Inleiding
De overgang naar digitale werkwijzen en de inrichting van werkplekken binnen gemeentelijke organisaties, met name in de context van toezicht- en handhavingstaken, is in de afgelopen jaren onderhevig geweest aan grote uitdagingen. In het kader van de coronapandemie zijn zowel fysieke controles als communicatieprocesen sterk beïnvloed, wat heeft geleid tot de noodzaak van hervorming van de werkplekken en digitale infrastructuur. Deze inrichting van werkplekken is niet alleen van belang voor het efficiënt uitvoeren van taken, maar ook voor het handhaven van veiligheid, privacy en toezicht op afstand.
Deze tekst biedt een overzicht van de maatregelen genomen binnen gemeentelijke organisaties om werkplekken voorzien van juiste hardware en beveiligingsprotocollen in te richten, evenals de wijze waarop het overleg en de overdracht van taken zijn afgestemd op de nieuwe digitale werkwijze. Daarnaast worden de gevolgen van deze overgang voor toezicht- en handhavingstaken, inclusief klachtenbehandeling en het uitvoeren van juridisch relevante procedures, belicht.
Inrichting van werkplekken en digitale tools
Aanpassing van hardware en software
Om de overgang naar digitale werkwijzen te faciliteren, is binnen de gemeentelijke organisaties zorg genomen voor geschikte hardware zoals computers en laptops. Daarnaast zijn communicatiemiddelen afgestemd op de nieuwe werkwijze, zodat medewerkers op afstand kunnen communiceren en toegang hebben tot de gemeentelijke systemen.
De inrichting van werkplekken op afstand heeft betrekking op zowel fysieke als digitale voorzieningen. Bij toezichthoudende ambtenaren en bijzondere opsporingsambtenaren (BOA’s) zijn de werkplekken op een voldoende afstand van elkaar geplaatst, en is instructie verstrekt over het gebruik van kantoorruimtes, dienstauto’s en communicatie met derden.
Bij medewerkers die vanaf huis werken, zijn autorisaties en beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd om het veilig uitvoeren van taken op afstand mogelijk te maken. Deze maatregelen zijn van essentieel belang om juridische, functionele en organisatorische risico’s te beperken.
Capaciteit en inzet van medewerkers
In 2020 is er sprake geweest van een aanzienlijke werkvoorraad, die niet volledig kon worden afgehandeld door het beschikbare personeel. Voor het uitvoeren van deze taken was in 2020 4,5 fte aan vaste capaciteit beschikbaar, waarvan 0,5 fte in 2020 extra is aangesteld. Buiten deze vaste capaciteit is in 2020 ook 1,5 fte aan tijdelijk ingehuurde krachten ingezet. Bovendien is er gebruik gemaakt van een juridisch adviseur om de taken adequaat te kunnen uitvoeren.
Hoewel de werkvoorraad groter was dan de beschikbare capaciteit, is het beheersniveau in 2020 als voldoende beschouwd. De achterstand die zich heeft opgebouwd, wordt echter geleidelijk opgepakt. Dit heeft geleid tot een prioritering van taken, waarbij zaken met een hogere urgentie eerst worden afgehandeld. Nieuwe aanvragen en minder prioritaire zaken blijven tijdelijk liggen, en worden overgeheveld naar 2021.
Overdracht en overleg in digitale omgeving
Het gebruik van digitale communicatie en intake-systemen
Binnen de gemeentelijke organisatie is aandacht besteed aan het verbeteren van communicatieprocessen en het inrichten van digitale tools om efficiënter overleg te kunnen voeren. De zogenaamde "Intake tafel" is een voorbeeld van zo’n instrument. Deze tafel fungeert als een overlegplatform waarbij alle relevante disciplines betrokken worden bij de planvorming, het concretiseren van het plan, de realisatie en het gebruik van het plan of object. Hiermee wordt vooraf zoveel mogelijk overeenstemming bereikt om eventuele vertraging in latere projectfases te voorkomen.
Bij het ontwikkelen van projecten, zoals het verplaatsen van een winkelcentrum naar de locatie van een voormalige school, worden zowel de in- als de outflows doorgenomen. De financiële haalbaarheid van dergelijke projecten speelt daarbij een belangrijke rol.
Aanpassing van processen en procedures
Het uitvoeren van toezicht- en handhavingstaken in een digitale omgeving heeft geleid tot een herstructurering van processen. In 2020 zijn diverse ontwikkelprogramma’s gestart die gericht zijn op het verder ontwikkelen van registratieprogramma’s zoals Power Browser, het aanpassen van VTH-processen (vergunningverlening, toezicht en handhaving), en de rolverdeling binnen het team.
Deze aanpassingen zijn van belang in de voorbereiding op de komst van de Omgevingswet (Owet) en de Wet kwaliteitsborging bouw (Wkb). De rol van het specialisme Ruimtelijke Ordening wordt hierbij verwacht te groeien. In 2021 wordt de uitvoering van deze taken verder uitgewerkt en duidelijker gemaakt.
Daarnaast is samenwerking met andere organisaties zoals de ODT (Organisatie Directie Toezicht) en de Brandweer van essentieel belang om risico’s te beperken en de effectiviteit van toezicht en handhaving te verhogen.
Gevolgen voor toezicht- en handhavingstaken
Vertraging in takenverloop en klachtenbehandeling
De overgang naar digitale werkwijzen heeft geleid tot vertraging in het uitvoeren van controles en andere taken. In de eerste maanden van de coronapandemie zijn fysieke controles stilgelegd, waardoor controles met betrekking tot contact met derden voorlopig zijn uitgesteld. Eind 2020 is het uitvoeren van fysieke controles opnieuw op gang gekomen, maar op basis van de resterende coronamaatregelen.
De vertraging heeft gevolgen gehad voor de klachtenbehandeling. Regionaal is het aantal klachten hoger dan verwacht, en de doorlooptijd van handhavingstrajecten is toegenomen, wat heeft geleid tot een hogere werkvoorraad.
Aanpassing van toezicht en risicogestuurd beleid
Om de risico's van het beperkt kunnen uitvoeren van fysieke controles te beperken, is tijdens de herstart van fysieke controles nadruk gelegd op risicogestuurd toezicht. Dit houdt in dat controles worden uitgevoerd op basis van relevante risicoindicatoren, waarbij prioriteit wordt gegeven aan taken en locaties die het hoogste risicoprofiel vertonen.
Deze aanpak heeft geleid tot een vermindering van de werkvoorraad in vergelijking met de verwachtingen. In 2020 is 70% van de geprognotiseerde controles daadwerkelijk uitgevoerd, tegenover een streefwaarde van 100%. Van deze controles heeft 35% geleid tot een hercontrole, terwijl in 2020 ongeveer 165% van de klachten en meldingen is behandeld in vergelijking met de geprognotiseerde hoeveelheid.
Juridisch beleid en proceduren
Juridische procedures en mediatie
Het uitvoeren van juridische procedures, zoals bezwaren, zienswijzen, beroepen en hogere beroepen, is ook beïnvloed door de verandering in werkwijze. In 2020 is er sprake geweest van een aanzienlijke werkvoorraad die niet volledig kon worden afgehandeld, ondanks de extra inzet van inhuurkrachten en juridische medewerkers. De werkvoorraad in 2020 is ruim 2,72 fte geweest, wat voldoende bleek om de taken adequaat uit te voeren.
De gemeente biedt bovendien mediatie als alternatieve geschillenbeslechting aan, waarbij geschillen op een andere wijze kunnen worden geregeld dan via een gerechtelijke procedure. In 2020 is er geen gebruik gemaakt van mediatie binnen de werkvoorraad, maar dit instrument blijft beschikbaar voor toekomstige zaken.
Prognose en planning voor 2021
Op basis van de evaluatie van 2020 is de prognose voor 2021 voor de meeste categorieën niet aangepast, behalve voor de categorie "overig geen gebouw zijnde E". In 2021 is het programma voor toezicht- en handhavingstaken uitgebreid tot 587 zaken en producten. Daarnaast is er aandacht voor het afhandelen van langlopende dossiers die al langer dan één jaar lopen.
Bij het taakveld Vergunningen is in 2020 voldaan aan de streefwaarden voor het aantal verleende vergunningen en meldingen. In 2021 is 1,29 fte beschikbaar voor deze taak, gebaseerd op de verwachte vraag.
Conclusie
De inrichting van werkplekken en de overgang naar digitale werkwijzen zijn essentiële stappen geweest in de aanpassing van gemeentelijke organisaties aan de coronapandemie. Deze aanpassingen hebben geleid tot verbeteringen in de communicatie, beveiliging en efficiëntie van takenuitvoering. Toch is er sprake geweest van vertraging in het uitvoeren van controles en juridische procedures, wat heeft geleid tot een hogere werkvoorraad en prioritering van taken.
De implementatie van digitale tools en het gebruik van overlegplatformen zoals de Intake tafel hebben bijgedragen aan het verlagen van eventuele vertragingen in latere projectfases. De overgang naar risicogestuurd toezicht heeft bovendien geleid tot een efficiëntere uitvoering van controles en een beperking van de werkvoorraad.
In 2021 is het de bedoeling om de achterstand die zich in 2020 heeft opgebouwd, op te pakken, evenals het afhandelen van langlopende dossiers. De verwachte werkvoorraad voor 2021 is 587 zaken en producten, waarbij zowel fysieke als digitale controles een rol spelen.
De inrichting van werkplekken, het gebruik van digitale communicatie en het aanpassen van procedures blijven essentieel voor het behoud van efficiëntie en kwaliteit in de toezicht- en handhavingstaken van gemeentelijke organisaties.