De interne verslaggeving is een kernaspect van het functioneren van een bedrijf, met name voor organisaties in de vastgoedsector waar het beheer van complexe projecten, regelgeving en financiële verplichtingen centraal staat. Het opstellen en beoordelen van interne verslaggeving is niet alleen een technische klus, maar ook een proces dat verantwoordelijkheid, controle en transparantie binnen een organisatie faciliteert. In dit artikel worden de essentiële elementen van interne verslaggeving besproken, met nadruk op het opstellen, het beoordelen en de rol van controlestructuren. De informatie is opgebouwd op basis van actuele richtlijnen, standaarden en praktijkuitvoeringen zoals beschreven in relevante bronnen.
Inleiding
Interne verslaggeving vormt een fundamentele basis voor de interne communicatie en het beleidsvoeringproces binnen een organisatie. Het richt zich op het beschikbaar maken van informatie voor de interne stakeholders, zoals bestuur, management, afdelingshoofden en medewerkers die betrokken zijn bij de besluitvorming. In tegenstelling tot externe verslaggeving, die bedoeld is om verantwoording af te leggen aan externe partijen zoals investeerders, crediteuren en toezichthouders, dient interne verslaggeving als een ondersteunend instrument bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van beleid.
Het opstellen en beoordelen van interne verslaggeving gebeurt binnen een bepaald verslaggevingsstelsel. Dit stelsel bevat de methoden, systemen en procedures die gebruikt worden om financiële informatie vast te leggen, te verwerken en te rapporteren. Het stelsel zorgt ervoor dat de verslagen betrouwbaar en accuraat zijn, conform de geldende richtlijnen en wetgeving. De externe verslaggeving, zoals de jaarrekening en het bestuursverslag, wordt op basis van vergelijkbare principes gemaakt, maar het accent bij interne verslaggeving ligt op het ondersteunen van operationele en strategische beslissingen.
Het verslaggevingsstelsel en het opstellen van interne verslaggeving
Een verslaggevingsstelsel is een document dat alle methoden, systemen en procedures vastlegt die een organisatie gebruikt om financiële informatie vast te leggen, te verwerken en te rapporteren. Dit stelsel speelt een centrale rol bij het opstellen van interne verslaggeving. Het zorgt ervoor dat de verslagen betrouwbaar en accuraat zijn, conform de geldende richtlijnen en wetgeving.
In dit verslaggevingsstelsel kunnen ook gedetailleerde voorschriften opgenomen worden die aangeven hoe financiële verslagen moeten worden opgesteld en gepresenteerd. Deze voorschriften worden ook wel ‘verslaggevingsstandaarden’ genoemd. Het doel van deze standaarden is om ervoor te zorgen dat de verslaggeving uniform is, zodat de informatie wereldwijd begrepen en vergeleken kan worden. Bijvoorbeeld de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, ook wel bekend als de Dutch GAAP, bevatten uitleg over hoe Nederlandse wet- en regelgeving invloed heeft op nationale verslaggeving.
Bij het opstellen van interne verslaggeving wordt er dus niet willekeurig gedaan. Het is een proces dat gecontroleerd en gestructureerd moet zijn, en waarin de kwaliteit van de informatie centraal staat. Voor vastgoedbedrijven betekent dit dat interne verslagen moeten voldoen aan hoge kwaliteitseisen, omdat ze vaak dienen als basis voor investeringsbeslissingen, projectontwikkelingen en risicobeheer.
De rol van interne beheersingsmaatregelen
Interne beheersingsmaatregelen spelen een cruciale rol bij het beoordelen en onderhouden van de kwaliteit van interne verslaggeving. Deze maatregelen zijn onderdeel van het interne beheersingssysteem van een organisatie en zijn bedoeld om risico’s te beheersen, fraude te voorkomen en ervoor te zorgen dat activiteiten worden uitgevoerd conform de doelen van de organisatie.
Voor het opstellen en beoordelen van interne verslaggeving is het van belang om de effectieve werking van deze interne beheersingsmaatregelen te toetsen. De groepsaccountant, bijvoorbeeld, kan steunen op de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregelen die binnen de groep worden uitgevoerd, bij het bepalen van de aard, timing en omvang van uit te voeren gegevensgerichte werkzaamheden. Standaard 330 vereist dat de accountant het toetsen van deze maatregelen uitvoert om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen.
Als afwijkingen worden gedetecteerd in de interne beheersingsmaatregelen, is het noodzakelijk om deze te onderzoeken en eventueel te herzien. Bijvoorbeeld, indien er meer afwijkingen worden gedetecteerd dan verwacht, kan de groepsaccountant het noodzakelijk achten om het controleprogramma op groepsniveau te herzien. Mogelijke herzieningen kunnen zijn het verzoek om extra gegevensgerichte controles uit te voeren bij bepaalde groepsonderdelen. Dit proces is essentieel om ervoor te zorgen dat de interne verslaggeving betrouwbaar is en dat beslissingen op basis van deze verslagen verantwoord genomen kunnen worden.
Inzicht verwerven in de groep en het beheersingssysteem
Een essentieel onderdeel bij het beoordelen van interne verslaggeving is het verwerven van inzicht in de organisatie en haar omgeving. Standaard 315 legt uit dat de accountant verantwoordelijk is voor het verwerven van inzicht in de entiteit, haar omgeving, het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving en het interne beheersingssysteem. Dit inzicht helpt om risico’s inzichtelijk te maken en om de verslaggeving op maat te kunnen uitvoeren.
Het inzicht in het interne beheersingssysteem van een groep kan worden verworven via communicatie met het groepsmanagement, groepsonderdelenmanagement, of andere passende personen binnen de organisatie. Ook de interne auditfunctie, indien aanwezig, en personen met kennis van het beheersingssysteem, kunnen een waardevolle rol spelen in dit proces. Daarnaast kan het inzicht worden versterkt door samenwerking met accountants van groepsonderdelen. Deze samenwerking is van groot belang, omdat het helpt om eventuele tekortkomingen in het beheersingssysteem op te sporen en te corrigeren.
Belangrijke aandachtspunten bij het beoordelen van interne verslaggeving
Bij het beoordelen van interne verslaggeving zijn er bepaalde aandachtspunten die centraal staan. Eén van die punten is de mate waarin het interne beheersingssysteem gemeenschappelijk is tussen de groep en haar onderdelen. Als het systeem voor interne beheersing op groepsniveau gemeenschappelijk is, kan dit leiden tot meer consistente verslaggeving en minder risico op afwijkingen. Aan de andere kant, als het systeem niet uniform is, kan dat leiden tot verschillende interpretaties van regelgeving en een groter risico op fouten of fraude.
Een tweede aandachtspunt is de aanwezigheid van verhoogde vatbaarheid voor afwijkingen van materieel belang. Deze vatbaarheid kan ontstaan door bijvoorbeeld druk op management om bepaalde prestatiemaatstaven te halen, of door complexe financiële transacties die lastig te beoordelen zijn. In dergelijke gevallen is het belangrijk om extra aandacht te besteden aan de interne beheersingsmaatregelen die van toepassing zijn op het financiële verslagleggingsproces.
Het interne beheersingssysteem en het verslaggevingsproces
Het interne beheersingssysteem van de groep speelt een centrale rol bij het beoordelen van de interne verslaggeving. Het systeem bevat de structuren, processen en controles die ervoor zorgen dat de financiële informatie accuraat en betrouwbaar is. Deze informatie wordt vervolgens gebruikt bij het opstellen van interne verslagen en het nemen van beslissingen.
Het systeem omvat ook specifieke beheersingsmaatregelen die van toepassing zijn op het financiële verslagleggingsproces op groepsniveau. Deze maatregelen kunnen bijvoorbeeld aandacht vragen voor het juiste toepassen van richtlijnen voor de jaarverslaggeving, het controleren van transacties en het rapporteren van afwijkingen. Het doel van deze maatregelen is om de integriteit van de interne verslaggeving te waarborgen en te voorkomen dat foute of onvolledige informatie wordt gebruikt voor besluitvorming.
Conclusie
Interne verslaggeving speelt een essentiële rol in de functionering van een organisatie, met name in de vastgoedsector waar beslissingen vaak op basis van complexe financiële en operationele data worden genomen. Het opstellen en beoordelen van deze verslagen gebeurt binnen een gestructureerd verslaggevingsstelsel, waarbij kwaliteit en betrouwbaarheid centraal staan. Interne beheersingsmaatregelen en het beheersingssysteem zijn essentieel om risico’s te beheersen en ervoor te zorgen dat de verslagen accuraat zijn.
Het is van groot belang dat de organisatie regelmatig haar interne verslaggeving beoordeelt en eventuele tekortkomingen corrigeert. Dit kan bijvoorbeeld via het toetsen van interne beheersingsmaatregelen of het herzien van het verslaggevingsstelsel. Door dit proces te institutionaliseren, zorgt de organisatie ervoor dat haar interne verslaggeving op een betrouwbare en consistente manier wordt uitgevoerd, wat op zijn beurt leidt tot betere beslissingen en verantwoordelijkheid.