Inleiding
In een tijd waarin digitale communicatie centraal staat in zowel het professionele als persoonlijke leven, is een goed georganiseerd e-mailarchief essent voor productiviteit en overzicht. Microsoft Outlook biedt daartoe krachtige tools om e-mails, agenda’s, contactpersonen en taken te ordenen in mappen. Deze gids behandelt hoe gebruikers van Outlook, zowel op Windows als Mac, mappen en submappen kunnen aanmaken, hoe gedeelde postvakken worden geopend en hoe een back-up van Outlook-gegevens kan worden gemaakt. Het artikel richt zich op zowel de desktopversies als de webversie van Outlook en behandelt ook de beperkingen die kunnen optreden bij het gebruik van Outlook in een multi-geo-omgeving. Op basis van de beschikbare bronnen zijn duidelijke stappen beschreven om gebruikers te helpen bij het inrichten van hun Outlook-omgeving.
Mappen inrichten in Outlook
Mappen aanmaken in de nieuwe Outlook voor Windows
In de nieuwe Outlook voor Windows is het mogelijk om zowel hoofdmappen als submappen te maken. Voor het aanmaken van een hoofdmap in de nieuwe Outlook:
- Klik in het mappenvenster aan de linkerkant met de rechtermuisknop op uw e-mailadres of beweeg de muisaanwijzer erover en selecteer Meer opties > Nieuwe map maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Voor het aanmaken van een submap:
- Selecteer de map waarin u een submap wilt maken.
- Klik met de rechtermuisknop op de map of beweeg de muisaanwijzer erover en selecteer Meer opties > Nieuwe submap maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Voor gebruikers die problemen ondervinden met de nieuwe interface en mogelijk nog in de klassieke versie werken, is het aanbevolen om de instructies voor de klassieke versie te volgen.
Mappen aanmaken in de webversie van Outlook (Outlook Web App)
In de webversie van Outlook, ook wel bekend als Outlook Web App of OWA, werkt het aanmaken van mappen vergelijkbaar:
- Voor hoofdmappen: Klik in het mappenvenster aan de linkerkant met de rechtermuisknop op Mappen of beweeg de muisaanwijzer erover en selecteer Meer opties > Nieuwe map maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Voor submappen:
- Selecteer de map waarin u een submap wilt maken.
- Klik met de rechtermuisknop op de map of beweeg de muisaanwijzer erover en selecteer Meer opties > Nieuwe submap maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Mappen aanmaken in Outlook.com
Outlook.com is de webversie van Outlook voor gebruikers met een persoonlijk Microsoft-account, zoals een Outlook.com- of Hotmail.com-account. De stappen voor het aanmaken van mappen in Outlook.com zijn vergelijkbaar met de webversie van Outlook voor Bedrijven:
- Voor hoofdmappen: Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op Mappen en selecteer vervolgens Nieuwe map maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Voor submappen:
- Selecteer de map waarin u een submap wilt maken.
- Klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer Nieuwe submap maken.
- Voer een naam in voor de nieuwe map en druk op Enter.
Mappen aanmaken in de klassieke Outlook voor Windows
In de klassieke desktopversie van Outlook (zoals Outlook 2016, 2019 of Microsoft 365 oudere interface) werkt het aanmaken van mappen als volgt:
- Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op de map waarin u een nieuwe map wilt aanmaken.
- Kies Nieuwe submap of Nieuwe map.
- Voer een naam in en bevestig.
Mappen aanmaken in Outlook voor Mac
Voor gebruikers van Outlook voor Mac is het aanmaken van mappen eveneens mogelijk:
- Klik in het mappenvenster met de rechtermuisknop op de map waarin u een nieuwe map wilt aanmaken.
- Kies Nieuwe map of Nieuwe submap.
- Voer een naam in en bevestig.
Mappen en geografische beperkingen
In een multi-geo-organisatie (een organisatie met gebruikers in verschillende geografische locaties), zijn er beperkingen bij het delen van mappen en postvakken. Zo is het niet mogelijk in de webversie van Outlook om mappen te delen tussen geografische locaties. Dit betekent bijvoorbeeld dat een gebruiker in de Europese Unie niet via de webversie van Outlook toegang kan krijgen tot een gedeelde map in een postvak in de Verenigde Staten. Een alternatief is om gebruik te maken van een afzonderlijk browservenster voor toegang tot gedeelde postvakken in andere geografische locaties.
Gedeelde postvakken openen
Een gedeelde postvak is een krachtige tool voor organisaties die willen dat meerdere gebruikers toegang hebben tot dezelfde e-mailinformatie. Het openen van een gedeelde postvak hangt af van de gebruikte versie van Outlook.
Gedeelde postvak openen in de nieuwe Outlook voor Windows
In de nieuwe Outlook voor Windows zijn er twee manieren om een gedeelde postvak te openen:
- Automatisch: Als je correct bent gemachtigd voor een gedeelde postvak, verschijnt deze meestal automatisch in de mappenlijst links.
- Handmatig toevoegen:
- Klik op het tandwiel-icoon (⚙️ Instellingen) rechtsboven.
- Ga naar Accounts > Gedeeld met mij.
- Klik op “Toevoegen”.
- Voer het e-mailadres van het gedeelde postvak in en volg de instructies.
Gedeelde postvak openen in de klassieke Outlook voor Windows
Voor gebruikers van de klassieke desktopversie van Outlook (zoals Outlook 2016 of 2019) zijn de stappen als volgt:
- Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
- Selecteer je primaire e-mailaccount in de lijst en klik op Wijzigen….
- Klik op de knop Meer instellingen….
- Ga naar het tabblad Geavanceerd en voeg het gedeelde postvak toe.
Gedeelde postvak openen in Outlook voor Mac
Voor gebruikers van Outlook voor Mac zijn er twee manieren om een gedeelde postvak te openen:
Tijdelijk openen:
- Klik in de menubalk op Bestand.
- Kies Openen.
- Selecteer Map van andere gebruiker….
- Typ de naam of het e-mailadres van het gedeelde postvak, zorg dat het Type op “Postvak IN” staat, en klik op Openen.
Permanent toevoegen:
- Volg de stappen vergelijkbaar met de Nieuwe Outlook voor Mac via Outlook > Voorkeuren > Accounts > [Jouw account] > Geavanceerd > Tabblad Gemachtigden.
- Voeg het postvak toe onder “Deze extra postvakken openen”.
Gedeelde postvak openen in Outlook Web App
Via een webbrowser kan toegang tot een gedeelde postvak ook worden verkregen:
- Log in op Outlook Web App (via outlook.office.com of de specifieke URL van je organisatie).
- Klik met de rechtermuisknop op je naam of het naam van je primaire postvak in de mappenlijst aan de linkerkant.
- Kies Gedeelde map of postvak toevoegen….
- Typ de naam of het e-mailadres van het gedeelde postvak en klik op Toevoegen.
- Het postvak verschijnt nu in je mappenlijst.
Beperkingen bij gedeelde postvakken
In een multi-geo-organisatie zijn er beperkingen bij het delen van mappen en postvakken. Zo kan de map Online Archief tijdelijk niet toegankelijk zijn wanneer postvakken zich op verschillende geografische locaties bevinden. Ook is het niet mogelijk om gedeelde postvakken te openen in de webversie van Outlook als de gebruiker en het gedeelde postvak zich op verschillende geografische locaties bevinden.
Back-up maken van Outlook
Het maken van een back-up van Outlook-gegevens is belangrijk om verlies van belangrijke e-mails of agenda-items te voorkomen. Er zijn verschillende manieren om een back-up te maken, afhankelijk van de versie van Outlook.
Back-up maken in de klassieke Outlook voor Windows
- Kies Bestand | Opslaan als om een dialoogvenster te openen.
- Kies de .msg-indeling zodat je e-mails makkelijk kunt openen in Outlook, beantwoorden of doorsturen.
- Maak eerst je prullenbak leeg om onnodige bestanden te voorkomen.
- Gebruik de optie Bestand | Openen | Importeren/exporteren om een back-up te maken:
- Kies eerst de optie Naar een bestand exporteren.
- Selecteer wat je in de back-up wilt opnemen (bijvoorbeeld e-mails, agenda’s, contactpersonen).
- Kies in het volgende venster de optie Outlook-gegevensbestand.
- Selecteer inclusief submappen om ook de onderliggende mappen meegenomen te worden.
- Kies of je de bestanden wilt nummeren om overschrijving te voorkomen.
- Stel eventueel een wachtwoord in voor het bestand.
Back-up maken in Outlook Web App
In Outlook Web App is het mogelijk om e-mails en agenda-items te exporteren naar een .pst-bestand, maar dit vereist een extra tool of een Outlook desktopclient.
Back-up maken in de klassieke Outlook voor Mac
Voor gebruikers van Outlook voor Mac is het proces vergelijkbaar:
- Gebruik de optie Bestand | Opslaan als om e-mails op te slaan.
- Voor een complete back-up is het aanbevolen om de gehele mapstructuur te exporteren via Bestand | Importeren/exporteren.
Extra tools en add-ins
Mail2Folder add-in
De Mail2Folder add-in biedt extra functionaliteit voor het beheren van e-mails en agenda’s in Outlook. De add-in is eenvoudig te installeren:
- Dubbelklik op het aangeleverde uitvoerbestand.
- De add-in wordt geïnstalleerd in de Outlook client.
- Via Programma’s verwijderen kan de add-in weer worden verwijderd.
Voor bedrijven die meerdere licenties willen afnemen is een pilotinstallatie aan te bevelen, zodat de inrichting kan worden besproken en er instellingen goed kunnen worden gemaakt.
Functies van de Mail2Folder add-in
Reistijd agenderen:
- Selecteer een agendaafspraak en klik op de button ‘Reistijd agenderen’ in de MAIL2FOLDER tab.
- Als de postcodes van de vertreklocatie en het reisdoel bekend zijn en er een internetverbinding is, kan de reistijd automatisch worden geagendeerd.
- De routebeschrijvingen voor de heen- en terugreis worden opgenomen in de afspraak.
Extra controle bij verwijderen van een map:
- De add-in biedt ook de mogelijkheid om extra controle te hebben bij het verwijderen van een map, waardoor onbedoelde verwijderingen kunnen worden voorkomen.
Conclusie
Het inrichten van mappen in Outlook is essent voor een goed georganiseerde e-mailomgeving. Zowel hoofdmappen als submappen kunnen worden aangemaakt in de nieuwe Outlook voor Windows, de webversie van Outlook, Outlook.com, en de klassieke versies voor Windows en Mac. Het gebruik van gedeelde postvakken biedt extra flexibiliteit, maar met beperkingen in een multi-geo-omgeving. Het maken van een back-up is belangrijk om verlies van gegevens te voorkomen, en dit kan via verschillende methoden worden gedaan, afhankelijk van de gebruikte versie van Outlook. Add-ins zoals Mail2Folder kunnen het beheer van Outlook-gegevens vergemakkelijken en extra functionaliteiten bieden, zoals het agenderen van reistijden.