Inleiding
Moneybird is een veelgebruikt administratieplatform voor ondernemers en boekhouders in Nederland. Het biedt de mogelijkheid om financiële transacties, facturen en btw-aangiften te beheren. Voor een efficiënte en correcte werking is het van belang dat Moneybird goed is ingericht. Dit artikel presenteert een overzicht van de essentiële stappen bij de inrichting van Moneybird, inclusief de instelling van btw-tarieven per land, het koppelen van webshops en kassasysteem, en het aanpassen van grootboekrekeningen. Het artikel is gebaseerd op concrete richtlijnen en aanbevelingen uit de handleidingen van Moneybird en partners zoals Mijnwebwinkel, Zettle en Lightspeed.
Stappen voor de correcte inrichting van Moneybird
1. Geldige administratiegegevens opgeven
Voor het gebruik van Moneybird is het noodzakelijk om een geldige administratie te kiezen of aan te maken. Daarnaast dient een factuurlayout voor Moneybird te worden opgegeven. Als dit niet gebeurt, kan het gebeuren dat facturen niet aangemaakt worden in Moneybird. Deze vereisten zijn vermeld in de handleidingen van Moneybird en zijn essentieel voor het correcte functioneren van de koppelingen.
2. Btw-tarieven per land activeren
Een belangrijke stap in de inrichting van Moneybird is het activeren van btw-tarieven per land. Dit is van belang bij leveringen aan particulieren in andere EU-landen. In Moneybird kan via Tandwiel > Instellingen > Btw-tarieven worden aangegeven dat een EU btw-tarief wil worden toegevoegd. Bij de instellingen is het mogelijk om te kiezen voor 'Unieregeling' en 'producten', waarna het land of de landen kunnen worden geselecteerd waar de dienst belast is.
Het btw-tarief moet per kwartaal worden aangemeld via de Unieregeling bij de Nederlandse Belastingdienst. Deze aanpassing is cruciaal sinds de btw-wijzigingen van 1 juli 2021. Ondernemers die willen werken zoals vóór deze wijzigingen, kunnen ervoor kiezen om de btw van het land van de webwinkel in rekening te brengen. Dit wordt gedaan via de optie "Breng de btw van het land van de webwinkel in rekening". Daarentegen zorgt de keuze "Maak gebruik van de Unieregeling" ervoor dat Combidesk automatisch de juiste btw-tarieven toepast op particuliere bestellingen uit andere EU-landen.
3. Koppelingen correct instellen
De nieuwe btw-regels vereisen een aanpassing in de bestaande webshopkoppelingen met Moneybird. Het is daarom belangrijk om deze koppelingen correct in te stellen. Bijvoorbeeld bij de koppeling met Mijnwebwinkel gebeurt de authenticatie via de API-sleutel die eerder is aangemaakt. De connectie met Moneybird zelf loopt via OAuth, waarbij het aanbevolen wordt om uitgelogd te zijn bij Moneybird voordat de koppeling begint. Na inloggen wordt er een bevestiging gevraagd voor het toestaan van de koppeling.
Het is verder belangrijk om extra gegevens te configureren, zoals bijvoorbeeld de BTW-instellingen. Bij het koppelen van Lightspeed Resto wordt de dagomzet automatisch opgehaald, en daarmee een dagfactuur in Moneybird aangemaakt. De omzet kan ook worden doorgezet op basis van productcategorieën, waarbij grootboekrekeningen kunnen worden ingesteld. Moneybird adviseert een maximum van 40 categorieën, met een technisch maximum van 99.
4. Grootboekrekeningen koppelen
Het koppelen van grootboekrekeningen is een essentieel onderdeel van de inrichting van Moneybird. Bij het instellen van BTW-tarieven en grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW-tarieven in de kassa en de BTW-codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassingen zijn mogelijk via de blauwe knop 'Wijzigen'. Indien de instellingen zijn opgeslagen, worden de ingestelde btw-tarieven automatisch gebruikt. Gelden de instellingen niet meer, is het mogelijk om via de knop 'BTW instellingen verwijderen' opnieuw te beginnen.
5. Authenticatie en toestemmingen
Voor het gebruik van de koppelingen moet er eerst toestemming worden gegeven. Deze toestemming is gebaseerd op de algemene ICT-voorwaarden en de AVG-richtlijnen. Daarnaast zijn een naam, e-mailadres en het land van de onderneming vereist. De authenticatie met Zettle, bijvoorbeeld, gebeurt via het leggen van een connectie met de kassa. Hiermee wordt de koppeling geautoriseerd om gegevens uit de kassa te lezen en transacties naar Moneybird te schrijven.
Het gebruik van Moneybird voor facturatie en boekhouding
1. Factuurbeheer en rapportages
Moneybird stelt de gebruiker in staat om facturen automatisch aan te maken en door te zetten. Deze facturen worden onder een default debiteur geboekt. Bij het dashboard zijn er twee tabbladen: een voor rapportages en een voor foutmeldingen. De rapportages tonen welke bonnen correct zijn doorgezet, terwijl de foutmeldingen bonnen tonen die niet zijn verwerkt. Bij foutmeldingen is het mogelijk om extra informatie op te vragen of om de bon opnieuw te verwerken. Voor moeilijk oplosbare problemen kan via de rode knop 'Meld probleem' een ticket worden aangemaakt.
2. Proefperiode en installatie
Bij de koppelingen tussen Zettle en Moneybird is er een proefperiode van 30 dagen. Tijdens deze periode kunnen ondernemers de koppeling testen. Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden via de koppelingen-pagina. Na aanmelding ontvangt de gebruiker een e-mail met een installatie-url en inloggegevens. Met deze gegevens kan de koppeling worden geïnstalleerd. De installatie is voltooid wanneer beide bolletjes op groen staan en de instellingen zijn ingevuld en opgeslagen.
3. Geldige gegevens en beveiliging
De beveiliging van de koppeling is belangrijk. Moneybird zorgt voor een fysiek veilige werkomgeving, zoals aangegeven in de onderzoeksresultaten van Great Place to Work. Daarnaast is het aanbevolen om bij het koppelen uit te loggen voordat de connectie wordt gelegd. Dit vermindert de kans op onverwachte fouten. Tijdens het gebruik van Moneybird is het verder aan te raden om de instellingen regelmatig te controleren, zowel voor de btw-tarieven als voor de grootboekrekeningen.
Het gebruik van Moneybird in praktijk
1. Automatisering en tijdbesparing
Het gebruik van Moneybird in combinatie met koppelingen naar webshops en kassasysteem helpt ondernemers om tijd te besparen op het boekhoudkundig werk. Het automatisch aanmaken van facturen en het doorzetten van transacties bespaart uren aan administratie. Daarnaast zorgt het systeem voor een beter overzicht van de financiële situatie van de onderneming. Veel ondernemers rapporteren dat ze minder tijd besteden aan het verwerken van bonnen en facturen, waardoor het boekhoudwerk minder belastend wordt.
2. Training en ondersteuning
Voor ondernemers die Moneybird volledig willen inzetten, is het aan te raden om training te volgen. Moneybird biedt cursussen en workshops, zowel online als offline. Deze cursussen leggen het volledige systeem uit en richten het correct in voor het bedrijf. Door het systeem goed in te richten, kan het grootste gedeelte van de administratie worden geautomatiseerd. Hierdoor bespaart de ondernemer veel geld en tijd, terwijl het inzicht in de financiële situatie toeneemt.
3. Koppelingen en integraties
Moneybird ondersteunt diverse koppelingen met externe systemen, zoals webshops, kassasysteem en boekhoudsoftware. De koppelingen zijn eenvoudig te installeren en te beheren. Het is aan te raden om de koppelingen regelmatig te testen om ervoor te zorgen dat ze correct functioneren. Bij problemen is het mogelijk om contact op te nemen met ondersteuning via Moneybird of via de handleidingen van de koppelingen.
Conclusie
Moneybird is een krachtig administratieplatform dat geschikt is voor ondernemers en boekhouders die tijd willen besparen op het boekhoudwerk. Het correct inrichten van Moneybird is essentieel voor het effectieve gebruik van het platform. De inrichting omvat het activeren van btw-tarieven per land, het koppelen van webshops en kassasysteem, en het instellen van grootboekrekeningen. Door deze stappen te volgen, zorgen ondernemers ervoor dat hun administratie efficiënt en accuraat is. Daarnaast helpt het gebruik van Moneybird bij het automatiseren van administratieve taken, waardoor de tijd en het geld bespaard worden. Voor ondernemers die de volledige kracht van Moneybird willen benutten, is het aan te raden om training te volgen en de koppelingen regelmatig te controleren.