Inleiding
Het inrichten van facilitaire processen is een essentieel onderdeel van procesmatig werken binnen een organisatie. Facilitaire processen omvatten activiteiten gericht op het ondersteunen van andere processen en het creëren van een functionele omgeving die efficiëntie en kwaliteit bevordert. Deze processen zijn vaak gericht op het beheren van ruimtes, het aanbieden van ondersteunende diensten en het optimaliseren van faciliteitenmanagement. Het succes van een organisatie hangt onder meer af van de manier waarop deze processen zijn ingericht.
In dit artikel bespreken we hoe facilitaire processen correct kunnen worden ingevoerd en beheerd. We zullen inzoomen op de kernprincipes van procesmatig werken, de rol van standaarden en normen, en de praktische stappen die nodig zijn om facilitaire processen in te richten. Bovendien zullen we aandacht besteden aan het belang van continu verbeterproces, automatisering, uitbesteding en het gebruik van KPI’s om de kwaliteit van facilitaire processen te verhogen.
Wat is een facilitair proces?
Een facilitair proces is een proces dat gericht is op het ondersteunen van andere processen binnen een organisatie. Faciliteitenmanagement is een voorbeeld van een facilair proces, waarbij het doel is om de fysieke en virtuele omgeving van een organisatie efficiënt te beheren. Facilitaire processen zijn vaak gericht op het beheren van ruimtes, energie, onderhoud, schoonmaak, beveiliging en andere faciliteitengerelateerde activiteiten. Deze processen vormen de basis voor een functionele organisatie en draagen bij aan het bereiken van strategische doelen.
Het inrichten van een facilitair proces betekent het structureren van activiteiten, het definiëren van verantwoordelijkheden en het bepalen van hoe processen worden uitgevoerd. Een goed ingericht facilitair proces draagt bij aan het verlagen van kosten, het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening en het verhogen van de efficiëntie van een organisatie.
Procesmatig werken en het inrichten van facilitaire processen
Procesmatig werken is de basis voor het inrichten van facilitaire processen. Het betreft het analyseren, herontwerpen en optimaliseren van processen om efficiëntie en kwaliteit te verbeteren. Bij het inrichten van facilitaire processen is het belangrijk om te beginnen met een duidelijke visie op het proces en het stellen van doelen. Dit omvat het bepalen van wat het proces moet bereiken, welke activiteiten erin zijn opgenomen, en wie er verantwoordelijk voor is.
Een essentieel onderdeel van procesmatig werken is het gebruik van procesmodellen. Deze modellen helpen bij het visualiseren van processen, het identificeren van inefficiënties en het ontwerpen van verbeteringen. Procesmodellen kunnen ook worden gebruikt om te communiceren over processen binnen een organisatie, zodat alle betrokken partijen een duidelijk beeld hebben van hoe het proces werkt.
Een goed ingericht facilitair proces is bovendien gekoppeld aan de strategische doelen van de organisatie. Het moet duidelijk zijn hoe het proces bijdraagt aan het behalen van die doelen. Dit kan bijvoorbeeld zijn door het verlagen van operationele kosten, het verbeteren van de klanttevredenheid of het verhogen van de productiviteit.
De rol van standaarden en normen
Bij het inrichten van facilitaire processen zijn standaarden en normen van groot belang. Zij helpen bij het creëren van uniformiteit, het verhogen van de kwaliteit en het vergelijken van prestaties. In het kader van facilitaire processen is de NEN-EN 15221 een relevante norm. Deze norm bevat richtlijnen voor het beheren van faciliteiten en het opstellen van overeenkomsten.
Een voorbeeld van de toepassing van deze norm is het gebruik van een template voor het opstellen van overeenkomsten. Deze template helpt bij het structureren van overeenkomsten en het voorkomen van essentiële onderdelen die eventueel worden vergeten. Dit is belangrijk, omdat contracten vaak langdurig zijn en fouten in het contract later grote problemen kunnen opleveren.
Daarnaast zijn er ook andere relevante normen en standaarden die kunnen worden gebruikt bij het inrichten van facilitaire processen. Denk hierbij aan normen voor energiebeheer, onderhoud, beveiliging en kwaliteitsmanagement. Het toepassen van deze normen zorgt ervoor dat facilitaire processen niet alleen efficiënt, maar ook veilig en duurzaam worden ingericht.
Praktische stappen voor het inrichten van facilitaire processen
Het inrichten van facilitaire processen vereist een systematische aanpak. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste stappen die nodig zijn om facilitaire processen in te richten:
- Doel en eisen bepalen: Bepaal eerst wat het doel is van het proces en stel duidelijke eisen op in termen van kwaliteit, doorlooptijd en kosten.
- Processtandaarden opstellen: Standaardiseer het proces zoveel mogelijk en laat uitzonderingen zo weinig mogelijk toe. Dit helpt bij het verlagen van complexiteit en het verhogen van de efficiëntie.
- Automatiseren: Automatiseer het proces zover mogelijk. Dit houdt in dat je ICT-tools gebruikt om activiteiten te stroomlijnen en fouten te voorkomen. Zorg ervoor dat de automatisering rendabel is en niet te kostbaar is.
- Uitbesteden: Overweeg om activiteiten die niet kunnen worden geautomatiseerd uit te besteden. Kies daarbij leveranciers die in staat zijn om geautomatiseerde data aan te leveren volgens een standaard formaat.
- Continu verbeterproces inrichten: Richt een continu verbeterproces in met PDCA (Plan-Do-Check-Act) en KPI’s (key performance indicators). Zorg dat er eigenaarschap is bij het verbeterproces, zodat het wordt geïmplementeerd en onderhouden.
- Procesanalyse uitvoeren: Analyseer het proces om inefficiënties te identificeren en verbeterpunten te bepalen. Gebruik tools zoals procesmodellen, flowcharts en data-analyse.
- Documentatie en beheer: Zorg voor goede documentatie van het proces en het beheer ervan. Dit helpt bij het communiceren van het proces en het verhogen van de transparantie.
Elke stap is van belang voor het succesvol inrichten van facilitaire processen. Het is belangrijk om te zorgen dat het proces niet alleen goed is ontworpen, maar ook goed wordt uitgevoerd en gecontroleerd.
Het gebruik van KPI’s en PDCA
KPI’s (key performance indicators) en het PDCA-cyclusmodel zijn essentiële tools bij het inrichten van facilitaire processen. KPI’s helpen bij het meten van de prestaties van een proces en het identificeren van verbeterpunten. PDCA is een model voor continu verbeterproces dat uit vier stappen bestaat: Plan (plan), Do (uitvoeren), Check (controleren) en Act (actie nemen). Dit model helpt bij het optimaliseren van processen en het behouden van hoge kwaliteit.
Bij het inrichten van facilitaire processen is het belangrijk om KPI’s te kiezen die relevant zijn voor het proces. Denk bijvoorbeeld aan de doorlooptijd van een proces, de kwaliteit van de uitvoering, de kosten en het aantal klachten. KPI’s moeten meetbaar, realistisch en gericht zijn op de doelen van het proces.
PDCA helpt bij het uitvoeren van verbetermaatregelen. Het begint met het plannen van verbeteringen, gevolgd door de uitvoering ervan. Daarna wordt gecontroleerd of de verbeteringen effect hebben en op basis van die controle wordt actie genomen. Dit proces kan continu worden herhaald om zowel korte- als langetermijnverbeteringen te realiseren.
Het belang van eigenaarschap
Een succesvol ingericht facilitair proces vereist niet alleen technische kennis en tools, maar ook eigenaarschap. Eigenaarschap betreft de toewijzing van verantwoordelijkheid voor het proces aan een specifieke persoon of afdeling. Deze persoon of afdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren, beheren en verbeteren van het proces.
Eigenaarschap is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat er iemand is die verantwoordelijk is voor het proces en die ervoor zorgt dat het goed functioneert. Dit helpt bij het voorkomen van gaten in het proces en het verhogen van de efficiëntie. Bovendien draagt eigenaarschap bij aan het creëren van een culturele verandering binnen de organisatie, waarbij processen centraal staan in plaats van taken.
Om eigenaorschap te bevorderen, is het belangrijk om betrokkenheid van medewerkers te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld door hen te betrekken bij het ontwerpen en verbeteren van processen, of door hen te trainen in procesmanagement. Dit helpt bij het creëren van een procesgerichte mindset binnen de organisatie.
Conclusie
Het inrichten van facilitaire processen is essentieel voor de efficiëntie en kwaliteit van een organisatie. Facilitaire processen vormen de basis voor het beheren van faciliteiten en het ondersteunen van andere processen. Het correct inrichten van deze processen vereist een systematische aanpak, met aandacht voor doelen, standaarden, automatisering, uitbesteding en continu verbeterproces.
Door het toepassen van procesmatig werken, het gebruik van KPI’s en het PDCA-model, en het bevorderen van eigenaorschap, kunnen facilitaire processen worden ingericht die efficiënt, kwalitatief hoogwaardig en strategisch relevant zijn. Facilitaire processen zijn niet alleen belangrijk voor het functioneren van de organisatie, maar ook voor het behalen van strategische doelen en het creëren van een duurzame organisatie.