Inleiding
Het inrichten van Moneybird als boekhoud- en administratieplatform is voor vele ondernemers een cruciale stap in het efficiënt beheren van hun financiële administratie. Moneybird biedt een uitgebreide set tools om administratieve taken te automatiseren, waardoor bedrijven uren kunnen besparen en beter inzicht krijgen in hun financiële positie. De mogelijkheid om Moneybird te koppelen aan andere systemen, zoals webwinkels (zoals CCV Shop) of kassasystemen (zoals Lightspeed POS Retail en Zettle), maakt het platform extra krachtig.
Deze koppelingen zijn echter geen volledige vervanging voor de rol van een boekhouder, zoals duidelijk uit de handleidingen blijkt. Ze zijn vooral gericht op het automatiseren van herhaalde taken, zoals het doorzetten van verkoopbonnen of facturen, en het verminderen van administratieve fouten. Bovendien is het belangrijk dat de inrichting van Moneybird nauwkeurig gebeurt, zodat de automatisering optimaal werkt en het inzicht in de financiële positie van het bedrijf wordt vergroot.
In deze gids wordt een overzicht gegeven van de manier waarop Moneybird moet worden ingesteld om het beste resultaat te behalen. Daarbij worden aandachtspunten besproken, zoals het koppelen aan externe systemen, het instellen van grootboekrekeningen en BTW-tarieven, en het gebruik van een zakelijke bankrekening. Ook wordt aandacht besteed aan de rol van de boekhouder en aan aanbevelingen voor verdere ontwikkeling van de boekhoudpraktijk.
Moneybird koppelen aan externe systemen
Moneybird biedt de mogelijkheid om te koppelen aan diverse externe systemen, zoals webwinkels en kassasystemen. Deze koppelingen zijn van essentieel belang om de administratie zo automatisch mogelijk te maken. De volgende systemen worden in de bronnen genoemd:
- CCV Shop
- Lightspeed POS Retail
- Zettle
De koppelingen zijn echter allemaal van een financiële aard. Dat wil zeggen dat ze niet geschikt zijn voor logistieke functies zoals het bijwerken van klantgegevens, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten of voorraad. Het enige doel van deze koppelingen is het automatisch doorzetten van verkoopgegevens naar Moneybird. Dit bespaart tijd en vermijdt fouten die ontstaan bij het manueel intypen van gegevens.
De installatie van deze koppelingen moet via de betreffende appstores of dashboard-interfaces plaatsvinden. Bijvoorbeeld bij CCV Shop wordt de koppeling geïnstalleerd via de CCV Shop Appstore, waarbij de categorie Boekhouding geselecteerd moet worden. Bij Lightspeed POS Retail wordt een proefperiode aangemeld via een installatie-url die per e-mail wordt verstrekt. De koppeling is voltooid wanneer de verbinding in het dashboard op groen staat en de configuratie-instellingen zijn ingevuld en opgeslagen.
Een belangrijk aspect bij de inrichting is het instellen van factuurlayouts en administraties. Bij het koppelen moet aangegeven worden naar welke Moneybird-administratie de facturen gestuurd moeten worden. Daarnaast dient een factuurlayout gekozen te worden. Als dit niet gebeurt, kunnen de facturen niet aangemaakt worden in Moneybird.
Instellen van BTW-tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van Moneybird is het belangrijk om de BTW-tarieven en grootboekrekeningen correct te koppelen. Dit zorgt ervoor dat de verkoopgegevens uit externe systemen automatisch in de juiste grootboekrekening worden geboekt en met het juiste BTW-tarief worden verwerkt.
Koppeling van BTW-tarieven
Voor de koppeling van BTW-tarieven tussen Moneybird en bijvoorbeeld een webwinkel of kassa geldt het volgende:
- De BTW-tarieven in de webwinkel of kassa worden gekoppeld aan de BTW-codes in Moneybird.
- Deze koppeling zorgt ervoor dat verkoopbonnen automatisch met het juiste BTW-tarief worden verwerkt.
- Aanpassingen kunnen gemaakt worden via de blauwe knop "Wijzigen" in het configuratievenster.
Voor een efficiënte koppeling is het aan te raden om het aantal BTW-tarieven beperkt te houden. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt onnodige complexiteit in de administratie.
Koppeling van grootboekrekeningen
Het koppelen van grootboekrekeningen is eveneens essentieel. Hierbij kan gekozen worden om de omzet door te zetten op basis van:
- Productcategorieën
- Grootboekrekeningen
Bij het kiezen voor productcategorieën kan aanbevolen worden om het aantal categorieën beperkt te houden. De bronnen adviseren een maximum van 40 categorieën, met een technisch maximum van 99. Bij het instellen van rekeningen per categorie worden deze prioriteit gekoppeld, waardoor de omzetrekeningen bij de BTW-tarieven vervallen.
Een voordeel van het koppelen van grootboekrekeningen is dat het boekhoudproces transparanter wordt. Ondernemers kunnen sneller inzicht krijgen in hun uitgaven en opbrengsten per categorie.
Dagelijkse administratie en automatisering
Na de inrichting van Moneybird en de externe koppelingen, komt de dagelijkse administratie automatisch tot stand. De volgende processen worden automatisch doorgevoerd:
- Verkoopbonnen uit kassasystemen worden automatisch doorgezet naar Moneybird als facturen of als dagfacturen.
- Deze facturen worden aan het einde van de dag aangemaakt, zodat de administratie op de hoogte blijft van de omzetten.
Bij het doorzetten van bonnen wordt rekening gehouden met de ingestelde factuurlayout en administratie. Een belangrijk aspect is dat de verzendstatus van een Moneybird-factuur automatisch kan worden aangepast, mits de debiteur deze optie heeft ingesteld.
Bij Zettle, bijvoorbeeld, worden de betaalkosten automatisch doorgezet naar Moneybird. Daarbij worden velden zoals omschrijving, aantal, type, BTW-percentage en bedragen gebruikt om de boeking op te stellen. Omdat Zettle geen BTW heft, zijn de bedragen exclusief en inclusief BTW gelijk aan elkaar.
Belang van een zakelijke bankrekening
Een essentieel aspect van een goed ingestelde boekhouding is het gebruik van een zakelijke bankrekening. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding tussen de financiële stroom van het bedrijf en de persoonlijke financiën van de ondernemer.
Voordelen van een zakelijke bankrekening:
- Betere controle over de inkomsten en uitgaven van het bedrijf.
- Minder administratieve fouten door de scheiding van persoonlijke en zakelijke transacties.
- Eenvoudiger boekhouding, omdat alle bedrijfsuitgaven en inkomsten via één rekening worden verwerkt.
De bronnen adviseren om bij de keuze van een bank rekening te houden met instellingen die goed samenspelen met Moneybird. Hierbij worden bunq en Knab genoemd als geschikte opties vanwege de directe koppeling met Moneybird.
De rol van een boekhouder
Hoewel Moneybird een krachtig tool is voor automatisering, vervangt het geen boekhouder. De koppelingen besparen tijd en verminderen fouten, maar de rol van de boekhouder blijft essentieel voor het geven van advies, het uitvoeren van controles en het opstellen van strategische beslissingen.
Aanbevelingen van de bronnen:
- Een boekhouder kan helpen bij het optimaliseren van de inrichting van Moneybird.
- Hij of zij kan advies geven over belastingtechnieken en administratieve praktijken.
- Een boekhouder helpt bij het vormgeven van de financiële strategie van het bedrijf.
De bronnen adviseren om vroeg genoeg een boekhouder in te schakelen, zodat de administratie niet alleen technisch correct is, maar ook strategisch onderbouwd.
Tips voor het inrichten van Moneybird
Bij het inrichten van Moneybird zijn er een aantal essentiële stappen die moeten worden doorlopen om ervoor te zorgen dat het systeem optimaal werkt. Op basis van de bronnen zijn de volgende tips samengevat:
1. Kies een geschikte bankrekening
Gebruik een zakelijke bankrekening die goed samenspelt met Moneybird. Dit zorgt voor een eenvoudiger boekhouding en een beter overzicht van de financiële stroom.
2. Koppel Moneybird aan externe systemen
Maak gebruik van de beschikbare koppelingen om verkoopgegevens automatisch in Moneybird door te zetten. Let erop dat de koppelingen alleen gericht zijn op financiële processen en geen logistieke functies omvatten.
3. Stel BTW-tarieven en grootboekrekeningen correct in
Zorg dat de BTW-tarieven en grootboekrekeningen correct zijn ingesteld en gekoppeld aan de externe systemen. Dit zorgt voor een transparantere en efficiëntere administratie.
4. Gebruik een boekhouder
Laat een ervaren boekhouder helpen bij het inrichten van Moneybird. Dit zorgt voor een beter inzicht in de administratie en helpt bij het maken van strategische keuzes.
5. Blijf leren
Administratieve processen en boekhoudtechnieken veranderen regelmatig. Het is aan te raden om regelmatig te leren en workshops of cursussen te volgen om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen.
Conclusie
Moneybird is een krachtig boekhoudplatform dat, bij correcte inrichting, veel tijd en moeite kan besparen. De automatisering van administratieve taken, zoals het doorzetten van verkoopbonnen, maakt het platform een waar hulpmiddel voor ondernemers. Echter, Moneybird is geen vervanging voor een boekhouder. De rol van de boekhouder blijft essentieel voor het geven van advies en het beoordelen van de financiële situatie van het bedrijf.
De inrichting van Moneybird moet zorgvuldig worden uitgevoerd, met aandacht voor het koppelen aan externe systemen, het instellen van grootboekrekeningen en BTW-tarieven, en het gebruik van een zakelijke bankrekening. Deze stappen zorgen ervoor dat de administratie niet alleen technisch correct is, maar ook strategisch onderbouwd.
Ondernemers die Moneybird inrichten op deze manier krijgen een transparantere, efficiëntere en beter onderbouwde administratie, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van hun bedrijf.