Inleiding
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een essentieel juridisch instrument in de Nederlandse woningeigendom. Het faciliteert gezamenlijke besluitvorming over de gemeenschappelijke delen van een appartementencomplex, zoals parkeergarages, opritten, en eventueel gemeenschappelijke ruimtes. Een VvE is wettelijk verplicht bij de oprichting van een appartementsrecht, en alle eigenaren worden automatisch lid. Toch zijn er situaties waarin een lid van de VvE niet meewerkt. Dit kan complicaties opleveren bij het functioneren van de VvE, het beheren van de gemeenschappelijke delen, en zelfs het verkopen van een appartement. In dit artikel bespreken we de juridische, praktische en communicatieve aspecten van dit probleem, inclusief mogelijke oplossingen en voorbeelden uit de praktijk. We laten zien hoe het geactiveerd worden van een VvE, het opstellen van een meerjarenplan en het omgaan met een niet-mee werkend lid uitgevoerd kan worden, op basis van concrete voorbeelden en juridische voorzieningen.
De rol en verantwoordelijkheden van een VvE-lid
Een VvE-lid is verantwoordelijk voor het functioneren van de VvE. Aangezien iedere eigenaar automatisch lid is, vormt de VvE een collectieve organisatie waarin de meeste beslissingen door stemming worden genomen. De stemmen worden verdeeld volgens het aantal aandeeldeel, wat in de praktijk betekent dat een eigenaar met meer aandeeldeel ook meer stemmen heeft. Dit is belangrijk bij besluitvorming over onderhoud, verbouwingen, en financiële zaken.
In een kleine VvE met bijvoorbeeld drie appartementsrechten kan het gebeuren dat één van de eigenaren ook de bestuursfunctie inneemt, zoals beschreven in bron [1]. In dergelijke gevallen is het niet ongebruikelijk dat de bestuurder weigert mee te werken bij besluiten die wettelijk verplicht zijn, zoals het activeren van de VvE of het openen van een bankrekening. Dit kan leiden tot juridische problemen, zoals bij de verkoop van een appartement waarbij de bank eisen stelt aan de VvE.
De juridische verplichtingen van een VvE
Een VvE is een wettelijke entiteit en heeft verplichte administratieve en juridische procedures. Dit omvat het openen van een bankrekening, het opstellen van een meerjarenplan (MJOP), en het bijhouden van een kascommissie. In sommige gevallen is een voorzitter of bestuurslid benoemd, maar in kleinere VvE’s kan dit functioneel worden afgehandeld door alle leden, zoals aangehaald in bron [4].
Een van de wettelijke vereisten is het activeren van de VvE. Dit betekent dat de VvE moet functioneren als een juridisch bestaande entiteit. Wanneer een VvE "in slaap" ligt — zoals in bron [1] beschreven — kan dit problemen opleveren bij bijvoorbeeld het verkopen van een appartement. In dat geval is het nodig om de VvE te activeren, wat wettelijk verplicht is. Wanneer een lid (en vaak ook de bestuurder) weigert mee te werken, kan dit juridisch niet verhinderen dat het besluit genomen wordt.
Het probleem van een niet-mee werkend lid
Wanneer een VvE-lid niet meewerkt, kan dit leiden tot een aantal praktische en juridische complicaties:
1. Geen stemming op ALV
Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is de centrale vergadering waarin besluiten worden genomen. Wanneer een lid niet meewerkt, kan dit leiden tot dat de benodigde stemmen voor een besluit niet worden gehaald. In sommige gevallen wordt er geprobeerd om het aantal benodigde stemmen te vergroten of het besluit opnieuw in te dienen, zoals beschreven in bron [2]. In dat geval is het belang van bepaalde leden geëerd, maar het kan gebeuren dat een onderwerp opnieuw moet worden voorgesteld in een volgende ALV, omdat het niet op de agenda stond in de eerste ronde.
2. Problemen bij het openen of beheren van een bankrekening
Een VvE moet een bankrekening hebben om haar verplichtingen te kunnen nakomen. Wanneer een lid weigert het openen van een bankrekening, kan dit leiden tot vertragingen in het beheren van de gemeenschappelijke delen. In bron [2] is beschreven hoe het openen van een bankrekening met Rabobank een gedoe veroorzaakte bij een wijziging van een bestuursfunctie. Dit is een voorbeeld van hoe een niet-mee werkend lid het functioneren van de VvE kan belemmeren.
3. Juridische aansprakelijkheid
Hoewel een VvE een collectieve entiteit is, kunnen individuele leden aanspreekbaar worden gesteld in bepaalde omstandigheden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een lid blanco stemt of tegen een wettelijk verplicht besluit stemt. In bron [5] is beschreven hoe blanco stemmen in een VvE niet meegenomen worden in de uitslag van een stemming. Dit betekent dat een lid dat blanco stemt, indirect kan bijdragen aan een mislukte stemming, maar niet automatisch aanspreekbaar is voor juridische gevolgen.
Juridische oplossingsmogelijkheden
Wanneer een VvE-lid niet meewerkt, zijn er verschillende juridische opties beschikbaar:
1. Besluiten met de benodigde meerderheid
In een VvE worden besluiten genomen met een bepaalde stemmeerderheid. In bron [5] is beschreven hoe een besluit tot verduurzaming genomen is met 40 stemmen uit 60, waarbij blanco stemmen niet meegerekend zijn. In dergelijke gevallen is het mogelijk om een besluit te nemen, zelfs als een lid niet meewerkt. De uitslag van de stemming is dan bepalend.
2. Invorderen van bijdragen
Wanneer een VvE een reservefonds of maandelijkse bijdragen heeft, kan een lid dat weigert te betalen, juridisch aanspreekbaar worden gemaakt. In bron [1] is beschreven hoe een VvE geen reservefonds heeft, wat complicaties veroorzaakt bij de verkoop van een appartement. In dergelijke gevallen is het noodzakelijk om een reservefonds op te zetten en een casuscommissie te benoemen.
3. Activeren van de VvE
Het activeren van de VvE is wettelijk verplicht wanneer de VvE niet functioneert. In bron [1] is beschreven hoe een VvE in slaap lag en hoe het activeren ervan noodzakelijk was voor de verkoop van een appartement. In dergelijke gevallen kan een lid dat weigert mee te werken, juridisch aanspreekbaar worden gemaakt, aangezien het activeren van de VvE een wettelijke verplichting is.
4. Wijziging van bestuursfuncties
In een VvE kan de bestuursfunctie van een lid worden gewijzigd of afgestaan. Dit kan nodig zijn wanneer een lid weigert mee te werken. In bron [2] is beschreven hoe het wijzigen van een bestuursfunctie leidde tot administratieve complicaties bij een bank. Hoewel het veranderen van bestuursfuncties een administratieve taak is, is het een juridisch geldige manier om een niet-mee werkend lid uit de bestuursrol te verwijderen.
5. Verzoek tot notariële ingreep
In sommige gevallen kan het nodig zijn om een notaris te betrekken bij het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement. In bron [4] is beschreven hoe het nieuwe huishoudelijk reglement voor kleine VvE’s eenvoudiger maakt, maar dat het reglement toch bij de notaris moet worden ingeschreven. In dergelijke gevallen kan een notaris helpen bij het activeren van de VvE of het nemen van juridische besluiten.
Praktische stappen bij het omgaan met een niet-mee werkend lid
Naast juridische opties zijn er ook praktische stappen die kunnen worden ondernomen:
1. Goede communicatie
Een van de grootste problemen in een VvE is slechte communicatie. In bron [2] is beschreven hoe de communicatie met een VvE-beheerder vaak vage of onduidelijke antwoorden geeft. In dergelijke gevallen is het belangrijk om met de betreffende lid of beheerder in contact te treden, en eventueel een professionele beheerder in te huren. In bron [2] is ook beschreven hoe Twinq, een digitale platform, gebruikt kan worden om documenten en besluiten digitaal te beheren.
2. Digitale tools en administratie
Het gebruik van digitale tools, zoals Twinq, kan het functioneren van een VvE sterk vereenvoudigen. In bron [2] is beschreven hoe Twinq gebruikt kan worden voor het beheren van notulen, MJOP, en andere documenten. Hoewel de beheerder in dit voorbeeld Twinq slechts beperkt gebruikt, is het een goed voorbeeld van hoe digitale tools de administratie van een VvE kunnen ondersteunen.
3. Invorderen van bijdragen via een incassodienst
Wanneer een lid weigert bijdragen te betalen, kan een incassodienst worden ingeschakeld. In bron [2] is beschreven hoe een incassodienst niet langer betalingsherinneringen mag versturen vanwege de Wet Kwaliteitsborging Incassodienstverlening (WKI). Dit betekent dat incassodiensten vaker directe stappen moeten nemen, wat tot hogere kosten kan leiden voor de eigenaar met achterstand.
Conclusie
Een VvE-lid dat niet meewerkt kan het functioneren van een VvE ernstig belemmeren. Zowel juridische als praktische stappen zijn nodig om dit probleem aan te kaarten. Wanneer een lid weigert mee te werken, is het mogelijk om juridische opties te overwegen, zoals het nemen van besluiten met de benodigde meerderheid, het activeren van de VvE, of het wijzigen van bestuursfuncties. Bovendien is het belangrijk om goede communicatie te waarborgen en digitale tools te gebruiken voor het beheren van de VvE. In uiteindelijke termen is het activeren van een VvE en het functioneren ervan wettelijk verplicht, en kan een niet-mee werkend lid juridisch aanspreekbaar worden gemaakt. Het is daarom belangrijk dat alle VvE-leden hun verantwoordelijkheid nemen voor het functioneren van de VvE.