In de moderne werkomgeving speelt SharePoint een centrale rol bij het beheren van informatie, documenten en samenwerking. Voor bedrijven die overstappen op Microsoft 365 of al gebruik maken van SharePoint en deze willen optimaliseren, is het inrichten van SharePoint als project een essentieel proces. Dit artikel biedt een overzicht van de mogelijkheden, trainingen en aanbevolen praktijken voor het inrichten van SharePoint als een efficiënt projectplatform. Op basis van de informatie uit betrouwbare bronnen worden de voordelen van SharePoint, de beschikbare trainingen en het belang van een goed gestructureerde aanpak besproken.
Inleiding
SharePoint is een krachtige tool die bedrijven helpt bij het organiseren, beheren en delen van informatie. Het is ontworpen als een centrale plek waar teams kunnen samenwerken, ongeacht hun locatie. Voor bedrijven die SharePoint willen inrichten als een projectplatform, is het van groot belang om de basisconcepten en mogelijkheden goed te begrijpen. Dit artikel richt zich op de trainingen en beheerstrategieën die horen bij het inrichten van SharePoint als project. Het geeft een duidelijk beeld van de beschikbare cursussen, de inhoud van deze trainingen en de aanbevolen stappen bij het inrichten van een SharePoint-omgeving. Het artikel is opgebouwd rondom de doelgroep van medewerkers en organisaties die willen leren hoe ze SharePoint efficiënt kunnen gebruiken voor projecten.
Wat is SharePoint en hoe werkt het als projectplatform?
SharePoint is een oplossing van Microsoft voor het organiseren, beheren en stroomlijnen van kennis, informatie en processen binnen een organisatie. Het biedt interactieve teamsites waarop bestanden, gegevens, nieuws en andere informatie kunnen worden aangemaakt, gedeeld, bewerkt en geordend. SharePoint Online is standaard beschikbaar in de meeste Office 365-licenties voor bedrijven. Het is dus een veel voorkomende keuze voor bedrijven die al gebruik maken van Microsoft 365.
Wanneer SharePoint wordt gebruikt als projectplatform, dient het als centrale hub waarin projectmedewerkers documenten kunnen opslaan, aanpassen en delen. Het ondersteunt ook het beheren van workflows, het automatiseren van taken en het delen van projectstatussen. Dankzij de integratie met andere Microsoft 365-tools zoals Teams, Outlook en OneDrive wordt SharePoint een krachtige oplossing voor samenwerking binnen projectteams.
SharePoint Online biedt bovendien de mogelijkheid om toegang en beheer te bepalen per gebruiker of groep. Dit zorgt voor betere beveiliging en controle over welke informatie welke medewerkers mogen raadplegen of bewerken. Voor bedrijven die meerdere projecten tegelijkertijd beheren, is SharePoint dus een essentieel hulpmiddel om samenwerking en informatiebeheer te stroomlijnen.
Trainingen voor het inrichten van SharePoint als projectplatform
Voor bedrijven die SharePoint willen inrichten als een efficiënt projectplatform, zijn er verschillende trainingsopties beschikbaar. Deze trainingen zijn gericht op gebruikers die weinig tot geen ervaring hebben met SharePoint en willen weten hoe de applicatie ingezet kan worden om efficiënter samen te werken. De trainingen worden aangeboden door verschillende partijen, waaronder ExplainIT, Academy4-SharePoint, I-Experts en Vankaliber. De inhoud van deze trainingen is gericht op het leren gebruiken van SharePoint, het beheren van documenten en het inrichten van teamsites.
SharePoint Basis Training
De SharePoint Basis Training is een inleiding voor gebruikers die willen leren hoe ze efficiënt informatie kunnen opslaan, delen en samenwerken binnen SharePoint. Deze training is bedoeld voor medewerkers die gaan werken met SharePoint Online binnen Microsoft 365. Na het afronden van deze training ontvangt de deelnemer een officieel certificaat. Bovendien krijgt hij of zij een jaar lang onbeperkte toegang tot het digitale SelfGuide platform, waar actuele werkinstructies, handleidingen en trainingen beschikbaar zijn.
De training is beschikbaar op verschillende locaties in Nederland, zoals Amsterdam, Arnhem, Den Haag, Eindhoven, Groningen, Hengelo, Rotterdam, Utrecht en Zwolle. Voor bedrijven die geen reistijd willen maken, is er ook een online variant beschikbaar. Deze is live en interactief met een trainer. Daarnaast is de training ook beschikbaar als incompany training, waarbij de inhoud en het tempo worden afgestemd op de behoeften van het team. Dit is een goede optie voor bedrijven die willen dat hun medewerkers op maat worden getraind in SharePoint.
Na het voltooien van de SharePoint Basis Training kunnen deelnemers doorgroeien naar andere cursussen, zoals de SharePoint Beheerder training, de Teams Basis training of de Power Automate Basis training. Deze cursussen helpen bij het verder automatiseren van processen in Microsoft 365.
Groepstraining SharePoint Document Management
Bij een groepstraining SharePoint Document Management wordt de inhoud van de training samengesteld in overleg met de klant. Deze training is afgestemd op de behoefte van een specifieke doelgroep. Het is mogelijk om in een groepstraining bedrijfsspecifieke bestanden te behandelen. De trainingslocatie, trainingsdata en -tijden zijn variabel te bepalen. Academy4-SharePoint biedt ook de mogelijkheid om een mobiel trainingslokaal in te richten op de locatie van de klant.
De voordelen van een groepstraining zijn vooral zichtbaar bij bedrijven die een groep medewerkers willen trainen. Groepskortingen kunnen oplopen tot 60%, wat een aanzienlijke besparing oplevert.
Open-inschrijving training SharePoint Document Management
Bij de open-inschrijving training SharePoint Document Management zijn de inhoud, data en tijden van de training vast. Medewerkers van verschillende bedrijven zijn aanwezig bij deze training. Inschrijving op een training via open-inschrijving is mogelijk vanaf één persoon. Academy4-SharePoint biedt deze cursussen eens per 3 á 4 weken aan. Voor bedrijven die willen dat hun medewerkers op regelmatige basis worden opgevolgd in SharePoint, is deze optie een goed alternatief.
Aanbevolen stappen bij het inrichten van SharePoint als projectplatform
Het inrichten van SharePoint als projectplatform vereist meer dan alleen het leren gebruiken van de tool. Het is belangrijk om SharePoint goed te structureren en aan te passen aan de behoeften van het project en de organisatie. Hieronder worden enkele aanbevolen stappen besproken.
1. Beleg een SharePoint-consultatie
Voor bedrijven die overwegen om SharePoint in te richten als projectplatform, is het aanbevolen om een consultatie in te richten met een SharePoint-expert. Deze expert kan helpen bij het bepalen van de juiste governance- en adoptiestrategie. Het inrichten van SharePoint vereist namelijk niet alleen technische kennis, maar ook een strategisch overzicht van hoe SharePoint in het project moet worden toegepast.
2. Structurering van documenten en metadata
Een essentieel aspect van SharePoint als projectplatform is de structurering van documenten en metadata. Metadata helpt bij het categoriseren, zoeken en beheren van documenten. Het is daarom belangrijk om metadata op een nauwkeurige manier te verrijken en te structureren. Dit zorgt ervoor dat documenten snel en efficiënt kunnen worden gevonden en gedeeld.
3. Beheer en governance
Het beheer van SharePoint is een essentieel onderdeel van het succesvol inrichten van SharePoint als projectplatform. Het is belangrijk om een duidelijke beheerstructuur in te richten, met de juiste mensen op de juiste posities. Daarnaast is het belangrijk om processen te documenteren en duidelijke werkafspraken vast te leggen. Hierdoor weten medewerkers precies wat er van hen verwacht wordt.
4. Adoptie en training
Naast het technische inrichten van SharePoint is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers de tool goed kunnen gebruiken. Er is namelijk vaak een leercurve voorbij te komen voordat alle medewerkers op een efficiënte manier aan het werk zijn. Daarom is het aanbevolen om vooraf trainingen aan te bieden. Deze trainingen geven medewerkers de basisvaardigheden om met SharePoint te werken en te leren hoe ze het als projectplatform kunnen inzetten.
5. Optimalisatie en APK-check
Als een organisatie al een tijdje met SharePoint werkt en wil inzetten als projectplatform, is het raadzaam om een APK-check uit te voeren. Deze check helpt bij het grondig evalueren van de SharePoint-omgeving en het benutten van alle beschikbare functies. Hierdoor kan SharePoint op een optimale manier worden ingezet voor projectbeheer.
6. Migratie en archivering
Voor bedrijven die grote hoeveelheden informatie hebben die worden opgeslagen elders, is een migratie naar SharePoint mogelijk. Dit is een veilige en probleemloze manier om informatie te verplaatsen naar een centrale platform. Bovendien is het mogelijk om met Preserve365 van Preservica inhoud in Microsoft 365 te identificeren, te categoriseren en veilig op te slaan voor langdurige of permanente bewaring.
Conclusie
Het inrichten van SharePoint als projectplatform is een essentieel proces voor bedrijven die willen profiteren van de krachtige samenwerking en informatiebeheerfunctionaliteiten van SharePoint. Door trainingen aan te bieden, zoals de SharePoint Basis Training of groepstrainingen, kunnen medewerkers leren hoe ze SharePoint efficiënt kunnen gebruiken. Bovendien is het belangrijk om SharePoint goed te structureren, te beheren en te adopteren binnen de organisatie. Het inrichten van SharePoint als projectplatform vereist dus niet alleen technische kennis, maar ook een strategisch aanpak. Met de juiste trainingen en aanbevolen stappen kan SharePoint worden ingezet als een krachtige tool voor samenwerking en projectbeheer.