Inleiding
De koppeling van een organisatie aan een Order Communication Interface (OCI) is een essentieel onderdeel van moderne inkopenprocessen in bedrijven die gebruikmaken van geautomatiseerde inkoopsystemen zoals Profit. Deze koppeling faciliteert de uitwisseling van orders, winkelmandjes en andere inkoopgerelateerde gegevens tussen de inkooporganisatie en de leverancier. Het inrichten van zo’n OCI-koppeling vereist zorgvuldige voorbereiding en nauwe samenwerking met de betrokken leveranciers, omdat het zowel technische als operationele aandachtspunten omvat.
Deze artikel biedt een overzicht van de belangrijkste stappen en overwegingen bij het inrichten van een OCI-koppeling. Hierbij worden technische configuraties, operationele werkwijzen en mogelijke complicaties besproken, gebaseerd op de informatie uit de beschikbare bronnen.
Aanvraag en configuratie van de OCI-koppeling
Inrichten van het OCI-profiel
Om de OCI-koppeling in gebruik te nemen, is het noodzakelijk om minstens één OCI-profiel in te richten binnen het inkoopplatform. Dit profiel bevat essentiële instellingen die nodig zijn voor de communicatie met de leverancier. De volgende aandachtspunten gelden bij de inrichting van het OCI-profiel:
- Vooraf gedefinieerde velden: Deze worden niet aangepast en zijn vastgelegd in de OCI-definitie. Voorbeelden zijn standaardinstellingen voor communicatieprotocollen en URL’s.
- Verplichte velden: Deze moeten worden ingevuld en zijn soms afhankelijk van de leverancier. Bijvoorbeeld: gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot de OCI-interface.
- HTTPS-protocollen: Het gebruik van HTTPS is verplicht en wordt ingesteld conform de OCI-definitie.
Bij het inrichten van het profiel is het belangrijk om rekening te houden met de vereisten van de leverancier. In sommige gevallen zijn er specifieke veldmappen of XML-structuren vereist voor de uitwisseling van gegevens. Deze aspecten moeten worden afgesproken met de leverancier voordat de koppeling actief wordt gesteld.
Contact met de leverancier
Een cruciale stap bij het inrichten van een OCI-koppeling is het leggen van contact met de betrokken leverancier. De leverancier kan in zijn systeem aanpassingen moeten uitvoeren om de koppeling met jouw organisatie goed te laten werken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het inrichten van webshops of het instellen van specifieke veldmappen voor winkelmandje-gegevens.
Bijvoorbeeld, in het kader van de Best Deal OCI-koppeling, wordt het winkelmandje vanuit de webshop overgenomen naar het inkoopplatform InSite. Dit winkelmandje is in InSite aanpasbaar. Wijzigingen in aantallen, verwijdering of toevoeging van regels zijn mogelijk. Deze functionaliteit hangt af van de configuratie van de OCI-koppeling en moet in overleg met de leverancier worden vastgelegd.
Winkelmandje-gegevens en XML-orders
Na het vullen van het winkelmandje stuurt de leverancier via een HTTPS POST een bericht terug naar het inkoopplatform. Deze terugkoppeling bevat gegevens zoals beschrijvingen, aantallen, prijzen en eenheden. Deze velden worden vervolgens verwerkt in het inkoopplatform, vaak in de vorm van een XML-order. De volgende velden worden bijvoorbeeld meegestuurd:
- NEW_ITEM-DESCRIPTION: Omschrijving van het product
- NEW_ITEM-QUANTITY: Aantal van het item
- NEW_ITEM-CURRENCY: Valuta van het item
- NEW_ITEM-PRICE: Prijs van het item
- NEW_ITEM-UNIT: Eenheid van het item
Bij de configuratie van deze velden is het belangrijk om rekening te houden met de vereisten van het inkoopplatform. In sommige gevallen zijn er extra velden of aandachtspunten bij het omzetten van winkelmandje-gegevens naar een inkooporder. Deze mapping kan worden gedefinieerd in het OCI-profiel of via een externe configuratie.
Technische implementatie en API-koppelingen
cXML- en XML-uitwisseling
De uitwisseling van inkooporders en winkelmandjes vindt vaak plaats via standaardformaten zoals cXML of XML. In het geval van de Best Deal OCI-koppeling, worden orders in XML-formaat verstuurd naar de leverancier. Deze orders bevatten gedetailleerde informatie over de bestelling, zoals omschrijvingen, aantallen en prijzen.
Een voorbeeld van de structuur van een XML-order ziet er als volgt uit:
xml
<ItemDetail>
<UnitPrice>
<Money currency="EUR">250.00</Money>
</UnitPrice>
<Description xml:lang="en_US">Laptop model X</Description>
<UnitOfMeasure>PCE</UnitOfMeasure>
<Extrinsic name="Barcode">1234567890123</Extrinsic>
<Extrinsic name="Projectnummer">PRJ-2023-001</Extrinsic>
</ItemDetail>
Deze XML-structuur moet correct worden geconfigureerd in het inkoopplatform om ervoor te zorgen dat de gegevens op de juiste manier worden verwerkt. Daarnaast zijn er specifieke veldmappen die moeten worden ingesteld om de data uit het winkelmandje correct te overbrengen naar de inkooporder.
Verwerking van opmerkingen en extra velden
Naast de standaardvelden zoals prijs, aantallen en omschrijvingen, kunnen er ook extra velden worden meegestuurd in de inkooporder. Deze velden kunnen bijvoorbeeld verwijzen naar:
- Projectnummers
- Contractnummers
- Opmerkingen
- Verbijzonderingscodes
- CustField16 t/m CustField20
Bijvoorbeeld, de volgende velden kunnen worden gebruikt om extra informatie mee te sturen:
xml
<Extrinsic name="VerbijzonderingscodeAs1">VBC-2023-001</Extrinsic>
<Extrinsic name="VerbijzonderingscodeAs2">VBC-2023-002</Extrinsic>
<Extrinsic name="Cust_Field16">Speciale vereisten</Extrinsic>
<Extrinsic name="Cust_Field17">Expediteren vóór 15 juli</Extrinsic>
Deze extra velden zijn optioneel en moeten expliciet worden geconfigureerd in het OCI-profiel. Het is belangrijk om te weten welke velden worden ondersteund door zowel het inkoopplatform als de leverancier.
Operationele processen en gebruikersinteractie
Aanpasbaar winkelmandje
Een van de voordelen van de OCI-koppeling is dat het overgenomen winkelmandje in het inkoopplatform aanpasbaar is. Dit betekent dat gebruikers wijzigingen kunnen aanbrengen in de bestelling voordat deze wordt verstuurd naar de leverancier. Mogelijke wijzigingen zijn:
- Aantallen aanpassen
- Regels verwijderen
- Nieuwe regels toevoegen
Deze functionaliteit maakt de OCI-koppeling flexibel en toelaatbaar voor gebruikers. Het is echter belangrijk om te weten dat niet alle wijzigingen automatisch worden doorgevoerd naar het winkelmandje van de leverancier. Sommige wijzigingen moeten handmatig worden opgenomen in de inkooporder.
Wijzigingen in inkoopaanvraag
Naast het aanpassen van het winkelmandje, is het ook mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de inkoopaanvraag. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het aanpassen van levertermijnen of het toevoegen van opmerkingen. Deze wijzigingen moeten zorgvuldig worden gedaan, omdat ze een impact kunnen hebben op de verwerking van de bestelling door de leverancier.
Inkooporders en leverancierscommunicatie
Na het verwerken van het winkelmandje en eventuele wijzigingen, wordt de inkooporder verstuurd naar de leverancier. Deze order bevat alle relevante gegevens, zoals:
- Omschrijving van de producten
- Aantallen
- Prijzen
- Verwachte leverdatum
- Projectinformatie
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze gegevens accuraat zijn en volledig zijn ingevuld. Foutieve of incomplete gegevens kunnen leiden tot vertragingen of foutieve bestellingen.
Veelvoorkomende problemen en oplossingen
Problemen met het inrichten van de OCI-koppeling
Het inrichten van een OCI-koppeling kan soms problemen opleveren, bijvoorbeeld bij het opzetten van de HTTPS-verbinding of bij het afhandelen van gegevensmappen. In zulke gevallen is het verstandig om het document Problemen met inrichten oplossen te raadplegen. Dit document bevat informatie over:
- IP-adresvereisten
- HTTPS-protocollen
- XML-structuur en veldmappen
Het is verder aan te raden om het inrichtingsproces nauwkeurig te testen voordat de koppeling actief wordt gesteld.
Inkomende en uitgaande orders
Het verwerken van zowel inkomende als uitgaande orders kan technische uitdagingen opleveren. Inkomende orders van de leverancier moeten correct worden verwerkt in het inkoopplatform, terwijl uitgaande orders moeten voldoen aan de vereisten van de leverancier. Het is belangrijk om zowel het inkomende als het uitgaande proces te testen en eventuele foutmeldingen te analyseren.
Conclusie
Het inrichten van een OCI-koppeling vereist een zorgvuldige aanpak van zowel technische als operationele aandachtspunten. Vanaf het inrichten van het OCI-profiel tot het afhandelen van winkelmandjes en inkooporders, zijn er meerdere stappen waarbij nauwe samenwerking met de leverancier nodig is. Het is belangrijk om de vereisten van zowel het inkoopplatform als de leverancier te begrijpen en correct te implementeren. Door dit proces goed te doorlopen, kan een efficiënt en foutloos inkoopproces worden gegarandeerd.