In de moderne zakelijke omgeving speelt Microsoft SharePoint een centrale rol bij documentbeheer, samenwerking en organisatie van informatie. Toch blijkt uit praktijkervaring dat vele organisaties, ook na jarenlange gebruik, de volledige potentie van SharePoint niet benutten. Dit artikel richt zich op de opnieuw inrichting van SharePoint-sites, waarbij zowel de technische, functionele als toegankelijkheidaspecten centraal staan. Op basis van best practices en instructies uit betrouwbare bronnen wordt een strategische aanpak beschreven, waarbij organisaties niet alleen hun SharePoint-omgeving kunnen verbeteren, maar ook aansluiten bij huidige behoeften zoals remote werken, compliance en gebruiksvriendelijkheid.
Inleiding
SharePoint is meer dan alleen een platform voor het opslaan van bestanden; het is een essentieel onderdeel van een digitale werkplek. Toch ontstaan er in de praktijk problemen: oude sites zijn niet meer toegankelijk voor iedereen, bestanden zijn moeilijk te vinden, de communicatie is niet geïntegreerd, en de gebruikersvriendelijkheid laat te wensen over. Door SharePoint opnieuw in te richten, kan een organisatie deze uitdagingen aanpakken en ervoor zorgen dat de samenwerking, efficiëntie en toegankelijkheid verbeteren.
De opnieuw inrichting van SharePoint omvat meerdere stappen, waaronder het uitvoeren van een analyse van de huidige situatie, het ontwerpen van een nieuwe structuur, de technische implementatie en de training van gebruikers. Bovendien zijn er specifieke overwegingen nodig voor toegankelijkheid en integratie met andere Microsoft 365-tools. Deze aanpak moet niet alleen technisch kloppen, maar ook de dagelijkse praktijk van de gebruikers ondersteunen.
In de volgende hoofdstukken worden de sleutelstappen bij het opnieuw inrichten van SharePoint besproken, met aandacht voor het creëren van toegankelijke sites, het gebruik van thema's en webonderdelen, en de integratie met andere systemen zoals Dynamics 365. Daarnaast wordt aandacht besteed aan het beheer van documentbibliotheken en de rol van governance in het inrichtingsproces.
Opnieuw inrichten: een stapsgewijze aanpak
Eerste stap: analyse van de huidige SharePoint-omgeving
Voordat er wordt begonnen met het opnieuw inrichten van SharePoint, is het essentieel om een grondige inventarisatie van de huidige omgeving uit te voeren. Dit betreft zowel technische als functionele aspecten. Technisch gezien moet worden gecontroleerd of de organisatie al op SharePoint Online draait of nog op oudere versies zoals SharePoint 2013 of 2016. Functioneel gezien is het belangrijk om in kaart te brengen hoe gebruikers SharePoint momenteel gebruiken: hoeveel sites zijn er, welke documentbibliotheken en lijsten worden gebruikt, welke automatiseringen zijn opgenomen, en welke problemen gebruikers tegenkomen.
Uit de beschikbare bronnen blijkt dat SharePoint 2016 betere ondersteuning biedt voor toegankelijkheid, zoals het aanpassen van kleurcontrast en het toevoegen van alternatieve tekst. Dit betekent dat een overgang van oudere versies naar SharePoint Online of 2016 niet alleen technische voordelen biedt, maar ook toegankelijkheidsaspecten kan verbeteren.
Tweede stap: het ontwerpen van een nieuwe structuur
Bij het opnieuw inrichten van SharePoint is het ontwerpen van een nieuwe structuur een cruciale stap. De structuur moet aansluiten bij de doelen van de organisatie en de behoeften van gebruikers. Dit betreft zowel de organisatie van sites, documentbibliotheken en lijsten, als het ontwerpen van toegangsvormen en groepsbeheer.
Een veelvoorkomend probleem is dat SharePoint-sites te complex worden, waardoor gebruikers moeite hebben met navigatie. Een slimme structuur houdt rekening met de logica van de organisatie: bijvoorbeeld een site per afdeling, met sub-sites per project of team. Daarnaast kunnen documentbibliotheken op basis van categorieën of typen worden gestructureerd, waardoor het makkelijker is om bestanden te vinden.
Ook de toegang tot sites en documenten moet zorgvuldig worden bepaald. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met compliance-eisen, zoals privacywetten en toegangscontrole. Door SharePoint te integreren met Active Directory of Microsoft 365-beheercentra, kan het beheer van gebruikersrechten worden gecentraliseerd en vereenvoudigd.
Derde stap: het uitvoeren van de technische implementatie
Na het ontwerpen van de structuur volgt de technische implementatie. Deze stap omvat het aanmaken van nieuwe sites, het migreren van bestaande inhoud naar de nieuwe structuur, en het instellen van beheerdersrechten. Voor organisaties die nog niet op SharePoint Online draaien, kan het overschakelen op deze versie essentiële voordelen opleveren, zoals verbeterde integratie met andere Microsoft 365-tools en betere toegankelijkheid.
Een voorbeeld van een technische implementatie is het aanmaken van een nieuwe SharePoint-site. Dit kan worden gedaan via de SharePoint-beheeromgeving. Gebruikers kunnen via de navigatiebalk klikken op "Sites" en vervolgens op "Nieuwe site". In het dialoogvenster kan de site een naam krijgen, en daarna wordt de site aangemaakt. Bij het maken van een nieuwe site is het belangrijk om rekening te houden met de toegang: welke gebruikers moeten toegang hebben, en welke beheerdersrollen worden toegekend.
Daarnaast is het noodzakelijk om documentbibliotheken en lijsten correct in te stellen. De namen van bibliotheken en weergaven moeten overeenkomen, zoals vermeld in bron [1]. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een consistente gebruikerservaring.
Vierde stap: toegankelijkheid en gebruikersvriendelijkheid
Toegankelijkheid is een kernaspect bij het opnieuw inrichten van SharePoint. Dit betreft zowel fysieke toegankelijkheid (zoals het gebruik van toetsenbordnavigatie) als visuele toegankelijkheid (zoals kleurcontrast en alternatieve tekst).
In SharePoint 2016 is het mogelijk om het kleurcontrast van een site aan te passen, wat essentieel is voor gebruikers met verminderd gezichtsvermogen. Daarnaast kunnen alternatieve teksten worden toegevoegd aan afbeeldingen, zoals logo's. Dit wordt gedaan via de site-instellingen, waarbij een omschrijving kan worden opgegeven. SharePoint gebruikt deze omschrijving om een HTML-alt-tekst te genereren.
Een toegankelijke SharePoint-site kan ook worden gemaakt door gebruik te maken van ingebouwde thema's die speciaal zijn ontworpen voor toegankelijkheid. Deze thema's zorgen voor voldoende contrast en een consistente indeling. De keuze van kleuren en lettertypen moet bovendien aansluiten bij de visuele identiteit van de organisatie.
Vijfde stap: integratie met andere Microsoft 365-tools
Een van de grootste voordelen van SharePoint Online is de naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools, zoals Teams, Outlook en OneDrive. Door SharePoint goed te integreren met deze tools, kan de samenwerking worden gestroomlijnd en de gebruikersvriendelijkheid worden vergroot.
Een voorbeeld van dergelijke integratie is de mogelijkheid om nieuwsberichten te publiceren via SharePoint. Gebruikers kunnen via de "Nieuws" webcomponent op een SharePoint-site direct nieuwsberichten schrijven en publiceren. Deze functionaliteit is niet beschikbaar in SharePoint Server 2019, wat duidt op de voordelen van SharePoint Online.
Daarnaast kan SharePoint worden geïntegreerd met Dynamics 365 for Customer Engagement-apps. In dit geval is het noodzakelijk om op server gebaseerde SharePoint-integratie in te schakelen. Dit kan worden gedaan via de instellingen in Dynamics 365. Een systeembeheerder moet dit proces initiëren, waarna een waarschuwing verschijnt om de integratie te bevestigen. Nadat de integratie is ingeschakeld, wordt de waarschuwing niet meer weergegeven.
Zesde stap: training en adoptie van gebruikers
Een goed opnieuw ingestelde SharePoint-omgeving is pas effectief als gebruikers weten hoe ze deze moeten gebruiken. Training en adoptie zijn daarom essentiële stappen in het inrichtingsproces.
Er zijn verschillende manieren om gebruikers te trainen: van korte workshops tot uitgebreide trainingen. Een aanbevolen aanpak is om eerst een pilot te starten met een klein aantal gebruikers. Deze gebruikers kunnen feedback geven op de nieuwe structuur en functionaliteiten, waardoor eventuele problemen snel worden opgemerkt en opgelost.
Daarnaast is het belangrijk om gebruikers te betrekken bij het inrichtingsproces. Gebruikers die betrokken zijn bij de keuze van thema's, structuur en functionaliteiten, hebben meestal een hogere mate van adoptie. Dit kan worden gedaan via workshops, enquêtes of focusgroepen.
Een aanbevolen praktijk is om gebruikers te trainen in het gebruik van webonderdelen en nieuwsfunctionaliteiten. Deze onderdelen zijn essentieel voor het publiceren van informatie en het onderhouden van samenwerking. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld leren hoe ze een nieuwsbericht publiceren, hoe ze een documentbibliotheek gebruiken, en hoe ze toegang beheren.
Zevende stap: governance en beheer
Governance en beheer zijn essentiële onderdelen van het opnieuw inrichten van SharePoint. Governance houdt in dat er regels en richtlijnen zijn voor het gebruik van SharePoint. Deze regels bepalen hoe gebruikers SharePoint mogen gebruiken, wat de rol van beheerders is, en welke beperkingen er zijn.
Governance betreft ook het beheer van versies en het verwijderen van ongebruikte inhoud. Door regelmatig de inhoud van SharePoint te beoordelen, kan onnodig bestandsgewicht worden verwijderd en de efficiëntie worden verbeterd. Daarnaast kan governance helpen bij het beheer van compliance-eisen, zoals het opslagbeleid voor documenten.
Governance wordt meestal gedefinieerd in samenwerking met IT-beheerders, juridische adviseurs en functionele beheerders. Het is belangrijk dat governance niet alleen technisch is, maar ook aansluit bij de doelen van de organisatie.
Conclusie
Het opnieuw inrichten van SharePoint is een complex proces dat niet alleen technisch klopt, maar ook functioneel en gebruikersvriendelijk is. Door een grondige inventarisatie uit te voeren, een nieuwe structuur te ontwerpen, de technische implementatie te uitvoeren, toegankelijkheid en integratie te waarborgen, gebruikers te trainen en governance in te stellen, kan een organisatie ervoor zorgen dat SharePoint optimaal wordt benut.
Een goed opnieuw ingestelde SharePoint-omgeving ondersteunt de samenwerking, stroomlijnt communicatie, en zorgt voor efficiëntie en toegankelijkheid. Het is essentieel dat organisaties niet alleen een technische oplossing implementeren, maar ook aandacht besteden aan governance, adoptie en gebruikersbehoefte.