Inleiding
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die werkgevers de mogelijkheid biedt om bepaalde vergoedingen, terbeschikkingstellingen of verstrekkingen aan medewerkers te doen zonder dat deze direct als belastbaar loon worden aangemerkt. Voor een efficiënte en correcte toepassing van de WKR is het van essentieel belang dat de administratie goed is ingericht. Dit artikel biedt een overzicht van de kernaspecten bij het inrichten van een WKR-administratie, afgestemd op de voorgeschreven fiscale kaders, administratieve vereisten en praktische toepassing. Het artikel is opgebouwd uit de kernonderdelen van de regeling: de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten, evenals de fiscale administratie-eisen die daarop van toepassing zijn.
De werkkostenregeling in korte trek
De werkkostenregeling is ontworpen om werkgevers in staat te stellen om bepaalde voordelen aan hun medewerkers te verstreken zonder dat deze direct leiden tot een toename van de belastbare inkomsten. Het uitgangspunt is dat elke terbeschikkingstelling of vergoeding van de werkgever aan een werknemer, in principe, belastbaar loon is. Om dit mechanisme te ontwikkelen, zijn binnen de WKR verschillende instrumenten ingevoerd die de werkgever in staat stellen om een deel van de uitgaven fiscaal onbelast te laten vallen. Deze instrumenten zijn:
- Gerichte vrijstellingen
- Nihilwaarderingen
- Intermediaire kosten
- Vrije ruimte
Elk van deze instrumenten heeft zijn eigen toepassingsvoorwaarden en administratieve vereisten. Bij het inrichten van een WKR-administratie is het daarom belangrijk om te weten welke categorieën wel of niet binnen de regeling vallen, en hoe deze binnen de administratie moeten worden bijgehouden.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn een van de belangrijkste onderdelen van de WKR. Deze vrijstellingen zijn expliciet bepaald in fiscale regelgeving en kunnen zonder dat het fiscaal loon wordt aangemerkt, worden verstrekt of vergoed aan werknemers. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
- Reiskostenvergoedingen
- Verstrekkingen of vergoedingen van bedrijfskleding
- Zakelijke telefoonkosten
- Consumpties op de werkplek (niet de maaltijd)
- Terbeschikkingstelling van een fiets of werkkleding
Omdat deze kosten niet als belastbaar loon worden aangemerkt, is het niet nodig om ze binnen de vrije ruimte te laten vallen. In de administratie hoeven deze kosten niet apart te worden bijgehouden, omdat ze fiscaal vrijgesteld zijn. Echter, is het wel belangrijk dat de administratie duidelijk maakt welke kosten onder deze categorie vallen.
Nihilwaarderingen
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen of terbeschikkingstellingen die op nul zijn gewaardeerd, wat betekent dat ze niet als belastbaar loon worden aangemerkt, maar ook niet in de vrije ruimte vallen. Voorbeelden zijn:
- Inrichting van de werkplek
- Terbeschikkingstelling van een laptop of andere ICT-uitrusting
- Consumpties op de werkplek (niet de maaltijd)
Nihilwaarderingen zijn belangrijk om de vrije ruimte te behouden, aangezien ze geen invloed hebben op de fiscale belasting. De administratie van nihilwaarderingen dient wel goed te zijn bijgehouden, omdat het fiscaal belangrijk is om aan te tonen dat het om een nihilwaardering gaat en niet om een belastbare terbeschikkingstelling.
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer zelf maakt in opdracht van de werkgever en daarna aan de werkgever worden terugbetaald. Deze kosten zijn fiscaal onbelast. Voorbeelden zijn:
- Zakelijke lunches
- Printpapier of cartridges die de werknemer voor de werkgever koopt
- Reiskosten die de werknemer zelf maakt en later door de werkgever wordt vergoed
Het is belangrijk dat de administratie van deze kosten goed is bijgehouden, omdat de Belastingdienst hierin een intermediaire rol van de werknemer wil zien. De administratie dient te tonen dat het om zakelijke kosten gaat en dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt in het kader van de werkzaamheden.
De vrije ruimte
De vrije ruimte is een flexibel instrument binnen de WKR waarmee werkgevers extra voordelen kunnen bieden aan hun medewerkers, zonder dat deze direct belastbaar loon worden. De vrije ruimte is afhankelijk van de totale fiscale loonsom van het bedrijf. In 2023 is de vrije ruimte als volgt bepaald:
- Bij een totale fiscale loonsom tot €400.000 is de vrije ruimte 3% van deze loonsom.
- Boven de €400.000 is de vrije ruimte 1,17%.
Als het bedrag dat binnen de vrije ruimte is gegeven, overschreden wordt, moet de werkgever 80% belasting betalen op het overschrijdende deel. Dit betekent dat het van groot belang is om de administratie van de vrije ruimte goed in de hand te hebben, zodat het gebruik van deze ruimte binnen de fiscale grenzen blijft. In grote organisaties (meer dan 500 werknemers) is het noodzakelijk om aparte grootboekrekeningen in te richten voor de vrije ruimte en de daaraan verbonden uitgaven.
Inrichting van de WKR-administratie
Het inrichten van een WKR-administratie vereist een aantal belangrijke stappen. De administratie moet in staat zijn om de benutting van de vrije ruimte, nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten goed te registreren en te rapporteren. Hieronder worden de kernaspecten van het inrichten van een WKR-administratie besproken.
1. Administratieve voorbereiding
Voor de invoering van de WKR-administratie moet de huidige administratie van het bedrijf worden geïnventariseerd. Het is belangrijk om te bepalen welke categorieën binnen de WKR vallen en hoe deze administratief moeten worden bijgehouden. Voor grote bedrijven is het vaak nodig om aparte grootboekrekeningen of verzamelgrootboekrekeningen in te richten voor:
- Verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen
- Waarderingen van loon in natura
De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan de administratie, maar wel is het noodzakelijk dat de benutting van de vrije ruimte periodiek inzichtelijk is.
2. Koppeling met personeelsadministratie
De WKR-administratie moet goed gekoppeld zijn aan de personeelsadministratie. Dit betekent dat het duidelijk moet zijn welke vergoedingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR zijn gedaan en welke niet. In de administratie moet te zien zijn welke voordelen eindheffingsloon zijn en welke niet. De administratie dient te tonen dat de toepassing van de WKR conform is met de fiscale regelgeving.
3. Periodieke controle en rapportage
Het is belangrijk om regelmatig te controleren of de benutting van de vrije ruimte nog binnen de fiscale grenzen ligt. In het kader van de jaarafrekening is het noodzakelijk om een overzicht te maken van de totale benutting van de vrije ruimte en te bepalen of er een eindheffing verschuldigd is. Voor het inrichten van deze administratie is het verstandig om hulp in te huren van belastingadviseurs of administratiekantoren die ervaring hebben met WKR-administraties.
4. Documentatie en opslag
Alle administratieve gegevens moeten goed worden gedocumenteerd en opgeslagen. Voorzieningen die binnen de WKR zijn gedaan moeten voorzien zijn van documentatie die aantoont dat het om een fiscaal onbelaste verstrekkingsvorm gaat. De Belastingdienst kan op elk moment controleren of de administratie in lijn is met de fiscale regelgeving. Daarom is het belangrijk dat alle documenten en administratieve gegevens voorhanden zijn en goed bijgehouden worden.
Aanvullende administratieve maatregelen
Naast het inrichten van de basisadministratie zijn er ook een aantal aanvullende maatregelen die kunnen bijdragen aan een efficiënte en correcte toepassing van de WKR.
1. Inrichting van elektronische administratie
Voor bedrijven met een grote medewerkersgroep is het verstandig om een elektronische administratiesysteem in te richten. Dit systeem dient in staat te zijn om automatisch te registreren welke voordelen binnen de WKR vallen en welke niet. Bovendien dient het systeem te tonen of de vrije ruimte nog niet overschreden is.
2. Training van medewerkers
Het is belangrijk dat de medewerkers van de administratieafdeling goed zijn opgeleid in de toepassing van de WKR. Het is verstandig om trainingen te organiseren waarin wordt uitgelegd hoe de WKR werkt en hoe de administratie moet worden bijgehouden. Hierbij kan ook aandacht worden besteed aan de fiscale eisen en aan de risico’s van niet-compliance.
3. Invoering van standaardprocedures
Het is verstandig om standaardprocedures in te voeren voor de verstrekkingsvormen binnen de WKR. Deze procedures moeten duidelijk maken welke voordelen wel of niet binnen de WKR vallen en hoe deze administratief moeten worden bijgehouden. Daarnaast moeten de procedures bepalen hoe de administratie moet worden gecontroleerd en hoe de benutting van de vrije ruimte moet worden gemeten.
Conclusie
De inrichting van een WKR-administratie is een essentieel onderdeel van het gebruik van de werkkostenregeling. Voor een efficiënte en correcte toepassing van de regeling is het van belang dat de administratie goed is ingericht en dat de benutting van de vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten goed is bijgehouden. De administratie moet in staat zijn om de fiscale regelgeving te volgen en om te tonen dat de regeling op een correcte en transparante manier wordt toegepast. Het is verstandig om hulp in te huren van belastingadviseurs of administratiekantoren om ervoor te zorgen dat de administratie voldoet aan de fiscale eisen.