Inleiding
In het kader van het voortgezette fysieke onderwijs in VMBO-locaties is het van groot belang dat vergaderruimtes en andere functionele ruimtes zowel functioneel als veilig zijn ingericht. Deze inrichting dient rekening te houden met zowel pedagogische als hygiënische eisen, aangevuld met maatregelen om het coronavirus te beperken. De beschikbare informatie laat zien dat Aeres VMBO en Nordwin College sinds het begin van de coronapandemie regelmatig aanpassingen hebben doorgevoerd in hun interne richtlijnen, afhankelijk van de maatregelen van de overheid en de situatie ter plaatse.
In deze artikel zullen we een overzicht geven van de richtlijnen en maatregelen die relevant zijn bij de inrichting van vergaderruimtes binnen VMBO-locaties. We bepalen hoe deze ruimtes zowel qua fysieke lay-out als qua functionele toepassing moeten voldoen aan de wettelijke en interne regels, en hoe het gebruik van deze ruimtes kan worden afgestemd op het doel van het onderwijs, begeleiding en samenwerking.
Algemene richtlijnen voor vergaderruimtes in VMBO-locaties
Vergaderruimtes in VMBO-locaties worden niet alleen gebruikt voor administratieve of pedagogische doeleinden, maar ook voor samenkomsten met leerkrachten, ouders of extern bezoek. Aangezien deze ruimtes vaak worden gedeeld met andere gebieden van de school, zoals kantines en gangen, gelden er aanvullende maatregelen die worden bepaald door de interne richtlijnen van Aeres en de landelijke regelgeving.
Een van de kernmaatregelen is de verplichte afstand van anderhalve meter tussen personen, zowel in werkpunten als tijdens vergaderingen. Dit betekent dat de inrichting van de ruimte moet worden afgestemd op de hoeveelheid mensen die tegelijkertijd aanwezig kan zijn. Daarnaast is het dragen van een mondkapje verplicht in verkeersruimten zoals gangen, kantines en gangen naar en van de vergaderruimte. In de vergaderruimte zelf mag het mondkapje worden afgedaan zodra een vaste zitplaats is ingenomen.
Afstand en ruimtelijke indeling
De inrichting van een vergaderruimte moet zodanig zijn dat anderhalve meter afstand kan worden gehouden tussen alle aanwezigen. Dit houdt in dat de benodigde oppervlakte afhankelijk is van het aantal deelnemers. Voor een standaard vergaderruimte met tien personen is minstens 30 m² benodigd, uitgaande van 3 m² per persoon.
Voor ruimtes die worden gebruikt voor vergaderingen met medewerkers, is de afstand niet alleen een hygiënische maatregel, maar ook een juridisch verplichte maatregel die moet worden nageleefd in overeenstemming met de richtlijnen van het kabinet en de interne beleidsregels van Aeres. Deze maatregel geldt ongeacht of een vergadering fysiek of virtueel is, hoewel virtuele vergaderingen de voorkeur krijgen wanneer mogelijk.
Ventilatie en luchtvoorziening
Een andere belangrijke maatregel die invloed heeft op de inrichting van vergaderruimtes is sufficiënte ventilatie. In alle gebouwen van Aeres VMBO worden de ruimtes maximaal geventileerd of gelucht, zodat de luchtkwaliteit optimaal wordt gehandhaafd. Dit betekent dat de inrichting van een vergaderruimte moet worden gedaan met rekening houdend met de ventilatiecapaciteit van het gebouw.
In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn om extra luchtbehandelingssystemen te installeren, zoals luchtverversingsapparatuur of airco-systemen met hoge luchtcirculatiecapaciteit. Deze systemen zijn niet standaard aanwezig in alle VMBO-locaties, maar worden geïnstalleerd op basis van de omstandigheden en het gebruik van de ruimte.
Looproutes en toegang
Aan de inrichting van een vergaderruimte is niet alleen het gebruik van de ruimte zelf verbonden, maar ook de toegang en de looproute naar en rondom die ruimte. In VMBO-gebouwen zijn er speciale looproutes ingevoerd om bewegingsstromen te beperken en de risico’s op contacten te verminderen. Deze looproutes moeten worden gecombineerd met de inrichting van de vergaderruimte zodat personen zo weinig mogelijk in de open ruimtes hoeven te verkeren.
Fysieke barrières en andere maatregelen
Ondanks dat het dragen van mondkapjes verplicht is in verkeersruimtes, kunnen fysieke barrières zoals tafelschermen of glazen wanden worden overwogen in ruimtes waar het risico op direct contact groter is. Deze barrières zijn echter geen vervanging voor de verplichte afstand of het mondkapje-gebruik.
Daarnaast worden in sommige gevallen tijdsloten ingevoerd bij vergaderingen wanneer groepsgroottes groter zijn dan 75 personen. Dit geldt vooral voor open dagen of bij vergaderingen met externe deelnemers. In dergelijke gevallen is het dragen van een mondkapje verplicht, ook tijdens de vergadering zelf, afhankelijk van de omstandigheden.
Hygiëne en preventie
Naast de fysieke inrichting van een vergaderruimte zijn er ook hygiënische maatregelen die in acht moeten worden genomen. Deze omvatten het regelmatig ontsmetten van oppervlakken, zoals tafels, stoelen en deuren, evenals het beschikbaar stellen van handreinigers en desinfecterende middelen.
Aeres VMBO roept iedereen op om de basisregels van hygiëne in acht te nemen, zoals het niet delen van persoonlijke spullen, het regelmatig wassen van handen en het niezen of hoesten in de elleboog. Deze richtlijnen zijn ook van toepassing in vergaderruimtes en moeten worden verwerkt in de algemene inrichting en het beleid van de locatie.
Preventieve zelftesten
Een van de belangrijkste preventieve maatregelen is het uitvoeren van preventieve zelftesten. Aeres VMBO roept zowel medewerkers als leerlingen aan om tweemaal per week een zelftest te doen. Deze zelftesten zijn niet alleen van toepassing op leerlingen en medewerkers, maar ook op personen die vergaderingen bezoeken of deelneemt aan andere activiteiten op school.
Organisatorische aspecten
Werken vanuit huis
In de meeste gevallen geldt het advies om vanuit huis te werken, tenzij het werken op locatie echt nodig is. Voor vergaderruimtes is dit belangrijk om het aantal aanwezigen te beperken en te voorkomen dat de ruimte overvol raakt. Als het fysieke aanwezig zijn op de locatie niet vermeed kan worden, moet dit worden gecombineerd met virtuele communicatiemogelijkheden, zoals videovergaderingen of telefoonlijnen.
Communicatie en planning
Voor de inrichting en het gebruik van vergaderruimtes is het essent om voldoende vooraf communicatie te hebben. Aeres VMBO en Nordwin College werken regelmatig aan het uitwerken van roosters die passen bij de nieuwe situatie en deze worden verder afgehandeld in samenwerking met medewerkers en leerlingen. Informatie over de inrichting en de beschikbaarheid van vergaderruimtes moet duidelijk en transparant worden gecommuniceerd om verwachtingen te beheren en risico’s te beperken.
Bezoekers en externe deelnemers
Wanneer vergaderruimtes worden gebruikt voor externe bezoekers of ouders, gelden extra maatregelen. In dergelijke gevallen is het verplicht dat bezoekers een mondkapje bij zich hebben, en bij gebrekkig mondkapje worden er mondkapjes beschikbaar gesteld. Daarnaast moet zorg worden genomen dat bezoekers niet in de verkeersruimtes blijven hangen en zo snel mogelijk naar hun doelruimte worden begeleid.
Conclusie
De inrichting van vergaderruimtes in VMBO-locaties is een proces dat moet worden afgestemd op zowel pedagogische, functionele als hygiënische eisen. De beschikbare richtlijnen tonen aan dat de inrichting van dergelijke ruimtes niet alleen moet voldoen aan de wettelijke en interne regels, maar ook moet worden afgestemd op de doeleinden van het gebruik van deze ruimtes.
De kernmaatregelen die van toepassing zijn bij de inrichting van vergaderruimtes zijn:
- Anderhalve meter afstand tussen personen;
- Verplicht dragen van mondkapjes in verkeersruimtes en bij externe bezoekers;
- Sufficiënte ventilatie en luchtvoorziening;
- Organisatorische maatregelen zoals tijdsloten en virtuele vergaderingen;
- Hygiënische maatregelen zoals het wassen van handen en het gebruik van desinfecterende middelen;
- Fysieke barrières en tafelschermen kunnen aanvullend worden overwogen, maar vormen geen vervanging voor andere maatregelen.
Bij de inrichting van vergaderruimtes dient rekening te worden gehouden met de voorschriften van de overheid en de interne beleidslijnen van Aeres VMBO en Nordwin College. De ruimte moet zowel functioneel als veilig zijn ingericht, zodat vergaderruimtes hun doel kunnen behalen zonder het risico op besmetting te verhogen.