Inleiding
Het inrichten van Planon, een krachtige platformoplossing voor field en facility management, is een strategische beslissing die organisaties in staat stelt om operationele efficiëntie te verbeteren, kosten te beperken en hun digitale transformatie te versnellen. Planon biedt een breed scala aan diensten, van implementatie en lifecycle management tot training en support. Tegelijkertijd blijkt uit ervaringen van gebruikers dat het inrichten van Planon een complex proces is dat veel interne voorbereiding, samenwerking en technische aandacht vereist. In dit artikel worden de kernaspecten van het inrichten van Planon besproken, met aandacht voor professionele diensten, uitdagingen in de praktijk en aanbevelingen voor een succesvolle implementatie.
Professionele diensten van Planon voor het inrichten van de oplossing
Planon biedt een reeks professionele diensten die bedoeld zijn om organisaties te ondersteunen bij het inrichten van hun Planon-oplossing. Deze diensten zijn gericht op het optimaliseren van bedrijfsprocessen, het verlagen van de total cost of ownership (TCO), het vergroten van schaalbaarheid en het garanderen van operationele continuïteit.
Een kernaspect van deze diensten is het implementatieproces, waarbij Planon klanten ondersteunt bij het opstellen van business cases en ROI-scenario’s. Daarnaast helpt Planon bij het inrichten van standaardisatie, zoals het aanpassen van de Accelerator best practice aan de specifieke behoeften van de organisatie. Ook het instellen van aangepaste processen, rapportages en KPI’s valt onder het bereik van de professionele diensten.
Daarnaast zijn er diensten gericht op training en ondersteuning. Planon biedt zowel standaard als aangepaste klassikale trainingen voor gebruikers, evenals e-learning cursussen. De focus ligt op het combineren van klassikale trainingen met online leeractiviteiten, zodat gebruikers profiteren van blended learning. Buiten trainingen biedt Planon ook ondersteuning tijdens de implementatie via bewezen methodieken zoals Prince2. Dit helpt om het gewenste resultaat binnen tijd en budget te realiseren.
De diensten omvatten ook systeemintegraties, zoals het configureren van webservices of XML-gebaseerde integraties. Dit is belangrijk voor organisaties die hun Planon-oplossing willen koppelen aan andere systemen, zoals ERP- of CRM-platforms. Verder ondersteunt Planon klanten bij het beheren van hun IT-infrastructuur, waaronder backups, onderhoud en operationele continuïteit.
Uitdagingen bij het inrichten van Planon
Hoewel Planon professionele diensten biedt om organisaties te ondersteunen, blijkt uit ervaringen dat het inrichten van Planon niet zonder uitdagingen verloopt. Een belangrijk aandachtspunt is de interne voorbereiding. Organisaties moeten vaak een multidisciplinair team opstellen dat bestaat uit medewerkers uit diverse afdelingen, zoals communicatie, HR, IT en facility management. Dit is nodig om de benodigde kennis en samenwerking te garanderen tijdens de implementatie.
Een andere uitdaging is het verzamelen en vastleggen van gegevens. Zoals beschreven in bron 2, is het verzamelen van duurzaamheidsgegevens een tijdrovend proces. Organisaties moeten data uit verschillende bronnen combineren, wat vaak leidt tot complexe workflows. Excel blijkt niet voldoende om dit proces te beheersen. Organisaties zijn daarom op zoek naar systemen die het mogelijk maken om fouten te minimaliseren, bronnen te herleiden en betrouwbare rapportages te genereren.
Bij het inrichten van Planon is ook aandacht voor organisatorische veranderingen vereist. De implementatie van Planon vraagt om aanpassingen in de interne workflows en processen. Zoals Planon zelf benadrukt, is het belangrijk om klantbehoeften eenvoudig en ruimschoots te kunnen bevredigen, wat vaak vereist dat organisaties hun bestaande bedrijfsprocessen herzien. Dit betekent dat medewerkers moeten worden opgeleid om Planon optimaal te kunnen gebruiken.
Aanbevelingen voor een succesvolle implementatie
Om de uitdagingen tijdens de implementatie van Planon te omzeilen, zijn er een aantal aanbevelingen die organisaties kunnen volgen. Eerst en vooral is het belangrijk om een duurzame samenwerking op te zetten. Dit betekent dat organisaties samen met Planon en interne teams moeten werken aan het inrichten van de oplossing. Zoals uitgelegd in bron 3, is het bundelen van krachten tussen corporaties, marktpartijen en overheden essentieel voor het realiseren van projecten. Deze samenwerking helpt bijvoorbeeld bij het uitwisselen van grondposities en het opstellen van realisatietafels.
Tijdens de implementatie is het ook belangrijk om duurzame processen in te zetten. Planon stelt een stappenplan voor dat bestaat uit vijf stappen, die elk rapportagejaar herhaald kunnen worden. Deze stappen omvatten het vormen van een multidisciplinair team, het uitvoeren van een quickscan, het beschikbaar stellen van middelen zoals opleidingen en rapportagetools, het uitvoeren van metingen en het vastleggen van scores. Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties een gestructureerde aanpak volgen en voorkomen dat het inrichten van Planon wordt gecharacteriseerd door "fallen en opstaan".
Daarnaast is het belangrijk om een passende implementatiemethode te kiezen. Planon benadrukt het gebruik van bewezen methodieken zoals Prince2 en het combineren van klassikale trainingen met online leeractiviteiten. Dit zorgt voor een flexibele en schaalbare aanpak die goed aansluit bij de behoeften van de organisatie. Buiten trainingen is het ook aan te raden om Premium Support in overweging te nemen. Deze optie biedt uitgebreide ondersteuning en helpt bij het verbeteren van service level agreements (SLAs).
Een laatste aanbeveling is het beheersen van de digitale transformatie. Planon is ontworpen om organisaties te ondersteunen bij hun digitale transformatie, maar dit vraagt om investeringen in technologie en mensen. Organisaties moeten bereid zijn om tijd en middelen te steken in het opleiden van medewerkers, het implementeren van nieuwe workflows en het omgaan met veranderingen in het organisatieleven. Zoals uitgelegd in bron 3, is het aan te raden om te focussen op de versnelling van het ontwikkeltraject en minder op versnelling in het bouwen.
Conclusie
Het inrichten van Planon is een krachtige manier om organisaties te ondersteunen bij het optimaliseren van hun field en facility management. Planon biedt een breed scala aan professionele diensten, waaronder training, ondersteuning, systeemintegraties en lifecycle management. Deze diensten zijn bedoeld om organisaties te ondersteunen bij het verlagen van de TCO, het vergroten van de schaalbaarheid en het verbeteren van de efficiëntie. Tegelijkertijd blijkt uit ervaringen dat het inrichten van Planon een complex proces is dat veel interne voorbereiding, samenwerking en technische aandacht vereist.
Om de uitdagingen tijdens de implementatie te omzeilen, zijn er een aantal aanbevelingen. Organisaties moeten een multidisciplinair team opstellen, passende implementatiemethoden kiezen en duurzame samenwerking opzetten. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan organisatorische veranderingen, medische opleiding en digitale transformatie. Door deze aandacht te hebben, kunnen organisaties ervoor zorgen dat Planon een waardevolle tool wordt in hun operationele en strategische processen.