Inleiding
Elke organisatie, of het nu gaat om een klein zzp’er of een multinational, draait op bedrijfsprocessen. Deze processen vormen de pijlers van het dagelijks functioneren en bepalen hoe goed een organisatie haar doelstellingen kan behalen. Het inrichten van bedrijfsprocessen is daarom essentieel voor een efficiënte, transparante en slankere organisatie. Door bedrijfsprocessen goed in te richten, kan een bedrijf niet alleen beter functioneren, maar ook sneller reageren op veranderingen in de markt of interne uitdagingen.
In dit artikel worden de basisprincipes van het inrichten van bedrijfsprocessen uitgelegd, inclusief de drie soorten bedrijfsprocessen (primaire, besturende en ondersteunende), en wordt ingegaan op hoe processen geanalyseerd, verbeterd en beheerd kunnen worden. Daarnaast worden praktische tips en aanbevelingen gegeven die helpen bij het opstellen van een duidelijke en slanke processtructuur.
Wat zijn bedrijfsprocessen?
Een bedrijfsproces is een zich herhalende keten van activiteiten die gericht is op het behalen van een specifiek eindresultaat. In het kader van een bedrijf betreft dat vaak het leveren van een product of dienst aan de klant. Deze processen zijn doorgaans onderling verbonden, wat betekent dat een storing in één proces direct gevolgen kan hebben voor andere processen en dus ook voor de organisatie als geheel.
De kern van bedrijfsprocessen ligt in het toevoegen van waarde. Elke activiteit in een proces moet bijdragen aan het einddoel en zo min mogelijk verspilling teweegbrengen. Dit maakt het van groot belang dat bedrijfsprocessen goed georganiseerd en inzichtelijk zijn.
Drie soorten bedrijfsprocessen
Binnen een organisatie onderscheidt men meestal drie soorten bedrijfsprocessen: primaire, besturende en ondersteunende. Deze drie typen samen vormen het complete proceslandschap van een bedrijf en zijn nodig om zowel het operatieve als het strategische functioneren van de organisatie te waarborgen.
Primaire bedrijfsprocessen
Primaire bedrijfsprocessen, ook wel operationele processen genoemd, draaien om het kernbedrijfsvoering. Deze processen zijn gericht op het behalen van het hoofddoel van het bedrijf, zoals het ontwikkelen, produceren en leveren van producten of diensten. Ze beginnen doorgaans met het binnenkomen van een klantbestelling en eindigen bij de levering van het eindproduct aan de klant.
Voorbeelden van primaire bedrijfsprocessen zijn het verwerken van klantbestellingen, productieprocessen en de facturatie van leveringen. Deze processen zijn van essentieel belang voor het functioneren van het bedrijf, aangezien ze direct gerelateerd zijn aan de opbrengsten en klanttevredenheid.
Besturende bedrijfsprocessen
Besturende bedrijfsprocessen, ook wel managementprocessen genoemd, zijn gericht op het besturen van het bedrijf. Deze processen zorgen voor de strategische richting, besluitvorming en organisatie van het bedrijf. Voorbeelden zijn het aansturen van personeel, het organiseren van vergaderingen, het opstellen van beleid en het inrichten van nieuwe processen.
Deze processen zijn van essentieel belang voor de stabiliteit en continuïteit van de organisatie. Zonder goed functionerende besturende processen kan een bedrijf niet effectief beslissingen nemen of zich aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Ondersteunende bedrijfsprocessen
Ondersteunende bedrijfsprocessen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de primaire en besturende processen goed kunnen functioneren. Deze processen omvatten activiteiten zoals het beheer van personeel (HR), administratieve taken, financiële administratie, IT-beheer en logistiek. Ondanks dat ze indirect gerelateerd zijn aan het kernbedrijfsvoering, zijn zij essentieel voor het functioneren van de organisatie.
Een goed voorbeeld van een ondersteunend proces is het voorraadbeheer. Zonder efficiënt voorraadbeheer kan een bedrijf niet in staat zijn om producten op tijd aan klanten te leveren.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen
Er zijn talloze voorbeelden van bedrijfsprocessen die binnen een organisatie aan de orde kunnen zijn. Deze variëren afhankelijk van de sector en de aard van de activiteiten van het bedrijf. Voorbeelden zijn:
- Verwerken van klantbestellingen
- Onboarding van nieuwe medewerkers
- Werving en selectie van personeel
- Voorraadbeheer
- Facturatie en betalingsadministratie
- Klantenservice en klachtenbehandeling
- Marketingcampagnes en verkoopstrategieën
- Inkoop- en leveringsprocessen
Elk van deze processen kan verder worden onderverdeeld in subprocessen en activiteiten. Het inrichten van bedrijfsprocessen betekent dus niet alleen het definiëren van deze processen, maar ook het analyseren van hun doel, inhoud en efficiëntie.
Het inrichten van bedrijfsprocessen: principes en methoden
Het inrichten van bedrijfsprocessen is een proces in zichzelf en vereist een systeematisch aanpak. Het doel is om de processen inzichtelijk te maken, efficiënter te maken en te waarborgen dat ze aansluiten bij de strategie en doelen van het bedrijf. Hieronder worden enkele kernprincipes en aanbevolen methoden toegelicht.
1. Doel en eisen bepalen
Voor het inrichten van een bedrijfsproces is het van groot belang om eerst duidelijk te weten wat het doel van het proces is. Wat wil het bedrijf bereiken met dit proces? Hoe moet het proces uitvoerbaar zijn, in termen van kwaliteit, doorlooptijd en kosten?
Door deze vragen te stellen, kan een proces eisen worden opgesteld. Deze eisen vormen het uitgangspunt voor het verdere inrichten van het proces. Binnen dit kader kan men ook standaarden bepalen om het proces zo consistent en reproduceerbaar mogelijk te maken.
2. Standarisatie en versimpeling
Een van de kernprincipes bij het inrichten van bedrijfsprocessen is standarisatie. Door activiteiten en stappen in een proces zo veel mogelijk te standardiseren, wordt het proces eenvoudiger, voorspelbaarder en minder gevoelig voor fouten. Bovendien leidt standarisatie tot een hogere efficiëntie en betere kwaliteit.
Ook de versimpeling van processen speelt een belangrijke rol. Veel organisaties hebben processen die door de jaren heen zijn uitgegroeid en sindsdien nooit zijn vernieuwd. Door processen te analyseren en onnodige stappen te elimineren, kan men het proces sneller en transparanter maken.
3. Automatisering
Een ander belangrijk aspect bij het inrichten van bedrijfsprocessen is automatisering. Hierbij gaat het om het gebruik van ICT-tools om herhalende of administratieve taken automatisch te laten verlopen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Een voorbeeld van automatisering is het gebruik van software voor het verwerken van klantbestellingen. In plaats van dat deze taken handmatig worden uitgevoerd, kunnen ze volledig of gedeeltelijk automatisch worden gedaan. Dit maakt het proces sneller en betrouwbaarder.
Het niveau van automatisering moet echter wel afgestemd zijn op de doelen van het bedrijf. Als automatisering meer kost dan het oplevert, is het beter om te kiezen voor een gedeeltelijke automatisering of het proces volledig te handhaven.
4. Uitbesteding
Niet alle processen hoeven intern uitgevoerd te worden. Soms is het efficiënter om bepaalde taken uit te besteden aan een externe partij. Dit is vooral het geval bij processen die niet core business zijn of waarin het bedrijf geen expertise heeft.
Wanneer een proces wordt uitbesteed, is het van belang dat het uitgevoerde proces voldoet aan de kwaliteitseisen van het bedrijf. Daarnaast is het belangrijk dat er een geautomatiseerde aanlevering van data is, bijvoorbeeld via standaard formaten of API’s. Dit zorgt voor een snellere integratie en vermindert de kans op fouten.
5. Continu verbeterproces
Het inrichten van bedrijfsprocessen is geen einddoel, maar een continu proces. Door middel van een verbeterproces kunnen processen op de lange termijn worden geoptimaliseerd. Hierbij wordt gebruikgemaakt van technieken zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) en KPI’s (Key Performance Indicators).
PDCA is een methode waarbij men eerst een verbeterplan opstelt, dit daarna uitvoert, de resultaten controleert en eventueel aanpassingen maakt. KPI’s worden gebruikt om het functioneren van een proces te meten en te monitoren. Deze kpi’s kunnen bijvoorbeeld gericht zijn op doorlooptijd, kwaliteit of kostenefficiëntie.
Het verbeterproces wordt vaak aangedreven door de proceseigenaar, die verantwoordelijk is voor het functioneren van het proces. Door regelmatig te monitoren en aan te passen, kan men ervoor zorgen dat het proces blijft evolueren en aansluit bij de veranderende eisen van het bedrijf.
Het vastleggen en beheren van bedrijfsprocessen
Nadat bedrijfsprocessen zijn ingericht, is het van groot belang dat deze processen op een duidelijke en toegankelijke manier worden vastgelegd. Dit gebeurt meestal door middel van procesmodellen en -beschrijvingen. Deze modellen geven een visuele weergave van het proces, met alle stappen, actoren en beslissingen die erin voorkomen.
De beschrijvingen van de processen worden meestal opgenomen in een procesdocumentatie. Deze documentatie is bedoeld voor alle betrokken medewerkers en moet zo actueel mogelijk gehouden worden. Dit zorgt voor duidelijkheid, betrouwbaarheid en consistentie in de uitvoering van de processen.
Het beheer van bedrijfsprocessen is een essentieel onderdeel van procesmanagement. Het betreft het regelmatig monitoren en analyseren van het proces om te zien of het nog effectief is. Hierbij worden KPI’s gebruikt om de prestaties van het proces te meten. Als de KPI’s verslechteren, is er sprake van een inefficiënt proces, wat leidt tot de noodzaak van een proceswijziging.
Als procesbeheer niet goed is ingericht, kan het gebeuren dat processen traag worden of zelfs vastlopen. Dit is vergelijkbaar met een APK voor voertuigen: ook processen hebben regelmatig onderhoud nodig. Door procesbeheer goed te organiseren, kan men ervoor zorgen dat processen blijven functioneren zoals bedoeld.
Praktische tips voor het inrichten van bedrijfsprocessen
Het inrichten van bedrijfsprocessen is een complexe taak die vereist dat men zowel technisch als strategisch denkt. Hieronder volgen vijf praktische tips die kunnen helpen bij het inrichten van bedrijfsprocessen.
1. Start met het doel
Voordat je begint aan het inrichten van een proces, is het belangrijk om duidelijk te weten wat het doel van het proces is. Wat wil je bereiken met dit proces? Wat zijn de eisen die het proces moet voldoen? Door deze vragen te stellen, kun je een duidelijk beeld krijgen van wat er moet gebeuren.
2. Standaardiseer waar mogelijk
Door activiteiten en stappen in het proces zo veel mogelijk te standardiseren, wordt het proces eenvoudiger en voorspelbaarder. Dit leidt tot een hogere efficiëntie en betere kwaliteit. Het is daarom verstandig om te kijken naar bestaande processen en te bepalen of deze nog verder kunnen worden gestandaardiseerd.
3. Automatiseer herhalende taken
Automatisering is een krachtig hulpmiddel bij het inrichten van bedrijfsprocessen. Het maakt het proces sneller, betrouwbaarder en bespaart tijd. Het is echter belangrijk om te bepalen welke processen automatisch kunnen worden gedaan en welke processen beter handmatig uitgevoerd moeten worden.
4. Overweeg uitbesteding
Niet alle processen zijn geschikt voor inhouse-uitvoering. Soms is het efficiënter om bepaalde taken uit te besteden aan een externe partij. Hierbij is het belangrijk dat de externe partij voldoet aan de kwaliteitseisen van het bedrijf en dat er een geautomatiseerde aanlevering van data is.
5. Richt een verbeterproces in
Het inrichten van bedrijfsprocessen is een continu proces. Door middel van een verbeterproces kunnen processen op de lange termijn worden geoptimaliseerd. Hierbij wordt gebruikgemaakt van technieken zoals PDCA en KPI’s. Het verbeterproces wordt vaak aangedreven door de proceseigenaar, die verantwoordelijk is voor het functioneren van het proces.
Conclusie
Het inrichten van bedrijfsprocessen is een essentieel onderdeel van het functioneren van een organisatie. Door bedrijfsprocessen goed in te richten, kan een bedrijf efficiënter functioneren, sneller reageren op veranderingen en beter aansluiten bij haar doelen. Het inrichten van bedrijfsprocessen houdt niet alleen het definiëren van processen in, maar ook het analyseren, verbeteren en beheren van deze processen.
De drie soorten bedrijfsprocessen – primaire, besturende en ondersteunende – vormen samen het complete proceslandschap van een organisatie. Door deze processen goed in te richten, kan men ervoor zorgen dat het bedrijf functioneert zoals bedoeld.
Bij het inrichten van bedrijfsprocessen zijn een aantal kernprincipes en methoden van belang, zoals standarisatie, automatisering, uitbesteding en het inrichten van een verbeterproces. Deze principes helpen bij het opstellen van een slankere, efficiëntere en toekomstbestendigere organisatie.
Aangezien het inrichten van bedrijfsprocessen een complexe taak is, is het verstandig om hierbij externe expertise in te schakelen. Organisaties die hiermee hulp nodig hebben, kunnen bijvoorbeeld terecht bij consultants of procesarchitecten, die ervaring hebben met het inrichten en verbeteren van bedrijfsprocessen.