Het huidige kantoorlandschap verandert. De coronacrisis heeft geleid tot een fundamentele ommekeer in de manier waarop mensen werken, en deze verandering heeft zich ook vertaald in de manier waarop kantoren worden ingericht. Het traditionele kantoor is opnieuw onderworpen aan een nieuwe norm: het 1,5 meter kantoor. Dit is niet alleen een technische uitdaging, maar ook een mensgerichte, waarbij zowel veiligheid als functioneel gebruik van de ruimte centraal staan. In dit artikel geven we een overzicht van de verschillende benaderingen en oplossingen voor het inrichten van een 1,5 meter kantoor, met aandacht voor technische aanpassingen, functionele ruimteoptimalisatie, mensgerichte communicatie en flexibiliteit.
Inleiding
De terugkeer naar het kantoor na maanden van verplichte afstand is een uitdaging. Het 1,5 meter kantoor is de nieuwe realiteit waarin zowel werkplekken als gemeenschappelijke ruimtes aanpassingen moeten ondergaan. Dit artikel richt zich op de technische, functionele en mensgerichte aspecten van het inrichten van een 1,5 meter kantoor, waarbij we ons baseren op relevante richtlijnen, normen en praktijkvoorbeelden.
Het doel van het inrichten van zo’n kantoor is om veiligheid, efficiëntie en comfort te combineren. Ondertussen blijft het kantoor ook een plek waar mensen fysiek bij elkaar komen, samenwerken en ideeën ontmoeten. Daarom is het belangrijk om bij de inrichting rekening te houden met zowel technische eisen (zoals scheidingswanden en luchtverversing) als mensgerichte aandachtspunten (zoals communicatie en gedragingen van medewerkers).
Technische aanpassingen aan werkplekken
De kern van het inrichten van een 1,5 meter kantoor ligt in het aanscherpen van de fysieke ruimte. Dit betreft niet alleen de afstand tussen werkplekken, maar ook de bescherming tegen eventuele besmettelijke aantastingen. De NEN 1824:2010 norm stelt minimumeisen inzake vloeroppervlakte per werkplek, en deze zijn sinds mei 2020 uitgebreid met regels die het afstandshouden mogelijk maken.
Minimumafstand en scheidingswanden
- Werkplekken moeten minstens 1,5 meter van elkaar af staan.
- Scheidingswanden moeten minimaal 160 cm hoog zijn bij zit-zit werkplekken en 195 cm hoog bij zit-sta werkplekken of langs looproutes.
- Deze scheidingswanden kunnen losse schermen zijn, maar worden vaak ingebracht in een wandsysteem om de ruimte functioneel en duurzaam te maken.
Het gebruik van een wandsysteem kan een duurzamere en betere oplossing zijn dan losse schermen. Het biedt meer flexibiliteit, past beter aan bij de bestaande inrichting en kan worden aangepast aan veranderende behoeften.
Aanpassing van routes en luchtverversing
Buiten de werkplekken zelf zijn ook routes binnen het kantoor belangrijk. Deze moeten zo worden aangepast dat 1,5 meter afstand tussen mensen mogelijk blijft, ook bij het lopen. Dit betreft bijvoorbeeld de route naar de keuken, de wc’s of de vergaderkamer.
Daarnaast is er aandacht nodig voor de luchtverversing. In sommige kantoren is het noodzakelijk om extra ventilatie in te bouwen of bestaande systemen aan te passen, zodat de luchtkwaliteit voldoet aan de eisen van het RIVM of andere relevante autoriteiten.
Functionele ruimteoptimalisatie
Het inrichten van een 1,5 meter kantoor vraagt om ruimteoptimalisatie. Het is vaak niet mogelijk om alle werkplekken in de oorspronkelijke opstelling te behouden. Daarom is het belangrijk om ruimte te herinrichten, werkplekken te combineren en flexibele oplossingen te overwegen.
Wandsysteem aanpassen
Een veelvoorkomende aanpassing is het aanpassen van het wandsysteem. Door enkele kantoorwanden te verplaatsen en deze aan te vullen met scheidingswanden, kan een kantoor zowel veilig als functioneel worden gemaakt. Deze aanpassing behoudt de identiteit van het kantoor, maar maakt het ook geschikt voor de huidige realiteit.
Veelzijdigheid van scheidingswanden
Scheidingswanden zijn niet alleen functioneel, maar ook esthetisch en flexibel. Ze kunnen worden gemaakt van glas, hout of MDF en kunnen worden ingebracht in een bestaand wandsysteem of als losse oplossing. Hierbij is het verstandig om rekening te houden met acoustische isolatie en mogelijkheden voor verlichting of schermen.
Mensgerichte communicatie en gedragsaanjagers
Hoewel technische en functionele aanpassingen essentieel zijn, is het mensenaspect even belangrijk. Het is namelijk niet genoeg om een kantoor fysiek veilig te maken – medewerkers moeten ook bewust zijn van de maatregelen en deze toepassen. Daarom is mensgerichte communicatie en gedragsaanjagers een essentieel onderdeel van het inrichten van een 1,5 meter kantoor.
Peilen naar de mening van medewerkers
Het is aan te raden om rekening te houden met de meningen en wensen van medewerkers bij de inrichting van het kantoor. Niet iedereen wil of kan op hetzelfde tijdstip op kantoor zijn, en ook de attitudes ten aanzien van veiligheid en afstandshouden kunnen sterk variëren.
Voorbeelden van groepen medewerkers zijn:
- Medewerkers die thuiswerken en blij zijn dat het nu normaal is geworden;
- Medewerkers die graag naar kantoor komen om samen te werken, maar voor concentratie naar huis werken;
- Medewerkers die alle dagen naar kantoor willen komen, omdat ze collega’s missen of het thuiswerken lastig vinden.
Door middel van een enquête of online sessies is het mogelijk om de wensen van medewerkers in kaart te brengen en het kantoor op maat in te richten.
Communicatie via posters en signage
Een veelgebruikte methode is visuele communicatie. Dit kan bestaan uit pijlen op de grond, cirkels rond werkplekken, posterinformatie of looplijnen. Deze vorm van communicatie werkt op basis van nudging, waarbij het gedrag van mensen beïnvloed wordt zonder expliciete instructies.
Bijvoorbeeld: het plaatsen van pijlen op de grond kan ervoor zorgen dat mensen automatisch de juiste richting op lopen. Dit maakt het makkelijker om afstand te houden en voorkomt congestie in gangen of bij de keuken.
Groepsconsensus en voorbeeldgedrag
Naast visuele aanjagers is ook groepsconsensus en voorbeeldgedrag belangrijk. Als een organisatie ervoor kiest om veilig gedrag te tonen, zoals het afstand houden van collega’s, dan is er meer kans dat dit gedrag ook wordt gevolgd door anderen.
Een voorbeeld is het afronden van alle werkplekken met schoonmaakdoekjes of het verzorgen van persoonlijke werkplekken (zoals een eigen toetsenbord). Deze kleine aandachtspunten kunnen grotere gedragsveranderingen bevorderen.
Communicatiecampagnes en interne communicatie
Een andere benadering is het ontwikkelen van een campagnematige aanpak bij de communicatie. Deze aanpak is gericht op het informeren, overtuigen en betrekken van medewerkers bij het nieuwe kantoorbeleid.
Een campagne opstellen
Een campagne kan bestaan uit:
- Informatieve flyers of posters;
- Online sessies waarin het kantoorbeleid wordt uitgelegd;
- Een enquête om de mening van medewerkers te peilen;
- Een verantwoorde communicatie over de maatregelen die worden genomen.
Het doel van zo’n campagne is om medewerkers te betrekken, maar ook om vertrouwen op te bouwen in de veiligheid van het kantoor. Door transparante en consistente communicatie kan worden voorkomen dat er ongerustheid of twijfel ontstaat.
Nudging als strategie
Een andere strategie is nudging, waarbij het gedrag van mensen beïnvloed wordt door de omgeving te veranderen. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door:
- Afgeplakte stoelen;
- Looplijnen op de grond;
- Cirkels rond werkplekken om afstand te signaleren;
- Posterinformatie die expliciet duidelijk maakt waar mensen kunnen zitten of lopen.
Deze aanjagers werken het beste als ze integreerbaar zijn in de bestaande inrichting en niet te veel aandacht op zichzelf vestigen.
De rol van professionele partners in het inrichten
Het inrichten van een 1,5 meter kantoor vraagt vaak om professionele hulp. Omdat het niet alleen gaat om technische en functionele aanpassingen, maar ook om esthetiek en flexibiliteit, is het verstandig om een partner aan te nemen die ervaring heeft met deze transformatie.
Kantoorinrichting en wandsystemen
Bedrijven zoals Kantoor Totaalinrichting zijn gespecialiseerd in het ontwerpen en plaatsen van wandsystemen en scheidingswanden. Ze kunnen een kantoor op een functionele, veilige en esthetische manier aanpassen, waarbij ze rekening houden met zowel de NEN 1824:2010 norm als de nieuwe coronamaatregelen.
Bijvoorbeeld:
- Een wandsysteem kan worden aangepast om scheidingswanden in te bouwen;
- Losse schermen zijn een tijdelijke oplossing, maar kunnen duur zijn;
- Een full service aanpak van ontwerp tot oplevering maakt het proces efficiënter.
Werkplekscan en advies
Vaak is het nuttig om een werkplekscan uit te voeren. Dit is een analyse van de huidige werkplekken, waarbij wordt bekeken of deze aan de nieuwe eisen voldoen. Aan de hand van deze scan kan een aangepast werkplekconcept worden ontwikkeld dat beide veiligheid en efficiëntie biedt.
De rol van werkplekconcepten
Naast de fysieke inrichting van het kantoor is er ook aandacht voor het werken zelf. Het 6 Feet Office-concept van Cushman & Wakefield is een voorbeeld van een werkplekconcept dat speciaal is ontwikkeld voor de anderhalve-meter-economie. Dit concept is bedoeld om organisaties te ondersteunen bij de terugkeer naar kantooromgevingen na lock-downs.
Doel en uitgangspunt
Het doel van het 6 Feet Office-concept is om veilige en gezonde werkplekken te bieden die aansluiten bij de nieuwe maatregelen van de overheid. Het concept is ontwikkeld door de Total Workplace-strategen van Cushman & Wakefield en is bedoeld om organisaties te helpen:
- Snel en kostenefficiënt weer operationeel worden;
- Veilige werkplekken aan te bieden;
- Zowel fysiek als virtueel te werken.
Het concept is wereldwijd gebruikt en maakt deel uit van de Total Workplace Strategy, een service die al jarenlang succesvol is geïmplementeerd bij organisaties.
Conclusie
Het inrichten van een 1,5 meter kantoor is een complexe klus, waarbij zowel technische, functionele als mensgerichte aspecten een rol spelen. Het kantoor van vandaag is niet alleen een plek voor werk, maar ook een plek voor samenwerking en interactie. Daarom is het belangrijk om het kantoor zowel veilig als functioneel in te richten.
De sleutel tot een succesvolle inrichting van een 1,5 meter kantoor ligt in:
- Technische aanpassingen zoals scheidingswanden en luchtverversing;
- Functionele ruimteoptimalisatie via wandsystemen en werkplekscan;
- Mensgerichte communicatie en gedragsaanjagers via posters, signage en groepsconsensus;
- Een professionele partner die ervaring heeft met kantoorinrichting en werkplekconcepten;
- Een werkplekconcept dat aansluit bij de huidige maatregelen en behoeften van medewerkers.
Het 1,5 meter kantoor is een tijdelijke of permanente realiteit, maar met de juiste aanpak kan het ook een betere en voorspoedigere werkomgeving worden.