Inleiding
Navision 2016 is een krachtige ERP-oplossing die vaak wordt ingezet in het landbouwbedrijfsleven, de detailhandel en andere industriële sectoren. Een correcte inrichting van het grootboek is essentieel voor een effectieve financiële administratie. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de essentiële stappen en aandachtspunten bij het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016. Aan de hand van praktijkgerichte opdrachten en ervaringen uit diverse sectoren, zoals IT, data-analyse, en projectmanagement, worden de fundamentele principes van het inrichten van grootboeken en gerelateerde administratieve structuren besproken.
Het artikel richt zich op het inrichten van de grootboekkaarten, het opstellen van functionele eisen, en het vertalen van deze eisen naar een technisch ontwerp, evenals het gebruik van ETL en data-modellering. Hierbij wordt aandacht besteed aan de rol van de functionele en technische architectuur in een succesvolle implementatie.
Het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016
Het inrichten van grootboekkaarten is een fundamentele stap bij de implementatie van Navision 2016. Grootboekkaarten vormen de basis van de financiële administratie en bepalen hoe transacties worden geboekt en gerapporteerd. In het kader van het opzetten van een nieuwe implementatie of bij de herinrichting van een bestaande oplossing, is het van belang dat de grootboekkaarten zowel functioneel als technisch goed worden opgebouwd.
Functionele eisen
Voordat de grootboekkaarten in Navision 2016 worden ingesteld, dient een duidelijk overzicht van de functionele eisen te worden vastgelegd. Functionele eisen omvatten aspecten zoals:
- Structuur van het grootboek: Aantal hoofdrekeningen, subrekeningen, en de indeling op basis van activa, passiva, opbrengsten en uitgaven.
- Boekingen en transacties: Hoe worden dagboeken opgezet en hoe verwerkt het systeem transacties?
- Rapportage: Welke financiële rapporten zijn nodig binnen de organisatie, zoals balansen, resultatenrekeningen, en cashflowrapportages?
- Kostenplaatsen en kostenprijzen: Is er sprake van een kostenplaatsenadministratie of een kostenprijzenadministratie?
Deze eisen worden vaak geïdentificeerd tijdens het uitvoeren van een vooronderzoek of een business case voor de herimplementatie van de bestaande business intelligence oplossing. Dit vooronderzoek helpt bij het ontwerpen van een robuuste architectuur die toekomstbestendig is en goed onderhoudbaar.
Vertalen van functionele eisen naar technisch ontwerp
Na het vastleggen van de functionele eisen kan het proces beginnen van het vertalen van deze eisen naar een technisch ontwerp. In Navision 2016 betekent dit het opstellen van het grootboek, het inrichten van journaals en het instellen van standaardboekingen.
- Grootboek: Elk grootboekrekening krijgt een uniek nummer en een duidelijke omschrijving. Binnen Navision 2016 zijn er opties voor het opstellen van een genormaliseerd grootboek, bijvoorbeeld op basis van een generieke datalaag die los staat van bronsystemen.
- Journaals: Journaals worden ingesteld op basis van de functionele eisen. Bijvoorbeeld, voor verkooptransacties wordt een verkoopjournaal aangemaakt, en voor aankopen een aankoopjournaal.
- Standaardboekingen: Deze worden gebruikt voor herhaalde boekingen, zoals renteopbrengsten, afschrijvingen of verkoopkosten.
Het is belangrijk om de grootboekkaarten zodanig te ontwerpen dat ze flexibel zijn. Bijvoorbeeld, bij het ontwerpen van een robuuste architectuur, kan de keuze gemaakt worden voor het ontwikkelen van een generieke datalaag die zowel certified als uncertified datastromen kan verwerken.
ETL en data-modellering
Bij het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016 kan gebruik worden gemaakt van ETL (Extract, Transform, Load) en data-modellering. Deze technieken helpen bij het automatiseren van het verwerken van grote databestanden tot beleidsinformatie.
- Extract: Hierbij worden de gegevens uit externe systemen, zoals administratieve applicaties of bestaande databases, geëxtraheerd.
- Transform: De gegevens worden omgezet in een formaat dat geschikt is voor verwerking in Navision.
- Load: De gegevens worden ingeladen in de grootboekkaarten en worden gebruikt voor rapportage of verder analyseren.
Een goed georganiseerd data model is van essentieel belang voor het opstellen van een robuust grootboek. Een goed model maakt het mogelijk om zowel certified als uncertified datastromen te verwerken en te rapporteren.
In de praktijk blijkt dat het gebruik van ETL en data-modellering de kwaliteit van de financiële administratie verbetert en de efficiëntie verhoogt. Dit is vooral belangrijk bij organisaties die grote databestanden bewerken of die meerdere systemen gebruiken.
Projectmanagement en samenwerking
Bij het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016 is een goed functionerende samenwerking tussen projectleiders, BI consultants, functionele beheerders en IT-specialisten essentieel. In veel projecten wordt een functioneel applicatiebeheerder betrokken bij het proces. Deze functionele beheerder helpt bij het testen van nieuwe of gewijzigde functionaliteiten en zorgt voor de uitvoering van het projectplan.
De rol van de projectleider
De projectleider speelt een centrale rol bij het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016. Hij of zij is verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan, het coördineren van de betrokkenen en het zorgen voor een efficiënte uitvoering van het project. In de praktijk is het vaak de opdracht van de projectleider om een overdrachtsdocument op te stellen dat beschrijft hoe de grootboekkaarten zijn ingesteld en welke technische keuzes zijn gemaakt.
De rol van de functionele beheerder
De functionele beheerder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de functionele eisen en het testen van de oplossing. In het kader van Navision 2016 betekent dit dat hij of zij de grootboekkaarten inricht, standaardboekingen opstelt, en journaals configureert. De functionele beheerder werkt nauw samen met de projectleider en de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat de grootboekkaarten correct zijn ingesteld en goed functioneren.
De rol van de IT-afdeling
De IT-afdeling is verantwoordelijk voor de technische uitvoering van het project. Hierbij is het belangrijk dat de IT-afdeling goed op de hoogte is van de functionele eisen en het technische ontwerp. In het kader van Navision 2016 betekent dit dat de IT-afdeling zorgt voor de implementatie van het grootboek en de configuratie van de journaals.
Veiligheid en controle
Bij het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016 is het van belang om aandacht te besteden aan veiligheid en controle. Hierbij is het belangrijk om ervoor te zorgen dat enkel geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot bepaalde rekeningen en functies. In de praktijk blijkt dat het gebruik van beveiligingsprofielen en gebruikersgroepen helpt bij het beheren van toegang tot het grootboek.
Daarnaast is het belangrijk om regelmatig audits uit te voeren om ervoor te zorgen dat de grootboekkaarten correct zijn ingesteld en dat er geen fouten in het boekingsproces zijn. Dit helpt bij het verhogen van de betrouwbaarheid van de financiële administratie en bij het vermijden van fouten.
Conclusie
Het inrichten van grootboekkaarten in Navision 2016 is een essentiële stap bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem of bij de herimplementatie van een bestaande oplossing. Een goed ingestelde grootboekkaart vormt de basis van de financiële administratie en bepaalt hoe transacties worden geboekt en gerapporteerd. Aan de hand van functionele eisen, technisch ontwerp, en samenwerking tussen projectleiders, functionele beheerders en IT-specialisten, kan een robuuste en toekomstbestendige grootboekkaart worden ingesteld.
Het gebruik van ETL en data-modellering helpt bij het automatiseren van het verwerken van grote databestanden en het verbeteren van de kwaliteit van de financiële administratie. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan veiligheid en controle om ervoor te zorgen dat de grootboekkaarten correct zijn ingesteld en dat er geen fouten in het boekingsproces zijn.
In het kader van Navision 2016 is het inrichten van grootboekkaarten een complexe, maar essentiële taak die goed gepland en uitgevoerd moet worden. Door de juiste samenwerking en expertise te betrekken, kan een robuuste en efficiënte grootboekkaart worden ingesteld die de behoeften van de organisatie voldoet.