Met de opkomst van de coronapandemie en de daarmee gepaard gaande maatregelen, zoals het handhaven van minstens anderhalve meter afstand, is de manier waarop kantoren worden ingericht en gebruikt fundamenteel veranderd. Voor zowel werkgevers als werknemers is het nu essentieel om niet alleen de technische aspecten van werkplekken te herzien, maar ook de hygiëne, bewegingsroutes, en communicatie te optimaliseren. In dit artikel behandelen we op basis van expertinformatie hoe werkplekken veilig en efficiënt kunnen worden ingericht binnen de eisen van de anderhalvemeter-economie.
Inleiding
De terugkeer naar het kantoor na maanden van thuiswerken heeft een nieuwe uitdaging met zich meegebracht: hoe kun je een veilige, hygiënische en productieve werkplek realiseren binnen de eisen van 1,5 meter afstand? In dit kader zijn diverse aanpassingen nodig, zowel qua ruimtelijke inrichting als qua beleid en communicatie. Informatie uit betrouwbare bronnen zoals Cushman & Wakefield, Totaalkantoorinrichting en Tempo-Team geeft richtlijnen voor het inrichten van werkplekken die aan de coronamaatregelen voldoen.
Deze aanpassingen zijn niet alleen noodzakelijk om het virus te beheersen, maar ook om medewerkers te betrekken en hen een zinvolle, hygiënische en aangename werkomgeving te bieden. In het volgende hoofdstuk bespreken we de kernaspecten van een 1,5 meter werkplek.
1,5 meter werkplek: kernaspecten van een veilige inrichting
De basis van een veilige werkplek is het handhaven van minstens anderhalve meter afstand tussen medewerkers. Dit vereist niet alleen fysieke afstand, maar ook visuele en logistieke ondersteuning. Een aantal essentiële maatregelen zijn:
- Ruimte tussen werkplekken creëren: Dit kan door het verschuiven van bureaus of het opstellen van scheidingswanden.
- Eenrichtingsverkeer introduceren: Dit minimaliseert botsingpunten en duidelijkheid in bewegingsrichting.
- Toegang tot hygiënemiddelen en schoonmaak: Zowel vaste als tijdelijke middelen zijn nodig om de werkplek veilig te houden.
- Communicatie en betrokkenheid van medewerkers: Medewerkers moeten actief betrokken worden bij het ontwerp van hun werkplek en de maatregelen die er worden genomen.
Ruimtelijke inrichting van werkplekken
Afspraken met medewerkers
Een essentieel eerste stap is het maken van afspraken met de medewerkers. Het is belangrijk dat iedereen weet hoe de organisatie de anderhalvemeter-economie realiseren en handhaaft. Medewerkers kunnen op hun beurt ook aangeven waar ze extra ondersteuning of ruimte nodig hebben. Dit niet alleen om de veiligheid te waarborgen, maar ook om het werkplezier te vergroten. Autonomie en betrokkenheid zijn twee factoren die een positief effect hebben op de werkgewoonheid en motivatie.
Afschermingen en scheidingswanden
Volgens de NEN 1824:2010 norm en de daarop aangebrachte aanvulling in mei 2020, moeten tussenwanden tussen werkplekken een minimale hoogte hebben. Voor zit-zit werkplekken geldt een minimale hoogte van 160 cm vanaf de vloer, terwijl voor zit-sta werkplekken en looproutes langs de bureaus een minimale hoogte van 195 cm vanaf de vloer wordt aangehouden. Deze afschermingen dienen als fysieke barrière om zowel het visuele contact als het risico op besmetting te beperken.
Werkplekken en hygiëne
Hygiënemaatregelen vormen een belangrijk onderdeel van de veilige werkomgeving. Contactoppervlakken zoals bureaus, deurklinken, toetsenborden, knoppen en balies moeten meerdere keren per dag schoongemaakt worden. Werknemers moeten waar mogelijk hun eigen toetsenbord en muis gebruiken om het risico op besmetting te beperken. Daarnaast is het belangrijk om voldoende middelen voor goede hygiëne beschikbaar te hebben, zoals handzeep, antibacteriële gel en papieren handdoekjes.
Bewegingsroutes en looproutes
Een andere kernaspect van een 1,5 meter werkplek is het inrichten van bewegingsroutes. Deze routes moeten duidelijk aangegeven worden en zodanig zijn ingericht dat medewerkers gemakkelijk ruimte kunnen houden.
Aanrichting van eenrichtingsverkeer
Eenrichtingsverkeer is een effectieve manier om botsingpunten te vermijden en de beweging van medewerkers te faciliteren. Dit kan aangegeven worden met pijlen of andere visuele tekens op de vloer. Dit is vooral nuttig in ruimtes waar de ruimte beperkt is, zoals gangen of kantine- en toiletgebieden.
Aanduiding van 1,5 meter
Om te zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van de noodzakelijke afstand, kunnen markeringsstickers op de vloer worden geplaatst. Deze stickers kunnen zowel op de koffieautomaat als op gangpaden gebruikt worden. Ze moeten minstens anderhalve meter van elkaar af staan, zodat medewerkers duidelijk weten waar ze moeten staan.
Werktijden en flexibiliteit
Aangezien niet alle medewerkers tegelijk aanwezig kunnen zijn in het kantoor, is het noodzakelijk om de werktijden aan te passen. Dit kan gedaan worden via het introduceren van shifts of een hybride werkvorm, waarbij een deel van de medewerkers thuis werkt en een deel fysiek aanwezig is op kantoor.
Aanpassing van werktijden
Het aanpassen van werktijden kan op verschillende manieren gebeuren. Een mogelijke oplossing is het indelen van medewerkers in groepen, waarbij een deel per dag of per week aanwezig is op kantoor. Dit zorgt voor minder drukte in de ruimte en maakt het gemakkelijker om 1,5 meter afstand te houden. Daarnaast is het belangrijk om een rooster te maken, waarin duidelijk staat wanneer medewerkers aanwezig zijn en wanneer ze thuiswerken.
Communicatie en coördinatie
Een goed functionerend rooster vereist duidelijke communicatie en coördinatie tussen medewerkers en management. Het is aan te raden om dit regelmatig te herzien en eventueel aan te passen op basis van feedback en praktijkervaring.
Aanpassing van gemeenschappelijke ruimtes
Gemeenschappelijke ruimtes zoals koffiecorners, kantines en vergaderruimtes vereisen extra aandacht, omdat hier vaak meer mensen tegelijk aanwezig zijn.
Koffiecorner
Een koffiecorner is een plek waar het moeilijk is om 1,5 meter afstand te handhaven. Om dit te faciliteren, is het aan te raden om meer koffiestations aan te leggen, extra koffie in thermoskannen te zetten en iedereen een eigen koffiemok te geven. Dit zorgt voor minder wachttijd en minder contact met gemeenschappelijke voorwerpen.
Vergaderruimte
Vergaderruimtes moeten worden ingericht met ruimte voor 1,5 meter afstand. Dit betekent dat het aantal deelnemers beperkt moet worden. Ook hier is het aan te raden om afschermingen of virtuele vergaderingen te gebruiken als alternatief. Bovendien is het belangrijk om regelmatig schoon te maken en hygiënemiddelen beschikbaar te hebben.
Werken in groepsactiviteiten en sport
Hoewel de focus op veiligheid en afstand groot is, is het ook belangrijk om sociale activiteiten te stimuleren, mits die op een veilige manier worden georganiseerd.
Sportactiviteiten
Activiteiten zoals tafeltennis, tafelvoetbal of darts kunnen een positieve bijdrage leveren aan het werkplezier en de gezondheid van medewerkers. Deze activiteiten moeten wel zodanig worden ingericht dat 1,5 meter afstand kan worden gehandhaafd. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van extra ruimtes of door beperkte groepen.
Conclusie
Het inrichten van werkplekken binnen de eisen van de anderhalvemeter-economie vereist een geïntegreerde aanpak die rekening houdt met zowel de ruimtelijke, hygiënische als communicatieve aspecten. Door afspraken met medewerkers, het opstellen van afschermingen, het aanpassen van werktijden en het optimaliseren van gemeenschappelijke ruimtes, kan een veilige en productieve werkomgeving worden gecreëerd. Bovendien is het belangrijk om medewerkers actief te betrekken bij het ontwerp en beheer van hun werkplek, zodat ze zich er zowel veilig als betrokken voelen. De toekomst van kantoorruimtes is hybride en flexibel, en die visie kan worden gerealiseerd met de juiste plannings- en inrichtingsstrategieën.