Het inrichten van een administratie in Exact Online is een essentieel proces voor bedrijven die gebruik willen maken van dit online boekhoud- en administratieplatform. Het leggen van de juiste basis bij de inrichting zorgt voor een efficiënte, overzichtelijke en juridisch aantoonbare administratie in de toekomst. In deze gids worden de belangrijkste stappen, mogelijkheden en aandachtspunten bij het aanmaken en inrichten van een administratie in Exact Online besproken, gebaseerd op de beschikbare informatie.
Inleiding
Het aanmaken van een administratie in Exact Online is het eerste stapje om jouw bedrijfsadministratie online te beheren. Het platform biedt meerdere opties om de administratie te starten, variërend van het aanmaken van een lege administratie tot het gebruik van een standaardinrichting of template administratie. Deze keuzes bepalen niet alleen de start van het boekingsproces, maar ook de structuur en automatisering die later centraal staan in jouw administratieve workflows.
Exact Online stelt gebruikers in staat om zowel zelf als via hulp van externe consultants of accountants de administratie in te richten. Daarnaast zijn er diverse ondersteunende tools beschikbaar, zoals standaard sjablonen, XML-importopties en gratis trainingen. Deze functionaliteiten maken het platform toegankelijk voor zowel beginners als ervaren gebruikers.
Aanmaken van een nieuwe administratie
Het proces om een nieuwe administratie aan te maken in Exact Online is eenvoudig, maar vereist wel een bewuste keuze bij de startoptie. De administratie wordt aangemaakt via het menupad in het Panel menu of het Tab menu. In het scherm dat daarna verschijnt, vult u de gegevens van de nieuwe administratie in en klikt u op Bewaren. Hiermee wordt de wizard voor het inrichten van uw administratie gestart.
Kiezen tussen lege administratie en standaardinrichting
Bij het inrichten van een administratie kunt u kiezen tussen twee hoofdopties:
- Een lege administratie aanmaken: U start zonder vooraf ingevulde gegevens en richt de administratie volledig zelf in.
- Een standaardinrichting gebruiken: Exact Online biedt standaard sjablonen aan, zoals voor een commercieel bedrijf of een vereniging. Deze sjablonen bevatten al een aantal standaard grootboekrekeningen, btw-codes en andere stamgegevens.
Een lege administratie biedt de grootste vrijheid, maar vereist wel dat u zelf alle stamgegevens invoert. Een standaardinrichting daarentegen biedt direct een basis die aansluit bij de boekhoudpraktijk van het type bedrijf dat u leidt. Dit is vooral geschikt voor gebruikers die niet vertrouwd zijn met het boekhoudkundig kader of die snel aan de slag willen.
Koppelen van een bestaande template administratie
Als u samenwerkt met uw accountant en deze heeft templates beschikbaar gesteld, kunt u deze koppelen bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Dit is een handige optie om ervoor te zorgen dat de administratie al uitgerust is met stamgegevens die aansluiten bij de boekhoudpraktijk van uw accountant of organisatie.
Via het inrichtingsscherm kunt u kiezen voor een van de beschikbare templates. Indien uw accountant templates heeft aangemaakt, worden deze bovenaan in de lijst weergegeven. Andere templates worden aangeboden door Exact Online zelf.
Inrichting van de administratie
Na het aanmaken van een administratie begint het proces van het inrichten. Dit omvat het instellen van stamgegevens, het kiezen van de juiste modules en het bepalen van de instellingen die bepalend zijn voor het verloop van de boekingsprocessen.
Belangrijkheid van een goede inrichting
De inrichting van Exact Online is een kritisch moment, vooral bij gebruik van de geavanceerdere modules zoals Handel of Productie. Hoe de administratie wordt ingericht, heeft invloed op de manier waarop boekingen worden gemaakt en processen worden geïdentificeerd. Een goed ingerichte administratie voorkomt fouten in de boekhouding en draagt bij aan de efficiëntie van de administratieve workflows.
Kiezen voor een standaardinrichting
Als u kiest voor een standaardinrichting, wordt uw administratie automatisch gevuld met grootboekrekeningen, btw-codes en andere relevante stamgegevens. De keuze uit een standaardinrichting is handig voor gebruikers die geen ervaring hebben met het zelf invoeren van administratieve data. Er zijn meerdere opties beschikbaar, zoals:
- Commercieel bedrijf: Geschikt voor een standaard, commercieel bedrijf.
- Vereniging: Geschikt voor een vereniging.
- Template zonder BTW: Geschikt voor organisaties die niet onder de btw vallen.
Deze standaardinrichtingen zijn ontworpen om direct bruikbaar te zijn en kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf.
Importeren van gegevens
Neben het aanmaken van een lege administratie of het gebruiken van een standaardinrichting, biedt Exact Online ook de mogelijkheid om gegevens te importeren. Dit kan via XML- of CSV/Excel-bestanden. Deze optie is bijvoorbeeld nuttig als u een bestaand rekeningschema of grootboekrekeningen heeft in Excel en deze wilt overzetten naar Exact Online.
De gegevens die worden geïmporteerd, moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden worden beschreven in de helpdocumentatie van Exact Online, bijvoorbeeld in het document “Ik wil grootboekrekeningen importeren”.
Kopiëren van stamgegevens
Als u meerdere administraties wilt beheren binnen één Exact Online licentie, kunt u de stamgegevens van een bestaande administratie kopiëren naar een nieuwe administratie. Dit is een efficiënte manier om consistentie te waarborgen tussen meerdere administraties.
De stamgegevens die kunnen worden gekopieerd omvatten grootboekrekeningen, btw-codes, betalingscondities, artikelen en andere relevante data. Het proces van kopiëren kan via het menupad in het Panel of Tab menu worden gestart. Hierbij wordt de nieuwe administratie tijdelijk blokkeerd tot het kopiëren is afgerond.
Hulp en ondersteuning bij het inrichten
Exact Online biedt diverse opties om gebruikers bij te staan bij het inrichten van hun administratie. Deze ondersteuning is bedoeld om gebruikers te helpen bij het leren werken met het platform en om te voorkomen dat fouten ontstaan bij het instellen van de administratie.
Consult aanvraag
Voor gebruikers die hulp nodig hebben bij het inrichten van de administratie, is het mogelijk om een consult aanvraag in te dienen. Dit kan via het vinkje in de grijze balk in Exact Online. Klik op Nieuwe taak, kies voor Consult aanvraag onder Support, en vul uw aanvraag in. Deze optie is vooral geschikt voor gebruikers die werken met geavanceerde modules zoals Handel of Productie.
Helpdocumentatie
Exact Online stelt uitgebreide helpdocumentatie beschikbaar. Deze documentatie is toegankelijk via het vraagteken in elk scherm of via de Help startpagina. Hierin worden uitgebreide uitleg gegeven over het gebruik van het platform en het instellen van administratieve processen.
Trainingen en webinars
Om gebruikers op de juiste voet te zetten, biedt Exact Online ook gratis trainingen en webinars. Deze trainingen zijn ontworpen voor gebruikers met verschillende niveaus van expertise, van beginners tot geavanceerde gebruikers. Er zijn bijvoorbeeld trainingen zoals de Aan de slag-training, waarin de basisconcepten van Exact Online worden behandeld, of de Handel-training, die gericht is op de processen van het handelsmoduul.
Webinars
Webinars zijn een extra tool om te leren werken met Exact Online. Deze worden regelmatig aangeboden en behandelen diverse onderwerpen, van het aanmaken van een administratie tot het beheren van complexe boekhoudprocessen. Webinars zijn ideaal voor gebruikers die visuele en interactieve instructies prefereren.
Technische veiligheid en beveiliging
Exact Online legt veel nadruk op de veiligheid van de gegevens en administraties. Het platform gebruikt versleuteling om gegevens te beveiligen en beperkt toegang tot alleen toegelaten gebruikers, zoals de eigenaar, medewerkers en eventueel de accountant. Daarnaast wordt het platform regelmatig geüpdatet om fouten en beveiligingsgaten te verhelpen.
2-step verification
Een extra beveiligingsmaatregel is de 2-step verification, waarbij naast de gebruikersnaam en wachtwoord ook een tweede, unieke code is vereist om in te loggen. Deze code wordt gegenereerd via een toepassing op de smartphone van de gebruiker. Deze extra laag beveiliging vermindert het risico op inbraak en ongeautoriseerde toegang tot de administratie.
Betalingen en PCI-certificering
Exact Online werkt samen met Adyen voor de verwerking van betalingen. Hierbij worden betaalgegevens niet opgeslagen in de databases van Exact Online, maar worden volledig versleuteld door Adyen. Adyen is gecertificeerd onder PCI Level 1, wat betekent dat het platform voldoet aan de hoogste veiligheidsstandaarden in de betalingsindustrie.
Conclusie
Het inrichten van een administratie in Exact Online is een proces dat zorgvuldig moet worden aangepakt, omdat het bepalend is voor de efficiëntie en accuraatheid van de administratie in de toekomst. Door het kiezen van de juiste startoptie — of het nu een lege administratie, een standaardinrichting of een template administratie betreft — en het correct instellen van de stamgegevens, wordt een solide basis gelegd voor het boekhoudproces.
Daarnaast biedt Exact Online uitgebreide ondersteuning via helpdocumentatie, trainingen, webinars en consulten. Deze tools zorgen ervoor dat gebruikers, ongeacht hun niveau van expertise, snel aan de slag kunnen. De veiligheid van de administratie is een ander belangrijk aspect, waarbij Exact Online uitvoerig maatregelen neemt om gegevens en processen te beveiligen.
Zowel de technische mogelijkheden als de ondersteuning van Exact Online maken het platform geschikt voor een breed scala aan gebruikers, van kleine ondernemers tot grotere organisaties die complexe administratieve processen beheren. Het inrichten van een administratie is dus niet alleen een technisch proces, maar ook een strategische keuze die vanaf het begin moet worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf.