De coronacrisis heeft de kantoorinrichting fundamenteel veranderd. Werkplekken zijn niet meer statisch, en het kantoor is niet langer alleen een plek om individueel te werken, maar een centrum voor samenwerking, netwerken en creativiteit. De inrichting van een kantoor moet nu hybride werken faciliteren, aandacht besteden aan de gezondheid van medewerkers, en tegemoet komen aan de wensen van een flexibel en bewegende werknemer. In dit artikel bespreken we de belangrijkste trends en aanbevelingen voor het inrichten van een kantoor dat zich goed aanpast aan de nieuwe normaal.
Inleiding
Na de coronacrisis is de rol van het kantoor veranderd. Waar het vroeger vooral ging om het aanbieden van een werkplek, is het nu een ruimte voor samenwerking, ontmoeting en creativiteit. De inrichting van een kantoor moet aansluiten bij deze nieuwe functie. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de gezondheid van medewerkers, met name in het kader van hygiëne, ventilatie en ondersteuning van hybride werken. In dit artikel geven we een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten bij het inrichten van een kantoor dat coronaproof is en tegemoet komt aan de toekomstige eisen.
Hybride werken en de rol van het kantoor
Het kantoor van de toekomst is geen statische plek meer. Medewerkers kunnen in toenemende mate zelf bepalen wanneer en waar ze werken. Het concept van hybride werken is hiermee volledig ingevoerd. In een hybride werkomgeving is het kantoor geen vervangende plek voor thuiswerken, maar een ontmoetingsruimte waar samenwerking, creativiteit en netwerken centraal staan.
Van vaste werkplek naar flexibele ruimte
Tot voor de coronacrisis was het gebruikelijk dat iedere medewerker een vaste werkplek had. In de huidige situatie is dat minder noodzakelijk. Werkplekken kunnen nu flexibel worden toegewezen, afhankelijk van de behoefte en de planning van de medewerkers. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van een kantoor. In plaats van rijen bureaus, zijn flexibele ruimtes met meubilair dat gemakkelijk kan worden aangepast aan de situatie, de norm.
De kantoorruimte als clubhuis
In het nieuwe kantoormodel is de focus niet meer op het werken aan eigen taken, maar op het samenwerken in groepen. Het kantoor fungeert als een clubhuis, waar medewerkers elkaar ontmoeten, brainstormen, klanten ontvangen of flexibel vergaderen. Dit betekent dat er meer ruimte nodig is voor informele ontmoetingen, vergaderen en samenwerken. De inrichting moet hierop zijn afgestemd.
Aanpassingen voor hybride vergaderen
Een andere belangrijke trend is het hybride vergaderen. Niet alle medewerkers zijn fysiek aanwezig, waardoor vergaderruimtes moeten zijn uitgerust met de juiste technologie. Deze ruimtes moeten zowel voor aanwezige als online deelname geschikt zijn. Dit vraagt om slimme digitale tools, zoals whiteboards, beamerprojectors en microfoons, die zowel voor lokale als online deelname geschikt zijn.
Gezonde kantoorinrichting
Een gezonde kantoorinrichting is van essentieel belang, vooral in de coronacrisis. De aandacht voor hygiëne, afstand houden en luchtverversing is toegenomen. De inrichting moet deze aspecten ondersteunen en tegelijkertijd een comfortabele en stimulerende omgeving bieden.
Hygiëne en afstand houden
De coronacrisis heeft geleid tot meer aandacht voor hygiëne in kantooromgevingen. Denk aan aanrakbare oppervlakken die gemakkelijk schoon te maken zijn, of aan het verminderen van oppervlakken die veel contact met medewerkers maken. Bovendien is het belangrijk om afstand te kunnen houden. Dit kan bijvoorbeeld door ruimtes te markeren of door werkplekken zodanig te indelen dat voldoende afstand mogelijk is.
Ventilatie en luchtverversing
Goede ventilatie is essentieel voor een gezonde kantoorinrichting. Verontreinigde lucht moet worden afgevoerd en verse lucht moet in voldoende mate worden aangevoerd. In de coronacrisis is een verhoging van het ventilatievoud vaak noodzakelijk om het aantal ziekteverwekkers in de lucht te minimaliseren. De inrichting van een kantoor moet daarom rekening houden met de ventilatiecapaciteit van het klimaatbeheersingssysteem. Als nodig, kunnen aanpassingen worden aangebracht om de ventilatie te verbeteren.
Gezond klimaat en planten
Naast luchtverversing draait het ook om het tot stand brengen van een gezond klimaat in het kantoor. Planten spelen hierin een rol. Ze verbeteren de luchtkwaliteit en dragen bij aan een aangename sfeer. Daarnaast zorgen ze voor een rustiger en inspirerend werkplek. Het gebruik van planten is daarom een aanbevolen aanpassing in de kantoorinrichting.
Touchless technologie
Een ander aspect van een gezonde inrichting is het gebruik van touchless technologie. Medewerkers kunnen computers bedienen via stemcommando’s of handgebaren, waardoor contact met oppervlakken wordt vermeden. Deze technologie is niet alleen hygiënisch, maar ook handig voor mensen die moeite hebben met fysieke toegang.
Aangepaste ruimtes voor samenwerking
De inrichting van een kantoor moet zorgen voor ruimtes waar medewerkers comfortabel samenwerken kunnen. Deze ruimtes moeten informeel zijn, maar wel ondersteunen in het creëren van ideeën en het delen van kennis.
Informele lounges
Informele lounges zijn ruimtes waar medewerkers zich kunnen ontspannen, brainstormen of informeel contact kunnen leggen. Deze ruimtes moeten warm, gezellig en kleurrijk zijn. Ze bieden een contrast met de formele vergaderruimtes en de werkplekken. Informele lounges zijn bijzonder geschikt voor creatieve en spontane ideeën.
Samenwerkingsruimtes
Samenwerksruimtes zijn afgestemd op het werken in groepen. Ze zijn uitgerust met digitale tools, whiteboards en meubilair dat gemakkelijk kan worden aangepast. Deze ruimtes moeten zowel voor kleine als grote groepen geschikt zijn. Ze moeten flexibel zijn, zodat ze voor verschillende doeleinden kunnen worden gebruikt.
Belcellen en vergaderruimtes
Belcellen zijn ruimtes waar individueel telefonisch of via videocall kan worden gecommuniceerd. Ze zijn nodig voor vergaderingen waarbij niet alle deelnemers aanwezig zijn. Vergaderruimtes moeten zowel voor fysieke als online vergaderingen geschikt zijn. Ze moeten goed verlicht zijn, uitgerust zijn met technologie en zodanig worden geïsoleerd dat de communicatie niet wordt gestoord.
Flexibiliteit en modulariteit in meubilair
De inrichting van een kantoor moet flexibel zijn. Medewerkers werken nu in toenemende mate op verschillende locaties, waardoor de inrichting zich moet kunnen aanpassen aan de behoeften van de medewerkers.
Modulair meubilair
Modulair meubilair is essentieel in de huidige kantoorinrichting. Het meubilair moet snel en gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de situatie. Denk aan werkplekken die kunnen worden afgeschermd met flexibele scheidingswanden, of aan vergaderruimtes waar het meubilair gemakkelijk kan worden omgezet in een informele lounge.
Flexibele scheidingswanden
Flexibele scheidingswanden zijn een praktische oplossing voor het aanpassen van werkplekken. Ze bieden privacy wanneer nodig, maar kunnen ook worden verwijderd om ruimtes te verbreden. Deze wanden zijn ideaal voor hybride werken, omdat ze snel kunnen worden aangepast aan de situatie.
Comfortabele zitjes voor één-op-één contact
Zitjes voor één-op-één contact zijn ook een belangrijk aspect van de kantoorinrichting. Ze zijn geschikt voor gesprekken met klanten, feedbackgesprekken of professionele coaching. Deze zitjes moeten comfortabel zijn en zich op een duidelijke plek in het kantoor bevinden.
Aanpassingen in de inrichting voor grotere kantoren
Grotere kantoren hebben andere uitdagingen dan kleinere bedrijven. Ze moeten niet alleen hybride werken ondersteunen, maar ook rekening houden met de logistiek van medewerkers die op verschillende locaties werken.
Verspreid werken en kleine hubs
Grotere kantoren openen kleine hubs buiten de hoofdlocatie. Deze hubs zijn hippe en gemakkelijk toegankelijke locaties waar medewerkers tijdelijk kunnen werken. Ze zijn ideaal voor mensen die niet in de hoofdlocatie werken, maar toch fysiek contact willen leggen. Deze hubs zijn ook gunstig voor steden die buiten de Randstad liggen, omdat ze nieuwe banen bieden.
Risicovoorzieningen
Grotere kantoren moeten risicovoorzieningen nemen. Ze verspreiden de locaties van hun vestigingen om risico’s te spreiden. Door kleine hubs op te richten, vermijden ze dat de hele organisatie gedesorganiseerd raakt als één locatie gesloten moet worden.
De wensen van medewerkers centraal
De wensen van medewerkers staan centraal in de inrichting van het kantoor. Werknemers willen een plek waar ze zich prettig voelen, waar ze kunnen werken en ontmoeten. De inrichting moet hierop zijn afgestemd.
Kwantiteit versus kwaliteit van ruimte
In het kantoor van vroeger was 70 procent van de ruimte gericht op werken, terwijl 30 procent gericht was op ontspannen en samenwerken. In het kantoor van de toekomst is dit omgekeerd. De kwaliteit van de ruimte is belangrijker dan de kwantiteit. Medewerkers willen ruimtes waar ze zich prettig voelen en waar ze kunnen samenwerken.
Wensen van de gebruiker
De wensen van de gebruiker zijn een belangrijk criterium bij de inrichting van het kantoor. Medewerkers willen ruimtes waar ze kunnen kiezen wanneer en hoe ze werken. Ze willen ook ruimtes waar ze kunnen ontmoeten, ontspannen en creativiteit kunnen uiten. De inrichting moet hierop zijn afgestemd.
Conclusie
De inrichting van het kantoor is veranderd. Het kantoor van de toekomst is geen statische plek meer, maar een ruimte voor samenwerking, netwerken en creativiteit. De inrichting moet aansluiten bij de trends van hybride werken, gezondheid en flexibiliteit. Medewerkers willen ruimtes waar ze zich prettig voelen, waar ze kunnen werken en ontmoeten. De inrichting moet hierop zijn afgestemd.
De inrichting van het kantoor moet niet alleen functioneel zijn, maar ook aansluiten bij de wensen van de gebruikers. Het kantoor van de toekomst is een plek waar samenwerking centraal staat. Het is een ruimte waar medewerkers zich prettig voelen en waar ze kunnen creëren en inspiratie opdoen. Door de inrichting van het kantoor afgestemd te houden op deze doelen, wordt het kantoor een succesvolle plek voor zowel werknemers als organisatie.