Inleiding
De organisatie van e-mails in een duidelijke en efficiënte mappenstructuur is van groot belang voor het beheer van digitale communicatie in zowel een professionele als persoonlijke context. Microsoft Outlook, een van de meest gebruikte e-mailclients op de markt, biedt diverse mogelijkheden om e-mailberichten, agenda's, contacten en taken te ordenen via het aanmaken van mappen en submappen. Daarnaast kunnen gedeelde postvakken en regels gebruikt worden om automatisering en samenwerking mogelijk te maken. In dit artikel wordt een overzicht gegeven van de manieren waarop de mappenstructuur in Outlook kan worden ingericht, met aandacht voor zowel de technische mogelijkheden als de beperkingen die in bepaalde contexten gelden. Alle informatie is gebaseerd op bronnen die betrouwbaar zijn binnen het Microsoft-ecosysteem, zoals handleidingen van Microsoft Support, technische documentatie en instructies van derden zoals Mail2Folder.
Het aanmaken van mappen en submappen in Outlook
Aanmaken van mappen in Outlook voor Windows (Nieuwe en Klassieke versie)
In de nieuwe versie van Outlook voor Windows, kan een map op het hoogste niveau worden aangemaakt door in het mappenvenster aan de linkerkant met de rechtermuisknop te klikken op het e-mailadres of op de map "Mappen". Vervolgens dient de optie Meer opties > Nieuwe map maken te worden geselecteerd. Nadat een naam voor de map is opgegeven, wordt de map automatisch aan de lijst toegevoegd.
Het aanmaken van een submap verloopt op een vergelijkbare manier. Eerst moet de map worden geselecteerd waarin de submap moet worden geplaatst. Daarna wordt met de rechtermuisknop geklikt, en de optie Meer opties > Nieuwe submap maken gekozen. Vervolgens wordt de naam ingevoerd en de submap wordt gemaakt.
In de klassieke versie van Outlook voor Windows geldt een iets andere procedure. Hier wordt een map gemaakt door in het linkerdeelvenster met de rechtermuisknop te klikken op de gewenste locatie en vervolgens Nieuwe map te selecteren. Na het opgeven van een naam wordt de map direct zichtbaar.
Aanmaken van mappen in de webversie van Outlook
In de webversie van Outlook, ook wel bekend als Outlook Web App of OWA, kan een map op het hoogste niveau worden aangemaakt door in het mappenvenster aan de linkerkant met de rechtermuisknop te klikken op "Mappen" of op een bestaande map. Daarna dient de optie Meer opties > Nieuwe map maken te worden geselecteerd. Ook hier wordt de map gemaakt door een naam in te voeren en op Enter te drukken.
Voor het aanmaken van een submap in de webversie van Outlook, moet eerst de map worden geselecteerd waarin de submap moet worden geplaatst. Daarna wordt met de rechtermuisknop geklikt en de optie Meer opties > Nieuwe submap maken geselecteerd. Nadat een naam is opgegeven, wordt de submap toegevoegd.
Aanmaken van mappen in Outlook.com
In Outlook.com, de webversie van Outlook voor gebruikers met een persoonlijk Microsoft-account, werkt het aanmaken van mappen en submappen op vergelijkbare wijze als in de webversie van Outlook voor bedrijven. Bij het aanmaken van een map op het hoogste niveau wordt met de rechtermuisknop geklikt op "Mappen" en de optie Nieuwe map maken geselecteerd. Voor een submap moet de map worden geselecteerd en vervolgens Nieuwe submap maken gekozen worden.
Het gebruik van gedeelde postvakken in Outlook
Aanmelden en toegang tot gedeelde postvakken
Een gedeelde postvakfunctie in Outlook maakt het mogelijk om e-mails en andere inhoud van een ander postvak te beheren. Dit is van bijzonder nut in organisaties waar meerdere medewerkers toegang hebben tot een gemeenschappelijke e-mailadres, zoals bijvoorbeeld een klantenservice-e-mailadres.
Om toegang te krijgen tot een gedeelde postvak in de webversie van Outlook, dient het account eerst met succes te worden aangemeld. Vervolgens kan in het linkernavigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op "Mappen" of op de gebruikersnaam worden geklikt. De optie Gedeelde map of postvak toevoegen dient te worden geselecteerd. In het dialoogvenster dat verschijnt, kan de naam van het gedeelde postvak worden ingevoerd. Eenmaal toegevoegd, is het gedeelde postvak zichtbaar in de mappenlijst en kan het worden uitgevouwen, net zoals een persoonlijk postvak.
Beperkingen bij het gebruik van gedeelde postvakken
Er zijn echter enkele beperkingen bij het gebruik van gedeelde postvakken, afhankelijk van de geografische locatie van de gebruiker en het postvak. Zo kan een gebruiker in de Europese Unie bijvoorbeeld niet via de webversie van Outlook toegang krijgen tot een gedeelde map in een postvak dat zich in de Verenigde Staten bevindt. In dergelijke gevallen is het noodzakelijk om een afzonderlijk browservenster te gebruiken om het gedeelde postvak te openen. Dit biedt ook de mogelijkheid om meldingen te ontvangen van nieuwe berichten in het Postvak IN van het gedeelde postvak.
Configuratie van machtigingen voor gedeelde postvakken
De machtigingen voor gedeelde postvakken zijn afhankelijk van de rol van de gebruiker. Zo kan een gebruiker die volledige postvakmachtiging heeft, volledige toegang krijgen tot een gedeelde postvak en deze openen in een apart browservenster zonder dat dit nadelige gevolgen heeft. Een gebruiker die slechts machtiging heeft voor een bepaalde map in het gedeelde postvak kan echter mogelijk beperkt zijn in zijn toegang.
Het gebruik van regels voor het automatisch sorteren van e-mails
Het aanmaken van regels in de klassieke versie van Outlook voor Windows
Regels in Outlook zijn een krachtige tool om e-mails automatisch te sorteren op basis van bepaalde voorwaarden. In de klassieke versie van Outlook voor Windows kan een regel worden aangemaakt door met de rechtermuisknop op een bestaand bericht te klikken en de optie Regel > Regel maken te kiezen. Vervolgens kan een voorwaarde worden geselecteerd, zoals "Onderwerp bevat", en vervolgens kan worden gekozen wat er met het bericht moet gebeuren. Zo kan bijvoorbeeld een e-mail met een bepaalde titel automatisch worden verplaatst naar een specifieke map.
Na het instellen van de voorwaarden en acties kan de regel worden opgeslagen. Als gewenst, kan de regel direct worden toegepast op bestaande berichten in de huidige map. Dit gebeurt door het selectievakje "Voer deze nieuwe regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn" aan te vinken.
Het aanmaken van regels op basis van sjablonen
Naast het aanmaken van regels op basis van een bestaand bericht, is het ook mogelijk om regels te maken op basis van sjablonen. In de klassieke versie van Outlook voor Windows kan dit door Bestand > Regels en waarschuwingen beheren > Nieuwe regel te kiezen. Daarna kan een sjabloon worden geselecteerd, bijvoorbeeld voor het vlaggen van een bericht als taak om op te volgen. Vervolgens kan de regel worden aangepast aan de eigen wensen en opgeslagen.
Extra functionaliteiten van derden
Mail2Folder: Extra controle en functionaliteiten
Naast de standaardfunctionaliteiten van Outlook zijn er ook derdenproducten beschikbaar die het beheer van mappen en e-mails verder uitbreiden. Mail2Folder, bijvoorbeeld, is een add-in die extra controle biedt bij het verwijderen van mappen en bij het agenderen van reistijden voor agendaafspraken. De app is eenvoudig te installeren via een uitvoerbaar bestand en kan worden verwijderd via de optie Programma’s verwijderen.
Een van de voornaamste functies van Mail2Folder is de mogelijkheid om reistijden automatisch in te plannen. Bij het aanmaken van een agendaafspraak kan de knop "Reistijd agenderen" worden gebruikt. Zolang de postcodes van de vertreklocatie en het reisdoel bekend zijn en er een internetverbinding is, kan de reistijd worden berekend en in de agenda worden opgenomen. Ook is het mogelijk om de reistijd heen en terug te plannen, inclusief routebeschrijvingen.
Beperkingen bij het gebruik van mappen in meerdere geografieën
Problemen bij het verplaatsen van postvakken tussen geografieën
In het kader van Microsoft 365-organisaties waarin postvakken zich op verschillende geografische locaties bevinden, kunnen er beperkingen ontstaan bij het beheren van mappen. Zo kan bijvoorbeeld een gebruiker met een postvak in de Europese Unie tijdelijk geen toegang hebben tot zijn of haar Online Archiefmap als het postvak wordt verplaatst naar een andere geografische locatie. Dit treedt op wanneer het primaire postvak en het archiefpostvak zich op verschillende locaties bevinden en de verplaatsing van het archiefpostvak op een ander tijdstip wordt voltooid.
Daarnaast is het delen van postvakmappen tussen geografieën niet mogelijk via de webversie van Outlook. Een gebruiker in de EU kan bijvoorbeeld niet via OWA toegang krijgen tot een gedeelde map in een postvak in de VS. In dergelijke gevallen is het noodzakelijk om een afzonderlijk browservenster te gebruiken om toegang te krijgen tot het gedeelde postvak.
Ondersteuning voor openbare mappen in meerdere geografieën
Openbare mappen in multi-geo-organisaties worden wel ondersteund, maar deze mappen moeten zich op de primaire geografische locatie bevinden. Het verplaatsen van openbare mappen naar satellietlocaties is niet mogelijk. Dit is belangrijk om te weten bij het plannen van de structuur van organisaties die werken met meerdere geografische locaties.
Conclusie
De organisatie van de mappenstructuur in Outlook speelt een cruciale rol in het efficiënt beheren van e-mails, agenda's en andere communicatie. Zowel het aanmaken van mappen en submappen, als het gebruik van gedeelde postvakken en regels, is mogelijk in verschillende versies van Outlook. De exacte procedures kunnen variëren afhankelijk van de gebruikte versie (Windows, webversie of Outlook.com) en de geografische locatie van de gebruiker. Daarnaast zijn er beperkingen bij het gebruik van gedeelde postvakken en mappen in meerdere geografieën, die voorwaar zijn om te kennen bij het inrichten van een digitale communicatiestructuur. Derdenproducten zoals Mail2Folder bieden extra functionaliteiten en controle, terwijl Microsoft zelf uitgebreide documentatie beschikbaar heeft voor het aanmaken en beheren van mappen in Outlook.