Inleiding
In de huidige digitale tijd speelt een goed ontworpen intranet een cruciale rol in de communicatie en samenwerking binnen organisaties. Een intranet op basis van SharePoint biedt bedrijven de mogelijkheid om informatie centraal te beheren, processen te automatiseren en een herkenbare, gebruiksvriendelijke omgeving te bieden aan medewerkers. Het platform is extreem flexibel en kan volledig worden afgestemd op de behoeften en doelen van de organisatie.
Tijdens het inrichten van een SharePoint-intranet is het belangrijk om niet alleen de technische aspecten te overwegen, maar ook de inhoud, structuur en merkbeleving. De keuze van webparts, de integratie van sociale functies en de organisatie van informatie zijn sleutelaspecten voor het creëren van een intranet dat niet alleen functioneel is, maar ook wordt gebruikt door medewerkers. In deze tekst wordt een overzicht gegeven van de mogelijkheden die SharePoint biedt, aangevuld met praktijkvoorbeelden uit verschillende organisaties. Hierbij wordt ingegaan op thema’s zoals het inrichten van een hubsite, het gebruik van webparts, branding en het creëren van een sociaal en interactief intranet.
SharePoint als platform voor een moderne intranetoplossing
Een intranet op basis van SharePoint biedt organisaties de mogelijkheid om een centrale digitale ruimte te creëren waar medewerkers toegang hebben tot relevante informatie. Deze informatie is beschikbaar via Microsofts Cloud, zowel op pc, laptop als via mobiele apps voor iOS, Android en Windows. Het intranet kan worden uitgerust met webparts die specifiek worden gekozen op basis van de wensen van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn een verjaardagenlijst, een welkomstbericht of een zoekbalk. Deze functies maken het intranet niet alleen informatief, maar ook interactief en toegankelijk voor alle gebruikers.
Het intranet wordt hiermee het centrale platform van de organisatie. Het kan volledig worden afgestemd op de behoeften van de organisatie en wordt op maat gemaakt door de juiste webparts te integreren. Dit betekent dat organisaties niet alleen toegang krijgen tot documenten en workflows, maar ook de mogelijkheid om nieuws te delen, communicatie te centraliseren en medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke updates. Hierdoor wordt het intranet niet alleen een informatieve tool, maar ook een essentieel instrument voor organisatiebrede communicatie en samenwerking.
De rol van webparts bij het inrichten van een SharePoint-intranet
Webparts zijn essentiële bouwstenen bij het inrichten van een SharePoint-intranet. Deze modules kunnen worden toegevoegd aan een pagina om specifieke functies of informatie te tonen. Ze bieden de organisatie de mogelijkheid om het intranet volledig aan te passen aan haar eigen wensen. De beschikbare webparts variëren van eenvoudige tools zoals een kalender of verjaardagenlijst tot complexere onderdelen zoals zoekfunctionaliteit of personalisatieopties.
Een voorbeeld hiervan is de personalisatie van het welkomstbericht. Hierbij ontvangt de gebruiker een persoonlijk bericht, afgestemd op zijn of haar naam of functie binnen de organisatie. Dit creëert een warme, herkenbare en op maat gemaakte ervaring voor de medewerker. Deze personalisatie is een slimme manier om medewerkers te betrekken en hen zich direct welkom en geïntegreerd te voelen.
Daarnaast kunnen webparts ook gebruikt worden om nieuwsfeeds te tonen, agenda’s te beheren of directe links naar andere systemen of documenten te plaatsen. Hierdoor wordt het intranet niet alleen een informatieve plek, maar ook een efficiënte werkomgeving waarin medewerkers snel en gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde tools en informatie. Het juiste gebruik van webparts is daarom van groot belang bij het creëren van een gebruiksvriendelijke en functionele intranetoplossing.
Het inrichten van een SharePoint hubsite
Een SharePoint hubsite is een centrale plek waar gerelateerde sites worden georganiseerd en verwerkt. Deze hubsite fungeert als een overkoepelende structuur waarin afdelingen, projecten of regio’s hun eigen subsites kunnen beheren. Een voordeel van deze structuur is dat inhoud van subsites automatisch kan worden gesynchroniseerd naar de centrale hubsite. Hierdoor ontstaat er een overzichtelijk en doorzichtig beeld van alle informatie binnen de organisatie.
De inrichting van een SharePoint hubsite vereist een duidelijke planning en structuur. Het kiezen van een juiste thema en merkbeleving is hierbij belangrijk, omdat de hubsite als het gezicht van het intranet fungeert. Organisaties kunnen kiezen voor een uniforme look & feel over alle subsites heen, waardoor er sprake is van consistente communicatie en herkenbaarheid. Een voorbeeld hiervan is de EvondosHub, waarin elke afdeling of land een eigen site heeft, maar waarbij het merkbeeld en de navigatie consistent zijn.
Daarnaast is het van belang dat de hubsite goed bereikbaar is en dat medewerkers snel kunnen navigeren naar de relevante informatie. De structuur van de hubsite moet dus duidelijk zijn en afgestemd op de gebruikersbehoeften. Het koppelen van subsites aan de hubsite moet goed doorgevoerd zijn, zodat er geen sprake is van informatieversnippering of onoverzichtelijkheid.
Praktijkvoorbeelden van SharePoint-intranetimplementaties
Tijdens het inrichten van een SharePoint-intranet is het vaak nuttig om voorbeelden te raadplegen van organisaties die succesvol hun intranet hebben opgezet. Deze voorbeelden geven inzicht in de mogelijkheden van het platform en laten zien hoe SharePoint kan worden ingezet om een effectieve en gebruiksvriendelijke digitale omgeving te creëren.
Een voorbeeld hiervan is INretail, waarbij de focus lag op het moderniseren van het intranet. Het bedrijf koos ervoor om gebruik te maken van Viva Engage op de homepage en een digitaal smoelenboek. Hierdoor ontstond er een sociaal en interactief intranet dat niet alleen informatief was, maar ook een platform bood voor kennisdeling en informele communicatie. Deze aanpak zorgde voor een sterke verbinding tussen medewerkers en gaf een herkenbaar en toegankelijk platform.
Een ander voorbeeld is RENN4, waarbij meerdere losse SharePoint-sites werden samengebracht in één intranet. Hierdoor ontstond er een duidelijk overzicht van alle informatie en werd het intranet makkelijk bereikbaar voor medewerkers. Elke afdeling had haar eigen plek binnen het intranet, maar er was ook een centrale hub voor algemene informatie. Hierdoor was het intranet zowel overzichtelijk als gericht op de behoeften van individuele afdelingen.
Tony’s Chocolonely is een voorbeeld van een organisatie die een sterk merkgericht intranet heeft opgezet. Het platform is volledig afgestemd op het merkbeeld van de organisatie, met gebruik van custom fonts, kleuren en iconen. Deze aanpak zorgde voor een intranet dat niet alleen functioneel was, maar ook geïntegreerd was in de organisatiecultuur. Het gebruik van emoji’s, GIFjes en visuele elementen maakte het intranet aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk.
Het belang van branding in een SharePoint-intranet
Het inrichten van een SharePoint-intranet biedt organisaties de mogelijkheid om hun intranet volledig aan te passen aan hun merkbeeld. Dit is niet alleen een esthetische keuze, maar ook een strategische beslissing die de herkenbaarheid en betrokkenheid van medewerkers kan versterken. Een goed ontworpen intranet met een duidelijke merkbeleving helpt bij het creëren van een sterke organisatiecultuur en een positieve gebruikerservaring.
Het gebruik van branding in een SharePoint-intranet kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. Denk hierbij aan het kiezen van een specifiek thema, het gebruik van aangepaste kleuren en fonts of het toevoegen van visuele elementen die passen bij de merkidentiteit van de organisatie. Deze elementen moeten niet alleen herkenbaar zijn, maar ook aansluiten bij de functionele doelstellingen van het intranet.
Een voorbeeld van merkgerichte branding in SharePoint is te vinden bij WPP Media. Hier is het intranet uitgegroeid tot een organisatiebreed platform met verschillende hubs, zoals een People Hub, een Insights Hub en een Finance Hub. Het platform is visueel afgestemd op het merkbeeld van de organisatie, met het gebruik van gradients in achtergronden en custom fonts. Deze aanpak zorgde voor een intranet dat niet alleen functioneel was, maar ook geïntegreerd in de merkidentiteit van het bedrijf.
Het creëren van een sociaal en interactief intranet
Een intranet is niet alleen een informatieve tool, maar kan ook dienen als een sociaal platform waarin medewerkers met elkaar kunnen communiceren en kennis kunnen delen. Het gebruik van sociale functies in SharePoint helpt bij het versterken van de verbinding tussen collega’s en maakt het intranet aantrekkelijker voor medewerkers.
Een voorbeeld van een sociaal intranet is het intranet van Welzijnskwartier. Hier is ervoor gekozen om Viva Engage te integreren op de homepage en een digitaal smoelenboek toe te voegen. Deze elementen stimuleren interactieve communicatie en geven medewerkers de mogelijkheid om informatie te delen en contact te leggen met collega’s. Hierdoor ontstaat er een tweerichtingsverkeer waarin medewerkers niet alleen informatie ontvangen, maar ook actief kunnen bijdragen aan het intranet.
Daarnaast kunnen sociale functies ook worden gebruikt om groepen te vormen of discussieforummen te creëren. Hierdoor ontstaat er een dynamische omgeving waarin medewerkers gemakkelijk kunnen samenwerken en ideeën kunnen uitwisselen. Het gebruik van sociale elementen in het intranet maakt het platform niet alleen informatief, maar ook interactief en betrokken.
Het beheren van workflows en documenten in SharePoint
Een goed functionerend intranet is niet alleen informatief en interactief, maar ook efficiënt in het beheren van workflows en documenten. SharePoint biedt de mogelijkheid om processen te automatiseren en documenten centraal te beheren. Dit helpt bij het vergroten van de efficiëntie en het verminderen van administratieve lasten binnen een organisatie.
Workflows kunnen worden gebruikt voor het automatiseren van processen zoals goedkeuringen, meldingen of communicatie. Deze workflows kunnen worden afgestemd op de behoeften van de organisatie en worden ingezet om het werkproces te versnellen en te vereenvoudigen. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van workflows voor het beheren van HR-procedures of het goedkeuren van verzoeken voor ziekteverzuim.
Naast workflows biedt SharePoint ook de mogelijkheid om documenten centraal te beheren. Hierbij kunnen documenten worden opgeslagen in bibliotheken, gecategoriseerd en toegankelijk gemaakt voor medewerkers. De organisatie kan ervoor kiezen om documenten te beheren via specifieke afdelingsbibliotheken of via een centrale documentenplaats. Hierdoor ontstaat er een overzichtelijke en doorzichtige structuur waarin medewerkers snel kunnen navigeren naar de benodigde informatie.
Conclusie
Het inrichten van een SharePoint-intranet is een strategische keuze voor organisaties die op zoek zijn naar een efficiënt, gebruiksvriendelijk en herkenbaar platform voor interne communicatie en samenwerking. SharePoint biedt tal van mogelijkheden voor het beheren van informatie, het automatiseren van processen en het creëren van een visueel aansprekende en functionele digitale omgeving.
Door het juiste gebruik van webparts, branding, hubsites en sociale elementen, kan een SharePoint-intranet worden afgestemd op de behoeften van de organisatie en de wensen van medewerkers. Het inrichten van het intranet vereist niet alleen technische kennis, maar ook een duidelijke visie op hoe informatie moet worden gepresenteerd en gedeeld. Hierbij is het belangrijk om te letten op de gebruikerservaring, de herkenbaarheid van het merk en de efficiëntie van processen.
Het succes van een SharePoint-intranet hangt af van hoe goed het platform is afgestemd op de organisatiecultuur en de dagelijkse behoeften van medewerkers. Door het inrichten van een intranet dat niet alleen informatief is, maar ook interactief en gebruiksvriendelijk, kan een organisatie haar interne communicatie en samenwerking sterk versterken. In de praktijk zijn er tal van voorbeelden te vinden van organisaties die dit met succes hebben gedaan, waarbij de intranetoplossing niet alleen functioneel is, maar ook een centrale rol speelt in de digitale identiteit van de organisatie.