2021 stond Nikon Europe voor een belangrijke beslissing. De dienstverlening van hun Totara Learn-leverancier werd plotseling stopgezet. Totara, een leermanagementsysteem (LMS) dat ooit is ontstaan als een tak van Moodle, had in de loop der jaren steeds verder afgedreven van zijn oorspronkelijke basis. Dit maakte het overstapproces complexer. De vraag die stond centraal was: zou Nikon Europe op zoek gaan naar een nieuwe Totara-partner of kiezen voor een toekomstbestendige oplossing? Uiteindelijk koos het bedrijf voor Moodle Workplace, een krachtige en flexibele leeromgeving die zich richt op organisaties met complexe leerstructuren. Met de hulp van Avetica werd de overstap van Totara Learn naar Moodle Workplace een succesvolle en soepele migratie, waarbij zowel technische als pedagogische aspecten centraal stonden. In dit artikel bespreken we de keuzes, uitdagingen en resultaten van deze migratie, met een focus op het inrichten van een cursus in Moodle Workplace.
Waarom Moodle Workplace als alternatief kiezen?
De overstap naar een nieuw leermanagementsysteem is geen louter technische beslissing, maar een strategische keuze met langdurige gevolgen. Totara Learn was voor Nikon Europe geen duurzame oplossing meer. Het systeem had zich technisch steeds verder van Moodle afgesplitst, wat het moeilijker maakte om op de lange termijn ondersteuning en toekomstige ontwikkelingen te garanderen. Daarnaast was Moodle Workplace ontworpen met een sterke focus op organisaties zoals Nikon Europe, die internationaal opereren en complexe leertrajecten beheren. De keuze voor Moodle Workplace werd daarom ook gezien als een stap in de richting van een toekomstbestendige leeromgeving.
Moodle Workplace biedt een aantal voordelen die voor Nikon Europe van belang waren:
- Flexibiliteit en schaalbaarheid: het platform kan aangepast worden aan de organisatiegestructureerde leertrajecten.
- Toekomstgerichtheid: Moodle Workplace wordt continu geüpdatet en ontwikkeld.
- Integratie mogelijkheden: het systeem kan gekoppeld worden aan bestaande IT-systemen via OpenID en andere standaarden.
- Toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid: het platform is ontworpen met een gebruiksgemak in gedachte, wat het toegankelijker maakt voor medewerkers.
Door deze eigenschappen te combineren, was Moodle Workplace de ideale keuze voor Nikon Europe.
De uitdagingen van de migratie
De technische migratie van Totara naar Moodle Workplace was een belangrijk onderdeel van het traject. Totara en Moodle zijn beide gebaseerd op open-source technologie, maar de onderliggende structuren zijn in de loop van jaren verschillend gebleven. Dit betekende dat een directe overdracht van gegevens niet mogelijk was zonder voorafgaande voorbereiding. Avetica speelde hierbij een sleutelrol. Samen met de voormalige leverancier van Totara werd een volledige export van de bestaande leeromgeving gerealiseerd. Deze export omvatte gebruikersaccounts, cursusstructuren en behaalde leerresultaten. Deze gegevens werden daarna geconverteerd naar het nieuwe format van Moodle Workplace.
Naast de technische migratie was er ook aandacht voor de veiligheid en toegang. Avetica zorgde voor een koppeling met het interne netwerk van Nikon via OpenID, waardoor medewerkers eenvoudig en veilig konden inloggen in de nieuwe leeromgeving. Dit was een essentieel onderdeel van het migratietraject, omdat het de overgang voor medewerkers zo ondertussen mogelijk maakte.
Implementatie en training
De technische migratie vormde slechts het begin van het proces. De daadwerkelijke implementatie van Moodle Workplace binnen Nikon Europe vereiste een uitgebreide voorbereiding en een strakke uitvoering. Avetica startte met een uitgebreide inventarisatie van de bestaande leeromgeving. Samen met de interne projectgroep van Nikon werd gekeken naar hoe de leeromgeving werd gebruikt, welke processen essentieel waren en welke functionaliteiten verbeterd konden worden in de nieuwe omgeving. Deze inventarisatie was cruciaal om de toekomstige wensen van de organisatie in kaart te brengen.
Op basis van deze inzichten werd Moodle Workplace volledig op maat ingericht. Denk aan het structureren van cursuscategorieën per land of afdeling, het inrichten van tenants voor verschillende business units en het configureren van workflows voor inschrijving en certificering. Ook rapportages en dashboards werden afgestemd op de informatiebehoefte van managers en teamleiders, zodat zij real-time zicht hadden op de voortgang en resultaten van hun medewerkers.
Training vormde een tweede belangrijke pijler van het implementatietraject. Avetica verzorgde doelgerichte sessies voor verschillende gebruikersgroepen. Functionele beheerders leerden hoe zij de leeromgeving konden beheren, gebruikers konden ondersteunen en rapportages konden aanmaken. Voor cursusontwikkelaars lag de focus op het efficiënt bouwen van leertrajecten, het gebruik van dynamische activiteiten en het inzetten van leerpaden en certificaten. Managers kregen een korte, praktijkgerichte training over het raadplegen en opvolgen van rapportages.
Door deze combinatie van een doordachte inrichting en doelgroepgerichte trainingen konden de betrokkenen bij Nikon snel aan de slag in hun nieuwe leeromgeving. De investering in een zorgvuldige implementatie betaalde zich direct terug in gebruiksgemak, betrokkenheid en effectiviteit van leren binnen de organisatie.
Inrichten van een cursus in Moodle Workplace
Het inrichten van een cursus in Moodle Workplace is een proces dat zowel technisch als pedagogisch moet worden aangepakt. Avetica richtte zich hierbij op het volgende:
- Cursuscategorieën per land of afdeling: om organisatorische structuur te behouden en toegang te beheren.
- Tenants voor business units: voor gespecialiseerde leertrajecten die specifiek gericht zijn op bepaalde afdelingen of landen.
- Workflows voor inschrijving en certificering: om het proces van cursusbeheer te automatiseren en efficiënter te maken.
- Rapportages en dashboards: om managers inzicht te geven in de voortgang en het resultaat van leertrajecten.
Bij het inrichten van een cursus wordt er ook aandacht besteed aan het gebruik van leerpaden, certificaten en dynamische activiteiten. Deze elementen helpen bij het creëren van een interactieve en toegankelijke leeromgeving. Avetica richtte zich hierbij op het gebruik van doelgerichte tools die medewerkers in staat stelden om zelfstandig aan de slag te gaan in de nieuwe leeromgeving.
Toekomstbestendigheid en effectiviteit
De keuze voor Moodle Workplace was voor Nikon Europe meer dan alleen een technische migratie. Het was een strategische beslissing om te investeren in een toekomstbestendige leeromgeving die zich aanpaste aan de behoeften van de organisatie. Door het inrichten van cursussen op maat en het aanbieden van gerichte trainingen, kon de organisatie snel en efficiënt overstappen naar het nieuwe systeem. De resultaten waren duidelijk: een leeromgeving die niet alleen toegankelijk en gebruiksvriendelijk was, maar ook toekomstbestendig en schaalbaar.
Conclusie
De migratie van Totara naar Moodle Workplace was voor Nikon Europe een belangrijke, maar ook noodzakelijke keuze. De technische uitdagingen werden door Avetica overwonnen door middel van een grondige voorbereiding, een soepele migratie en een doelgerichte implementatie. Het inrichten van cursussen in Moodle Workplace vormde een essentieel onderdeel van het proces, waarbij zowel technische als pedagogische aspecten centraal stonden. Het resultaat was een toekomstbestendige leeromgeving die niet alleen aan de huidige behoeften van Nikon Europe voldoet, maar ook ruimte biedt voor groei en verdere ontwikkeling.