Inleiding
In de huidige digitale economie is efficiëntie en kwaliteit in documenten en communicatie essentieel voor het succes van bedrijven. DotOffice, een gerespecteerd bedrijf in Nederland, specialiseert zich in het ontwikkelen en implementeren van oplossingen voor huisstijlautomatisering in Microsoft Office en Sharepoint. Sinds de oprichting in juni 2007 is DotOffice uitgegroeid tot een van de toonaangevende leveranciers in dit vakgebied, met meer dan 300.000 gebruikers en een sterke focus op klantgerichte integratie en automatisering.
Deze uitgebreide gids bevat een overzicht van de expertise, producten en projecten van DotOffice, met een nadruk op de technische en functionele aspecten van hun oplossingen. De focus ligt op hoe bedrijven via DotOffice hun correspondentie, offertes en documentbeheer kunnen optimaliseren binnen hun bestaande IT-infrastructuur. De informatie is gebaseerd op concrete voorbeelden, projecten en verklaringen uit de historie van het bedrijf, zoals aangeleverd in de contextdocumenten.
Technische expertise en toepassingen
DotOffice is vanaf het begin uitgegroeid tot een specialist op het gebied van Microsoft Office en Sharepoint. Het bedrijf richt zich op het automatiseren van correspondentie, het ontwikkelen van sjablonen en het integreren van Microsoft Office met documentbeheersystemen en backoffice-applicaties. Dit brengt een aantal technische aspecten met zich mee die essentieel zijn voor een functionele en duurzame oplossing.
Huisstijlautomatisering in Microsoft Office
Een van de kernactiviteiten van DotOffice is het implementeren van huisstijlautomatisering in Microsoft Word, PowerPoint, Excel en Outlook. Dit betekent dat bedrijven hun correspondentie, presentaties, rapporten en e-mail automatisch kunnen opmaken conform hun huisstijl. De klantstijl wordt hierbij geïntegreerd in de dagelijks gebruikte toepassingen, waardoor gebruikers geen aparte tools hoeven te gebruiken. Dit leidt tot een hogere consistentie in de communicatie en een vermindering van de manuele inspanningen van medewerkers.
De oplossingen zijn gebaseerd op VBA (Visual Basic for Applications) en .NET-technologieën. Dit maakt het mogelijk om complexe automatiseringen te ontwikkelen die goed functioneren in combinatie met Microsoft Office. Daarnaast is DotOffice betrokken bij de migratie naar nieuwe versies van Office, zoals Office 2007, 2010 en later. Dit is van belang omdat bedrijven hun correspondentiesystemen moeten updaten om compatibel te blijven met nieuwe versies van software.
Sharepoint-integratie
Naast Microsoft Office is Sharepoint een belangrijk domein van DotOffice. Sharepoint wordt vaak gebruikt als intranet, projectomgeving of kennisbank, en DotOffice ontwikkelt oplossingen die deze systemen aanvullen. Voorbeelden zijn:
- doSmartSearch: Een webpart waarmee gebruikers efficiënt kunnen zoeken in grote hoeveelheden documenten in Sharepoint.
- doMailSignature: Een tool die automatische emailondertekeningen genereert, conform de huisstijl van het bedrijf.
- doEmailFiler: Een tool waarmee binnenkomende en uitgaande e-mails automatisch worden opgeslagen in Sharepoint-dossiers, wat het documentbeheer stroomlijnt.
De integratie van Microsoft Office en Sharepoint is essentieel voor bedrijven die hun documentbeheer willen stroomlijnen en de samenwerking willen verbeteren. DotOffice ontwikkelt oplossingen die deze integratie mogelijk maken, en dit is vaak een kernvereiste bij klantprojecten.
Voorbeelden van projecten en klanten
DotOffice heeft sinds de oprichting in 2007 gewerkt aan talloze projecten voor bedrijven en overheidsinstellingen. De ervaring van het bedrijf is te zien in de uitgebreide klantenlijst, die onder andere bestaat uit ING, Hay Group, Procap, ING Corporate Identity, Hogeschool Rotterdam, en diverse advocatenkantoren.
ING Corporate Identity
ING Corporate Identity is een van de oudste en meest stabiele relaties van DotOffice. Het correspondentie-menu dat DotOffice ontwikkelde voor ING is gebruikt in vele landen en talen, en wordt regelmatig bijgewerkt om compatibel te blijven met nieuwe versies van Microsoft Office. In 2010 werd het correspondentiesysteem bijgewerkt naar Office 2007 en 2010, wat een belangrijk onderdeel is van de migratiestrategie van ING.
De migratie betrof niet alleen de technische implementatie, maar ook de migratie van bestaande sjablonen en correspondentieprocessen. Dit benadrukt de rol van DotOffice als een bedrijf dat niet alleen technische expertise heeft, maar ook ervaring in het beheren van grote klantprojecten.
Hogeschool Rotterdam en Hogeschool Van Hall Larenstein
Twee hogescholen die in 2015 en 2016 gebruik maken van DotOffice zijn Hogeschool Rotterdam en Hogeschool Van Hall Larenstein. Beide instellingen hebben oplossingen geïmplementeerd die het documentbeheer en de correspondentie verbeteren.
Hogeschool Rotterdam werkt met doDocuments en SmartBuilder voor de totale integratie van documenten in hun procesbeheer. De oplossing is nauw verbonden met DocBase DMS van Acanthis, wat betekent dat documenten na het maken in Word automatisch worden opgeslagen in het documentbeheersysteem. Dit voorkomt het verlies van belangrijke documenten en verbetert de traceerbaarheid van informatie.
Hogeschool Van Hall Larenstein heeft in 2016 binnen een korte tijd een sjabloonapplicatie voor nieuwe huisstijldocumenten ingericht. Dit duidt op de flexibiliteit en snelle implementatiecapaciteit van DotOffice, die essentieel zijn voor projecten in de onderwijssector.
Advocatenkantoren
DotOffice heeft ook een sterke aanwezigheid in de juridische sector. Advocatenkantoren zoals La Gro Advocaten, Klos Morel Vos & Reeskamp Advocaten en Fermm Advocaten gebruiken oplossingen zoals doLegal, die zijn geïntegreerd met dossierbeheersystemen zoals Worksite, NetDocuments en Legalsense.
De integratie is van groot belang voor advocatenkantoren, omdat het mogelijk maakt om correspondentie direct te koppelen aan dossierinformatie. Dit zorgt voor een efficiënter documentbeheer en verbetert de samenwerking tussen juristen en hun collega’s.
OfferteMaker en doDocuments
Naast huisstijlautomatisering en Sharepoint-integratie biedt DotOffice ook oplossingen voor offertebeheer en documentgeneratie. Twee belangrijke tools zijn OfferteMaker en doDocuments.
OfferteMaker
OfferteMaker is een modulair systeem dat bedrijven in staat stelt om offertes sneller en efficiënter te maken. Het systeem is ontworpen om binnen de huisstijl van de klant te werken en is geïntegreerd met Microsoft Office. Bedrijven zoals Initial Hokatex, Tauw en Securitas gebruiken OfferteMaker om hun offertes te genereren, wat resulteert in een hogere kwaliteit en uniformiteit van hun offertes.
Een van de voordelen van OfferteMaker is dat het mogelijk maakt om offertes binnen 40% tot 90% sneller te genereren. Dit is een aanzienlijke verbetering voor bedrijven die afhankelijk zijn van een snelle en professionele offerte-afhandeling. De tool is ook aanpasbaar aan het budget van de klant, wat het een aantrekkelijke oplossing maakt voor zowel grote als kleine bedrijven.
doDocuments
doDocuments is een documentgenerator voor Microsoft Word. Het systeem maakt het mogelijk om sjablonen te gebruiken voor het genereren van documenten die conform de huisstijl van het bedrijf zijn. Het is vaak geïntegreerd met Sharepoint en andere documentbeheersystemen, wat betekent dat documenten automatisch worden opgeslagen en gearchiveerd.
ING stapt bijvoorbeeld over naar de .net-versie van doDocuments, wat een teken is van de duurzame toekomstgerichtheid van het product. Het gebruik van .NET zorgt voor betere prestaties en een betere integratie met andere systemen.
Innovatie en toekomstvisie
DotOffice blijft zich richten op innovatie en toekomstgerichte oplossingen. In 2016 introduceerde het bedrijf samenwerkingen met andere bedrijven zoals Thinkproject, waarbij documentcreatie, projectinformatie en meta-informatie worden geïntegreerd. Deze samenwerking is gericht op het verbeteren van de samenwerking binnen projectteams en het optimaliseren van documentbeheer.
Daarnaast blijft DotOffice investeren in het ontwikkelen van nieuwe tools en webparts, zoals doSmartSearch, die het zoekproces in Sharepoint stroomlijnen. Deze ontwikkeling benadrukt de focus van het bedrijf op het verbeteren van de gebruikerservaring en het efficiënter maken van documentbeheer.
Conclusie
DotOffice is sinds de oprichting in 2007 uitgegroeid tot een betrouwbare partner voor bedrijven en organisaties die hun correspondentie, offertes en documentbeheer willen optimaliseren. Het bedrijf biedt oplossingen die zijn geïntegreerd met Microsoft Office en Sharepoint, en dit maakt het mogelijk om de dagelijkse werkprocessen efficiënter en professioneler te maken.
De expertise van DotOffice is te zien in de uitgebreide klantenlijst, die bedrijven zoals ING, Hogeschool Rotterdam en diverse advocatenkantoren omvat. De oplossingen zijn niet alleen technisch sterk, maar ook gericht op het verbeteren van de gebruikerservaring en het stroomlijnen van documentbeheer.
De focus op innovatie, samenwerking en toekomstgerichtheid benadrukt de rol van DotOffice als een bedrijf dat zich niet alleen richt op huidige behoeften, maar ook op de toekomstige uitdagingen van digitale communicatie en documentbeheer.