In de publieke sector is het inrichten van een Planning & Control-cyclus (PenC-cyclus) een essentieel onderdeel van het beheer van beleid en bedrijfsvoering. Deze cyclus helpt bij het vooruitzien en sturen van middelen, zowel qua mensen als financiële middelen, en maakt het mogelijk om voortgang vast te leggen en eventueel bij te sturen. Het doel van deze cyclus is om inzicht te krijgen in de mate waarin doelstellingen worden bereikt en welke middelen daarbij nodig zijn. In dit artikel wordt een gedetailleerde en overzichtelijke uitleg gegeven van de inrichting van de Planning & Control-cyclus, met aandacht voor de kernprincipes, sturingsfilosofie, besturingsmodellen, en de praktische uitwerking ervan in de context van lokale besturen zoals gemeenten en regio’s.
Inleiding
De inrichting van een Planning & Control-cyclus is een complexe aangelegenheid die verankerd is in wettelijke en beleidsmatige kaders. In de publieke sector draagt de PenC-cyclus bij aan transparantie, verantwoording en het behoud van vertrouwen van burgers en investeerders. Het is daarom essentieel dat deze cyclus zorgvuldig wordt opgebouwd en gecombineerd wordt met een sturend beleid, waarin waarden en kernprincipes centraal staan.
Binnen deze context worden diverse elementen van een Planning & Control-cyclus besproken, zoals de kernwaarden van de organisatie, de rol van de subcommissies, de taken van het bestuur en management, en de praktische toepassing van een planning- en control-cyclus op verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze elementen worden hier verder uitgewerkt, met aandacht voor de betekenis en de uitwerking ervan in de werkelijkheid van de publieke sector.
Kernprincipes van de Planning & Control-cyclus
De Planning & Control-cyclus is een structurele aanpak die binnen een organisatie wordt ingezet om beleid en bedrijfsvoering te beheersen. Het is een cyclisch proces dat zich uitstrekt op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De cyclus bestaat uit vier stappen: plannen, uitvoeren, tussentijdse rapportage, en verantwoording en bijstelling. Deze stappen zijn in principe wettelijk vastgelegd en vormen samen een kader voor het beheersen van het beleid.
De cyclus begint met het plannen van activiteiten en middelen. Dit gebeurt binnen het kader van het beleid en de strategie van de organisatie. Het plan wordt vervolgens uitgevoerd, waarbij het gebruik van middelen en het bereiken van doelen centraal staan. Tijdens de uitvoering worden tussentijdse rapportages gemaakt, waarin de voortgang wordt vastgelegd en eventuele afwijkingen worden geïdentificeerd. Op basis van deze rapportages kan bijgestuurd worden. Ten slotte wordt een definitieve verantwoording afgelegd, waarin de uitkomsten worden gepresenteerd en eventuele aanpassingen worden gedaan voor de volgende cyclus.
Het doel van de Planning & Control-cyclus is om zowel beleid als bedrijfsvoering te beheersen. Het biedt inzicht in de mate waarin doelstellingen worden bereikt en welke middelen daarvoor benodigd zijn. De cyclus is dus niet alleen gericht op het vastleggen van wat er gebeurt, maar ook op het leren van ervaringen en het verbeteren van toekomstige uitvoeringen.
Sturingsfilosofie en besturingsmodel
Het inrichten van een Planning & Control-cyclus wordt beïnvloed door de sturingsfilosofie van de organisatie. Een sturingsfilosofie beschrijft de basis normen en waarden waarmee een organisatie haar missie, visie en strategie wil waarmaken. Deze filosofie bepaalt hoe het bestuur de organisatie wil aansturen, waarbij vragen centraal staan als:
- Hoe worden bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie belegd?
- Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de juiste dingen doen?
- Hoe willen we de activiteiten van de organisatie structureren?
De sturingsfilosofie bepaalt hoe de beheersinstrumenten worden ingezet, zoals het bepalen van doelen, het opstellen van plannen, het uitvoeren van activiteten en het rapporteren van voortgang. Deze instrumenten vormen samen een besturingsmodel, ook wel een management controlsysteem genoemd.
Een besturingsmodel is een verzameling van instrumenten die managers inzetten om richting te geven aan de organisatie en haar processen. Het doel is om het gedrag van medewerkers te beïnvloeden, zodat deze zich conform de doelen en waarden van de organisatie gedragen. Het besturingsmodel is dus niet alleen een technisch kader, maar ook een cultureel en gedragsmatig kader.
De keuze voor een besturingsmodel hangt af van de sturingsvariabelen binnen een organisatie. Deze variabelen omvatten factoren zoals de complexiteit van de organisatie, de mate van autonomie van medewerkers, de mate van formaliteit in de communicatie en het type beleidsuitvoering. Door deze variabelen in kaart te brengen, kan een passend besturingsmodel worden ontwikkeld dat aansluit bij de doelstellingen en waarden van de organisatie.
Inrichting van de Planning & Control-cyclus in de praktijk
In de praktijk wordt de Planning & Control-cyclus uitgewerkt op verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze niveaus zijn:
- Strategisch niveau: Op dit niveau wordt de cyclus gebruikt om beleid en strategie te beheersen. Het gaat hierbij om het plannen van langere termijn doelen en het bepalen van de middelen die daarvoor nodig zijn.
- Tactisch niveau: Op tactisch niveau wordt de cyclus gebruikt om de uitvoering van het beleid te beheersen. Hierbij gaat het om het plannen van jaarlijkse doelen en middelen en het uitvoeren van activiteiten.
- Operationeel niveau: Op operationeel niveau wordt de cyclus gebruikt om dagelijkse activiteiten en processen te beheersen. Hierbij gaat het om het plannen van werkopdrachten, het uitvoeren van taken en het rapporteren van voortgang.
Op elk niveau wordt de cyclus ingezet om zowel beleid als bedrijfsvoering te beheersen. De cyclus is daarbij steeds gericht op het behalen van doelen en het efficiënt inzetten van middelen.
Bijvoorbeeld, op strategisch niveau wordt een afdelingsplan opgesteld dat de doelen en middelen voor een bepaalde afdeling beschrijft. Op tactisch niveau wordt een kwartaalrapportage gemaakt, waarin de voortgang van het uitvoeren van het afdelingsplan wordt gemeld. Op operationeel niveau wordt een projectplan opgesteld, waarin de doelen, activiteiten en middelen voor een bepaald project worden beschreven.
De Planning & Control-cyclus is dus een multidimensionale aanpak die zich uitstrekt over verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze aanpak maakt het mogelijk om beleid en bedrijfsvoering te beheersen en te verbeteren.
Taken van het bestuur en management
Het bestuur en management spelen een centrale rol in de inrichting en uitvoering van de Planning & Control-cyclus. Het bestuur is verantwoordelijk voor het stellen van het beleid en het bepalen van de middelen die daarvoor nodig zijn. Het management is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het beheersen van de bedrijfsvoering.
Op strategisch niveau is het bestuur verantwoordelijk voor het stellen van de strategie en het bepalen van de middelen die daarvoor nodig zijn. Op tactisch niveau is het management verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het uitvoeren van de activiteiten die daarvoor nodig zijn. Op operationeel niveau is het management verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan en het uitvoeren van de activiteiten die daarvoor nodig zijn.
Bijvoorbeeld, op strategisch niveau wordt een kaderbrief opgesteld die de algemene financiële en beleidsmatige kaders beschrijft. Op tactisch niveau wordt een afdelingsplan opgesteld dat de doelen en middelen voor een bepaalde afdeling beschrijft. Op operationeel niveau wordt een projectplan opgesteld dat de doelen, activiteiten en middelen voor een bepaald project beschrijft.
Het bestuur en management spelen dus een centrale rol in de inrichting en uitvoering van de Planning & Control-cyclus. Deze rollen zijn essentieel voor het behalen van de doelen en het efficiënt inzetten van middelen.
Rol van subcommissies en externe partijen
Bij de inrichting van een Planning & Control-cyclus spelen ook subcommissies en externe partijen een belangrijke rol. Subcommissies zijn verantwoordelijk voor het adviseren van het bestuur en het doen van voorstellen met betrekking tot de cyclus. Ze zorgen bovendien voor de feitelijke aansturing van de accountant en de voorbereiding van de aanbesteding van de accountancydiensten.
De commissie Planning & Control is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het adviseren van het bestuur met betrekking tot de cyclus van planning en control. Ze zorgen voor de feitelijke aansturing van de accountant en zijn eerste aanspreekpunt voor de accountant. Daarnaast zorgen ze voor de voorbereiding van de aanbesteding van de accountancydiensten en zijn ze gesprekspartner van de Rekenkamercommissie.
Externe partijen, zoals de accountant en de Rekenkamercommissie, spelen ook een belangrijke rol in de inrichting en uitvoering van de Planning & Control-cyclus. De accountant is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening en de verantwoording van de uitvoering van het beleid. De Rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor het controleren van de uitvoering van het beleid en het geven van advies aan het bestuur.
Subcommissies en externe partijen spelen dus een belangrijke rol in de inrichting en uitvoering van de Planning & Control-cyclus. Deze rollen zijn essentieel voor het behalen van de doelen en het efficiënt inzetten van middelen.
Kernwaarden en organisatiecultuur
De inrichting van een Planning & Control-cyclus wordt ook beïnvloed door de kernwaarden en organisatiecultuur van de organisatie. Kernwaarden zijn de fundamenten van de organisatiecultuur en bepalen hoe medewerkers en bestuur zich gedragen. Deze waarden zijn essentieel voor het behalen van de doelen en het efficiënt inzetten van middelen.
De gemeente Apeldoorn heeft bijvoorbeeld kernwaarden opgesteld die duidelijk maken wat burgers, bedrijven en medewerkers van de gemeentelijke organisatie mogen verwachten. Deze kernwaarden zijn:
- Actief
- Open
- Integer
Deze waarden bepalen hoe medewerkers en bestuur zich gedragen en hoe ze met elkaar en met externe partijen omgaan. Ze vormen de basis voor de organisatiecultuur en beïnvloeden hoe de Planning & Control-cyclus wordt ingezet.
De organisatiecultuur is eveneens van groot belang voor het inrichten van een Planning & Control-cyclus. De cultuur bepaalt hoe medewerkers en bestuur met elkaar communiceren, hoe ze beslissingen nemen en hoe ze met feedback omgaan. Een sterke organisatiecultuur maakt het mogelijk om de Planning & Control-cyclus efficiënt in te richten en uit te voeren.
Kernwaarden en organisatiecultuur spelen dus een essentiële rol in de inrichting van een Planning & Control-cyclus. Deze factoren bepalen hoe medewerkers en bestuur zich gedragen en hoe de cyclus wordt ingezet.
Conclusie
De inrichting van een Planning & Control-cyclus is een complexe aangelegenheid die verankerd is in wettelijke en beleidsmatige kaders. Het is een structurele aanpak die binnen een organisatie wordt ingezet om beleid en bedrijfsvoering te beheersen. De cyclus bestaat uit vier stappen: plannen, uitvoeren, tussentijdse rapportage, en verantwoording en bijstelling. Deze stappen zijn in principe wettelijk vastgelegd en vormen samen een kader voor het beheersen van het beleid.
De inrichting van een Planning & Control-cyclus wordt beïnvloed door de sturingsfilosofie van de organisatie. Deze filosofie bepaalt hoe het bestuur de organisatie wil aansturen en welke beheersinstrumenten worden ingezet. Deze instrumenten vormen samen een besturingsmodel, dat een gedragsmatig en cultureel kader biedt voor de organisatie.
In de praktijk wordt de Planning & Control-cyclus uitgewerkt op verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze niveaus zijn strategisch, tactisch en operationeel. Op elk niveau wordt de cyclus ingezet om beleid en bedrijfsvoering te beheersen. Het bestuur en management spelen een centrale rol in de inrichting en uitvoering van de cyclus.
Subcommissies en externe partijen spelen ook een belangrijke rol in de inrichting en uitvoering van de Planning & Control-cyclus. Deze partijen adviseren het bestuur en zorgen voor de feitelijke aansturing van de accountant. Kernwaarden en organisatiecultuur bepalen hoe medewerkers en bestuur zich gedragen en hoe de cyclus wordt ingezet.
De Planning & Control-cyclus is dus een essentieel onderdeel van het beheer van beleid en bedrijfsvoering in de publieke sector. Het biedt inzicht in de mate waarin doelstellingen worden bereikt en welke middelen daarvoor nodig zijn. Het is een complexe aangelegenheid die zorgvuldig wordt opgebouwd en gecombineerd met een sturend beleid, waarin waarden en kernprincipes centraal staan.