Het inrichten van primair processen is essentieel voor elke organisatie die wil functioneren op een strategisch en efficiënte manier. Deze processen vormen namelijk de kernactiviteiten die direct bijdragen aan de waardecreatie voor klanten of externe partijen. In de real estate sector, bijvoorbeeld, kunnen dit processen zijn zoals het verkrijgen van bouwvergunningen, het uitvoeren van verbouwprojecten of het beheren van huurcontracten.
In dit artikel wordt ingegaan op de principes van procesmatig werken, het structureren van activiteiten, het vastleggen van processen in modellen en beschrijvingen, en de rol van efficiëntie en uitbesteding bij primaire processen. Het doel is om een duidelijk overzicht te geven van hoe organisaties deze processen inrichten en optimaliseren, zodat ze zowel strategisch als operationeel succesvol kunnen zijn.
Wat is een primair proces?
Een primair proces is een kernactiviteit die direct gericht is op het creëren van waarde voor klanten of externe partijen. In de context van de real estate-sector kan dit bijvoorbeeld het verkrijgen van bouwvergunningen of het uitvoeren van huurbeheerproces zijn. Deze processen zijn essentieel voor de kerncompetentie van de organisatie en verschillen per branche, maar hebben allen hetzelfde doel: het efficiënt en effectief creëren van waarde.
Een voorbeeld is het vergunningenproces bij een gemeente, zoals beschreven in de bronnen. Dit proces is primair omdat het tot de kerntaken van de lokale overheid behoort. Het bestaat uit 5 of 4 stappen, afhankelijk van of een vergunning wordt toegewezen of afgewezen. In het geval van een afwijzing kan een extra proces, zoals het bezwaarproces, ontstaan.
Primair procesgericht werken houdt in dat organisaties zich richten op de uitvoering van activiteiten die direct bijdragen aan hun kernwaarden. Hierbij is het belangrijk om niet alleen de activiteiten zelf te bepalen, maar ook het gewenste resultaat en de toegevoegde waarde van het proces. Deze overwegingen zijn essentieel bij het ontwerpen en inrichten van primaire processen.
De kernprincipes van procesmatig werken
Procesmatig werken houdt in dat organisaties actief nadenken over en (her)inrichten van processen, zodat deze zowel logisch als efficiënt zijn. Het betreft het stroomlijnen van activiteiten, het ordenen van taken op een logische manier en het aansluiten van processen op strategische doelstellingen.
Een procesmodel is vaak het instrument dat wordt gebruikt om activiteiten te visualiseren en te begrijpen. Hierbij is het belangrijk om samen met medewerkers te werken die direct betrokken zijn bij het proces. Zij hebben het beste inzicht in de feitelijke stappen en kunnen ook het beste aangeven waar verbeteringen mogelijk zijn.
Procesmatig werken houdt ook in dat organisaties regelmatig controleren of het proces nog effectief is. Dit gebeurt vaak via KPI’s (Key Performance Indicators) en procesanalyse. Als de scores van een proces steeds verder verslechteren, is er mogelijk sprake van de noodzaak tot een grondige proceswijziging of zelfs een koerswijziging.
De drie kernstappen bij procesmatig werken zijn:
- Vastleggen en actueel houden: De structuur van het proces wordt vastgelegd in modellen en beschrijvingen. Deze worden toegankelijk gemaakt voor medewerkers en moeten regelmatig bijgewerkt worden om actueel te blijven.
- Monitoren en analyseren: De huidige processtructuur wordt geregeld gecontroleerd op efficiëntie. KPI’s worden beoordeeld en eventueel aangepast.
- Opnieuw inrichten: Op basis van de resultaten van het monitoren wordt een nieuwe processtructuur bedacht. Deze wordt vervolgens vastgelegd en ingevoerd.
Activiteiten en toegevoegde waarde
Een proces bestaat uit een reeks activiteiten of taken die allemaal waarde moeten toevoegen. Het is een veel voorkomende valkuil dat organisaties dingen doen omdat ze dat altijd al zo deden, zonder te controleren of het nog steeds de meest efficiënte manier is. Bovendien kunnen nieuwe technologieën processen soms zelfs overbodig maken.
Het inrichten van primaire processen houdt dus ook in dat men regelmatig reflecteert op de activiteiten die uitgevoerd worden. Hierbij is het essentieel dat elke activiteit een duidelijke toegevoegde waarde heeft. Als dit niet het geval is, kan het proces worden vereenvoudigd of zelfs geautomatiseerd, zodat het efficiënter en kosteneffectiever wordt.
Een goed voorbeeld is het uitbesteden van primaire processen. Organisaties die bepaalde activiteiten niet efficiënt intern kunnen uitvoeren, kiezen ervoor om deze uit te besteden aan een externe partner. Hierdoor kan schaalvoordelen worden gerealiseerd, investeringen in systemen en mensen worden beperkt, en flexibiliteit in kosten en tijd-to-market worden verhoogd.
Een voordeel van uitbesteding is dat de partner vaak beter toegang heeft tot de specifieke arbeidsmarkt of expertise. Daarnaast kan uitbesteding leiden tot een lagere inkoopprijs, omdat het uitbestedingsbedrijf schaalvoordelen kan realiseren. Dit is vooral gunstig in een multivendor-omgeving, waarbij het regisseren van meerdere partijen een essentiële kerncompetentie wordt.
Het belang van KPI’s en strategie
Het inrichten van een primair proces is niet alleen een kwestie van het vastleggen van activiteiten, maar ook van het aansluiten op de strategische doelstellingen van de organisatie. Procesmatig werken houdt in dat het proces niet alleen logisch is, maar ook direct bijdraagt aan de strategie van de organisatie. Dit betekent dat medewerkers duidelijk moeten weten wat hun rol is binnen het proces en hoe hun bijdrage helpt om de strategische doelen te bereiken.
Om dit te bewerkstelligen, is het belangrijk om KPI’s te definiëren. Deze zijn maatstaven die aangeven of het proces efficiënt verloopt. Bijvoorbeeld: hoe lang duurt het proces, hoeveel mensen zijn er betrokken, hoeveel fouten komen er voor, en hoe tevreden zijn klanten. Door regelmatig deze KPI’s te monitoren, kan worden vastgesteld of het proces nog steeds optimaal is of of er verbeteringen nodig zijn.
Als de KPI’s steeds slechter worden, is er sprake van het noodzaak tot een grondige proceswijziging. In sommige gevallen kan zelfs een koerswijziging nodig zijn. Dit betekent dat het proces niet alleen technisch wordt aangepast, maar ook strategisch herschikt.
Een goed voorbeeld is het uitbesteden van primaire processen, zoals eerder is genoemd. Als een organisatie vaststelt dat bepaalde activiteiten niet efficiënt genoeg worden uitgevoerd, kan het kiezen voor uitbesteding. Hierbij is het essentieel dat de condities van de uitbesteding goed worden gedefinieerd. Dit beperkt de risico’s en maakt de investeringen vooraf bekend, wat het besluit om te uitbesteden vereenvoudigt.
Uitbesteding als strategische keuze
Uitbesteding is een strategische keuze die organisaties maken om hun primaire processen te optimaliseren. Hoewel niet elke uitbesteding een succes is, tonen de meeste organisaties achteraf tevredenheid over de behaalde resultaten. Het is echter belangrijk dat organisaties vooraf goed nadenken over de condities van de uitbesteding. Dit betreft bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden, de eisen aan de leverancier en de KPI’s die moeten worden behaald.
Een voordeel van uitbesteding is dat het beperkt hoeveel investeringen een organisatie moet doen in systemen, kennis en mensen. Dit geeft meer flexibiliteit in het beheersen van kosten en het reageren op ontwikkelingen. Daarnaast kan uitbesteding schaalvoordelen opleveren, omdat de externe partner vaak in staat is om het proces efficiënter uit te voeren.
Een organisatie die primaire processen uitbesteed, richt zich daardoor meer op processen met een hogere toegevoegde waarde. Dit helpt om concurrentievoordeel te behalen in de global economy. Het regisseren van een multivendor-omgeving is dan ook een essentiële kerncompetentie van succesvolle ondernemingen.
Het proceshuis en de rol van een procesarchitect
Om een goed overzicht te hebben van alle processen binnen een organisatie, is het handig om een proceshuis te ontwikkelen. Dit is een visuele weergave van alle processen, waarbij de relatie tussen processen en strategische doelen duidelijk wordt. Het proceshuis helpt om te bepalen welke processen primaire, besturende of ondersteunende processen zijn.
Een procesarchitect speelt een belangrijke rol bij het inrichten van primaire processen. Deze expert helpt bij het analyseren, modelleren en verbeteren van processen, zodat ze optimaal aansluiten op de strategie van de organisatie. Een procesarchitect kan ook helpen bij het bepalen van KPI’s en het definiëren van condities voor uitbesteding.
Het inrichten van primaire processen vraagt om een fundamentele kijk op het proces, voldoende kennis van ICT & data en eigenaarschap bij de betrokkenen. Vaak laten organisaties zich hierbij ondersteunen door een procesarchitect en implementatiemanager.
Verbeteren van primaire processen
Het verbeteren van primaire processen is een continue opgave. Het is niet voldoende om een proces eenmaal goed in te richten. Processen moeten regelmatig worden geëvalueerd en bijgesteld, zodat ze blijven functioneren op het hoogste niveau. Dit kan bijvoorbeeld via het PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) of via het gebruik van KPI’s.
Een belangrijk aspect bij het verbeteren van primaire processen is eigenaarschap. Medewerkers die direct betrokken zijn bij het proces, moeten zich eigenaar voelen van het proces. Dit zorgt voor meer engagement en betere resultaten. Het is daarom belangrijk dat procesbeheer goed is ingericht. Anders kan het gebeuren dat slordigheden in het proces ongemerkt blijven en het proces uiteindelijk vastloopt.
Het verbeteren van processen kan ook leiden tot het introduceren van nieuwe technologieën. Deze kunnen processen stroomlijnen en efficiënter maken. Bijvoorbeeld het automatiseren van data-entry of het gebruik van digitale platforms voor het beheer van huurcontracten. Het inrichten van primaire processen vraagt dus ook om een open blik op technologische ontwikkelingen.
Conclusie
Het inrichten van primair processen is een essentieel onderdeel van procesmatig werken. Het betreft het vastleggen van activiteiten, het bepalen van het gewenste resultaat en de toegevoegde waarde, en het aansluiten van processen op strategische doelstellingen. Het is belangrijk om regelmatig te controleren of het proces nog steeds efficiënt is en of er verbeteringen mogelijk zijn.
Procesmatig werken houdt in dat organisaties actief nadenken over de structuur van hun processen en deze regelmatig evalueren. Door gebruik te maken van KPI’s, procesanalyse en de PDCA-cyclus, kunnen processen blijven functioneren op het hoogste niveau. Uitbesteding is een strategische keuze die organisaties maken om hun primaire processen te optimaliseren, zodat ze zich meer kunnen richten op processen met een hogere toegevoegde waarde.
Het inrichten van primair processen vraagt om een fundamentele kijk op het proces, voldoende kennis van ICT & data en eigenaarschap bij de betrokkenen. Vaak wordt hierbij hulp ingehuurd van een procesarchitect of implementatiemanager. Het is belangrijk om processen regelmatig te monitoren, te analyseren en eventueel opnieuw in te richten. Zo blijven processen functioneren op het hoogste niveau en draagt het bij aan het strategisch en operationeel succes van de organisatie.