Het instellen van facturen in Lightspeed is van essentieel belang voor bedrijven die willen profiteren van de automatisering en integratieopties die het platform biedt. Lightspeed biedt een reeks tools en diensten waarmee bedrijven hun financiële administratie efficiënter kunnen afhandelen. Het systeem is zo ontworpen dat het niet alleen de administratie van verkoopgegevens mogelijk maakt, maar ook het afhandelen van betalingen, verzendregels en boekhoudkoppelingen. Aan de hand van de abonnementenvoorwaarden, API-toegang en koppelingen met boekhoudsoftware zoals SnelStart, WeFact en Factuursturen, kan Lightspeed een centraal punt worden voor het beheer van facturen en betalingen. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de verschillende mogelijkheden voor het instellen van facturen binnen het Lightspeed-ecosysteem, inclusief aandacht voor abonnementen, betalingen, belastingen, koppelingen en technische voorwaarden.
Abonnementen en rechten
Lightspeed biedt een abonnementsmodel waarbij klanten toegang krijgen tot een set producten of diensten, zoals de Lightspeed eCom of Lightspeed Retail X-Series. De toegang tot deze producten wordt geregeld via een abonnement, een gratis proefabonnement of een promotie, zoals vermeld in het bestelformulier, factuur of offerte. De voorwaarden van het abonnement zijn onderdeel van de Algemene Voorwaarden van Lightspeed en omvatten onder andere bepalingen rond betalingen, toegang tot API’s en het gebruik van bepaalde functies.
Wanneer een klant kiest voor een abonnement op Lightspeed, geeft hij hiermee toestemming tot het gebruik van het platform en het automatisch genereren van facturen. Deze facturen kunnen worden aangepast aan de wettelijke eisen rond belastingen, zoals de toevoeging van btw-voeten. Daarnaast is het mogelijk om betalingen via het platform te beheren, waaronder het automatisch aanpassen van betalingsmethoden in geval van vertraging. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beveiligen van hun accountgegevens, zoals wachtwoorden en informatie over betalingsmethodes. Lightspeed is niet aansprakelijk voor schade of verlies als gevolg van ongeoorloofd gebruik van het account.
Betalingen en belastingen
Een belangrijk aspect bij het instellen van facturen in Lightspeed is de automatische afhandeling van betalingen. Lightspeed stelt klanten in staat om betalingen te verwerken, facturen te genereren en de betalingsstatus bij te houden. Indien betalingen vertraging oplopen, kan Lightspeed van de klant verlangen dat hij de betalingsmethode herziet. In dat geval worden de betalingen opnieuw geprocessed via de aangewezen methode.
Belastingen zoals btw worden automatisch toegevoegd aan de facturen. De toepassing van btw-voeten hangt af van het land van levering en de instellingen in de koppeling met het boekhoudsysteem. Voor klanten die in Duitsland zijn gevestigd, is er een expliciete toestemming vereist om facturen in het door Lightspeed uitgegeven formaat te accepteren. Dit betekent dat klanten uit Duitsland geen e-factuur kunnen aanvragen via het platform, maar wel moeten accepteren dat de factuur volgens de standaardformaatregels van Lightspeed wordt gegenereerd.
Koppelingen met boekhoudsoftware
Lightspeed biedt verschillende koppelingen met boekhoudsoftware, waaronder SnelStart, WeFact en Factuursturen. Deze koppelingen zijn bedoeld om de automatisering van administratieve processen te vergemakkelijken en het aantal handmatige ingrepen te beperken. Elke koppeling heeft specifieke configuraties en instellingen, afhankelijk van het gekozen pakket en de vereisten van het bedrijf.
Koppeling met SnelStart
De koppeling tussen Lightspeed eCom en SnelStart is zo ontworpen dat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd. Bestellingen en facturen worden in SnelStart geimporteerd als bestellingen of financiële boekingen. Standaard is de koppeling ingesteld op het aanmaken van financiële boekingen, maar deze keuze kan worden gewijzigd via de contractinstellingen in het dashboard of via e-mail aan de klantenservice. Voor het doorzetten van gegevens naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor het doorzetten naar financiële boekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze klant gebruikt als debiteur voor de transactie in SnelStart. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze automatisch toegevoegd aan SnelStart. De matching gebeurt op basis van het e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan, maar wijzigt geen bestaande debiteuren. Bij het doorzetten van een bestelling wordt een apart verzendadres meegegeven aan SnelStart mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in SnelStart geimporteerd als memoboekingen. In deze boeking komt een referentie te staan naar de verkoopboeking. Dit helpt bij het traceren van betalingen en zorgt voor duidelijkheid in de boekhouding.
Koppeling met WeFact
De koppeling tussen Lightspeed en WeFact is gericht op het automatisch doorzetten van factuurregels naar het boekhoudsysteem. De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type, zoals “shipment” of “payment”. De koppeling verwacht maximaal één verzendregel en één betaalregel. Voor elke regel zijn er specifieke velden die worden doorgezet, zoals het btw-percentage, naam, aantal, korting, regelbedragen en eenheidsbedragen. Deze regels worden automatisch aangepast aan de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de toegepaste btw-voeten.
De rekeningen en btw-codes worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling. Voor verzendregels is het type “shipment” of “verzendkosten” van toepassing. Ook voor betaalregels is er een specifiek type, zoals “payment” of “betaalkosten”. Deze regels worden automatisch doorgezet naar het WeFact-systeem, waar ze kunnen worden gebruikt voor het opstellen van financiële overzichten en administratie.
Koppeling met Factuursturen
De koppeling tussen Lightspeed Retail X-Series en Factuursturen is bedoeld om bonnen automatisch door te zetten naar het boekhoudsysteem. De bonnen worden per stuk doorgezet als facturen of per dag verzameld en als dagfactuur in Factuursturen geplaatst. Deze koppeling bespaart tijd op de financiële administratie, omdat de bonnen direct in het boekhoudsysteem van de winkelier komen.
De koppeling is een financiële koppeling en niet bedoeld voor logistieke processen zoals het bijwerken van klanten, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten of voorraad. De koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder, maar bespaart wel tijd doordat het niet meer nodig is om gegevens handmatig over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Het installeren van deze koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode via de koppelingen-pagina van Lightspeed. Na aanmelding ontvangt de klant een e-mail met een installatie-url en inloggegevens. Met deze gegevens kan de installatie van de koppeling worden gestart. De installatie is voltooid zodra beide bolletjes van de verbinding op groen staan en de instellingen in het tabblad “Configuratie” zijn ingevuld en opgeslagen.
API-toegang en externe ontwikkelaars
Voor bedrijven die geavanceerde integraties willen realiseren, biedt Lightspeed ook API-toegang. De toegang tot de Lightspeed API’s wordt beheerst door de API-overeenkomst, die beschikbaar is via de officiële website van Lightspeed. Deze overeenkomst bepaalt de rechten en plichten van de partijen bij het gebruik van de API’s.
Een klant kan externe ontwikkelaars inschakelen om namens hem te integreren in de Lightspeed API’s. Deze externe ontwikkelaars moeten eerst de API-overeenkomst aangaan met Lightspeed en hun toegang goedkeuren door de klant. De klant is verantwoordelijk voor de activiteiten van deze externe ontwikkelaars in dezelfde mate als hij verantwoordelijk zou zijn als hij zelf deze activiteiten zou uitvoeren.
De API’s worden gebruikt voor het automatisch doorzetten van gegevens tussen Lightspeed en andere systemen. Ze kunnen bijvoorbeeld worden ingezet voor het automatisch genereren van facturen, het beheren van betalingen of het synchroniseren van klantgegevens. Lightspeed heeft het recht om de toegang tot de API’s op elk gewenst moment te beperken of in te trekken.
Verzendetiketten
Lightspeed biedt ook een functie voor het afdrukken van verzendetiketten. Deze functie is bedoeld als tussenpersoon tussen de klant en het leveringsbedrijf, zoals DHL. De klant kan via het platform verzendingen kopen en verzendetiketten afdrukken. Lightspeed vergemakkelijkt hierbij de aankoop en productie van verzendetiketten, maar is niet verantwoordelijk voor het ophalen, vervoeren of afleveren van zendingen. De klant is verantwoordelijk voor het verzenden van de zendingen aan zijn klanten.
Het gebruik van verzendetiketten via Lightspeed kan worden geïntegreerd met andere systemen via API’s. Hierbij is het mogelijk om de verzendinformatie automatisch door te zetten naar het boekhoudsysteem of het logistieke systeem van het bedrijf. Lightspeed en eventueel aangewezen derden fungeren hierbij als tussenpersoon, maar nemen geen verantwoordelijkheid voor eventuele fouten of vertragingen in het transportproces.
Conclusie
Het instellen van facturen in Lightspeed is een essentieel onderdeel van het gebruik van het platform. Het systeem biedt een breed scala aan opties voor het beheer van facturen, betalingen, belastingen en koppelingen met boekhoudsoftware. Door middel van abonnementen, API-toegang en externe integraties kan een bedrijf efficiënter werken en de administratie van verkoopgegevens automatiseren. Lightspeed stelt klanten in staat om facturen te genereren, betalingen te beheren en gegevens te synchroniseren met boekhoudsystemen zoals SnelStart, WeFact en Factuursturen.
De koppelingen zijn zo ontworpen dat ze het aantal handmatige activiteiten beperken en de administratie vereenvoudigen. Klanten zijn verantwoordelijk voor het beveiligen van hun accountgegevens en het beheren van hun betalingen. Lightspeed biedt ook geavanceerde opties voor het gebruik van API’s en externe ontwikkelaars, waarmee bedrijven zelf bepaalde integraties kunnen realiseren.
Hoewel de koppelingen en functies van Lightspeed efficiëntie en automatisering bieden, vervangen ze niet het werk van de boekhouder of logistieke specialist. Het is belangrijk om te beseffen dat deze koppelingen en tools ondersteuning bieden, maar niet het complete administratieve proces overnemen.