In de regelgeving en praktijk van een Vereniging van Eigenaren (VvE) is het hanteren van rechtsgeldige besluiten van onschatbare waarde. Zowel voor de leiding van de VvE als voor individuele eigenaren is het belangrijk om te begrijpen wat een rechtsgeldig besluit inhoudt, hoe het tot stand komt en wat de gevolgen zijn van een besluit dat niet op de juiste manier is genomen. Op basis van juridische kaders, praktijkvoorbeelden en statutaire bepalingen wordt in dit artikel ingegaan op de relevante aspecten van rechtsgeldige besluiten binnen de VvE.
Inleiding
In een VvE vallen belangrijke besluiten over beheer, financiën, verduurzaming en andere thema’s in de handen van de eigenaars. Deze besluiten kunnen pas worden uitgevoerd als ze rechtsgeldig zijn genomen. Een rechtsgeldig besluit vereist meer dan alleen het stemmen van de meerderheid. Het dient te voldoen aan formeel en materieel juridisch kader. De praktijk leert echter dat niet alle besluiten voldoen aan deze eisen en dat dit kan leiden tot rechtsvragen, geschillen of zelfs vernietiging van besluiten. In dit artikel worden de begrippen ‘rechtsgeldig’, ‘nietig’ en ‘vernietigbaar’ besproken, evenals de rol van quorum, stemverhoudingen en oproeptermijnen bij het nemen van besluiten. Hierbij wordt ook aandacht besteed aan een praktijkvoorbeeld waarin een besluit tot verduurzaming is genomen, maar tegengesproken wordt vanwege juridische kwesties.
Begrippen: nietig, vernietigbaar en rechtsgeldig
Nietig besluit
Een nietig besluit is een besluit dat in strijd is met de wet, de splitsingsakte of het modelreglement van de VvE. In dat geval is het besluit vanaf het begin ongeldig. Er is geen sprake van geldigheid, en geen enkele eigenaar is verplicht om het besluit in acht te nemen. Omdat een nietig besluit nooit geldig is geweest, is het ook niet mogelijk om het in stand te laten door herhaling of uitvoering.
Vernietigbaar besluit
Een vernietigbaar besluit is een besluit dat op de verkeerde manier is genomen. Dat kan het geval zijn wanneer niet aan statutaire bepalingen is voldaan, zoals het niet hanteren van de juiste oproeptermijn of het ontbreken van een benodigd quorum. In tegenstelling tot een nietig besluit is een vernietigbaar besluit wel geldig totdat een kantonrechter het besluit vernietigt. Een partij die het besluit wil vernietigen, dient dit binnen één maand na kennisneming aan te vragen bij de kantonrechter. Als de rechter het besluit vernietigt, wordt het met terugwerkende kracht ongeldig.
Rechtsgeldig besluit
Een rechtsgeldig besluit is een besluit dat voldoet aan alle juridische, statutaire en formele eisen. Dit omvat het gehaald hebben van het quorum, het hanteren van de juiste oproeptermijn, het aanwezig zijn van het benodigde stemrecht en het naleven van de bepalingen in de splitsingsakte. Een rechtsgeldig besluit is bindend voor alle eigenaren en kan pas worden gewijzigd of vernietigd via juridische procedures.
De rol van quorum
Een van de kernaspecten bij het nemen van een rechtsgeldig besluit is het gehaald worden van het quorum. Het quorum is het minimum aantal uitgebrachte stemmen dat nodig is om een besluit te kunnen nemen. Het quorum is vaak vastgelegd in de splitsingsakte van de VvE en wordt meestal gesteld op de helft van het totale aantal stemmen. Als het quorum niet gehaald is, is het besluit niet rechtsgeldig.
Het is belangrijk om op te merken dat het quorum slechts betrekking heeft op het totaal aantal uitgebrachte stemmen en niet op het totaal aantal stemgerechtigden. Dit betekent dat een besluit kan worden genomen met het benodigde quorum, zelfs als slechts een deel van de eigenaren heeft gestemd.
Stemverhoudingen en soorten meerderheden
Niet alleen het quorum, maar ook de benodigde stemverhoudingen spelen een rol bij het nemen van een rechtsgeldig besluit. Afhankelijk van de aard van het besluit, kan de benodigde meerderheid variëren. In de praktijk komen drie soorten meerderheden voor:
- Gewone (absolute) meerderheid: Dit is de helft van het totaal aantal uitgebrachte stemmen plus één. Dit is meestal het standaardmodel voor het nemen van besluiten in een VvE.
- Gekwalificeerde meerderheid: Bij belangrijke besluiten, zoals veranderingen aan het reglement of aanpassingen aan de VvE-structuur, is vaak een verhoogde meerderheid vereist. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij 75% of 80% van de uitgebrachte stemmen.
- Unanimiteit: Soms is het vereist dat alle eigenaren instemmen met het besluit. Dit komt vooral voor bij uitzonderlijke of gevoelige kwesties, waarbij het risico op geschillen groot is.
Het belangrijkste is dat de benodigde meerderheid en het quorum zijn vastgelegd in de splitsingsakte en dat deze regels tijdens de vergadering strikt worden nageleefd.
Oproeptermijn en de invloed op juridische geldigheid
Een belangrijk element bij het nemen van een rechtsgeldig besluit is de correcte uitschrijving van de vergadering. Dit houdt onder andere in dat de oproeptermijn volgens de statuten wordt aangehouden. De oproeptermijn is de minimale periode die moet verstrijken tussen het uitstellen van de vergadering en de datum waarop de vergadering daadwerkelijk wordt gehouden.
Als de oproeptermijn niet wordt aangehouden, kan het besluit vernietigd worden. In dat geval kan een kantonrechter het besluit ongeldig verklaren, maar alleen als de partij die dit verzoekt, aantoont dat er sprake is van materieel belang. Dit betekent dat de eigenaar moet kunnen aantonen dat het besluit anders zou zijn genomen als de juiste oproeptermijn had gehaald. In sommige gevallen kan de kantonrechter besluiten dat het verzoek tot vernietiging zonder voldoende materieel belang is ingediend, en het verzoek dan afsluiten.
Voorbeeld uit de praktijk
In november 2023 heeft een VvE in de regio Utrecht een vergadering gehouden waarin drie scenario’s voor verduurzaming werden voorgelegd. De stemming bracht het volgende resultaat op:
- Scenario 1: 37 stemmen
- Scenario 2: 20 stemmen
- Scenario 3: 17 stemmen
- Blanco: 6 stemmen
- Mee met de meerderheid: 3 stemmen
De VvE concludeerde dat scenario 1 met 40 stemmen (37 + 3) was aangenomen en dat dit rechtsgeldig was. Eén van de eigenaren was daar niet mee akkoord en heeft bij de rechtbank aangevraagd dat het besluit nietig zou worden verklaard. De rechtbank Utrecht heeft deze vordering vervolgens ingewilligd.
Deze zaak toont aan hoe belangrijk het is om niet alleen de stemming zelf, maar ook de juridische voorwaarden voor het nemen van het besluit, strikt te volgen. In dit geval was de kwestie van het verkeerd tellen van de stemmen en het gebruik van de ‘mee met de meerderheid’-optie bepalend voor de uitspraak.
Stakende stemmen en afspraken
Een bijzondere situatie die kan voorkomen tijdens een vergadering van de VvE is het ontstaan van stakende stemmen. Dit betekent dat er evenveel stemmen voor als tegen een bepaald voorstel zijn. In dat geval is er geen duidelijke meerderheid en kan het besluit niet worden genomen. Het is daarom verstandig om vooraf in de splitsingsakte of op de agenda te bepalen hoe met stakende stemmen wordt omgegaan. Bijvoorbeeld:
- De voorzitter kan in zo’n geval zijn stem als ‘beslissende stem’ gebruiken.
- Er kan worden afgesproken om een herstemming te houden.
- Of er kan worden besloten om het voorstel te verwerpen.
Duidelijke afspraken voorkomen onduidelijkheid en juridische complicaties bij het nemen van besluiten.
Kiezen van de voorzitter en het bestuur
De rol van de voorzitter van de VvE is cruciaal bij het nemen van besluiten. De voorzitter wordt door de Vergadering van Eigenaren gekozen. Deze functie kan voor onbepaalde tijd worden uitgeoefend, maar er kan ook gekozen worden voor een andere voorzitter per vergadering. Het is belangrijk dat de voorzitter de rol goed begrijpt, met name bij het tellen van stemmen, het stellen van de agenda en het hanteren van de statuten.
Bij het nemen van besluiten kan het bestuur van de VvE worden gedechargeerd. Dit betekent dat het bestuur niet langer verantwoordelijk is voor het uitvoeren van bepaalde taken of besluiten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij veranderingen in het reglement of bij het nemen van een besluit dat een grote impact heeft op de VvE.
Conclusie
In een Vereniging van Eigenaren is het nemen van rechtsgeldige besluiten van groot belang om geschillen te voorkomen en juridische zekerheid te bieden. Het is essentieel dat zowel het quorum als de benodigde stemverhoudingen worden nageleefd, evenals dat de juiste oproeptermijn wordt aangehouden. Buiten deze formele eisen dient ook rekening te worden gehouden met statutaire bepalingen en eventuele afspraken over bijzondere situaties zoals stakende stemmen. Het feit dat een besluit tot verduurzaming in een VvE niet rechtsgeldig is genomen, zoals in het voorbeeld uit Utrecht, benadrukt de noodzaak van zorgvuldige voorbereiding en naleving van de regels. Een goed begrip van het verschil tussen een nietig en vernietigbaar besluit helpt bij het voorkomen van rechtsvragen en het waarborgen van een transparante en rechtsgeldige vergadering.