De aanscherping van de coronacrisis heeft geleid tot een tijdelijke, maar opmerkelijke wending in de manier waarop VvE's hun vergaderingen organiseren. Tot voor kort was het standaard dat VvE-leden fysiek bijeenkwamen om belangrijke besluiten te nemen over het beheer en onderhoud van hun woonobject. Echter, sinds de invoering van de tijdelijke wet van 16 maart 2020 is het mogelijk om VvE-vergaderingen digitaal te organiseren. Deze wijziging heeft geleid tot nieuwe kansen, maar ook uitdagingen. In dit artikel wordt ingegaan op de mogelijkheden, voorwaarden en praktische uitvoering van online vergaderen binnen de VvE. De focus ligt op het juridisch kader, de logistiek en de inhoudelijke aspecten van digitale vergaderingen, met aandacht voor zowel het juridische als de praktische realiteit.
Juridisch Kader voor Online Vergaderen
Sinds 16 maart 2020 is de tijdelijke wet Coronamaatregelen (ook wel bekend als de tijdelijke wet VvE-Online) in werking. Deze wet maakt het mogelijk om VvE-vergaderingen digitaal te voeren, zonder dat alle leden fysiek aanwezig hoeven te zijn. De wet is initieel tot 1 september 2020 ingevoerd, maar is meerdere keren verlengd, met een laatste verlenging tot 1 december 2021. Aangezien de coronacrisis wereldwijd nog steeds aanhoudt, is er sprake van dat de wet opnieuw verlengd wordt wanneer nodig. Inmiddels is het gebruik van online vergaderen zo ingevoerd geraakt dat het niet ondenkbaar is dat deze vorm van vergaderen ook in de toekomst een rol blijft spelen, zoals aangeduid tijdens het jaarlijkse congres voor VvE-managers in 2021.
De tijdelijke wet stelt geen strikte beperkingen op de vorm van digitale vergaderingen. VvE-besturen kunnen kiezen uit diverse digitale platforms, zoals Microsoft Teams, Zoom of andere vergaderapps, zolang er voldoende transparantie en toegankelijkheid is voor alle leden. Het belangrijkste juridische vereiste is dat de communicatiemiddelen voldoen aan de eisen die de wet stelt. Dit betreft onder meer de mogelijkheid om vragen te stellen, stemmen uit te brengen en de vergadering te volgen via digitale kanalen.
Voorwaarden voor Online Vergaderen
Hoewel digitale vergaderen nu toegestaan is, zijn er wel een aantal voorwaarden die worden genoemd in de tijdelijke wet. Deze voorwaarden moeten worden nageleefd om te garanderen dat de vergadering wettelijk en democratisch correct verloopt. De belangrijkste voorwaarden zijn:
1. Oproepingstermijn moet worden nageleefd
De oproepingstermijn, zoals deze staat vermeld in de splitsingsakte of statuten van de VvE, moet worden afgewacht voordat een vergadering kan worden ingeroepen. Dit betekent dat de uitnodiging niet vroeger mag worden verstuurd dan wettelijk vereist is. De oproepingstermijn kan variëren afhankelijk van de VvE, maar het is een essentieel juridisch element dat niet mag worden genegeerd.
2. Duidelijke uitnodiging met digitale toegang
De uitnodiging voor een online vergadering moet expliciet vermelden dat er geen fysieke toegang tot de vergadering is en dat het voortgezet wordt via digitale middelen. Dit betekent dat de leden op voorhand moeten weten dat ze via audio/video-stream, telefonisch inbellen of een vergaderapp moeten deelnemen. Bovendien moet de uitnodiging beschrijven hoe leden kunnen meedenken, vragen stellen en stemmen uitbrengen. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat het vergaderingsrecht van alle leden wordt gegarandeerd.
3. Vragen stellen en stemmen uitbrengen
Een van de belangrijkste voordelen van fysieke vergaderingen is de mogelijkheid om direct vragen te stellen en interactief te communiceren. Deze mogelijkheid moet ook in een online vergadering worden gegarandeerd. De VvE-leiding heeft een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat leden tijdens de vergadering vragen kunnen stellen en deze ook tijdens de vergadering beantwoord worden. Bovendien moet het stemrecht duidelijk worden verwerkt in de digitale vorm, zodat ieder lid zijn of haar keuze kan maken op een juridisch correcte en transparante manier.
4. Identificatie van stemgerechtigden
Om ervoor te zorgen dat de stemmingen correct worden bijgehouden, moet het mogelijk zijn om te identificeren wie welke stem heeft uitgebracht. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden via het e-mailadres, telefoonnummer of een unieke code die aan ieder lid is toegewezen. Het is belangrijk dat dit proces duidelijk en vooraf is uitgelegd aan alle leden, zodat er geen verwarring ontstaat.
Praktische Uitvoering van Online Vergaderen
De praktische organisatie van een online VvE-vergadering vereist zorgvuldige voorbereiding. Ondanks de juridische mogelijkheid, zijn er praktische obstakels die besturen en beheerders moeten overwinnen. Tijdens het jaarlijkse congres voor VvE-managers in 2021 werd benadrukt dat het digitale vergaderen niet alleen een juridische kwestie is, maar ook een kwestie van communicatie, technologie en betrokkenheid van de leden.
1. Kiezen voor het juiste platform
Een van de eerste stappen bij het organiseren van een online vergadering is het kiezen van een geschikt platform. Veel VvE's kiezen voor Microsoft Teams, aangezien het een betrouwbaar en bekend platform is. Tijdens de opstart van de VvE The Mauritz in Den Haag is bijvoorbeeld gebruik gemaakt van Microsoft Teams om de eerste ledenvergadering te organiseren. Het is essentieel dat het gekozen platform gebruikmaakt van beveiligde communicatie en dat er duidelijke instructies zijn voor de leden om zich aan te melden en te deel te nemen.
2. Voorbereiding van agendapunten en documenten
Een goed functionerende vergadering, of deze nu fysiek of digitaal is, vereist duidelijke agendapunten en vooraf beschikbaar gestelde documenten. De VvE-leiding dient ervoor te zorgen dat alle leden van tevoren toegang hebben tot de agenda en eventuele voorstellen. Dit kan via een digitale platform of e-mail worden geregeld. Het is verder aan te raden om eventuele voorstellen te bundelen en te verifiëren, zodat de vergadering niet wordt overschaduwd door losse of niet-relevante onderwerpen.
3. Beheerder en bestuur als communicatiebrug
De rol van de VvE-beheerder en het bestuur is van groot belang bij het organiseren van een online vergadering. In veel gevallen is de beheerder verantwoordelijk voor de communicatie met de leden, het versturen van uitnodigingen en het beantwoorden van vragen. Dit is ook een kans om de betrokkenheid van de leden te vergroten, aangezien de beheerder en het bestuur tijdens de vergadering direct toegankelijk zijn voor vragen en klachten.
4. Stemmen en besluiten
Het stemrecht is een van de meest essentiële aspecten van een VvE-vergadering. Bij fysieke vergaderingen wordt dit vaak geregeld via een presentielijst en een stemkaart. Bij een digitale vergadering is het belangrijk dat het stemrecht op een vergelijkbare manier wordt uitgevoerd. De stemgerechtigde moet kunnen aangeven of hij of zij stemt met "Voor", "Tegen" of "Onthouding". Dit kan via het platform worden geregeld, maar het is essentieel dat het systeem transparant en verifieerbaar is.
5. Nadelen en uitdagingen
Hoewel digitale vergaderingen veel voordelen bieden, zoals toegankelijkheid en tijdbesparing, zijn er ook nadelen die niet mogen worden genegeerd. Eén van de grootste uitdagingen is het feit dat leden minder persoonlijk worden gehoord en dat het moeilijker is om interactie te creëren. Bovendien is het soms lastig om te bepalen wie aanwezig is, omdat er geen fysieke presentielijst is. Dit kan leiden tot problemen bij het bepalen van het quorum of de stemming. Het is daarom aan te raden om een plan B te hebben, bijvoorbeeld door vooraf stemmen te kunnen innemen of door het gebruik van volmachten.
Juridische en Organisatorische Aandachtspunten
Bij het organiseren van online vergaderingen moet zowel het juridische kader als de organisatorische aspecten worden benadrukt. De tijdelijke wet biedt een juridisch kader, maar het is aan de VvE-leiding om ervoor te zorgen dat deze wettelijke regels in de praktijk worden uitgevoerd. Hierbij is het belangrijk om te letten op de volgende aandachtspunten:
1. Stemgerechtigde en breukdeel
Het aantal stemmen dat een lid kan uitbrengen is bepaald door de splitsingsakte en is onafhankelijk van het breukdeel. Dit betekent dat een lid dat een kleiner breukdeel heeft, niet automatisch minder stemmen heeft. In de praktijk kan dit leiden tot situaties waarin een lid een groter stemrecht heeft dan zijn of haar buren, terwijl hij of zij minder verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke kosten.
2. Gedeeld eigendom
In gevallen van gedeeld eigendom, zoals bij een appartementsrecht dat behoort aan twee personen, bijvoorbeeld echtgenoten, is slechts één lid stemgerechtigd. Wanneer de twee eigenaren niet tot overeenstemming kunnen komen over wie het stemrecht uitoefent, kunnen zij een derde aanwijzen om namens hen te stemmen. Dit is belangrijk om te weten bij het organiseren van stemmen tijdens een online vergadering, zodat er geen verwarring ontstaat.
3. Soorten besluiten en stemmen
De VvE kent verschillende soorten besluiten, afhankelijk van het onderwerp. De meeste besluiten worden genomen met een normale meerderheid van stemmen, terwijl bij bijzondere besluiten of besluiten over veel geld een gekwalificeerde meerderheid vereist is. Het is essentieel dat de leiding van de VvE ervoor zorgt dat de vereisten voor deze verschillende soorten besluiten worden nageleefd tijdens een online vergadering.
Conclusie
De invoering van de tijdelijke wet voor online vergaderen heeft geleid tot een wending in de manier waarop VvE's hun ledenvergaderingen organiseren. In plaats van fysieke bijeenkomsten, is het nu mogelijk om vergaderingen digitaal te voeren via platforms zoals Microsoft Teams. Deze wijziging biedt zowel kansen als uitdagingen. Aan de ene kant maakt het vergaderen toegankelijker en veiliger in tijden van pandemie, aan de andere kant zijn er juridische en praktische aspecten die nauwkeurig moeten worden nageleefd om de vergadering democratisch en wettelijk correct te houden.
Bij de organisatie van een online vergadering zijn er duidelijke voorwaarden die moeten worden nageleefd, zoals het nemen van de oproepingstermijn in acht, het versturen van een duidelijke uitnodiging met digitale toegang, en het waarborgen van het stemrecht en de mogelijkheid om vragen te stellen. Daarnaast is het belangrijk dat de VvE-leiding en de beheerder ervoor zorgen dat de vergadering goed is voorbereid, dat de agendapunten duidelijk zijn en dat er voldoende communicatie plaatsvindt met de leden.
De tijdelijke wet biedt een juridisch kader, maar de uitvoering ervan ligt in de handen van de VvE-leiding. Het is aan hen om ervoor te zorgen dat de vergadering niet alleen wettelijk correct is, maar ook functioneel en betrokken houdt. In de toekomst blijft het mogelijk dat digitale vergaderen een blijvende rol zal spelen in de VvE, niet alleen vanwege de coronacrisis, maar ook vanwege de voordelen die het biedt in termen van toegankelijkheid en efficiëntie.